I 10 modi migliori e 10 peggiori per terminare un'e-mail

Hai scritto un'e-mail fantastica. Ha una linea di apertura solida, un messaggio e-mail chiaro e si chiude con un invito all'azione che sicuramente genererà conversioni. Prima di fare clic su "Invia", c'è solo un'ultima cosa da fare: scrivere un'e-mail di conferma efficace.

Che cos'è l'approvazione via e-mail?

La firma di un'e-mail è la sezione finale di un'e-mail. È generalmente composto da una parola o una breve frase seguita dal tuo nome e dalla tua firma professionale. L'approvazione dell'e-mail avviene direttamente dopo la riga di chiusura dell'e-mail e segnala che il messaggio è completo.

Le firme delle e-mail vengono utilizzate praticamente in ogni tipo di e-mail. Costituiscono una parte cruciale della corrispondenza aziendale e, per questo motivo, l'utilizzo di un'appropriata approvazione tramite posta elettronica è una buona etichetta per la posta elettronica.

Cosa dovrebbe includere ogni firma di posta elettronica

Ogni approvazione via e-mail dovrebbe includere quanto segue:

• Un addio
• Una firma
• Informazioni sui contatti

La prima parte della conclusione di un'e-mail, l'addio, è la parola o la frase utilizzata subito prima del nome del mittente. È una parte importante del tono dell'e-mail e può influire sul modo in cui il lettore interpreta l'e-mail. Ecco alcuni esempi di addii via email:

• Distinti saluti
• Sinceramente
• Saluti
• Parliamo presto

Il componente successivo, la firma, è il nome del mittente. Se disponi di una firma e-mail professionale, non è necessario digitare il tuo nome dopo l'addio di un'e-mail. Se non disponi di una firma e-mail, assicurati di includere il tuo nome e tutte le informazioni di contatto pertinenti, come il numero di telefono o l'indirizzo dei social media, in modo che il destinatario possa contattarti tramite un mezzo diverso dall'e-mail, se necessario.

Una firma e-mail è un blocco personalizzato di contenuto che puoi impostare per essere incluso automaticamente in ogni e-mail che invii o solo per destinatari specifici, come persone esterne alla tua organizzazione. Una firma e-mail contiene in genere il tuo nome completo, titolo professionale, numero di telefono ed interno, profilo LinkedIn e indirizzo dell'ufficio e può includere informazioni aggiuntive come una citazione motivazionale o una foto del volto.

Diversi tipi di firme e-mail

Conferma generali delle e-mail

La maggior parte delle e-mail termina con approvazioni generali. Queste sono le brevi dichiarazioni che precedono il nome del mittente e non riguardano nulla di specifico sulla relazione del mittente con il destinatario o sul contenuto dell'e-mail. Possibili approvazioni di questo tipo includono:

• Saluti
• Grazie per il tuo interesse
• Buona giornata/Buon fine settimana

Firme e-mail personalizzate

In alcuni casi, un'approvazione e-mail personalizzata è una scelta migliore rispetto a un'approvazione e-mail generale. Di solito, le frasi di chiusura e-mail personalizzate sono riservate ai destinatari e-mail con cui il mittente ha una relazione esistente, sia personale che professionale. Queste firme sono solitamente una frase e spesso prendono il posto delle frasi di chiusura di un'e-mail. Ecco alcuni esempi:

• Non vedo l'ora di iniziare questo progetto con te
• Grazie mille per questa opportunità
• Grazie per il tuo duro lavoro

Come nel caso dell'approvazione generale di un'e-mail, il nome del mittente viene visualizzato immediatamente dopo l'approvazione personalizzata dell'e-mail.

10 modi migliori per terminare un'e-mail

Firme via e-mail per affari formali

Un'appropriata approvazione fa parte della chiusura di un'e-mail professionale. Questi includono:

1 Cordiali saluti

Questa conclusione tradizionale è una scelta popolare perché conclude un'e-mail con una nota positiva, ma formale.

2 Saluti

Questo, e le sue varianti cordiali saluti, cordiali salutiemigliori saluti, invia un messaggio chiaro e positivo senza allontanarsi dalle linee guida della comunicazione professionale.

3 I migliori auguri

Un po' più socievole rispetto alle voci precedenti, questa firma chiarisce che auguri ogni bene al destinatario.

Utilizza queste frasi di chiusura e-mail per persone esterne alla tua organizzazione, clienti potenziali e attuali, per raggiungere fornitori e altri partner e colleghi se il tuo settore o azienda ha una cultura più formale. Sono ideali anche per le e-mail inviate con domande di lavoro e lettere di accompagnamento.

