Come una guida di stile può aiutare il tuo team a rimanere professionale

Gestire una piccola impresa o un team può essere immensamente gratificante. Ti piace la flessibilità e la mancanza di burocrazia e puoi prendere decisioni indipendentemente da una grande società madre. Puoi realizzare il tuo prodotto con cura o personalizzare i tuoi servizi perché sai che ogni cliente conta. Il compromesso è che i piccoli team non hanno sempre il tempo, le persone o il budget per supervisionare e migliorare ogni singolo aspetto dell'azienda, compresa la comunicazione. Le guide di stile possono aiutare i piccoli team a fornire messaggi chiari e coerenti ai propri clienti.

Se ben eseguita, una guida di stile funge da bussola per le aziende per mantenere una presenza coerente all'interno e all'esterno. Non sai da dove iniziare? Ecco tutto ciò che devi sapere sulle guide di stile e su come crearne e implementarne una per la tua azienda.

Cos'è una guida di stile?

Una guida di stile è un documento che contiene regole e linee guida per la comunicazione scritta di un'azienda. La guida comprende diversi tipi di regole, tra cui voce, tono, stile e così via. Supponiamo che un membro del tuo team desideri creare e pubblicare contenuti. La guida di stile li aiuta a ottenere una voce coerente quando comunicano con chiunque interagisca con l'azienda.

Perché hai bisogno di una guida di stile per la tua attività?

Pensa a una guida di stile come la stella polare su cui il tuo team può fare affidamento per tutte le comunicazioni rivolte ai clienti.

Una guida di stile aiuta la tua azienda a rimanere coerente, il che è fondamentale per diversi motivi. Una guida di stile ben strutturata può aiutarti a distinguerti dalla concorrenza e una voce unificata può aiutare i clienti a sentirsi come se conoscessero la tua attività. Quando i dipendenti sono coerenti e allineati, i clienti sanno cosa aspettarsi dalla tua azienda ogni volta.

Le guide di stile sono utili anche per piccoli team che lavorano con talenti freelance o agenzie di terze parti. La guida allo stile aiuta liberi professionisti e appaltatori a familiarizzare con il tuo stile di scrittura per creare contenuti senza interruzioni, risparmiando tempo prezioso per la modifica. Scopri come questo team ha ridotto i tempi di modifica fino al 66% rispetto al precedente processo di revisione tra pari.

Quali elementi dovrebbe includere una guida di stile?

La creazione di una guida di stile efficace richiede elementi specifici. Ecco sette componenti chiave che ogni guida di stile deve includere per avere successo.

1 Accesso a livello aziendale

Un malinteso comune è che una guida di stile sia solo per i team di marketing o di scrittura. Non proprio: una guida di stile dovrebbe essere condivisa a livello aziendale. In un piccolo team, tutti svolgono un ruolo cruciale nell'azienda, inclusa la comunicazione tra loro e con i clienti, quindi è importante che l'intero team abbia accesso e comprenda le regole e le linee guida. I leader dovrebbero incoraggiare il proprio team a utilizzare la guida di stile, spiegarne l'importanza e condividere dove trovare il documento (ad es. unità di file condivise, documenti Google e così via). Raduna il tuo team attorno a una guida di stile come strumento per ispirare fiducia quando scrivi per la tua attività.

2 Regole grammaticali

La grammatica è qualcosa che anche gli scrittori più professionisti sbagliano di tanto in tanto. Usa paragrafi molto concisi per indirizzare gli scrittori a regole grammaticali che la tua azienda ritiene siano estremamente importanti da ottenere. Sia che utilizzi The AP Stylebook o The Chicago Manual of Style, includi da tre a quattro pagine sulle basi del manuale scelto. Ciò può includere le differenze tra le parole comunemente usate in modo improprio come affetto ed effetto, chi e chi, cattivo e cattivo, anche e per, e così via.

3 Punteggiatura

Le regole di punteggiatura possono variare in base allo stile. Ad esempio, diverse aziende possono utilizzare parole composte con o senza trattini e l'etichettatura delle date può essere ottenuta in diversi modi corretti. Persone e aziende diverse hanno tutte il proprio stile, quindi una guida di stile è un ottimo posto per stabilire uno standard. Assicurati che la guida di stile spieghi la virgola di Oxford, come usare le virgolette e l'uso del trattino e del trattino en.

4 Voce e tono

Voce e tono sono principi fondamentali della comunicazione professionale. Una voce e un tono coerenti nelle tue comunicazioni possono aiutarti a fare una buona impressione sui clienti. Sia che tu stia scrivendo una pagina di destinazione o creando un post sul blog, linee guida chiaramente delineate per voce e tono possono collegare insieme diversi contenuti.

