6 esempi su come inviare un'e-mail formale

Le e-mail formali svolgono un ruolo cruciale nel comunicare le informazioni in modo chiaro e senza errori nella nostra vita aziendale, professionale e personale. Quindi, che tu stia chiedendo informazioni su un'opportunità, invitando qualcuno a un evento o dimettendoti da un lavoro, sapere come scrivere un'e-mail formale è un'abilità essenziale che devi conoscere.

In questa guida su come scrivere un'e-mail formale, suddividiamo il processo in semplici passaggi. Quindi, descriviamo il formato e-mail formale ideale e forniamo una selezione di esempi di e-mail formali che puoi utilizzare come base per la tua corrispondenza.

Che cos'è un'e-mail formale?

Un'e-mail formale è un'e-mail che invii a una persona (o un gruppo di persone) che non conosci o un'e-mail importante che stai inviando a una persona in una posizione di autorità, ad esempio il tuo capo.

Scrivere un'e-mail formale è simile a scrivere una lettera formale, con la stessa struttura, saluti e approvazione. Sono privi di errori ortografici e grammaticali, pianificati e scritti con uno scopo chiaro.

Le e-mail formali sono educate, professionali e vanno dritte al punto. Sono concentrati al 100% su un risultato, senza lasciare spazio a errori o incomprensioni.

Alcuni esempi di email formali includono:

• Presentarti a un professionista che non conosci
• Sporgere un reclamo
• Dimettersi da un lavoro
• Offrendo scuse

Ti starai chiedendo perché, in un mondo digitale, abbiamo ancora bisogno di e-mail formali?

Molte organizzazioni e individui sono infatti passati a comunicare in modo meno formale. Tuttavia, i ricercatori statunitensi hanno scoperto che ciò può causare problemi sul posto di lavoro, contribuendo a quello che descrivono come un crescente rischio di "inciviltà". Le organizzazioni in cui gli individui comunicano in modo formale, educato e con rispetto hanno meno probabilità di sperimentare conflitti, affermano.

Le email formali hanno amici influenti. La Plain English Campaign chiede chiarezza nella comunicazione dal 1979. "Ricorda che è improbabile che le persone si offendano se sei troppo formale, ma alcuni potrebbero pensare che sei scortese se sei troppo informale", consigliano.

La soluzione? "Pensa sempre al lettore."

Siamo d'accordo. Se conosci la persona a cui stai scrivendo, hai la libertà di scrivere in modo più informale. Se non conosci la persona o il messaggio che stai inviando è importante, sii formale.

Abbiamo già scritto sull'importanza della comunicazione professionale. Per saperne di più, consulta la nostra guida su come scrivere un'e-mail professionale.

Perché scrivere un'e-mail formale?

"Le persone tendono a credere di poter comunicare tramite e-mail in modo più efficace di quanto possano effettivamente", hanno scoperto i ricercatori dell'American Psychological Association. In uno studio del 2005, hanno eseguito una serie di esperimenti e hanno concluso che è difficile trasmettere emozioni e tono tramite e-mail.

La ragione? A causa del nostro "egocentrismo", non siamo in grado di staccarci dalla nostra prospettiva e vedere quella di qualcun altro.

In parole povere, è facile che si verifichino malintesi se siamo troppo amichevoli o informali nelle nostre e-mail. Anche il tono di voce potrebbe non essere adatto per comunicare informazioni vitali.

Le e-mail formali rimuovono il potenziale di incomprensioni e false dichiarazioni. Si tratta di osservare la corretta etichetta e-mail aziendale.

Un'e-mail formale ha uno scopo chiaro e tratta il lettore con rispetto. È scritto in un modo standard che attraversa i confini e le culture.

Scrivere e-mail formali può avvantaggiare chiunque nel mondo degli affari, compresi i leader, afferma l'influente editorialista di Forbes Benjamin Laker. Le e-mail dovrebbero essere rispettose delle emozioni e consegnate con empatia. Soprattutto, la tua email dice molto sul tuo "marchio personale". Come vuoi essere percepito?

Un'e-mail formale ben scritta è educata e professionale, due potenti attributi del marchio che miglioreranno il tuo marchio e aumenteranno il successo aziendale.

Formato e-mail formale

Creare grandi email formali è molto semplice. Ci sono solo cinque parti per il perfetto formato di posta elettronica aziendale formale:

1. Argomento
2. Saluto
3. Linee di apertura e corpo
4. Chiusura
5. Cancella la sottoscrizione

Ogni pezzo di corrispondenza segue la stessa struttura formale dell'e-mail, il che significa che una volta che l'avrai padroneggiato, non dovrai mai cambiare.

