6 meravigliosi consigli su come recuperare le e-mail dopo una vacanza

Il terrore della posta in arrivo è reale.

L'ultima volta che ho preso una vacanza, quasi non volevo andarmene per paura di come sarebbe stata la mia casella di posta una volta tornato. (Suggerimento: non è stato bello.) Non c'è niente di più inquietante il tuo primo giorno di ritorno al lavoro che aprire il tuo client di posta elettronica per vedere che hai 1.487 e-mail in attesa.

Ho lavorato in lavori in cui ricevere una raffica di email quotidiane era la norma, il che significava che stare via per una settimana provocava una valanga digitale. Ecco come mi sono preparato e poi ho scavato.

1 Imposta un messaggio fuori sede prima di partire.

Avere un risponditore automatico per le vacanze non ridurrà il numero di persone che ti contattano, ma ridurrà il numero di follow-up che inviano. È anche una buona forma far sapere alle persone quando non sei in grado di rispondere.

Il tuo messaggio fuori sede può essere semplice. Fai sapere alle persone che non sei disponibile, quando tornerai e chi dovrebbero contattare per qualsiasi necessità urgente mentre sei via. Se desideri divertirti un po' di più con il tuo messaggio, ecco alcune opzioni.

2 Elimina prima la pubblicità e altre cose non necessarie.

Quando torno alla mia casella di posta di Gmail per trovare un miliardo di email in attesa, la prima cosa che faccio è eliminare la posta indesiderata. La pubblicità, ovviamente, è la prima ad andare. Ma quando stai cercando di tornare alla posta in arrivo zero, anche le newsletter a cui ti sei iscritto possono intralciarti.

Il sistema di schede di Gmail è utile. Quando i miei messaggi e-mail sono già preordinati, posso scorrere rapidamente le schede social e promozioni ed eliminare la maggior parte di quelle e-mail all'istante selezionandole tutte, scorrendo le righe dell'oggetto per assicurarmi che nulla sembri importante e quindi selezionando l'archivio o eliminare.

3 Utilizzare i filtri per i mittenti con priorità alta.

Probabilmente ci sono alcune persone nel tuo elenco di contatti di cui non vuoi perdere le email. Ho una cartella Gmail chiamata Mittenti prioritari in cui memorizzo i messaggi importanti che richiedono un'azione più immediata.

Puoi usare i filtri per fare in modo che i messaggi vengano ordinati automaticamente in questa cartella, che è quello che faccio quando sono fuori ufficio per un po'. Poi, quando torno, so cosa affrontare per primo.

Puoi anche filtrare retroattivamente spostando i messaggi nella cartella Mittenti prioritari per tenerli al sicuro mentre ordini il resto della tua casella di posta.

4 Creare una cartella di recupero.

Ora che hai ordinato la tua email ad alta priorità in una cartella separata, puoi occuparti del resto . . . rimandandolo. Almeno temporaneamente.

Fissare una casella di posta traboccante il primo giorno di ritorno in ufficio può portare abbastanza stress da annullare gli effetti rilassanti della tua vacanza. Una casella di posta vuota, tuttavia, è una gioia! Questa soluzione può sembrare un imbroglio, ma fidati di me, è un ottimo modo per alleviare la tensione di avere centinaia di e-mail da elaborare e non avere tempo per elaborarle.

Crea una cartella di recupero. E 'così semplice. Puoi nominarlo come preferisci, da "E-mail da elaborare" a "Abbandona tutto, spero che tu entri qui". Quindi, seleziona semplicemente Tutto e sposta l'e-mail delle vacanze nella cartella di recupero. Sarà fuori dalla vista e invece di sentirti come se la tua casella di posta fosse un pozzo senza fondo da cui non emergerai mai, sarai in grado di avventurarti nel tuo magazzino virtuale e smistare quelle e-mail meno importanti ogni volta che hai tempo risparmiare.

È probabile che se hai già ordinato i messaggi di posta elettronica ad alta priorità, nulla nella tua cartella di recupero sarà di fondamentale importanza. Se ti sei perso per sbaglio qualcosa di significativo (ehi, succede al meglio di noi) riceverai sicuramente un'e-mail di follow-up, a quel punto potrai affrontare il problema. Se un'e-mail rimane nella cartella di recupero dopo un mese, è probabilmente sicuro eliminarla o archiviarla.

5 Esercitati con "last in, first out".

A questo punto, la tua casella di posta dovrebbe sembrare leggermente meno opprimente. È ora di occuparsi dei messaggi con priorità più alta. Adottare un approccio "ultimo entrato, primo uscito" può aiutare.

Alcune delle email che hai ricevuto si sono già risolte mentre eri via. Quando leggi prima l'e-mail più recente, puoi capire rapidamente cosa richiede attenzione immediata e cosa puoi filtrare nella tua cartella di recupero per dopo. Quindi inizia a scavare nelle e-mail più recenti che hai ricevuto e ricorda . . .

6 Resistere all'impulso di ritardare le risposte.

Dopo aver identificato le email importanti, rispondi. Come adesso.

Ci siamo stati tutti. Stai fissando un'e-mail che ha assolutamente bisogno di una risposta, tranne per il fatto che ti manca l'energia psichica per affrontarla in questo momento. La tentazione di rimandare questi tipi di email è intensa. Resistere! Le email fastidiose diventano mostri più potenti più a lungo le ignori. Quando inizi a esaminare le tue e-mail urgenti, prometti a te stesso che ti occuperai di ognuna di esse non appena le apri. Ti ringrazierai alla lunga.

Con un po' di accortezza e un po' di organizzazione, puoi evitare che la valanga della tua casella di posta ti seppellisca. Ora, lascia in pace l'e-mail dell'ufficio fino al tuo ritorno e vai a goderti quella vacanza. Te lo sei guadagnato!