Come avviare un'e-mail formale con esempi

Avviare un'e-mail formale in inglese può essere complicato in quanto comporta il rispetto di alcune regole e convenzioni rigorose. A meno che tu non abbia familiarità con loro, decidere come avviare un'e-mail formale può creare confusione, ma non è necessario.

Questo articolo dettagliato spiegherà come utilizzare i saluti e-mail formali corretti, i saluti e le righe di apertura. Entro la fine di questo post, saprai come iniziare a scrivere un'e-mail formale nella tua vita personale e professionale.

Che cos'è un'e-mail formale?

Le email formali sono quelle scritte nel formato corretto. Le e-mail formali seguono una formula collaudata che tutti i lettori capiranno.

Un'e-mail ben scritta, professionale ed educata può avviare una relazione di successo e produttiva. Al contrario, un'e-mail scritta male può danneggiare le relazioni, confondere e persino turbare i destinatari in alcune circostanze.

Ogni e-mail formale dovrebbe essere composta da:

• Linea tematica
• Un saluto o un saluto
• Copia del corpo
• Cancella la sottoscrizione

Le e-mail formali sono rispettose e utilizzano una terminologia educata per rivolgersi al destinatario. Sono scritti in un formato di semplice comprensione che è chiaro su ciò che vuoi e perché.

La lingua inglese è usata in tutto il mondo dalle aziende, ma ci sono differenze culturali nel modo in cui comunichiamo. Le e-mail formali riducono la probabilità di incomprensioni o comunicazioni errate.

Nella maggior parte dei casi, e-mail scritte male non danneggeranno la tua carriera, afferma Jeff Su nell'Harvard Business Review. Al contrario, "scrivere e-mail professionali influenzerà la tua competenza agli occhi dei tuoi colleghi".

Nella tua vita personale, quando contatti una scuola, ad esempio, vorrai assicurarti che le tue comunicazioni siano chiare, professionali ed educate. In questo contesto, le email formali sono essenziali.

Abbiamo approfondito i dettagli di ciò che rende un'e-mail formale eccezionale nella nostra guida, quindi dai un'occhiata se vuoi saperne di più.

Ora, diamo un'occhiata ad alcuni dei fondamenti di come salutare in un'e-mail formale.

Il modo formale per avviare un'e-mail

Abbiamo già spiegato come avviare un'e-mail professionale nei post precedenti, ma in questo momento approfondiremo le due cose fondamentali che devi sapere quando inizi un'e-mail formale in inglese:

1. Saluto e saluto formale
2. Linee di apertura e-mail formali

Affronteremo entrambe le parti in dettaglio prima di applicarle a una serie di esempi in seguito.

Saluti e saluti formali via e-mail

La prima cosa che devi sapere sul saluto in un'e-mail formale è usare il saluto corretto.

Può sembrare confuso come il modo formale appropriato di salutare nelle e-mail cambia, a seconda che tu conosca o meno la persona a cui stai scrivendo. La prima regola è: se conosci il nome di qualcuno, rivolgiti direttamente alla persona utilizzando il suo nome completo.

In passato, avresti usato quello che viene chiamato un titolo onorifico - un tale Mr e Mrs - con un cognome. Tuttavia, dobbiamo essere consapevoli dei rischi di ciò che Harvard chiama "misgendering".

A meno che non conosciamo con certezza il sesso di qualcuno (e anche nei casi in cui pensiamo di saperlo, non dovremmo mai fare supposizioni), dovremmo evitare di usare termini di genere.

Usa invece il nome completo di una persona, ove possibile. Questo è sia professionale che rispettoso.<

Prendi un esempio di invio di un'e-mail a qualcuno chiamato Robert Johnson.

Invece di dire:

• Caro signor Johnson

Diremmo:

• Caro Roberto Johnson

La domanda su quale saluto sia appropriato per un'e-mail formale si pone regolarmente. Di seguito abbiamo fornito alcuni esempi formali di saluto e-mail che illustrano come salutare in un'e-mail formale. Tuttavia, ti esortiamo anche a usare il tuo giudizio.

