Recensione di Google Workspace 2022: ne vale la pena?

Questa recensione della recensione di Google Workspace o G Suite spiega cosa aspettarsi, se l'offerta vale il prezzo e in che modo un account può aiutarti a gestire la tua attività.

Utilizzo Google Workspace (in precedenza G Suite) da diversi anni. Questa recensione di Google Workspace spiega cosa aspettarsi, se l'offerta vale il prezzo e in che modo un account può aiutarti a gestire la tua attività.

Ma prima considera questo: sei pronto a trasformare il tuo lavoro da freelance in un'attività più professionale?

O forse vuoi aggiungere una suite di strumenti di produttività in modo da poter collaborare più facilmente?

In entrambi i casi, o se hai appena iniziato, hai bisogno degli strumenti giusti per il lavoro. Al giorno d'oggi, ciò significa trovare un'ottima suite di strumenti di collaborazione digitale che possono aiutarti a comunicare, creare contenuti e organizzarti.

Internet è, ovviamente, pieno di app che possono fare tutte queste cose e molto altro. La chiave è trovare app che funzionino tutte insieme e che non creino confusione nell'apprendimento. Darò un'occhiata da vicino a uno dei migliori - Google Workspace - gli strumenti forniti da Google.

Tutto ciò che devi sapere è trattato in questa recensione completa di Google Workspace o G Suite.

Dichiarazione di non responsabilità: questo post contiene alcuni link di affiliazione, il che significa che guadagno una piccola commissione se acquisti i prodotti che consiglio.

Che cos'è esattamente Google Workspace?

Google Workspace, G Suite o Google for Business, è una raccolta di strumenti e app forniti da Google, con opzioni avanzate disponibili a un canone mensile. Google ha lavorato sodo per anni sviluppando una varietà di strumenti per aiutare le persone. Probabilmente ne conosci alcuni, come Gmail e Google Documenti.

Google Workspace porta la versione gratuita di Google Documenti e Gmail a diversi passi in avanti combinando questi strumenti in un unico grande pacchetto appositamente progettato per le aziende.

Qualsiasi azienda, da un libero professionista individuale a un'azienda più grande, può utilizzare Google Workspace per creare, collaborare, comunicare ed essere generalmente produttivo in una varietà di situazioni.

Cosa ti offre un abbonamento a Google Workspace?

Entrerò in specifiche opzioni di prezzo in modo più dettagliato di seguito, ma qui ci sono le basi. Paghi una quota di abbonamento mensile a scaglioni per utilizzare Google Workspace. Come previsto, ottieni più funzionalità e un servizio migliore quanto più sei disposto a pagare.

A livello di base, tuttavia, Google Workspace fornisce app Google chiave come:

• Gmail per le aziende
• Google Meet per le videoconferenze
• Calendario per l'impostazione di eventi e appuntamenti
• Documenti per la creazione di contenuti online
• Conserva per prendere e salvare appunti
• Fogli per fogli di calcolo e organizzazione
• Drive per l'archiviazione cloud di Google
• Chatta per messaggi di squadra rapidi
• Accesso alle app di Google Workspace tramite Google Marketplace
• …e altro ancora

Perché Google Workspace è migliore?

Google Workspace mette insieme le app Google e aggiunge servizi sviluppati appositamente per le aziende in crescita, quindi include ulteriori funzionalità di sicurezza e collaborazione.

Innanzitutto, diamo un'occhiata agli strumenti che probabilmente stai già utilizzando.

GMail

Chi non ha un account Gmail in questi giorni? E la maggior parte dei freelance utilizza già Google Docs e Drive per il lavoro nel cloud e l'invio di file online. Google Chat è disponibile in Gmail e con Google Workspace.

Con Google Workspace puoi inviare email dal tuo dominio anziché da @gmail.com. In altre parole, i destinatari ricevono email da [firstname]@becomeawritertoday.com, che sembra più professionale.

