Come terminare un'e-mail in modo professionale: le migliori firme e-mail da utilizzare e chiusure da evitare

Capire come terminare un'e-mail in modo professionale può richiedere molto tempo in quanto non esiste una soluzione valida per tutti. "Migliore" è noioso? Sto esagerando con "Cordiali saluti"? Lasciare il segno di uscita risolverà il problema, giusto? Ci siamo stati tutti.

D'altra parte, ignorare la chiusura dell'e-mail è come far cadere la palla prima della linea di porta. È letteralmente l'ultima cosa che il destinatario legge prima di prendere una decisione sulla sua risposta. Tuttavia, i finali delle e-mail vengono troppo spesso trattati come un ripensamento, non importa quanto sia importante il messaggio. Ecco perché è giunto il momento di conoscere diversi modi per terminare un'e-mail.

Il modo migliore per firmare un'e-mail dipende sempre dal destinatario, dal tuo rapporto con loro e dal tuo messaggio. Quindi, la sfida è scegliere il finale dell'e-mail che abbia il tono giusto dato il contesto. Per aiutare, evidenzieremo esempi di cancellazioni e-mail professionali da formali a amichevoli e segnaleremo chiusure e-mail che dovresti evitare. Quando hai finito di leggere, hai imparato tutti i modi per firmare un'e-mail che devi conoscere. Quindi vuoi sapere come terminare un'e-mail? Iniziamo!

Perché l'utilizzo di chiusure e-mail professionali è importante

Quando parli con qualcuno faccia a faccia o al telefono, sicuramente non ti allontani o riattacchi senza dire una parola, giusto? Dovresti avvicinarti alla fine della tua e-mail allo stesso modo in cui concluderai qualsiasi conversazione. Che si tratti di un nuovo contatto a un evento di networking, un incontro Zoom con un socio in affari o il tuo manager, vuoi sempre lasciare una buona impressione.

Allora, cosa dici alla fine di un'e-mail? La fine di un'e-mail professionale dovrebbe essere composta da tre parti.

1. Annullamento

Una parola o una frase come "Saluti" che segnala che la tua email finisce: la migliore dipende dal contesto.

2. Il tuo nome

‍ Il tuo nome completo per identificarti ed evitare qualsiasi confusione: se sei in base al nome del destinatario, puoi omettere il cognome.

3. Firma

Il titolo, l'azienda e le informazioni di contatto come numero di telefono, sito Web e indirizzo per ulteriore identificazione e comunicazioni necessitano di e-mail esterne, spesso omesse dopo il primo messaggio in uno scambio di e-mail in corso.

La funzione di identificazione della fine della tua e-mail è piuttosto semplice, ma il diavolo sono i dettagli. Ciò che può creare o distruggere la tua email è la firma. Scegliere quello che trasmette il tono giusto può avere un impatto significativo sull'impressione che il destinatario ha di te e su quanto presto ti risponderà. Se non del tutto.

Come terminare un'e-mail

Le e-mail professionali sono disponibili in forme e forme e successivamente ti mostreremo come terminare le e-mail senza infrangere la corretta etichetta e-mail.

Firme e-mail per affari formali

Un'e-mail formale viene spesso inviata a qualcuno che non hai mai incontrato prima, una persona che non conosci bene o un destinatario in una posizione di autorità. Al lavoro, la formalità è la strada da percorrere quando si fa una richiesta di lavoro, si comunica con un cliente con cui non si è ancora vicini o si invia un messaggio a un dirigente. In queste e-mail, vuoi sempre essere educato fino alla linea di chiusura. Ecco come terminare un'e-mail un'e-mail formale.

Cordiali saluti

La versione non troppo antiquata di "Cordiali saluti" è una delle firme più formali ed è spesso utilizzata nella corrispondenza professionale, specialmente nelle e-mail che accompagnano le lettere di accompagnamento. ‍

Rispettosamente

Se hai bisogno di rivolgerti a funzionari governativi, questa opzione è qualcosa da tenere in tasca, ma ricorda di riservare "rispettosamente tuo" per il Presidente. ‍

Distinti saluti

L'etichetta suggerisce che se non puoi rivolgerti al destinatario per nome, questa chiusura è l'opzione appropriata da combinare con "Gentile signore" o "Gentile signora" - a meno che tu non sia americano e vai con "Distinti saluti". ‍

Cordiali saluti

Opzione più calda per una prima e-mail a una persona: uno studio ha persino scoperto che l'alternativa più formale di "Cordiali saluti" è il modo perfetto per terminare un'e-mail al lavoro. ‍

Auguri

Nonostante il rischio di innescare associazioni di biglietti d'auguri, augurare il meglio a qualcuno è educato e amichevole allo stesso tempo.

