7 suggerimenti brillanti su come correggere le e-mail

Quell'errore di battitura o grammatica che hai appena fatto in un'e-mail potrebbe fare una brutta impressione. Potrebbe segnalare la tua mancanza di attenzione ai dettagli. Nel peggiore dei casi, potrebbe farti sembrare meno intelligente, coscienzioso e degno di fiducia.

Sebbene gli errori di battitura delle e-mail accadano a tutti, si verificano meno frequentemente a coloro che impiegano un po' di tempo in più per correggere le bozze. Ecco una guida passo passo infallibile per ottenerlo subito prima di premere invia.

1 Ottieni il nome del tuo contatto corretto.

Hai digitato correttamente il nome e il cognome del tuo contatto? È importante. E, se ne dubiti, pensa all'ultima volta che hai ricevuto un'e-mail da qualcuno che ha sbagliato il tuo nome. Per lo meno, probabilmente hai gemito o alzato gli occhi al cielo. Ci infastidiamo quando le persone scrivono male i nostri nomi perché presumiamo che non si preoccupino abbastanza di noi da prestare attenzione a quel dettaglio di base.

Se non sei sicuro dell'ortografia del nome del tuo contatto, fai una piccola ricerca per vedere se riesci a inventarlo tramite Google o i social media. Se tutto il resto fallisce, usa un saluto generico come "Ciao" che non usa un nome.

2 Controlla il tuo tono.

La tua email suona fredda o concisa? Potrebbe. Spesso, ciò che suona bene nella nostra testa non viene percepito bene nel testo. Quando non ti fermi a rivedere e correggere la tua email prima di inviarla, rischi di essere frainteso.

Il trucco qui è applicare un po' di empatia. Schiarisci le idee e immagina di ricevere la tua email invece di inviarla. Qualcosa che hai scritto suona negativo o addirittura ostile? C'è una grande differenza tra "Non vedo l'ora di chattare con te" e "Aspetterò la tua chiamata". Uno è amichevole e positivo; l'altro suona come se tu dicessi "Farai meglio a chiamare o altro".

3 Assicurati di essere capito.

Assicurati che il tuo destinatario disponga di dettagli sufficienti per capire ciò che hai scritto. Ricorda che tu e il tuo destinatario potreste non avere tutte le stesse informazioni: le cose che capite non sono necessariamente cose che il destinatario saprà. Rileggi la tua email tenendo presente questo e riempi gli spazi vuoti secondo necessità.

4 Verificare la chiarezza.

Assicurati che ciò che hai scritto si legga senza intoppi e trasmetta il tuo significato preciso. Cerca riferimenti pronomi poco chiari.

Scansiona le tue e-mail alla ricerca di parole simili e poi assicurati che il tuo testo trasmetta ciò a cui si riferiscono quelle parole. In caso contrario, riscrivi per sostituire quei pronomi con qualcosa di concreto.

Tieni cosa dopo il keynote? Cosa ha una buona partecipazione?

Meglio. Ma possiamo riscrivere per semplificare la frase ed evitare di ripetere la parola workshop .

Mantieni le tue frasi semplici e dirette. Le e-mail scritte a un livello di lettura di terza elementare hanno tassi di risposta significativamente migliori. Frasi lunghe e complesse e parole grandi possono rendere il tuo testo più difficile da leggere per una persona impegnata che si affretta a leggere le e-mail. Considera il tuo pubblico, tuttavia. Se stai scrivendo a un dottore in sociologia per chiedere un colloquio, vai avanti e usa un linguaggio lussureggiante e una struttura più complessa. Altrimenti, imposta "semplice è meglio" come impostazione predefinita.

5 Fai attenzione alla prolissità.

Parte della semplificazione del testo implica la razionalizzazione. Elimina parole e frasi di riempimento. Sbarazzati degli avverbi e usa i verbi più forti. (Invece di essere incredibilmente felice , prova felicissimo, elettrizzato o estatico . Invece di correre velocemente , che ne dici di correre o di correre ?)

Considera le sei regole di scrittura di George Orwell:

1. Non usare mai una metafora, una similitudine o altre figure retoriche che sei abituato a vedere sulla stampa.
2. Non usare mai una parola lunga dove va bene una breve.
3. Se è possibile ritagliare una parola, tagliala sempre.
4. Non usare mai il passivo dove puoi usare l'attivo.
5. Non usare mai una frase straniera, una parola scientifica o una parola gergale se riesci a pensare a un equivalente inglese di tutti i giorni.
6. Infrangi una di queste regole prima di dire qualcosa di assolutamente barbaro.*

*In merito alla regola n. 6 di Orwell, vedere la nostra regola n. 2.

6 Rileggi con attenzione.

Fino a questo punto, abbiamo parlato di correzione di bozze nei termini più ampi di una modifica evolutiva. Ora, è il momento di scendere al nocciolo della questione e correggere le bozze riga per riga. Hai scritto tutto correttamente? Hai usato gli omonimi propri? (Hai digitato " Ci sto andando al festival" quando volevi digitare They're ?) La tua punteggiatura è giusta?

Un'app come Grammarly ti aiuterà a rilevare e correggere i tuoi errori. Ma tieni presente che è uno strumento per migliorare la tua capacità di correzione di bozze, non sostituire del tutto la necessità di correggere le bozze. Il vantaggio dell'utilizzo di un'app di correzione di bozze è che ogni errore rilevato dall'app ti insegnerà qualcosa sulla tua scrittura e alla fine ti renderà uno scrittore migliore.

7 Sedersi su di esso.

Alcune e-mail hanno bisogno di un po' di tempo per sobbollire, soprattutto se sono sensibili. Diciamo che devi scrivere un'e-mail per segnalare la condotta inappropriata di un collega, o devi redigere una revisione delle prestazioni per qualcuno la cui performance non è stata esattamente stellare. L'emozione può farti scrivere cose di cui poi ti pentirai.

Scrivi la tua e-mail nel tuo elaboratore di testi piuttosto che nel tuo client di posta elettronica, quindi non sei tentato di inviarla impulsivamente prima di averla esaminata approfonditamente. Se riesci a trattenerti per un po', siediti su quell'e-mail per un giorno prima di inviarla. Quando rileggi la tua email alla luce di un nuovo giorno, troverai spesso cose da rivedere, soprattutto in termini di tono e chiarezza.

Per lo meno, assicurati che la funzione di annullamento dell'invio sia abilitata nel tuo client di posta elettronica. (Ecco come farlo in Gmail.) I pochi secondi di tempo che acquisterà dopo aver premuto Invia ti salveranno occasionalmente dall'essere di proprietà di un evidente errore di battitura. Una volta ho ricevuto un'e-mail con l'oggetto "Questo giocattolo di apprendimento ha fatto schifo a mio figlio di gioia!"

Sono abbastanza sicuro che non è quello che intendeva il mittente.