Preferisco anche utilizzare il servizio di posta elettronica Gmail rispetto a un tipico client di posta elettronica come Outlook perché è più facile da usare. Posso accedere a Gmail ovunque e ho memorizzato le scorciatoie da tastiera per risparmiare tempo. Uso l'app Gmail per controllare le e-mail aziendali sul mio telefono ed è stato più facile da configurare rispetto a Microsoft Outlook.

Calendario di Google

Google Calendar è ampiamente disponibile per eventi, sia interni che esterni. Gli utenti aziendali possono organizzare videochiamate utilizzando Google Meet o Chat e risparmiare denaro sul software di videoconferenza, il tutto tramite l'e-mail e il dominio aziendali.

In altre parole, il calendario di Google Workspace può funzionare in modo molto simile al calendario di Microsoft Office per te e il tuo team.

documenti Google

La maggior parte delle persone ha familiarità con i documenti di Google e la versione gratuita è quasi la stessa della versione premium. La differenza è che la versione di Google Workspace include controlli di sicurezza aggiuntivi per proteggere le informazioni sensibili.

Puoi anche configurare un Drive condiviso per collaborare sui file con i membri del team e altri utenti. Inoltre, Google Docs funziona con e senza accesso a Internet, nel caso tu vada offline.

Quando acquisti Google Workspace, ottieni ciò che è nella versione gratuita in un pacchetto integrato, ma ricevi anche preziosi componenti aggiuntivi.

Correnti

Currents è un'app di comunicazione e collaborazione per la tua azienda. Hai mai usato Slack o un'app simile quando lavori per un'azienda o un cliente? Le correnti sono simili. Puoi creare rapidamente chat di gruppo e discutere le notizie con l'intero team o interrompere le chat individuali ogni volta che vuoi.

Tutti i thread semplificano la condivisione di documenti, in particolare documenti e fogli di lavoro Google. I nuovi arrivati ​​possono anche scoprire facilmente chi fa parte della loro squadra e le notizie più importanti sulla squadra.

Script delle app

Cosa succede quando hai bisogno di qualcosa in più per il tuo team che le app di Google non possono fornire? Forse hai bisogno di un metodo in più per analizzare una grande quantità di feedback contemporaneamente.

O forse vuoi automatizzare determinate pratiche per risparmiare tempo.

Forse vuoi aggiungere un ulteriore invito all'azione a un modulo o assicurarti che due app come Fogli e Calendario possano condividere facilmente le informazioni. Se non hai molta esperienza di programmazione, Apps Script ti consente di creare tutti i tipi di soluzioni personalizzate per il modo specifico in cui fai affari.

Siti

Se stai avviando un'attività in proprio, hai bisogno di un sito web. O forse hai lavorato come freelance troppo a lungo senza un sito web professionale e non hai molti soldi da spendere per un web designer. Sites è l'app di Google per creare rapidamente e facilmente il tuo sito web.

Non è necessario essere un programmatore per utilizzare Sites e risponde automaticamente. Ciò significa che avrà un bell'aspetto anche sui dispositivi mobili senza lavoro extra. Questa app è anche un'ottima soluzione per creare siti Web temporanei per eventi o grandi progetti che hanno una data di fine ma necessitano comunque di un sito per scopi pubblicitari e di iscrizione.

Ad essere sincero, non uso molto Sites, perché preferisco WordPress e gli strumenti per le pagine di destinazione.

Le forme

Moduli è uno strumento per creare sondaggi e moduli che puoi condividere facilmente online. Questa app si rivela utile per raccogliere i dati dei clienti per scopi di marketing, ma questi moduli possono avere tutti i tipi di utilizzo.

Se hai mai avuto bisogno di creare un sondaggio, un quiz o qualcosa di simile, adorerai Moduli. Ti consente di analizzare automaticamente i dati che ricevi senza laboriosi inserimenti di dati.

Il mio team ha utilizzato Moduli per sondare i lettori di Diventa uno scrittore oggi su corsi e libri.

