Come dire di no educatamente – 6 consigli per i professionisti
Pubblicato: 2022-03-22Buffet ha capito bene quando ha affermato che dire di no è ciò che ti rende di successo. Negare piccole richieste apre il tuo programma per dire di sì alle giuste opportunità. Quelli che cambiano la tua carriera e che ti interessano.
Se hai deciso di fare clic su questo articolo, molto probabilmente la tua casella di posta è piena di messaggi di colleghi che ti chiedono di fornire feedback per il loro lavoro, membri del team che vogliono il tuo supporto nel loro nuovo progetto o presentazioni fredde di venditori che ti dicono di saltare in una chiamata con loro.
Ma dire di no può essere difficile perché non vuoi danneggiare la tua reputazione. Nessuno vuole essere il "capo difficile", il "collaboratore inaffidabile" o inavvicinabile. Questo tipo di immagine può danneggiare le tue prospettive di carriera.
Dire di no non deve essere difficile. Ne abbiamo raccolti sei per consentirti di rifiutare una richiesta in modo professionale ed educato. Imparerai come affinare il tuo tono per fare una buona impressione, anche quando devi deludere qualcuno.
Quando dire di no?
Prima di approfondire i suggerimenti, diamo un'occhiata a quando ha senso dire di no. Adam Grant ha dovuto imparare a proprie spese a chi offre supporto e quali offerte sceglie di rifiutare. Lo psicologo americano ha scritto un libro sul sorprendente successo dei donatori: persone che aiutano costantemente gli altri senza vincoli. Dopo che la rivista del New York Times ha pubblicato una storia di copertina sul suo libro Give and Take , la sua casella di posta elettronica si è riempita di richieste da parte di persone che hanno chiesto a Grant ogni tipo di supporto.
Per quanto Grant potesse aver voluto aiutare tutti loro, ha dovuto imparare a proprie spese che non può. Si rese conto che essere un donatore non significava essere un piacere alle persone.
Ogni sì ha il costo di dire no ad altre possibilità, compreso il tempo libero e il relax. Per raggiungere l'equilibrio tra lavoro e vita privata ed essere bravi nel tuo lavoro, devi imparare a dire di no a compiti, progetti e persino opportunità che potrebbero non essere in linea con i tuoi obiettivi a breve e lungo termine.
Quando devi decidere se vuoi dire sì o no a un'opportunità, chiediti: sto chiudendo la porta a qualcosa o sto aprendo la porta a migliori opportunità.
Come rifiutare educatamente – 6 consigli
1. Sii conciso e chiaro
"Se vuoi fare qualcosa, chiedi a una persona impegnata." Questo famoso proverbio mostra come essere un lavoratore reattivo che si occupa facilmente delle attività può portarti ad accumulare richieste nella tua casella di posta. Ecco perché a volte è così importante rifiutare incarichi e opportunità che non sono in cima alla tua lista di priorità.
Se devi dire di no, sii chiaro. Non vuoi che la tua controparte si chieda, soprattutto se il compito da svolgere è sensibile al tempo. Nemmeno prendersi il tempo di sedersi e rifiutare un'e-mail può sembrare sconsiderato e può chiudere la porta a future collaborazioni (vedi suggerimento 4). Ma c'è una differenza tra essere concisi ed essere scortesi.
Purtroppo, al momento non ho tempo per aiutarti con questo progetto.
Spero che troverai qualcun altro che ti supporti.
Cordiali saluti,
Mike
Vedi la differenza? Solo un paio di parole in più, e il tono è molto più rispettoso, pur continuando a dare un chiaro "no". Questo ci porta al secondo consiglio.
2. Uccidili con gentilezza e sii educato
Alcune persone hanno paura di sembrare "maleducate" o "non utili" quando dicono di no. Puoi facilmente ottenere quel tipo di reputazione se rispondi così velocemente e in modo breve da sembrare duro. Ma dire di no può essere grazioso e persino dare il potere di ricevere il tuo messaggio se lo uccidi con gentilezza.
Le persone vogliono sentirsi viste e apprezzate, anche quando devi negare loro la loro richiesta. Quindi lascia che l'altra persona si senta bene con se stessa! Potresti aver sentito parlare di un "sandwich di merda" quando dai un feedback a un dipendente, ma funziona perfettamente anche quando devi dire di no. Un panino di merda funziona semplicemente: inizi con una nota positiva "Sembra un evento interessante"), dici loro il brutto messaggio ("Ma sfortunatamente non potrò partecipare come relatore.") e finisci con gentilezza ("Sono sicuro che avrai comunque una conferenza di successo!")
Alcune formulazioni che vuoi usare per essere gentile ed educato:
- Grazie del pensiero.
- Sembra un grande progetto/evento/idea, ma questo non fa per noi.
- Non ho abbastanza tempo a disposizione per offrirti un aiuto di qualità.
- "Purtroppo" o "purtroppo"
3. Esprimi le tue ragioni, ma senza dare spazio
Potresti voler spiegare all'altra persona perché questo particolare fine settimana o settimana non funziona. Fornire una breve spiegazione può far sapere all'altra persona che non è negligenza ma che semplicemente non sei disponibile. Tuttavia, non devi sentirti obbligato a esporre le tue ragioni se la persona è un acquirente, ovvero qualcuno che ti prende il braccio quando gli dai una mano.
Vuoi mantenere il tuo no il più semplice possibile con gli acquirenti, non dare loro un'apertura per discutere la loro strada nel tuo programma.
Grazie mille per aver pensato a me. Dato il mio attuale carico di lavoro, non sono in grado di svolgere un buon lavoro sul tuo progetto e il mio altro lavoro ne risentirebbe.
Grazie per la comprensione.
