Come formattare un comunicato stampa

Un giornalista può avere 50-100 comunicati stampa sulla scrivania ogni giorno. Se vuoi che la tua storia sia coperta, è importante che il tuo comunicato stampa sia formattato correttamente, quindi è facile da leggere per i giornalisti.

Ma scrivere un comunicato stampa può creare un po' di confusione se non l'hai mai fatto prima. Questo perché il formato dei comunicati stampa include alcuni elementi che non sono inclusi in altri pezzi. Inoltre, l'intero pezzo è strutturato in modo diverso.

Oggi diamo un'occhiata al formato corretto del comunicato stampa in modo che tu possa condividere le tue grandi notizie con il mondo.

L'obiettivo di un comunicato stampa

L'obiettivo di un comunicato stampa è quello di fornire una dichiarazione ufficiale o un annuncio di qualcosa che fa notizia. Inoltre, fornisce ai giornalisti le informazioni di cui hanno bisogno per costruire una storia forte.

Un comunicato stampa può anche essere pubblicato sui siti Web, che può aiutare a migliorare la SEO e aumentare il traffico.

Elementi di un comunicato stampa

Un comunicato stampa è un po' più complicato di altri pezzi scritti. Poiché sono stati scritti tradizionalmente per facilitare la scansione delle informazioni da parte dei giornalisti, ci sono alcuni elementi speciali che dovresti includere durante la formattazione di un comunicato stampa.

Sottotitolo

Il sottotitolo va nell'angolo in alto a sinistra. Include il tuo nome, titolo e informazioni di contatto. Le tue informazioni di contatto sono in genere un numero di telefono, un indirizzo e-mail e un indirizzo postale.

Se stai scrivendo per conto di una grande azienda, potresti voler inserire il nome di un dipartimento invece del tuo nome.

Data di rilascio

Nell'angolo in alto a destra sopra il sottotitolo, dovresti aggiungere la frase "PER RILASCIO IMMEDIATO" in lettere maiuscole se il tuo comunicato stampa è pronto per la distribuzione immediata.

Se vuoi inviare il tuo comunicato stampa prima del tempo in cui vuoi che sia coperto, si chiama rilascio sotto embargo. In questo caso, aggiungi "EMBARGOED FOR RELEASE" insieme alla data e all'ora in cui desideri che la storia venga pubblicata.

Titolo e sottotitolo

Sotto il sottotitolo, dovresti aggiungere il titolo e il sottotitolo (se applicabile).

Il tuo titolo dovrebbe attirare l'attenzione dei lettori. Se stai condividendo il tuo comunicato stampa online, è utile includere le parole chiave nel titolo. Questo può aiutarlo a comparire in più risultati dei motori di ricerca.

Il sottotitolo è facoltativo e può essere posizionato direttamente sotto il titolo. Ti consente di aiutare il tuo lettore a capire un po' di più di cosa tratta il comunicato stampa e incoraggia ulteriori letture.

Sia il titolo che il sottotitolo devono essere in maiuscolo. Ciò significa che tutti i nomi, i pronomi, i verbi e gli avverbi devono essere scritti in maiuscolo.

Luogo timbro e data

Questo mostra la posizione da cui proviene il comunicato stampa. Di solito è una città. Inoltre, dovrebbe includere la data di pubblicazione. Il timbro del luogo e la data devono essere separati dal resto del paragrafo iniziale con un trattino.

Segui questo formato: CITTÀ, ST. (Mese, Giorno, Anno) -.

Capofila

Il paragrafo di apertura offre una rapida panoramica della storia per aiutare i giornalisti a decidere se è adatta al loro pubblico. Il paragrafo principale dovrebbe rispondere a chi, cosa, quando, dove, perché e come.

Cerca di attenerti ai fatti di base ed evita di vendere prodotti e servizi. Dovresti comunque menzionare ciò che rende la storia degna di nota.

Corpo

Il corpo di un comunicato stampa si espande e completa la storia. Fornisce ulteriori dettagli che rendono più facile per i giornalisti coprire la storia. Inoltre, dovrebbe spiegare perché la storia fa notizia.

Quando si scrive il corpo di un comunicato stampa, utilizzare l'approccio a piramide invertita. Ciò significa che i pezzi più importanti vanno all'inizio del comunicato stampa. Quindi, puoi passare a ulteriori informazioni.

Nei paragrafi successivi può essere utile includere citazioni delle parti interessate. Puoi anche utilizzare i punti elenco per le informazioni rilevanti al fine di facilitarne la lettura.

Poiché i comunicati stampa sono spesso condivisi digitalmente, si aprono le porte all'aggiunta di altri elementi. È possibile aggiungere collegamenti ipertestuali o contenuto visivo incorporato. È anche comune includere allegati multimediali ai comunicati stampa digitali.

Nel complesso, dovresti usare brevi paragrafi nel corpo del tuo comunicato stampa. Ciò significa cercare di attenersi a due o quattro frasi in ogni paragrafo. Circa tre o quattro paragrafi dovrebbero essere tutto ciò di cui hai bisogno.

Caldaia

Il boilerplate segue il corpo del tuo comunicato stampa. Dovrebbe descrivere la tua azienda o organizzazione, cosa fa e come aiuta i clienti.

Questa sezione è di solito lunga circa uno o due paragrafi. Fornisce utili informazioni di base ai giornalisti quando scrivono storie.

Altri elementi

Dopo il boilerplate, potresti voler aggiungere una nota finale o un invito all'azione. Questo è un ottimo posto per incoraggiare qualcuno a contattarti se desidera maggiori informazioni. Ad esempio, potresti scrivere "Per ulteriori informazioni, inviare un'e-mail a [nome] all'indirizzo [indirizzo e-mail]".

Una citazione interessante può essere un'utile aggiunta a un comunicato stampa. Questo dà un elemento che può essere condiviso direttamente dai giornalisti. Inoltre, può essere un ottimo modo per condividere uno snippet sul motivo per cui le notizie sono rilevanti per il pubblico.

Scegli una o due cifre chiave da citare. Questo dovrebbe poi essere aggiunto al corpo del comunicato stampa.

È tradizione aggiungere "###" alla fine del comunicato stampa. Tradizionalmente, questo significava che non c'erano più notizie poiché i giornalisti impegnati spesso dovevano leggere rapidamente i comunicati stampa. È ancora molto rispettato fare questo oggi.

Se il tuo comunicato stampa si estende su due pagine, dovresti terminare la prima pagina con "-more-". Entrambi "###" e "-more" dovrebbero essere centrati.

Altri suggerimenti per la formattazione

Oltre agli elementi che devi aggiungere, il formato del comunicato stampa richiede anche alcuni altri dettagli a cui prestare attenzione. Ad esempio, la lunghezza totale del tuo comunicato stampa dovrebbe essere di circa 300-500 parole.

In caso di dubbi su come formattare il testo, assicurati sempre di seguire le linee guida di stile AP. Ciò consentirà ai media di utilizzarlo senza dover modificare nulla.

Il tuo documento dovrebbe utilizzare margini di un pollice attorno all'intero documento. Assicurati di utilizzare uno spazio unico e un carattere aziendale di facile lettura, come Arial o Times New Roman.

Segui questa guida per il formato corretto del comunicato stampa

Scrivere un comunicato stampa può creare un po' di confusione le prime volte. Dopotutto, c'è uno speciale formato di comunicato stampa da seguire e elementi speciali da includere. Ma una volta compreso il formato, sarai in grado di scrivere e inviare un comunicato stampa senza problemi.

Quando sei pronto per rilasciare il tuo comunicato stampa per la distribuzione, effettua l'ordine con eReleases.