Spazio di archiviazione aggiuntivo

Se sei un utente personale di Google, probabilmente disponi di spazio di archiviazione su disco sufficiente. Tuttavia, ho rapidamente riempito il mio di file video e registrazioni di podcast per la mia attività.

Google Workspace Basic include 30 GB di spazio di archiviazione. Dopo la migrazione a Google Workspace ho aggiornato il mio spazio di archiviazione cloud di Google a 1 TB, quindi ho sempre i backup dei documenti aziendali, anche se il mio computer si rompe o viene rubato.

Migliore supporto

Google Workspace viene fornito con supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 tramite telefono, e-mail o chat online, qualcosa di difficile da trovare con altri fornitori e che semplifica l'utilizzo degli strumenti più complessi.

Prima di scrivere questa recensione, ho contattato l'assistenza clienti tramite chat quando la mia e-mail aziendale è stata interrotta e hanno risolto il problema prontamente. Ho anche contattato l'assistenza quando avevo domande tecniche sul mio dominio e sulla condivisione di documenti e fogli con appaltatori rispetto a terze parti. Di solito hanno risposto entro pochi minuti tramite chat.

Vale la pena notare che il team di assistenza clienti non fornisce tuttavia supporto diretto per Google Analytics.

Sicurezza e una console di amministrazione

Potresti amare il tuo team, ma hai comunque bisogno di controlli di sicurezza e monitoraggio per configurare queste app e assicurarti che le persone le utilizzino o meno correttamente. Google Workspace aggiunge queste funzionalità per i responsabili aziendali e le rende semplici da utilizzare.

Ho utilizzato la console di amministrazione di Google Workspace per rimuovere un appaltatore quando se ne è andato improvvisamente e per configurarne facilmente uno nuovo. Il processo ha richiesto solo pochi minuti, il che dovrebbe interessare gli utenti aziendali a corto di tempo.

Volta

Vault è fondamentalmente tutti i tuoi record di dati riuniti in uno solo. È un registro di chat, e-mail e file raggruppati insieme, oltre a strumenti di controllo con la possibilità di tenere traccia di attività specifiche. È ottimo per scopi legali e gestione dell'efficienza. Quando un appaltatore ha lasciato la mia attività, sono stato in grado di salvare i suoi documenti e le sue email in Vault per l'archiviazione.

App di Google Workspace e altro ancora

Puoi potenziare i servizi di Google Workspace come Gmail e Drive utilizzando le app sul marketplace. Esempi da verificare includono DocuSign, Evernote, Trello e Zoom.

G Suite offre servizi extra per la gestione dei parchi dispositivi mobili, la ricerca di dati in tutte le app di Google, strumenti di prevenzione della perdita di dati e maggiore integrazione. Google include un po' di tutto in Google Workspace.

Google Workspace è adatto alle piccole imprese?

Assolutamente.

In effetti, Google Workspace è in gran parte progettato per le piccole imprese. Le aziende e le società più grandi spesso preferiscono servizi più approfonditi o soluzioni interne che possono facilmente modificare e monitorare.

Google Workspace, nel frattempo, è semplificato e preconfezionato per le piccole imprese che non stanno creando le proprie soluzioni (a meno che tu non stia utilizzando App Scripts, ovviamente).

Ecco perché, quando ti registri per la prima volta a Google Workspace, Google ti chiede quanto è grande la tua attività. La prima opzione è "Solo tu" e la seconda è "2-9" persone. Non preoccuparti, puoi aggiungere o rimuovere utenti in un secondo momento.

Ricorda che il tuo account Google Workspace è diverso dal tuo account Gmail o Google personale. La gestione di file, account email e password per entrambi nello stesso browser può creare un po' di confusione perché devi aver effettuato l'accesso a Google Workspace e non al tuo Account Google personale. Inoltre, non puoi aggiungere il tuo indirizzo Gmail personale a Google Workspace, il che è probabilmente una buona cosa.

