Dal saluto alla firma: come scrivere un'e-mail formale efficace

Nella maggior parte dei casi, le e-mail professionali sono e-mail formali. Un'e-mail formale è un'e-mail tra professionisti o accademici che contiene informazioni relative al loro lavoro. Le e-mail formali utilizzano un linguaggio professionale e aderiscono a uno specifico formato e-mail formale.

Cos'è un'e-mail formale?

Un'e-mail formale è un'e-mail che utilizza un linguaggio professionale e comunica un messaggio professionale o accademico.

Con il passare del tempo, potresti diventare abbastanza a tuo agio con i tuoi colleghi o compagni di classe da inviare e-mail più informali. Ciò dipende dai tuoi rapporti con loro e dal tuo settore, campo o cultura aziendale. Nella maggior parte dei casi, le e-mail inviate a nuovi collegamenti, a persone di livello superiore e a individui esterni all'organizzazione sono e-mail formali.

Quando scrivere un'e-mail formale

Le e-mail formali vengono utilizzate nelle seguenti situazioni:

• Richieste d'affari
• Dimissioni
• Offerte di lavoro
• Proposte di vendita
• Terminazioni
• Mi scuso
• Presentazioni professionali
• Discussioni professionali e accademiche
• Follow-up

Come è strutturata una email formale?

Il formato email formale è una struttura coerente che incontrerai in quasi tutte le email formali che invii e ricevi. Sebbene possano esserci piccole variazioni da un'e-mail all'altra, il formato e-mail formale standard include questi elementi:

• Riga dell'oggetto
• Saluto
• Corpo
• Chiusura
• Firma

6 passaggi per scrivere un'e-mail formale

1 Scrivi un oggetto diretto

Un oggetto forte attira l'attenzione del destinatario e gli fa venire voglia di leggere di più. Per un'e-mail formale, una riga dell'oggetto indica accuratamente l'argomento dell'e-mail e tutti i dettagli rilevanti come date, orari o esigenze. Ad esempio, l'oggetto di un'e-mail che chiede di programmare una chiamata potrebbe essere simile a questo:

• Hai quindici minuti per una chiamata questo giovedì?

2 Salutare e rivolgersi al(i) destinatario(i)

Inizia la tua email indirizzando correttamente i destinatari. Se ti rivolgi a una sola persona, utilizza il nome completo o il cognome con l'onorifico appropriato. Se invii un'e-mail a un gruppo di persone, utilizza un saluto come "Caro team".

Poiché un tono professionale è fondamentale per qualsiasi email formale, attieniti ai saluti professionali. I saluti formali appropriati via e-mail includono quanto segue:

• Caro
• Ciao
• CIAO

3 Chiarisci il tuo punto

Nel paragrafo di apertura della tua email, indica chiaramente il tuo scopo. Ad esempio, se stai chiedendo informazioni su un annuncio di lavoro, menziona la posizione e dove hai trovato l'annuncio nelle prime righe. Se si tratta di un'e-mail di dimissioni, chiariscilo nel primo paragrafo.

4 Sii conciso

Concentrati su un argomento in ogni email. In questo modo riduci la probabilità di malintesi da parte del destinatario.

5 Mantieni un tono professionale

In un'e-mail formale, usa sempre un tono professionale. Evita il linguaggio casuale, le frasi ripetitive e la grammatica non standard.

6 Concludere con una chiusura professionale

Proprio come hai iniziato la tua email formale con un saluto professionale, terminala con una chiusura professionale. Questi includono le seguenti approvazioni:

• Sinceramente
• Distinti saluti
• Migliore
• Grazie

Segui la chiusura con la tua firma professionale: potrebbe essere il tuo nome, titolo e informazioni di contatto, oppure potrebbe essere un blocco di firma che include i tuoi collegamenti ai social media, il logo dell'azienda e una citazione motivazionale. La maggior parte delle firme e-mail rientrano tra queste; il punto è fornire al destinatario tutte le informazioni di cui ha bisogno per elaborare la propria risposta.

Cosanonincludere in un'e-mail formale

Quando scrivi un'e-mail formale, evita qualsiasi linguaggio o terminologia potenzialmente confusa, come il gergo del settore se il destinatario non rientra nel tuo campo di lavoro.

Altre cose da evitare includono quanto segue:

• Soprannomi
• Saluti informali ("Ciao", "Che succede?", ecc.)
• Emoji
• Frase indiretta
• Slang
• Informazioni sensibili come password e numeri di conto (l'e-mail non è un mezzo di comunicazione sicuro)

E, naturalmente, evita errori di ortografia e grammatica. Questo è il motivo per cui è così importante correggereogniemail prima di inviarla: un semplice errore di battitura può compromettere il tuo messaggio.

Esempi di email formali

Caro signor Handler,

Grazie mille per la nostra intervista di ieri. Apprezzo che tu abbia dedicato del tempo per incontrarmi e darmi uno sguardo trasparente sulle operazioni quotidiane di Keyloxxi.

Spero che mi considererete per la posizione. Con il mio background nel campo della sicurezza informatica, so che sarò perfetto per Keyloxxi. Se hai ulteriori domande da pormi, non esitare a contattarci.

Cordiali saluti, Natalia Cordone (555) 555-5555

Ciao squadra,

Ho deciso di dimettermi dalla mia posizione di CFO. Non è stata una scelta facile da fare, ma in questo momento devo dare priorità alla mia salute e al mio benessere.

Non abbiamo ancora individuato il mio successore, ma state tranquilli, la ricerca è in corso. Sarai il primo a sapere una volta selezionato un candidato.

Grazie per essere una squadra fantastica con cui lavorare. Questi ultimi dieci anni sono stati fantastici e non vedo l'ora di vedere cosa ci riserva il futuro dell'azienda.

Cordiali saluti, Francis Cederholm

Hai bisogno di aiuto per avviare la tua email formale? È possibile utilizzare i suggerimenti grammaticali per generare qualsiasi tipo di messaggio di posta elettronica. Provalo con suggerimenti come "Scrivi un'e-mail introduttiva accattivante" o "Condividi un aggiornamento aziendale". Grammarly può aiutarti a scrivere un'e-mail personalizzabile in modo da poter inviare il messaggio perfetto.

Domande frequenti via e-mail formali

Cos'è un'e-mail formale?

Un'e-mail formale è un'e-mail tra professionisti o accademici che contiene informazioni relative al loro lavoro. Le e-mail formali dovrebbero essere dirette e concise e utilizzare un linguaggio formale. Dovrebbero evitare il linguaggio informale, lo slang e il gergo.

Quanto dovrebbe essere lunga un'e-mail formale?

Generalmente, le email formali dovrebbero contenere 200 parole o meno.

Cosa dovresti includere in un'e-mail formale?

• Una riga dell'oggetto diretta
• Un saluto appropriato
• Uno o due paragrafi concisi e mirati
• Una chiusura educata
• Una firma