Come avviare un'e-mail professionale: i migliori saluti per ogni situazione e saluti da evitare

Ti stai chiedendo come avviare un'e-mail? Non preoccuparti, non sei solo. Può essere sorprendentemente facile pensare troppo al saluto professionale della tua e-mail, specialmente quando non hai molta familiarità con la persona dall'altra parte. Prima ancora di aver affrontato il motivo della tua sensibilizzazione, hai già perso tempo a distrarre se dire "Ehi Tom", "Ciao Mr. Smith" o "Gentile signore".

Quando hai preso una decisione, hai perso la fiducia nello scrivere il messaggio stesso e nel complesso ti ha davvero rallentato. Trovare quel saluto perfetto può davvero toglierti di dosso!

Detto questo, è ancora più sorprendente quante persone non pensino abbastanza ai loro saluti via e-mail. Il modo in cui inizi un'e-mail dà il tono a tutto ciò che segue e influisce sulla prima impressione così importante che una persona ha di te come professionista.

Ecco perché abbiamo delineato ogni passaggio, scenario e circostanza a cui dovrai pensare quando inizi qualsiasi tipo di email professionale. Ecco i modi migliori per iniziare quella conversazione professionale e alcune delle cose più cruciali da evitare quando lo fai.

Per renderlo super utile, elencheremo esempi di buoni modi per iniziare un'e-mail professionale, oltre a sottolineare cosa non fare quando salutiamo qualcuno in modo professionale.

Perché è importante comprendere i saluti e-mail professionali?

In teoria, iniziare un'e-mail dovrebbe essere la parte più semplice dello scambio! "Ciao" è una delle prime cose che impariamo nella nostra lingua madre. Eppure, così spesso, quando salutiamo qualcuno in un contesto professionale, *davvero* ci sbagliamo. Salutiamo tutti e tutto - autisti di autobus, persone nell'ascensore, un simpatico cane - quindi cosa manca quando siamo seduti dietro lo schermo di un computer?

La risposta è capire i contesti di lavoro. È fondamentale per navigare correttamente quale saluto usare quando, dove e con chi: nessuno vuole impostare il tono sbagliato prima ancora di arrivare al messaggio principale. Naturalmente, vuoi fare una buona prima impressione. Sbagliare può costarti alla persona il rispetto, la risposta o persino la lettura della tua e-mail. Ad esempio, quando i team delle risorse umane esaminano una montagna di domande di lavoro, quella primissima frase può danneggiare seriamente le tue possibilità di un colloquio se non sembri sufficientemente capace di dire "ciao".

Ecco alcune cose da considerare quando si saluta professionalmente qualcuno. ‍

Che tono devi impostare?

‍ La comunicazione di persona ci consente di osservare segnali audio, visivi e fisici che la comunicazione scritta non fa. Pensa all'ambiente e al sentimento come se stessi consegnando le informazioni della tua e-mail di persona, quindi rimuovi questi segnali. Il tono della tua e-mail è il modo in cui il carattere della tua attività si manifesta con le tue parole, illustrando la tua prospettiva emotiva senza questi altri utili spunti. ‍

Come vuoi essere percepito? ‍

Come accennato, la vita è generalmente più facile quando facciamo una buona prima impressione. Quindi, iniziando la tua corrispondenza in modo appropriato, dimostri in poche parole la tua facilità, competenza e competenza professionale. Suona bene, vero?

Uno studio della rivista Social Psychological and Personality Science offre un confronto con la comunicazione di persona "Le prime impressioni sono fortemente influenzate da espressioni emotive come i sorrisi. Nel contatto faccia a faccia, gli individui sorridenti sono percepiti come più cordiali e competenti rispetto alle persone non sorridenti.

Tienilo a mente mentre ti immergi nel mondo delle comunicazioni sul posto di lavoro e ti manterrà dritto e ristretto quando scegli il saluto perfetto per e-mail. ‍

Questa persona continuerà a leggere la tua email?

Ci sono molte ricerche sulla probabilità generale che un'e-mail riceva risposta nelle corrispondenze quotidiane. Spesso sono le cose semplici che vanno lontano, come le buone maniere: "Le e-mail dal lato più educato ottengono tassi di risposta più elevati", afferma Mai-Chi Vu, designer di prodotti di Boomerang.

In un'epoca in cui gli esseri umani hanno tempi di attenzione più brevi che mai, i livelli di cortesia fanno davvero molto. Considerazioni di base come scrivere correttamente il nome di qualcuno, rispecchiare il saluto che hanno usato, riconoscere il tono dell'interazione nella tua risposta fanno molto per assicurarti di non offendere o alienare il destinatario.

Pensando a come inizi la tua corrispondenza, eviti di iniziare con il piede sbagliato, risparmiando tempo e il potenziale imbarazzo di essere completamente ignorato. ‍

Quindi chiedi, come avviare un'e-mail? Esaminiamo alcuni scenari ed esempi di cui devi essere a conoscenza.

Saluti e-mail formali per e-mail professionali

Prima di tutto, possiamo dividere il regno delle comunicazioni professionali nello spettro "cosa è più formale e cosa è più amichevole". Come evidenziato in come terminare un'e-mail in modo professionale, la maggior parte delle e-mail aziendali si trova nell'inafferrabile via di mezzo tra formale e informale. Quindi, è importante mettere in pausa e rivedere ciò che hai scritto prima di premere "Invia". Ecco le nostre scelte migliori.

