13 comuni distrazioni sul lavoro e come combatterle

Che tu lavori in un ufficio affollato o in una casa piena di impegni, c'è molto per distrarti. Oltre a impedirti di portare a termine le cose, le distrazioni possono avere un impatto negativo sui tuoi rapporti di lavoro. Ad esempio, errori negligenti e appuntamenti dimenticati possono danneggiare la tua reputazione agli occhi dei tuoi clienti e colleghi. Non lasciare che succeda a te! Identifichiamo le strategie per combattere tredici comuni distrazioni lavorative.

Tecnologia

Telefono cellulare

Se le distrazioni fossero malattie, il tuo cellulare sarebbe l'organismo ospite che diffonde la peste. Oltre alle telefonate, potresti ricevere messaggi di testo e notifiche. Potresti essere tentato di giocare o controllare i social media. Tuttavia, affrontiamo i fatti. A meno che il tuo cellulare non sia essenziale per il tuo lavoro, nulla ti impedisce di metterlo in silenzio e nasconderlo alla vista durante l'orario di lavoro. In caso di emergenza, i tuoi cari possono raggiungerti sulla rete fissa. Se hai bisogno del tuo cellulare per funzionare, limitati alle funzioni e alle app che riguardano direttamente il tuo lavoro.

Social media e giochi

Alcune persone trovano più facile resistere alla tentazione se si permettono di controllare i social media o giocare durante la pausa pranzo. Avrai un piacere senza sensi di colpa a cui guardare con impazienza e un incentivo in più per tenere il naso sulla mola. Se la tua forza di volontà non lo taglia, blocca le tue deviazioni più irresistibili sul tuo browser web. Puoi anche installare programmi di monitoraggio sui tuoi dispositivi mobili. Mobile Spy registra ciò che fai con il tuo telefono, permettendoti di vedere quanto tempo dedichi (o sprechi) in attività non essenziali.

E-mail

Rispondere rapidamente alle e-mail è un vantaggio nel mondo degli affari. Tuttavia, ogni email non ha la stessa priorità. Elimina o archivia le email che non necessitano di risposta (es. spam, newsletter, ricevute). Invia una risposta immediata alle richieste urgenti e ai grandi clienti. Aggiungi a Speciali o contrassegna come e-mail con priorità inferiore non lette e non relative al lavoro. Una recente funzionalità di Outlook chiamata Posta in arrivo focalizzata potrebbe semplificare l'organizzazione della posta elettronica. La Posta in arrivo in evidenza divide la tua Posta in arrivo in due schede di categoria, visualizzando solo i messaggi importanti nella scheda In evidenza. L'e-mail ordinata nella scheda Altro è nascosta finché non sei pronto per gestirla. Naturalmente, puoi spostare le e-mail da una casella all'altra e il programma dà la priorità alle e-mail dai contatti frequenti.

Le persone

Compagni di lavoro

Come scoraggiare le interruzioni preservando i rapporti amichevoli con i colleghi? Una donna era così sconvolta che ha scritto a Lifehacker.com per un consiglio: “Se sono nel bel mezzo di un'attività o . . . cercando di parlare al telefono. . . , queste persone continuano a venire a socializzare. Mi piacciono . . . quindi non voglio ferire i sentimenti di nessuno, ma come posso fare in modo che smettano di infastidirmi?" Lifehacker ha risposto con alcune grandi idee.

Indossare cuffie con cancellazione del rumore ha un duplice scopo. Anche se non ascolti musica, il che potrebbe distrarre di per sé, sembri inavvicinabile e occupato ai tuoi colleghi. Probabilmente non ti disturberanno a meno che non abbiano una buona ragione. Se qualcuno è così audace da parlarti mentre lo indossi, non toglierlo. Inclinali lontano dalle orecchie per rispondere brevemente prima di sostituirli. Se abbini la tua risposta a un sorriso prima di distogliere lo sguardo, dovrebbero avvertire che la conversazione è finita senza essere offeso. Il secondo vantaggio è che attutiscono il rumore di fondo! Se la tua azienda non li consente, potresti realizzare la stessa illusione con le cuffie del tuo telefono.