Prima di inviare la tua email, dedica del tempo a cercare di identificare la persona a cui stai scrivendo. L'uso del nome completo di una persona può stabilire una connessione più forte rispetto a un approccio formale, come Dear Sir/Madam.

Abbiamo trattato molto di ciò che devi sapere qui, ma per ulteriori approfondimenti su come avviare un'e-mail professionale, leggi il nostro blog dettagliato.

Linee di apertura e-mail formali

Le regole su come indirizzare un destinatario in un'e-mail formale sono relativamente semplici. Tuttavia, quando si tratta di iniziare il corpo di un'e-mail formale, hai maggiore libertà.

Le migliori linee di apertura e-mail formali vanno dritte al punto. Nella maggior parte dei casi, richiedi qualcosa (informazioni, per partecipare a un evento o pagamento); o rispondere formalmente a una richiesta.

Se conosci qualcuno o ci hai parlato in passato, puoi entrare direttamente nei dettagli della tua richiesta.

Alcuni esempi di linee di apertura di e-mail formali adatte includono:

• Vi scrivo per richiedere alcune informazioni alla vostra azienda.
• Ti sto contattando per invitarti al mio evento
• Apprezzo il tuo interesse per la nostra azienda. Allego le informazioni richieste.

Supponi di scrivere a qualcuno con cui non hai mai comunicato prima. In questo caso, è educato spiegare chi sei e perché li stai contattando. Ad esempio, per il lettore è sufficiente affermare semplicemente "mi chiamo XX e ti sto contattando da YY". Questo dice loro rapidamente chi sei e perché stai inviando loro messaggi.

Ecco come può funzionare in pratica:

• Sono il direttore marketing di (nome dell'azienda) e sono interessato a saperne di più sulla tua attività.
• Ti sto contattando da (nome azienda) con alcuni dettagli di nuove offerte esclusive
• Parto (azienda) il 25 settembre e vorrei invitarvi a un evento di partenza che si terrà a (inserire dettagli).
  

Naturalmente, non sei vincolato da queste regole. Tuttavia, seguendoli, non confonderai o sconvolgerai il tuo lettore.

Puoi usare "Spero che tu stia andando bene in un'e-mail formale"? Se conosci la persona, iniziare un'e-mail formale in questo modo non è sbagliato. Se non conosci personalmente l'individuo, è improbabile che raggiunga i risultati desiderati. Può sembrare eccessivamente informale e fuori luogo.

Il nostro consiglio è di andare dritto al punto nella tua e-mail di apertura formale. Spieghiamo di più sulla creazione delle migliori frasi di apertura e-mail in questo post dettagliato del blog.

6 esempi su come avviare un'e-mail formale

Quindi, abbiamo suddiviso il processo su come avviare un'e-mail formale in due passaggi; ora è il momento di metterlo in pratica. Di seguito forniamo sei esempi di come avviare un'e-mail formale. Ogni esempio è accompagnato da una breve spiegazione dei nostri motivi.

In questa sezione, includiamo alcuni esempi specifici su come avviare esempi formali. Copriamo:

• Come avviare un'e-mail formale senza un nome
• Come scegliere un saluto e-mail formale per un destinatario sconosciuto
• Come avviare un'e-mail formale a più destinatari
• Come avviare un'e-mail formale a una scuola
• Come avviare un'e-mail aziendale formale
• Come scegliere l'e-mail di saluto formale per una domanda di lavoro

Questi modelli inclusi qui vengono utilizzati per illustrare come affrontare ogni attività. Ti consigliamo di utilizzarli come base per sviluppare gli approcci che rappresentano al meglio te e la tua attività.

Come avviare un'e-mail formale senza un nome

Abbiamo scritto di quanto sia importante cercare di trovare il nome di una persona quando le invii un'e-mail, quindi ti invitiamo sempre a farlo, se possibile. Tuttavia, è probabile che ci siano momenti in cui ciò è impossibile per qualche motivo.

Alcune guide alla scrittura ti incoraggeranno comunque a usare "Gentile signore/signora" e, sebbene un po' antiquato, va comunque bene farlo se necessario.

