Ottenere i tuoi comunicati stampa nelle mani giuste: che cos'è un elenco di media?

Le redazioni negli Stati Uniti hanno visto circa 88.000 dipendenti nel 2019, un numero che continua a diminuire solo quando i media in tutto il paese sono alle prese con il calo dei lettori e i tagli al budget legati alla pandemia.

Non sono più molti i giornalisti disponibili a leggere i comunicati stampa, dato che ci sono più di 32,5 milioni di aziende a livello nazionale.

Quindi, come puoi assicurarti che più giornalisti leggano - e accettino - i tuoi comunicati stampa e le presentazioni di PR? Inizia con un elenco multimediale.

Che cos'è un elenco di media, ti starai chiedendo? Continua a leggere come questo semplice strumento può trasformare la strategia di marketing del tuo marchio.

Che cos'è un elenco multimediale?

Pensa alla tua lista dei media come a una rubrica vivente e che respira nel 21° secolo. Fondamentalmente, include i nomi e le informazioni di contatto di giornalisti, blogger e influencer dei social media che possono aiutare a ottenere la copertura del tuo marchio che merita.

Le persone nella tua lista dei media sono in definitiva le persone a cui vorrai inviare i tuoi comunicati stampa.

Più specifico è l'elenco dei media, meglio è. Ti consigliamo di andare oltre i nomi di base, gli indirizzi e-mail e i numeri di telefono. Il tuo elenco multimediale dovrebbe includere anche gli argomenti trattati da ciascuna persona, nonché la pubblicazione per cui lavora e dove si trova.

Puoi anche fare un ulteriore passo avanti includendo collegamenti ai loro lavori recenti, profili sui social media, scadenze e metodi di contatto preferiti.

Gli elenchi dei media sono relativamente facili da creare utilizzando Microsoft Excel o Fogli Google. Ci sono anche modelli che puoi acquistare e scaricare online. Alcuni dei modelli potrebbero essere vuoti da compilare e alcuni potrebbero già essere completi di contatti locali e nazionali.

Ma ci sono alcuni vantaggi nella creazione di un elenco multimediale tutto tuo.

Come costruire un elenco multimediale

La pertinenza è la chiave per un elenco di media efficace. Ad esempio, se la tua attività rientra nel settore della moda, probabilmente non avrai bisogno di contatti con i media provenienti da pubblicazioni sulla toelettatura degli animali domestici o sulla meccanica automobilistica.

L'acquisto di elenchi multimediali precompilati potrebbe non soddisfare le tue esigenze individuali come azienda. Fortunatamente, non è difficile crearne uno tuo.

Identifica il tuo pubblico di destinazione

Inizia chiedendoti quale pubblico stai cercando di raggiungere. Qual è la loro fascia di età? La loro fascia demografica? La loro posizione geografica?

Successivamente, devi determinare in che modo il tuo pubblico di destinazione consuma i propri media: in questo modo, è più probabile che le tue storie li raggiungano. Ci sono siti web che frequentano? E i blog? Giornali?

Se non sai da dove iniziare, individua un elenco di argomenti e idee per storie rilevanti per la tua attività. Una rapida ricerca su Google può rivelare i siti Web e le pubblicazioni che hanno scritto in precedenza su questi e argomenti simili.

Quelle pubblicazioni diventeranno la chiave del passaggio successivo: adattare l'elenco dei media al tuo pubblico.

Ricerca i motori e gli agitatori

Ora che hai identificato diversi punti vendita e pubblicazioni rilevanti per la tua attività, è tempo di iniziare a rintracciare le persone che vi contribuiscono.

Questo può essere più complicato per alcuni punti vendita rispetto ad altri. Ad esempio, un post di un blog potrebbe non avere un nome se è stato scritto da un membro dello staff. In questo caso, controlla se riesci a trovare post di blog simili con nomi allegati.

Se non ci sono nomi allegati ai post del blog, potrebbe trattarsi di un blog gestito da un solo autore. Cerca una pagina "Informazioni" o "Contatti" sul blog per ulteriori informazioni.

E se ciò non funziona, potrebbe essere meglio evitare quella pubblicazione. Vuoi che il tuo elenco multimediale includa persone reali con cui puoi interagire.

La maggior parte dei giornali e dei siti di notizie digitali include i nomi degli autori nella parte superiore della storia. Le informazioni di contatto dell'autore possono essere incluse in fondo, oppure passando il mouse sopra il nome dell'autore potresti indirizzarti a una pagina dell'autore dedicata con le sue informazioni di contatto.

Nelle fasi iniziali, è meglio girare per le pubblicazioni di livello intermedio prima di puntare in grande con le testate nazionali. Queste pubblicazioni ti aiuteranno a stabilire la tua credibilità e, se ti presenti troppe volte a uno sbocco più grande, potresti finire per essere ignorato.

Organizza la tua lista dei media

Una volta che hai fatto la tua ricerca su chi tratta gli argomenti rilevanti per la tua attività, è il momento di iniziare a organizzare. Come promemoria, dovresti includere almeno le seguenti informazioni generali:

• Nome
• Argomenti trattati
• Pubblicazione
• Posizione geografica
• Indirizzo e-mail
• Numero di telefono, se applicabile
• Social media, lavori recenti e altri dettagli rilevanti

Ma come scegli di organizzare queste informazioni dipende in gran parte da te! Puoi decidere di ordinare alfabeticamente il tuo elenco multimediale. Forse vuoi raggrupparlo per posizione o tipo di pubblicazione. Forse vuoi solo codificarlo a colori, quindi è più facile per gli occhi.

Non importa come lo organizzi, il tuo elenco multimediale diventerà uno strumento inestimabile. Una volta che hai preso dimestichezza con la formattazione, puoi persino utilizzarla per tenere traccia di quante presentazioni hai inviato a ciascuna persona, quante sono state accettate, il tempo medio per l'accettazione e quali argomenti hanno funzionato e quali no lavoro.

Fallo uno strumento, non una stampella

Ricorda che ogni strategia aziendale di successo ha un elemento personale. Solo perché invii regolarmente e-mail a qualcuno non significa necessariamente che si fidino di te o ti notino.

Per quanto duro possa sembrare, ricorda che le loro caselle di posta sono probabilmente inondate di e-mail ogni giorno. La realtà è che potrebbero non avere il tempo o l'energia per stare al passo con tutti.

Quindi come farai risaltare il tuo? Si inizia con una conversazione. Presentati e trascorri alcune settimane o addirittura mesi per conoscere i contatti nel tuo elenco multimediale.

Comprendere i reciproci ruoli. In questo modo , quando arriverà il momento di inviare quella presentazione, avrai già il rapporto che renderà più probabile l'accettazione delle tue proposte.

Lascia fare ai professionisti

Gli elenchi dei media sono indispensabili nel marketing, poiché ti consentono di raggiungere nuovi segmenti di pubblico senza il fastidio di rintracciare ogni volta nuovi contatti. E poiché le redazioni tradizionali in tutto il paese continuano a ridursi, è importante sapere chi sono i tuoi contatti e come raggiungerli.

Ora, non dovrai mai chiederti: "Cos'è un elenco di media?" ancora.

Non sai da dove cominciare quando si tratta di creare il comunicato stampa perfetto? Contattaci oggi per tutte le tue esigenze di scrittura e distribuzione di PR.