Riga dell'oggetto dell'e-mail formale

Negli affari, il tempo è denaro, quindi sii breve.

La riga dell'oggetto dovrebbe essere breve e di facile comprensione. Dì al tuo lettore esattamente cosa c'è nel messaggio. La riga dell'oggetto dell'e-mail formale ideale è composta da poche parole: "Richiesta di uscita", "Richiesta di incontro" o "Reclamo del cliente", ad esempio.

Le righe dell'oggetto delle e-mail formali non dovrebbero nemmeno tentare di essere eccessivamente amichevoli o divertenti.

Come avviare un'e-mail formale

Il modo formale per avviare un'e-mail è utilizzare "Gentile".

Può sembrare antiquato o strano se conosci la persona, ma si tratta di seguire alcune regole prestabilite che abbiamo usato per generazioni per comunicare formalmente. Dear è un saluto formale via e-mail che continua ad essere utilizzato fino ad oggi.

Se conosci il sesso della persona, puoi usare quello che viene chiamato titolo onorifico – Mr, Mrs, ecc. – ma ti suggeriamo di usare semplicemente il nome completo se ce l'hai. Questo consiglio può sembrare in contraddizione con alcune delle vecchie guide sulla scrittura formale, ma riflette cambiamenti più ampi nella società.

Se vuoi sapere come non aprire un'e-mail formale, evita "Gentile signore/signora" o termini collettivi dal suono soffocante come "A chi potrebbe interessare".

Saluti formali via e-mail senza nome

Supponiamo che tu sia preoccupato di come scrivere un'e-mail formale senza conoscerne il nome. In tal caso, puoi utilizzare "Gentile signore/signora" come sostituto adatto. Questo approccio è pratico anche se non sai come indirizzare un'e-mail formale a un'azienda.

Quando decidi come avviare un'e-mail formale a più destinatari, hai diverse opzioni. Ad esempio, puoi rivolgerti al team ("Gentile squadra"), al collettivo ("Cari tutti", "Cari colleghi") o per eventi ("Saluti").

Puoi consultare la nostra guida su come avviare un'e-mail.

Linee di apertura e-mail formali

Non esiste un'apertura formale di posta elettronica standard. Invece, dovrai decidere cosa è appropriato per la comunicazione e il contesto.

Se non conosci la persona (o l'organizzazione) a cui stai scrivendo, è educato presentarti. Tuttavia, se conosci la persona, non è necessario che tu lo faccia e puoi saltare direttamente al centro del tuo messaggio.

Di seguito forniamo esempi di diverse frasi di apertura di e-mail formali. Se hai bisogno di qualche altra ispirazione per l'introduzione delle email, leggi il nostro articolo sulle migliori linee di apertura delle email.

Ti sconsigliamo di usare frasi vuote come "Spero che tu stia bene" in un'e-mail formale. Tali frasi sono cliché che non aggiungono nulla a un messaggio e dovresti evitarli.

Corpo dell'e-mail formale

Quindi, hai coinvolto il destinatario e ti sei presentato (se necessario), ora è il momento di arrivare al punto.

Di seguito forniamo alcuni esempi, ma la comunicazione e-mail formale dovrebbe seguire il Principio della Piramide. Sviluppato da un dirigente di spicco della McKinsey, il Principio della Piramide afferma che dovresti iniziare prima con la risposta e strutturare le informazioni sottostanti per supportare la tua argomentazione.

In un'e-mail formale, il destinatario vorrà sapere di cosa tratta il messaggio e perché dovrebbe interessarsene. Quindi, diglielo!

Puoi vedere alcuni esempi di seguito di come affrontiamo diversi esempi. Illustriamo anche come terminare un'e-mail formale, comprese le frasi di chiusura delle e-mail formali comuni.

Firma formale dell'e-mail

Un finale di posta elettronica formale utilizza un finale specifico (o un saluto per dargli il nome formale). I lettori conosceranno (e si aspetteranno) modi formali per terminare un'e-mail.

Nella maggior parte dei casi, utilizzerai l'e-mail formale che termina con "Cordiali saluti" se conosci il nome della persona a cui stai scrivendo.

Se non lo fai (o stai scrivendo a un gruppo di persone, per esempio), in genere finiresti un'e-mail formale con "Cordiali saluti".