Anche se sei libero di usarlo se lo desideri, ti consigliamo di trovare un'alternativa. Puoi fare più ricerche per identificare il destinatario. In caso contrario, ecco alcune altre opzioni:

• Caro (Titolo del lavoro)
• Caro (Dipartimento o squadra)

Avviare un'e-mail formale in inglese è, per fortuna, piuttosto semplice. Ecco un esempio di come avviare un'e-mail formale senza nome.

Come scegliere un saluto e-mail formale per un destinatario sconosciuto

Se stai lottando per identificare il giusto saluto e-mail formale a un destinatario sconosciuto, non sei il solo. Può essere difficile trovare l'approccio giusto su come avviare un'e-mail formale a una persona sconosciuta.

Altre guide di scrittura ti suggeriranno di usare "A chi potrebbe interessare", ma pensiamo che questo non sia solo formale; è un po' troppo esigente per i nostri gusti. Ti consigliamo inoltre di aprire un'e-mail formale con "Ciao" o "Ehi". È un passo troppo avanti nell'altra direzione.

Quindi, come si fa a scegliere un saluto e-mail formale per un destinatario sconosciuto? Ecco un metodo collaudato.

Come avviare un'e-mail formale a più destinatari

È evidente che ci sono regole diverse quando si invia un'e-mail a un gruppo di persone. Ci sono meno regole quando si decide un saluto formale via e-mail a più destinatari. La domanda su come avviare un'e-mail formale a più destinatari dipende da chi sono. Ti consigliamo di scegliere un termine collettivo sicuro.

Se sono colleghi, le linee di saluto e-mail formali accettabili includono:

• Cari colleghi
• cara squadra

Se stai inviando un'e-mail a un indirizzo e-mail generico (come il servizio clienti@), puoi utilizzare:

• Caro team di assistenza clienti

Se invii un'e-mail a un'azienda, puoi semplicemente utilizzare il nome della sua azienda.

• Gentile (nome dell'azienda)

Ecco un esempio infallibile di come avviare un'e-mail formale a un gruppo.

Come avviare un'e-mail formale a una scuola

Se ti stai chiedendo come si avvia una mail a un docente universitario o professore, ecco come fare. L'importante è assicurarsi di utilizzare il titolo onorifico corretto; in questo caso, stiamo inviando un'e-mail a un professore.

Dai un'occhiata a questo esempio per vedere come abbiamo affrontato l'attività.

Come avviare un'e-mail aziendale formale

Nel mondo degli affari, è fondamentale assicurarsi che le tue email siano formattate correttamente e rispettosamente formali. La domanda su come si avvia una lettera commerciale formale è spesso posta da coloro che sono preoccupati di come verranno percepiti.

Il nostro modello di esempio di seguito fornisce un esempio che puoi adattare alle tue circostanze. Puoi trovare informazioni più dettagliate su come creare una richiesta commerciale nella nostra guida approfondita.

Come scegliere l'e-mail di saluto formale per una domanda di lavoro

Quando invii una lettera di presentazione per un lavoro, tradizionalmente usi "Gentile signore/signora". Tuttavia, come abbiamo stabilito, questo potrebbe non essere più appropriato.

In primo luogo, dovresti provare a scoprire chi è il responsabile del reclutamento e utilizzare il suo nome completo. Se non riesci a trovare il loro nome, le seguenti alternative sono tutte accettabili:

• Caro responsabile del reclutamento
• Caro reclutatore
• Gentile (nome dell'azienda)

Ecco un esempio di avvio di un'e-mail formale a un reclutatore.

Avviare un'e-mail formale può essere una sfida per chiunque, ma speriamo di aver semplificato il processo. Il punto chiave di apprendimento è capire come utilizzare i saluti e i saluti formali via e-mail e come creare linee di apertura e-mail formali forti. Speriamo di averti aiutato su come iniziare a scrivere un'e-mail formale. Assicurati di controllare il nostro blog con ulteriori articoli su come scrivere e-mail formali.