Modi amichevoli per firmare un'e-mail professionale

La maggior parte delle e-mail aziendali si trova nell'inafferrabile via di mezzo tra formale e informale. Questo è esattamente il motivo per cui vuoi sempre valutare le tue opzioni prima di premere "Invia". Nonostante molti luoghi di lavoro tendano a una corrispondenza più casuale al giorno d'oggi, vuoi essere educato, amichevole e professionale nelle e-mail interne, per non parlare quando comunichi con qualcuno al di fuori della tua organizzazione. Allora, cosa posso dire invece dei migliori saluti? Questi sono i modi per terminare un'e-mail

Saluti

Quando non sei ancora del tutto sicuro di quanto sei vicino al destinatario ma non vuoi apparire eccessivamente formale, questa opzione colpisce un mezzo felice nonostante sia leggermente rigida.

Migliore

Chiamalo insipido, lo chiamiamo a prova di errore: non puoi sbagliare con questa o la versione più elegante "Cordiali saluti". Chiudere un'e-mail con "Migliore" quando si firma un'e-mail a un collega o a clienti e fornitori con cui hai già un rapporto di lavoro è sempre una scelta sicura.

Grazie

Un piccolo ringraziamento spesso fa molto, ma assicurati di usarlo solo quando esprimi sinceramente gratitudine per qualcosa che il destinatario ha fatto o rischi di sembrare presuntuoso.

Come sempre

Un vero classico che assicura a qualcuno con cui lavori già da molto tempo è che il tuo rapporto è buono come sempre quando arrivano alla fine della tua email.

Saluti

Quello per dividere le opinioni ma un modo perfettamente accettabile per terminare un'e-mail di lavoro se sei amichevole con il destinatario, specialmente se sei britannico o australiano.

Come non terminare un'e-mail

Per evitare errori di posta elettronica, è altrettanto importante sapere come non terminare le e-mail in quanto è necessario avere le terminazioni e-mail corrette nella tasca posteriore dei pantaloni.

Chiusure email da evitare al lavoro

Anche se i confini tra la nostra vita professionale e personale sono sempre più sfumati e le e-mail di lavoro possono a volte ricomporre i messaggi di testo, alcuni modi per terminare un'e-mail non appartengono a un ufficio. C'è una serie di esempi ovvi, dallo slang a "Love" e "Later" a abbreviazioni confuse. Tuttavia, vogliamo aiutarti a evitare alcune pratiche e linee di chiusura specifiche che comportano un rischio più sfumato di passi falsi dell'e-mail aziendale. Ecco come non terminare un'e-mail.

Stai attento

Una chiusura apparentemente premurosa che tende a provocare la paranoia poiché il destinatario può sentire che sei a conoscenza del pericolo che non è ancora consapevole di se stesso.

Nessuna linea di chiusura

Anche se è solo una parola o una breve frase, lasciare il segno può sembrare freddo o addirittura scortese, tuttavia è consuetudine quando i messaggi iniziano a volare e la catena si allunga.

Grazie in anticipo

Nonostante si sia dimostrato efficace, comporta il rischio di apparire autorizzato, quindi è meglio esprimere la tua gratitudine senza stabilire aspettative.

Buona giornata

È sempre più sicuro tenere separati religione e affari, quindi non rischiare, non importa quanto non spirituale sarebbe il tuo uso di questa approvazione.

Attendiamo un vostro riscontro

Innocuo a prima vista, ma può sembrare passivo-aggressivo e tradursi in domanda, soprattutto se si richiede qualcosa al destinatario.

Anche se la chiusura di un'e-mail è qualcosa che probabilmente scriverai per ultima, merita la stessa attenzione della riga dell'oggetto, del saluto e del corpo della tua e-mail. Per firmare l'e-mail in modo professionale, devi essere consapevole del contesto. La prossima volta che indovini come terminare un'e-mail, valuta se è formale, amichevole o una via di mezzo. Se hai ancora difficoltà a scegliere la fine dell'e-mail corretta, torna su questo post del blog per chiedere aiuto la prossima volta che stai riflettendo sui modi per terminare un'e-mail.