Che cos'è Google Workspace Marketplace?

Google Workspace Marketplace è un'aggiunta interessante che può essenzialmente aggiungere più servizi o funzionalità a Google Workspace. Abili sviluppatori hanno creato queste applicazioni, che vengono messe in vendita o scaricate su Marketplace.

Se non vuoi utilizzare App Scripts o stai cercando di scoprire se esiste una soluzione specifica, puoi guardare Marketplace per vedere se offre un'app che farà il lavoro.

È un bel po 'di usabilità in più per alcuni progetti di nicchia o aziende che hanno esigenze uniche. Il marketplace fornisce anche un modo per pubblicare le tue app se sei particolarmente orgoglioso di qualcosa che hai creato!

Quale è meglio: Office 365 o Google Workspace?

Il principale concorrente di Google Workspace è Office 365 (O365, come viene comunemente abbreviato), la suite di strumenti di produttività di Microsoft. I due sono simili, con app per la comunicazione, la collaborazione, il lavoro di squadra, la posta elettronica, la sicurezza e una console di amministrazione.

Copriamo alcune differenze chiave tra questi strumenti di produttività:

• Curva di apprendimento: O365 è una piattaforma più grande e complessa di Google Workspace. Alcuni dei suoi strumenti non si integrano bene tra loro come le app di Google e le funzionalità di collaborazione non sono facili da sfruttare. Gli utenti dovranno dedicare più tempo a imparare come tutto in O365 si adatta.
• Integrazione delle app: Google Workspace è progettato principalmente per essere utilizzato in modo indipendente senza molta integrazione con app esterne. O365, d'altra parte, è compatibile con centinaia di app aziendali di terze parti. Inoltre, Microsoft acquisisce regolarmente aziende e aggiunge app rinominate al proprio servizio, ad esempio Wunderlist.
• Complessità: confronta app come Excel e Fogli Google e vedrai che le app di Microsoft tendono ad essere molto più complesse. Possono fare di più, ma è più difficile usarli subito.
• Prezzi: i prezzi di Microsoft Office 365 partono da $ 5 per utente al mese. La versione standard costa $ 12,50 per utente al mese e la versione premium costa $ 20 per utente al mese. È leggermente più costoso di Google Workspace.
• Team: ho utilizzato ampiamente Microsoft Office e il fiore all'occhiello è Teams, che è uno strumento di produttività o collaborazione come Slack. Google Workspace non ha uno strumento paragonabile.
• Excel: alcuni esperti di marketing SEO mi hanno detto che Google Sheets non è potente come Excel per l'analisi dei dati. Tuttavia, ciò potrebbe dipendere da una preferenza personale.

Sulla base di ciò, Google Workspace è generalmente una scelta migliore per le nuove o piccole imprese che lavorano molto online. Preferisco G Suite a Microsoft Office, poiché sembra più veloce e più snello. Trovo che Google Docs sia più veloce da scrivere rispetto a Word. Mi piace particolarmente poter saltare da una sezione all'altra utilizzando la funzione di struttura del documento. Gli unici strumenti che mi mancano dalla suite di produttività di Microsoft Office sono Teams ed Excel.

Google Workspace vs Office 365: la linea di fondo

Le aziende e le grandi aziende probabilmente stanno meglio con Office grazie a Teams e all'adozione diffusa di Microsoft Office 365. Le nuove e piccole imprese troveranno Google Workspace un'alternativa meno costosa.

Quali sono alcune alternative aggiuntive a Google Workspace?

Non sarebbe una buona recensione di Google Workspace senza esaminare le alternative, a meno che la tua azienda non lo richieda già, ovviamente. Se lavori come freelance o stai costruendo la tua piccola attività di scrittura, allora hai molte altre opzioni da considerare.

