Come indirizzare una lettera: 9 suggerimenti che dovresti sapere

Non lo fai spesso.

Affrontiamolo. Mettere la data in alto e la tua firma in basso non è la tua marmellata quando è il momento di indirizzare una lettera. Né piegare le pagine in terzi nitidi per adattarsi a una busta. Le lettere formali non sono la tua specialità.

Per quanto riguarda i nuovi lavori, la buona notizia è che imparare a indirizzare una lettera è molto più facile che imparare a legare un rispettabile mezzo Windsor o padroneggiare la misteriosa arte delle educate chiacchiere in sala.

Iniziamo con una carrellata di come indirizzare correttamente la tua lettera di fantasia in un modo che dice "Ehi, lo faccio sempre".

1 Inizia mettendo le tue informazioni di contatto in alto.

Questa regola di vecchia data ha senso: vuoi che la persona a cui ti stai rivolgendo sappia prontamente chi sei, da dove vieni e come può risponderti.

Quest'ultimo pezzo è particolarmente importante da controllare perché non vuoi sabotare alcuna possibilità di ricevere risposta da qualcuno a cui hai dedicato del tempo per scrivere. Il mondo è pieno di giovani in cerca di lavoro dolorosi che si sono resi conto solo troppo tardi che c'era un errore di battitura nelle informazioni di contatto che avevano incollato mentre inviavano un'ondata di candidature.

2 Quindi, inserisci la data.

Questo è facile da sbagliare, ed è imbarazzante (o divertente) sbagliare. Che anno è? Quanto tempo ho dormito?

3 Successivamente, inserisci l'indirizzo del destinatario.

Pensa a questa come a una delle rare occasioni in cui stai essenzialmente dicendo a un estraneo quasi "so dove sei" ed è vista come una cortesia. Custodiscilo.

Se stai scrivendo a un'azienda in cui conosci già qualcuno, questa parte è un layup: chiedi loro i dettagli. Altrimenti, questo passaggio merita una rapida ricerca online.

4 Poi viene il saluto. "Caro" è un'ottima opzione su azioni.

Ci sono molte possibilità una volta che sei pronto a salutare: ti vengono in mente saluti, saluti e vecchio caro fedele.

Potresti essere tentato di cercare di distinguerti scegliendo un'opzione esotica, ma è rischioso. Potresti non voler scommettere su uno sconosciuto che apprezza un Howdy, per non parlare di un tale . . . scelta distinta come Ave. (Sentiti libero di ignorare quest'ultimo pezzo se la persona che stai scrivendo è veramente dedita al proprio ruolo in un festival rinascimentale.)

Spesso, la soluzione migliore è la strada semplice: Dear è ampiamente utilizzato per una ragione, dopo tutto.

E non pensare troppo se sia imbarazzante rivolgersi a qualcuno che non hai mai incontrato in questo modo. Le persone che non sono "carissime" l'una all'altra di per sé si scambiano la parola tutto il tempo nella corrispondenza, anche nel mezzo di atteggiamenti legali tesi tra una campagna presidenziale e un giornale di alto livello. In circostanze così difficili, la parola Dear non è la parte su cui le persone si stanno stressando.

5 Scopri chi stai contattando.

A volte questo è facile. Ancora una volta, se conosci già qualcuno all'interno di un'azienda a cui stai inviando una lettera di presentazione, ad esempio, dovrebbe essere in grado di aiutarti a definire i dettagli in modo abbastanza indolore. Altrimenti…

6 Non insistere su questo, ma quell'ultimo elemento potrebbe giustificare una piccola ricerca.

A seconda della relativa opacità dell'organizzazione a cui stai scrivendo, a chi dovresti rivolgerti potrebbe non essere ovvio. Ad esempio, se sei uno scrittore che fa domanda anche per una pubblicazione di medie dimensioni, scoprirai presto che il posto brulica di editori, ma quale dovrebbe leggere la tua lettera?

Una soluzione è semplicemente trovare un numero di telefono per tutti gli usi da comporre e chiedere chi è il capo dipartimento appropriato. Un altro approccio è dare un'occhiata a LinkedIn e scoprire la persona giusta in questo modo. Qualunque cosa tu faccia, evita di andare in barca con un pigro "Gentile signore o signora".

7 Signor, Signorina, Dottore, Senatore, Nessuno dei precedenti

L'approccio più comune qui è semplice: un vecchio Mr. o Ms.

Nel rivolgersi a una donna che non conosci, la signora di solito è più sicura della signora. Presume meno e può sembrare più professionale astenendosi dal coinvolgere lo stato civile del destinatario nella questione.

Vale la pena notare che quando si tratta di titoli onorifici ci sono diverse scuole di pensiero; potresti preferire la strada neutrale rispetto al genere, inserendo semplicemente il nome completo del soggetto.

Inoltre, fai attenzione a casi come medici e titolari di dottorato di ricerca: molti ti diranno che hanno lavorato duramente per le loro credenziali e apprezzeranno essere riconosciuti come il Dr.

Vuoi fare una buona impressione, dopotutto.

8 Metti due punti o una virgola.

Questo dipende da te. Mentre la virgola alla fine del tuo saluto fa bene il lavoro, alcuni sostengono che i due punti sembrino più sofisticati.

9 Se condividi questa lettera online, considera di salvarla come PDF.

Non è certo un problema se hai intenzione di stampare la tua lettera su un foglio di carta, ma nel 2017 molte lettere formali finiscono come file che vorticano nell'etere da un computer all'altro e quando arrivano su uno schermo alieno con traballante impostazioni, la loro formattazione è tragicamente distrutta.

Inoltre, immagina qualcuno che stampa la tua lettera, formattazione rovinata e tutto il resto, in viaggio verso una riunione per discuterne con i colleghi. La mortificazione.

Un modo per preservare l'indirizzo ordinato della tua lettera in transito è salvare il tuo file come PDF, in modo che il tuo lavoro arrivi in ​​modo leggibile intatto.

Con la tua lettera indirizzata in modo chiaro, sei sulla buona strada per corrispondere come un professionista della vecchia scuola. Grammarly ha anche molti altri suggerimenti su come portare la tua lettera di fantasia per un atterraggio.