Firme via e-mail per affari informali

Quando invii email a colleghi con cui hai un rapporto stretto o che svolgi affari meno formali, sono appropriate le seguenti firme email:

4 Saluti

Simile aimigliori saluti,salutiè un modo colloquiale e amichevole per concludere un'e-mail.

5 Abbi cura di te

Questa approvazione comunica che hai una relazione affettuosa, ma non è esagerata.

6 Migliore

È semplice, diretto e si adatta praticamente a qualsiasi email.

Firme via e-mail per gratitudine e richieste

Quando fai una richiesta o dici "grazie" per un favore, un'approvazione, una segnalazione o un'opportunità, puoi rifletterlo nella tua email di approvazione. Esempi di questo tipo di approvazione includono:

7 Grazie

È semplice e va al punto.

8 Apprezzo il tuo [aiuto, input, feedback, ecc.]

Similmente alla voce precedente, questa firma esprime chiaramente la tua gratitudine al destinatario. In un'e-mail di follow-up o di promemoria, questa può essere una strategia utile per garantire una risposta.

Firme via e-mail per conversazioni informali

Negli scambi casuali, le firme personalizzate via e-mail sono più comuni. Tuttavia, ci sono molti segnali generali altrettanto appropriati per le conversazioni informali, come ad esempio:

9 Ci sentiamo presto

Se hai intenzione di parlare presto con il tuo amico, sentiti libero di farglielo sapere!

10 Ci vediamo dopo

Simile a"Parla presto",questa firma conferma che vedrai presto il tuo amico.

10 firme via email da evitare

Poiché l'approvazione di un'e-mail deve fare una buona impressione sul destinatario, ci sono alcune approvazioni che dovresti evitare. Questi includono:

1 In attesa di vostre notizie [Grazie in anticipo]

Questa approvazione può sembrare manipolativa o passivo-aggressiva perché implica una richiesta al destinatario di rispondere.

2 Distinti saluti

Non appartieni veramente al destinatario. Questo non è sincero.

3 —[Nome] o —[Iniziale]

A meno che tu non stia inviando un'e-mail molto breve e informale, omettere la firma può sembrare brusco o imprudente.

4 Love (o una variazione, come XOXO)

A meno che tu non stia scrivendo un'e-mail alla tua dolce metà o a un familiare stretto, questa approvazione è troppo personale.

5 emoji (️)

Sebbene alcune emoji siano accettabili nella comunicazione aziendale, è meglio lasciarle fuori dalla tua approvazione, il che è pensato per una comunicazione più formale e meno ambigua.

6 Distinti saluti

A differenza della voce precedente, questa conclusione è considerata molto formale, al punto da sembrare rigida o distaccata.

7 Buona giornata

In genere è meglio evitare qualsiasi connotazione religiosa nelle e-mail professionali e informali.

8 Buon divertimento

Questo è un altro esempio di approvazione eccessivamente informale che è meglio dirla di persona piuttosto che via e-mail.

9 Spero che abbia senso

Questa approvazione può anche essere considerata passivo-aggressiva, poiché implica che qualsiasi malinteso sia da parte del destinatario, piuttosto che dovuto alle tue capacità di comunicazione.

10 Buona fortuna

Questa approvazione lascia troppo spazio all'interpretazione: implica che il destinatario abbia bisogno di fortuna, che un compito sia troppo difficile, ecc.?

Un'approvazione inappropriata è solo un tipo di errore di posta elettronica che può sminuire il tuo messaggio. Non includere una firma è un passo falso simile.

Domande frequenti sull'approvazione tramite e-mail

Che cos'è l'approvazione via e-mail?

La firma di un'e-mail è una breve riga, in genere una parola o una frase, che precede la firma del mittente. In alcuni casi, i mittenti scrivono firme e-mail personalizzate. Tendono ad essere una frase intera o meno che corrisponda al tono dell'e-mail e che possa includere un invito all'azione.

Cosa dovrebbe includere ogni approvazione?

Ogni firma via e-mail dovrebbe includere:

• Un addio
• Il nome del mittente
• Le informazioni di contatto del mittente

Quali sono i diversi tipi di firme e-mail?

I diversi tipi di firme e-mail sono:

• Conferma generale
• Sign-off personalizzati

Quali sono tre esempi di buone firme via email?

• Distinti saluti
• Sinceramente
• Saluti