Numerose altre suite forniscono molti strumenti per creare contenuti, parlare con i team, prendere appunti e così via. Ecco alcune alternative popolari all'utilizzo di Google Workspace per la tua azienda:

Zoho

Potresti aver già sentito parlare di Zoho come strumento di marketing, ma la piattaforma può fare molto di più che aiutare i team di marketing. Ti consente di creare un hub per la tua azienda che include un dominio di posta elettronica univoco, documenti e fogli di calcolo e un software di collaborazione integrato chiamato Cliq. Zoho offre sia piani gratuiti che standard, ma il pagamento del servizio ti offre molto spazio di archiviazione nel cloud, tra gli altri vantaggi.

Zoho può anche fornire servizi di hosting che si integrano con altre suite come Google e Microsoft, quindi c'è molta flessibilità. Puoi fare praticamente qualsiasi cosa, ma è progettato più per le aziende IT e le aziende più grandi.

Rackspace

Rackspace è una piattaforma di hosting di dati che offre soluzioni alle aziende in crescita. È ad alta intensità di dati. Rackspace può fornire tutti i tipi di soluzioni cloud e server, nonché il giusto tipo di hosting, ma è la soluzione migliore per le aziende che utilizzano una quantità elevata di dati e hanno esigenze complesse.

Stessa pagina

Se disponi già di un hosting di posta elettronica per la tua azienda o non hai bisogno di un servizio dedicato, Samepage offre una suite di servizi progettati per semplificare la vita quotidiana dei tuoi dipendenti. Questa app offre archiviazione cloud, comunicazione web e altri modi per collaborare con il tuo team e condividere i dati secondo necessità.

Samepage offre una buona scelta per i piccoli team che hanno già la maggior parte di ciò di cui hanno bisogno ma desiderano che uno spazio online centralizzato funzioni senza mettere insieme diverse app diverse.

Gli Arrangiatori

Al contrario, The Arrangers si concentra quasi interamente sulla posta elettronica. Ottieni 5 GB di spazio di archiviazione per account, protezione antivirus integrata e supporto per app mobili per i tuoi indirizzi e-mail aziendali. Come altri importanti client di posta elettronica, The Arrangers offre anche calendari, contatti e app per attività.

Puoi anche espanderti in servizi di hosting, sicurezza e cloud, ma questi servizi costeranno di più. È una scelta giusta per iniziare con indirizzi e-mail aziendali e un sito Web se hai appena iniziato.

Vai papà

Go Daddy è noto principalmente per il suo web hosting (spesso, opinioni basse sul loro web hosting). Tuttavia, Go Daddy è stato impegnato a espandersi negli ultimi anni. L'azienda ora offre programmi di posta elettronica e per ufficio per creare contenuti e gestire la posta elettronica in un sistema centrale. Se usi già Go Daddy, vale sicuramente la pena esaminare l'aggiornamento. Si integra bene anche con le app di Office 365, che vale la pena tenere a mente. Raccomando anche Siteground e Pressidium.

SOLOUFFICIO

ONLYOFFICE – sì, usa davvero tutte le maiuscole – è una soluzione open-source, il che significa che puoi personalizzare la piattaforma con tutti i widget e i componenti aggiuntivi che potresti desiderare –– purché tu sappia come farlo, il che richiede qualche lavoro.

Tuttavia, puoi ottenere una suite di strumenti aziendali adatti, simili a Microsoft Office. Anche le versioni a pagamento della piattaforma semplificano le cose.

Raccomandi ancora Google Workspace rispetto a queste altre opzioni?

Assolutamente. Esistono diversi motivi per cui Google Workspace è generalmente superiore alle alternative che ho elencato in questa recensione.

Innanzitutto, Google può permettersi di assumere i migliori e le loro abilità si dimostrano nella qualità delle app di Google Workspace, che sono al di sopra della maggior parte delle altre alternative disponibili.

Il design dell'app significa anche che Google Workspace è facile da usare, soprattutto perché così tante persone hanno familiarità con app popolari come Gmail.