Famiglia e amici

Lifehacker.com ha offerto tre suggerimenti a "Cathy non così loquace" che potrebbero indirettamente scoraggiare la tua famiglia e i tuoi amici dal disturbare il tuo tempo di lavoro. (1) Falli fare qualcosa per te. Se il tuo partner chiama più volte per chattare, chiedigli di fare qualcosa per te. “Sono così felice che tu abbia richiamato, mi sono dimenticato di togliere quel carico di vestiti dall'asciugatrice! Puoi farlo per me così le mie magliette non si stropicciano così tanto? Con un po' di fortuna, il tuo partner correrà in tuo soccorso e sarai libero di continuare il tuo progetto. (2) Non farne valere la pena. Se ti chiamano regolarmente al lavoro, potrebbero essere annoiati e cercare di essere intrattenuto dal tuo spirito sarcastico. Invece di fornire divertimento, sii un discorsetto. Risposte poco brillanti potrebbero spingerli a chiedere se c'è qualcosa che non va. Questa è la tua opportunità! Spiega che non c'è niente che non va, ma sei troppo occupato per parlare in questo momento. Chiedi se puoi richiamarli in un momento più conveniente e assicurati di mantenere la tua promessa. Se questa diventa la norma, dovresti essere in grado di interrompere la loro abitudine di chiamare durante l'orario di lavoro.

Clienti

Sbarazzarsi delle interruzioni dei clienti è complicato. Offendili o falli sentire senza valore e hai perso il pane quotidiano. Il modo migliore per gestirlo è far sentire ai clienti che sei impegnato a gestire i loro bisogni. Potresti dire qualcosa del genere: “Ciao Greg. Stavo solo cercando i dati di cui ho bisogno per il tuo progetto, ma posso metterli da parte se hai bisogno di me ora. Altrimenti, puoi chiamarmi e lasciarmi un messaggio sulla mia segreteria telefonica facendomi sapere cosa posso fare per te? Potrebbe decidere che preferirebbe che finissi quello che stai facendo. Potresti anche delegare alcune piccole richieste dei clienti al tuo assistente. "Oh si! Barbara è pronta a occuparsene per te in questo momento!”

Voi

È giusto dare la colpa ad altre persone di tutte le distrazioni? Probabilmente fai la tua giusta dose di procrastinazione per vari motivi

Sognare ad occhi aperti e preoccuparsi

Cosa puoi fare per mantenere la concentrazione mentale? Quando viene visualizzata una preoccupazione o una domanda, prendine nota in modo da poterne occupare in un secondo momento senza che ti preoccupi la mente. Anche la disidratazione può indebolire la tua energia e concentrazione. Tieni una bottiglia d'acqua vicino alla scrivania e bevi un sorso durante il giorno per rimanere idratato.

Sonnolenza

Il colpevole potrebbe essere il tuo pranzo al sacco. I cibi ricchi di grassi e zuccheri possono causare sonnolenza! Secondo quanto riferito, mandorle, salmone e cavolo aumentano l'energia. Imposta l'ora di andare a letto per te stesso e vieta i dispositivi elettronici un'ora prima di quell'ora per dormire bene la notte.

Il tuo spazio di lavoro

Rumore E se non fossero le persone ma l'ambiente di lavoro a distrarti? Non otterrai molto lavoro se ti alzi sempre per regolare il termostato o urli attraverso il muro del cubicolo affinché il tuo vicino abbassi la musica. In questi casi, sono necessarie misure preventive. Indossa gli auricolari con cancellazione del rumore per attutire i brani del tuo compagno di cubicolo. Potresti anche trovare un angolo tranquillo lontano dalla tua scrivania, come una sala riunioni vuota. Se tutto il resto fallisce, porta una macchina per il rumore bianco, un dispositivo progettato per mascherare i rumori sgradevoli con suoni rilassanti o piacevoli. E se un collega chiede di cosa si tratta o perché ce l'hai, la tua spiegazione potrebbe indurli a pensarci due volte la prossima volta che parlano al telefono o ascoltano musica nei cubicoli intorno a te.

Temperatura Abito per lavorare a strati che possono essere rimossi o aggiunti in modo da mantenere una temperatura confortevole. Se è consentito, acquista un riscaldatore d'ambiente personale per il tuo ufficio. La maggior parte dei riscaldatori funge anche da ventilatori, quindi puoi stare fresco anche in estate.

Che tu lavori da remoto o in un ufficio affollato, le distrazioni abbondano. Fortunatamente, puoi evitare, ridurre o addirittura eliminare la maggior parte delle distrazioni. Non lasciare che nulla interrompa la tua missione per applicare questi suggerimenti!