Questi 4 suggerimenti ti faranno risparmiare tempo nelle riunioni

Stanco di riunioni sfocate e improduttive? La riunione media in ufficio è un moderno strumento di tortura, che si trascina per sempre mentre tutti parlano in tondo e il tuo fastidioso collega (sì, ce n'è uno in ogni folla) dirotta la riunione con le sue divagazioni.

Ma non deve essere così. Una riunione ben organizzata durerà una quantità di tempo sopportabile, metterà tutti allineati e sulla stessa pagina e svilupperà chiari passaggi successivi per ciò che stai cercando di ottenere insieme.

Quindi, se sei pronto a smettere di perdere tempo e iniziare a utilizzare le tue riunioni al massimo delle loro potenzialità, ecco quattro suggerimenti su come risparmiare tempo nelle riunioni e massimizzare la tua produttività:

1 Avere sempre un'agenda

Risparmia tempo nelle tue riunioni e porta tutti sulla stessa pagina (letteralmente) creando in anticipo un'agenda per le riunioni.

Assicurati che la tua agenda indichi chiaramente l'obiettivo o gli obiettivi che desideri raggiungere entro la fine della riunione, sia che si tratti di prendere una decisione chiave, di raccogliere idee o di organizzare un piano d'azione.

Invia l'agenda in anticipo in modo che i partecipanti alla riunione abbiano il tempo di porre domande, preparare il materiale e iniziare a pensare alle soluzioni.

Durante la riunione, utilizza l'agenda come tabella di marcia per mantenere la conversazione sull'argomento in modo da poter utilizzare in modo produttivo il tuo tempo e raggiungere i tuoi obiettivi.

2 Nominare un moderatore

Metti fine a discorsi inutili e sconclusionati, dibattiti inutili e piste da coniglio che rubano slancio. Chiedi a un partecipante di fungere da moderatore responsabile di mantenere il gruppo impegnato con l'agenda e di limitare i comportamenti improduttivi.

Un buon moderatore interromperà gentilmente ma fermamente la prolissa filippica di Jorge-from-Marketing e incoraggerà Latifa-from-Design a condividere i suoi pensieri. La voce più forte nella stanza non è necessariamente quella con le idee migliori, quindi è importante per fare spazio ai timidi e agli introversi tra noi che si sentono meno sicuri della condivisione.

Avere un moderatore è utile per guidare il gruppo nel brainstorming o per rimettersi in carreggiata se la conversazione si è bloccata. E soprattutto, un moderatore non solo farà risparmiare tempo durante la riunione, ma potrà anche usare il proprio potere per assicurarsi che la riunione finisca in tempo!

3 Terminare la riunione in tempo

In questo momento potresti pensare che non sia possibile. "Oh sì", dici, "le riunioni finiranno in tempo, quando gli unicorni salteranno di nuovo attraverso le radure boscose!"

Abbi fede: è possibile.

Innanzitutto, pensa in modo critico a quanto tempo deve durare la riunione. Lo standard su molti calendari di pianificazione è di un'ora, ma potrebbero essere necessari solo trenta o quarantacinque minuti per completare tutto. Una riunione più breve può creare un senso di urgenza e concentrazione che incoraggia l'efficienza.

Prova a iniziare la riunione in tempo. Invia un messaggio di promemoria trenta minuti prima dell'orario di partenza e incoraggia le persone ad arrivare con cinque minuti di anticipo in modo che possano prendere un caffè e sistemarsi.

Indicare chiaramente l'ora di fine della riunione nell'invito originale, nel promemoria e all'inizio della riunione. Metti in chiaro che la riunione si concluderà all'ora stabilita e che le conversazioni possono essere proseguite in seguito tramite Slack o e-mail, se necessario.

Imposta un orologio per il conto alla rovescia in modo che tutti possano vedere quanto tempo è rimasto ed essere consapevoli di usarlo in modo efficiente. (Questo può anche rendere ovvio se qualcuno sta perdendo tempo.)

Nella tua agenda, dedica gli ultimi cinque o dieci minuti per discutere i prossimi passi di tutti dopo la riunione. Assicurati di lasciare la riunione con i passaggi dell'azione. Altrimenti, che senso aveva entrare nella stanza in primo luogo? Il moderatore può concludere in modo proattivo la riunione e assicurarsi che ogni persona sappia di quali azioni è responsabile.

E se l'incontro miracolosamente finisce presto, non fate aspettare la gente, lasciate che tutti vadano per la loro strada allegra!

4 Includi solo le persone essenziali

Ami le riunioni affollate in cui tutti hanno un'opinione e nulla può essere deciso? No, non lo fai. Nessuno lo fa.

Si scopre che un ottimo modo per promuovere la produttività e l'uso efficiente del tempo è mantenere piccole le riunioni. Invita solo le persone che svolgono un ruolo fondamentale nello scopo della riunione e hanno un motivo veramente importante per essere presenti.

Potrebbe essere allettante invitare chiunque sia vagamente connesso ("Certo, sarebbe bello che tu ci fossi!"), ma se non sono attori chiave o decisori, probabilmente non possono contribuire molto al incontro. In effetti, potrebbero persino far deragliare.

Quindi mantieni esclusiva la tua lista degli invitati. Meno persone sono nella stanza, maggiore è la responsabilità che tutti si sentono. Prova a tenerlo tra cinque e dieci persone per il processo decisionale e la pianificazione ed espandi quel numero per includere voci aggiuntive se hai bisogno di una sessione di brainstorming.