Tuttavia, ci sono modifiche su come terminare formalmente un'e-mail. Esempi di finali formali accettabili includono "Cordiali saluti", "Saluti" e "Con i migliori auguri".

Il modo migliore per terminare un'e-mail formale dipende dall'individuo, dal contesto e da ciò che stai comunicando. Nella maggior parte dei casi, suggeriamo di attenersi a "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti".

Stai lottando per trovare un finale adatto? Consulta la nostra guida approfondita su come terminare un'e-mail.

Esempi di email formali

Per illustrare i punti precedenti, abbiamo creato una selezione di esempi di scrittura di e-mail formali per le situazioni che potresti incontrare.

Sebbene possa essere utile vedere un esempio di un'e-mail formale, non ti consigliamo di tagliarli e incollarli e di usarli tu stesso. Dovresti adattare ogni e-mail formale alle tue circostanze specifiche. Invece, usa questi come guida essenziale per aumentare la comprensione prima di crearne uno tuo o utilizzare Flowrite per scrivere le tue e-mail per te.

E-mail di presentazione formale

Ci sono diversi motivi per cui potresti voler presentarti formalmente. Ad esempio, puoi chiedere informazioni su un posto vacante, un'opportunità di ricerca o contattare qualcuno a cui vuoi chiedere un consiglio. Se stai lottando con come presentarti formalmente via e-mail, questo è per te.

Dai un'occhiata al nostro esempio di e-mail di introduzione formale di seguito per un esempio.

E-mail di ringraziamento formale

Dopo un servizio o un supporto eccellente, è educato mostrare il tuo apprezzamento, ma come ringraziare in un'e-mail formale?

In questo esempio di e-mail di ringraziamento formale, dimostriamo come costruire una risposta personale e positiva che può essere condivisa all'interno di un'organizzazione ed esternamente con altri clienti o clienti.

E-mail di dimissioni formali

Quando ti dimetti da un lavoro, è fondamentale che tu invii un'e-mail formale di dimissioni. Le dimissioni non solo notificano al tuo datore di lavoro che stai andando via, ma fungono anche da prova della data delle tue dimissioni.

Le dimissioni formali tramite e-mail possono essere brevi, in alcuni casi solo una riga. Tuttavia, come vedrai in questo esempio di e-mail di dimissioni formali, ci siamo presi il tempo per mostrare il nostro apprezzamento al nostro datore di lavoro.

E-mail di invito formale per un evento

Ecco un esempio di email di invito formale inviato a un gruppo di colleghi. Ogni e-mail di invito formale dovrebbe includere un oggetto chiaro, tutti i dettagli sull'evento (inclusi data, ora e luogo) e su come le persone possono rispondere.

Ecco un'e-mail di invito formale per un evento serale in azienda.

E-mail di reclamo formale

Se hai ricevuto un servizio scadente o sei deluso da un prodotto, un'e-mail di reclamo formale può aumentare la consapevolezza dei tuoi problemi. Nelle e-mail formali, è importante dichiarare i fatti ma evitare di diventare eccessivamente emotivi.

Ecco un esempio di un'e-mail di reclamo formale.

E-mail di scuse formali

Scrivere un'e-mail formale di scuse può essere difficile, ma ammettere che è stato commesso un errore è fondamentale per limitare i danni e ripristinare una relazione.

Ecco un esempio di e-mail di scuse formali diretto al punto da un'azienda per trattare con un cliente che ha presentato un reclamo.

Vuoi scrivere email formali migliori? Prova Flowrite

Scrivere e-mail formali è semplice se segui il nostro processo. I modelli di email formali inclusi in questo post del blog dovrebbero fornire una guida, ma dovrebbero sempre essere adattati e aggiornati per riflettere le tue circostanze specifiche. Tuttavia, c'è un modo ancora più semplice. Flowrite è uno strumento di scrittura AI che trasforma brevi istruzioni in e-mail e messaggi pronti per l'invio. Se stai ancora lottando per trovare le parole giuste per scrivere e-mail formali, Flowrite può aiutarti a iniziare e offrirti ispirazione, o persino scrivere l'intera e-mail per te con un clic di un pulsante. Come puoi vedere dall'esempio qui sotto, tutto ciò che serve è un clic del pulsante.

Ti chiedi ancora come inviare un'e-mail formale? Speriamo di no. La prossima volta che scriverai un'e-mail formale, tieni a mente questi esempi e potrai comunicare con sicurezza.