Auguri,
Andrea
Nella prima versione, rischi che l'altra persona cerchi di convincerti ad aiutare comunque ("Se questa settimana non funziona, possiamo sempre farlo la prossima settimana."). Al contrario, il secondo chiude chiaramente la porta. Un'altra soluzione semplice è scrivere: "Ti farò sapere quando e se posso". Cambia la dinamica del potere e ti consente di raggiungerli quando hai un'apertura invece di farli bussare alla tua porta ogni giorno.
4. Tenere la porta aperta
A volte devi dire di no, così puoi dire di sì al momento giusto. Ad esempio, potresti dover dire di no a un progetto che non si adatta ai tuoi attuali obiettivi di carriera, in modo da poter dare un sì autorizzato quando il progetto giusto finisce sulla tua scrivania.
Non vuoi bruciare ponti rifiutando un'offerta. Un buon rapporto con la tua rete è fondamentale per accelerare la tua carriera, quindi occasionalmente vuoi tenere la porta aperta quando dici di no. "Non sono disponibile in questo momento" o "Non ho la capacità in questo momento" sono semplici frasi per indicare che sei aperto per un'opportunità simile in futuro.
Usa queste formulazioni con cura perché non vuoi dare all'altra persona false speranze che il tuo no possa alla fine trasformarsi in un sì. Quando il tuo no è flessibile e malleabile, può sembrare inaffidabile o disonesto. Allo stesso tempo, è ragionevole affermare che mentre la risposta potrebbe essere no oggi, le cose potrebbero cambiare in futuro.
5. Indirizzarli a un'alternativa
Un semplice rinvio può essere di grande aiuto per la tua controparte. Presentarli a un'altra persona che può subentrare nel lavoro o che è ancora più adatta al compito può valere la pena prenderti il tuo tempo, specialmente con le persone con cui lavori a lungo termine.
Anche suggerire un'altra volta nel tuo calendario può essere un compromesso su cui puoi essere d'accordo. Se ricevi le stesse richieste ripetutamente, puoi raccogliere un documento con i tuoi riferimenti più comuni (libri, persone, corsi, ecc.) per semplificarti le cose. Se vuoi imparare a connettere due persone, dai un'occhiata al nostro post sul blog "Come presentare due persone tramite e-mail".
6. Comprendere le strategie delle persone
"Quelli invadenti" di solito ottengono ciò che vogliono nella vita. Potresti averlo sperimentato tu stesso: hai assunto il libero professionista che ha fatto il check-in ancora e ancora, non perché fosse migliore ma perché era persistente. Le persone hanno le loro strategie per ottenere ciò che vogliono. Se vuoi evitare di iscriverti a cose che non ti fanno avanzare nella tua carriera o nel tuo business, devi essere consapevole di queste strategie, specialmente quando si tratta di vendite.
Alcune delle strategie più comuni per farti dire di sì:
- Urgenza: "Questa offerta scade a mezzanotte e non tornerà mai più".
- Pressione sociale: "Altre persone hanno donato molto X".
- Offerte gratuite: "Inizia la tua prova gratuita".
Quando li comprendiamo, possiamo anche lasciar andare la nostra risposta istantanea di "beh, in quel caso..." e analizzare ciò che è veramente vantaggioso per noi.
Come dire di no in ogni situazione – 20 frasi
A volte puoi sentirti perso quando pensi a come dire di no. Nel dubbio queste frasi ti aiuteranno a declinare qualsiasi richiesta in modo educato, quindi è bene tenerle in tasca. Oppure aggiungi questo post del blog ai segnalibri.
Rifiutare un'offerta o un invito
- Apprezzo l'offerta/l'invito, ma non posso impegnarmi.
- Sono onorato dell'offerta/inviti, ma non posso.
- Sono lusingato che tu mi abbia considerato, ma sfortunatamente dovrò passare questo tempo.
- Apprezzo l'offerta/l'invito, ma sono completamente prenotato.
- Grazie per aver pensato a me, ma non posso.
Dire di no quando non hai tempo
- Non sono in grado di farlo questa settimana/mese/anno.
- Sto davvero abbassando le mie priorità in questo momento, quindi non posso.
- Ho troppo nel mio piatto in questo momento, solo che non ce la faccio proprio ora.
- Sono alla fine della mia corda in questo momento, quindi devo fare un controllo della pioggia.
- Purtroppo ho qualcos'altro.
Dire di no quando i tuoi interessi non sono allineati
- Non sembra la misura giusta per me.
- Mi dispiace, ma sento che non sarei all'altezza del conto.
- Credo di non essere la persona giusta per questo.
- Non sono sicuro di essere il migliore per questo.
- Sfortunatamente, non è quello che sto cercando.
Dire no senza un motivo preciso
- Vorrei poterlo fare funzionare.
- Sfortunatamente, non è un buon momento.
- Vorrei che fossimo in due, ma non posso.
- Forse un'altra volta.
- Mi dispiace, non posso
Come dire di no educatamente con Flowrite
Siamo onesti qui: ci sono solo così tante ore al giorno e non vuoi sprecarlo con la creazione di e-mail educate ma concise lasciando la porta aperta per future collaborazioni. Sì, puoi utilizzare tutti questi suggerimenti nella tua vita quotidiana, oppure puoi trascorrere il tuo tempo in modo più efficiente facendo ciò che fa davvero avanzare la tua carriera. Ecco come puoi utilizzare Flowrite per rifiutare educatamente una richiesta.
Ti senti più a tuo agio su come dire di no? Ci auguriamo che con questi suggerimenti ed esempi tu sia in grado di rifiutare la richiesta con fiducia. Se pensi che ci siamo persi la parte essenziale del dire di no educatamente, faccelo sapere.