È anche bello avere una suite di un'azienda grande come Google. I loro server sono sempre attivi, correggono i bug immediatamente e la società difficilmente fallirà e venderà a un altro fornitore, lasciando incerto il destino dei loro strumenti.

Google Workspace è sicuro e privato da usare?

Alcune persone potrebbero essere un po' diffidenti nell'usare una suite di app fornite interamente da Google, lo stesso Google che è così bravo a raccogliere informazioni sulle attività online. In realtà Google ha un'intera pagina web dedicata a rispondere a queste preoccupazioni, intitolata Google Workspace security and trust.

Vi invito a leggere l'intera pagina. Spiega in che modo i dati del cloud di Google vengono crittografati e protetti, in che modo gli amministratori possono personalizzare la loro sicurezza secondo necessità e quali standard di sicurezza soddisfa Google Workspace per diversi paesi e settori.

Puoi anche contattare Google se hai domande più specifiche su come trattano i tuoi dati e sulla privacy che puoi aspettarti.

Quanto costa Google Workspace al mese?

Google Workspace offriva tre livelli principali al momento della stesura di questa recensione.

Google WorkspaceDi base

Il primo livello costa $ 6 per utente al mese. Questo ti offre tutte le nozioni di base trattate in questa recensione, oltre a 30 GB di spazio su disco per l'archiviazione.

Azienda di Google Workspace

Il livello intermedio ha un prezzo di $ 12 per utente al mese. Il livello aziendale aggiunge spazio su disco illimitato, Vault e strumenti di gestione aggiuntivi adatti alle aziende più grandi. Uso questo livello a causa dell'archiviazione di file aggiuntiva e delle funzionalità di ricerca nel cloud di Google.

Google Workspace Enterprise

Il terzo livello costa $ 25 per utente al mese e aggiunge ancora più strumenti e capacità di amministrazione, con ottime funzionalità per la gestione di molti dati e persone tramite la gestione degli endpoint.

Oh, e se non sei ancora pronto per impegnarti a pagare, puoi ottenere una prova gratuita di due settimane per verificare le cose e vedere quanto è utile Google Workspace rispetto alla versione gratuita di Gmail, Google Docs e Drive.

Anni fa, prima di scrivere questa recensione di Google Workspace, ho sottoscritto una licenza per utente singolo.

Da allora, ho aggiunto altri utenti o membri del team di G Suite, tra cui un editor e un assistente virtuale, ognuno dei quali ha la propria posta elettronica, spazio di archiviazione e accesso ad altre app Google e strumenti di collaborazione.

Come posso saperne di più su come utilizzare Google Workspace?

Con tutte le opzioni di supporto offerte da Google, puoi semplicemente chiamare o inviare un'e-mail se hai una domanda su come utilizzare strumenti specifici. Tuttavia, un ampio Centro didattico di G Suite consente agli utenti di scegliere un'app specifica per apprendere in modo approfondito, cercare suggerimenti rapidi e altro ancora.

Puoi anche iscriverti ai corsi e ottenere la certificazione in G Suite, che può essere un'abilità utile da acquisire per alcuni membri del team.

Verdetto: Google Workspace va bene?

Google Workspace è un'ottima suite di produttività per gli imprenditori che vogliono lavorare con i membri del team in tutto il mondo. Il prodotto è facile da usare e viene fornito con app familiari. Può anche aumentare man mano che la tua azienda cresce, in quanto puoi aggiungere o rimuovere facilmente gli utenti.

Uso spesso lo spazio di archiviazione cloud aggiuntivo di Google fornito con Google Workspace. Mi affido anche al servizio di posta elettronica professionale offerto da G Suite e a Google Hangouts per le riunioni. Non utilizzo molto Sites o altre app e script, ma le tue esigenze aziendali potrebbero essere diverse.

Se lavori molto online o apprezzi la collaborazione, Google Workspace è uno strumento utile per la tua azienda.