Una guida di stile aiuta i team a indicare in modo esplicito quali toni sono accettabili o preferiti e da quale linguaggio evitare. Nella tua guida di stile, definisci la tua voce e il tono ideali. Forse vuoi apparire amichevole ma professionale, o semplice e informativo. Anche se stai appena iniziando a costruire la tua squadra, a lungo termine sarà utile per te definire in anticipo come vuoi che la tua attività suoni e faccia sentire gli altri.

5 Linee guida del canale

A seconda del canale per cui stai scrivendo i contenuti, lo stile e la formattazione variano. Ad esempio, ci sono momenti in cui puoi scrivere solo 280 caratteri, il che può cambiare se hai spazio o meno per sillabare il nome di un'organizzazione o ricorrere all'uso del suo acronimo. Se hai più canali di social media, assicurati che la tua guida di stile fornisca istruzioni distinte per ciascuno di essi. Se la tua azienda utilizza un linguaggio informale ed emoji o è sempre abbottonata e professionale online, dovrebbe essere indicato nella tua guida di stile.

6 Informazioni sui clienti target

I piccoli team di solito hanno alcune informazioni sul loro cliente target, ma possono anche essere in una fase di scoperta, sperimentando e perfezionando il loro pubblico principale. Definire il tuo pubblico di destinazione o acquirente, chi sono, dove lavorano e quali canali utilizzano, aiuta a personalizzare le comunicazioni in base alle loro esigenze. Ad esempio, alcune aziende tendono a utilizzare il gergo del settore nella comunicazione con i clienti. Definire il tuo pubblico può informare la tua guida di stile e spingerti a evitare le parole d'ordine del settore quando scrivi e-mail o post sui social media. Può consentire ai tuoi scrittori e membri del team di capire il pubblico con cui stanno parlando. Quando i team capiscono il loro pubblico, possono creare esperienze personalizzate per stupire e attirare nuovi clienti.

Come creare una guida di stile per la tua squadra

Ora che hai compreso gli elementi che compongono una guida di stile, ecco una panoramica di cosa includere durante la creazione della guida di stile.

• Missione e valori: inizia definendo chiaramente la missione della tua azienda e quali sono i tuoi valori.

• Pubblico: indica il tuo pubblico, con chi stai cercando di interagire e perché. Considera i tuoi clienti target.

• Voce e tono: spiega la voce e il tono della tua azienda e usali per definire come vuoi essere percepito dal tuo pubblico.

• Differenziatori: condividi ciò che rende unica la tua attività e perché sei il migliore in quello che fai.

• Concorrenti: questa può essere una sezione veloce. È utile avere una comprensione di base della concorrenza per mantenere la tua proposta di valore unica.

• Stile di copia generale: definisci il manuale di stile a cui desideri aderire. Sia che tu stia attingendo da The Chicago Manual of Style (virgola pro-Oxford) o The AP Stylebook (omette virgola Oxford), un manuale di stile aiuta i team a navigare nell'uso delle parole, nella grammatica e nella punteggiatura.

Come Grammarly Business può aiutare

Come puoi vedere, creare una guida di stile da zero non è un compito facile. La creazione e l'implementazione possono richiedere molto tempo. Quindi, come possono i piccoli team sviluppare una guida di stile pratica e scalabile quando hanno una larghezza di banda ridotta? Sfruttando una soluzione intelligente come Grammarly Business per eliminare la seccatura e le congetture.

Grammarly Business offre ai leader delle piccole imprese una soluzione di guida di stile dinamica che fornisce ai dipendenti suggerimenti in tempo reale. Puoi stare tranquillo che la tua attività sarà rappresentata in modo professionale e coerente senza supervisionare ogni singolo pezzo di comunicazione che va ai clienti o agli abbonati.

Personalizza i contenuti della tua guida di stile all'interno della piattaforma Grammarly Business aggiungendo specifiche parole, nomi, marchi, specifiche grammaticali e altro ancora. La funzione di guida di stile offre ai dipendenti suggerimenti per mantenere la coerenza migliorando al contempo chiarezza, correttezza, coinvolgimento e tono.

Risparmia tempo di scrittura e modifica quando gestisci le comunicazioni di diversi appaltatori. Con una guida di stile di Grammarly Business , il tuo piccolo team può semplificare gli sforzi di comunicazione e puoi concentrarti sul raggiungimento degli obiettivi aziendali e sul raggiungimento di più clienti.