1. Ciao <Nome>

È così semplice. In caso di dubbio, mantienilo diretto e amichevole, e letteralmente non puoi sbagliare.

2. Ciao <Nome>

Sì, ancora una volta, non pensarci troppo. I sondaggi mostrano che semplice ed educato senza esagerare è sempre vincente.

3. Caro <Nome>

Questo può sembrare un po' innaturale. Tuttavia, ci sono sicuramente ancora scenari in cui questo saluto professionale è il più appropriato. Soprattutto quando ci si rivolge a un'istituzione più antiquata oa un rappresentante tradizionale come un funzionario del governo. Può anche essere un bel tocco quando fai domanda per un lavoro se conosci il nome della persona. Come regola pratica, quando si contatta qualcuno per la prima volta, utilizzare la Gentile Signora/Sig.ra/Sig. <Cognome> – se sei in base al nome, sentiti libero di usarlo.

Modi amichevoli per iniziare un'e-mail professionale

Ci sono molti casi in cui il contesto dell'e-mail non è così formale o in cui è appropriato un tocco amichevole. Forse è una mail interna ai colleghi o con un cliente a lungo termine. Puoi rilassarti un po' e anche mantenere le cose belle e competenti. A volte è un ottimo equilibrio. Mentre molti luoghi di lavoro tendono ad essere più casual in questi giorni, mantieni i tuoi principi di base di educato, amichevole e professionale in primo piano.

1. Ciao <Nome>

Ci hai sentito quando abbiamo detto che questa opzione è sempre vincente, giusto? Grande. Una volta che sei in rapporti amichevoli con il destinatario, non devi pensare troppo al saluto: puoi andare dritto al punto dell'e-mail mantenendo un comportamento amichevole e professionale.

2. Ciao

Quando non conosci il nome del destinatario o la sua ortografia, questo è il modo più sicuro per indirizzare un'e-mail professionale senza sembrare troppo formale o indiretto.

3. Buongiorno/pomeriggio/sera

Questo può aggiungere un tocco amichevole, disinvolto, ma comunque educato al tuo saluto e-mail. È sicuramente per un uso occasionale piuttosto che coerente, però. Inutile dire che se sono in gioco fusi orari diversi, dovresti usare questo saluto con saggezza.

4. Ehi <Nome>

Stai attento con questo. Ci sono casi da fare a favore e contro "Hey", ma il feedback mostra che questo dovrebbe essere utilizzato solo se hai un rapporto, ad esempio, con amici o colleghi di lavoro stretti.

Quando rispondi a qualcuno, puoi rispecchiare il tono del destinatario e scegliere di aprire la tua e-mail con un saluto simile o un'alternativa che corrisponda al livello di formalità e familiarità: il principio alcuni si applica anche alla scelta della corretta approvazione dell'e-mail.

E-mail di saluto da evitare al lavoro

1. A chi può interessare

Molte fonti dicono semplicemente di non usare questo. In un sondaggio condotto su quasi 2.000 persone, il 37% degli intervistati ha trovato questo saluto il *peggiore* modo per iniziare un'e-mail professionale. È stato descritto come fastidioso, vago, inappropriato, datato e l'elenco potrebbe continuare. Senza dubbio, ha il punto 1 su come non iniziare un'e-mail. Convinto? Noi siamo.

2. Ehi

In genere è meglio evitarlo se non sei sicuro di come, dove e quando usare "Ehi". Come accennato in precedenza, c'è un tempo e un luogo per questo, ma non vale la pena rischiare di sembrare troppo informale.

3. Saluti

Le migliori pratiche suggeriscono che questo è obsoleto. Ora ci sono modi più adatti per rivolgersi a un gruppo di destinatari sconosciuti, come il preferito "Ciao" o "Ciao a tutti". Non è il più grande passo falso, ma cerca di attenerti ai vincitori convalidati.

4. Felice <giorno>!

Questo divide un po' le masse. Nel complesso, conoscere il tuo pubblico è fondamentale qui. Mentre molti rapporti affermano che questo sembra immaturo e non professionale, forse internamente, la cultura della tua azienda abbraccia questo stile di saluto.

5. Nessun saluto

Un grande no-no. Potresti essere sul punto di ricevere un'e-mail di non saluto, ma principalmente questo strofina le persone nel modo sbagliato, quindi questo è un comportamento da non rispecchiare.

6. Faccina o emoji

È complicato per molti poiché le emoticon e gli emoji sono ampiamente utilizzati in molti più canali di comunicazione visiva per esprimere al di fuori della parola scritta. Sfortunatamente, non è ancora universalmente considerato abbastanza professionale per l'uso sul posto di lavoro, quindi è meglio lasciarli fuori dalle tue e-mail in tutti i contesti... :(

7. Nome errato

Questo è così evitabile, quindi presta attenzione quando scrivi il tuo saluto. Ricontrolla questo prima di premere invio e sarai al sicuro. Se non sei davvero sicuro dell'ortografia, un piccolo copia e incolla della loro approvazione o dell'indirizzo e-mail dovrebbe davvero tranquillizzarti.

Come affrontare diversi scenari con facilità

I saluti e-mail professionali sono uno spazio che copre un'ampia gamma di contesti e scenari. Ecco alcune altre situazioni di esempio per assicurarti di sentirti veramente sicuro in tutte le tue comunicazioni e-mail.

Decidi a chi stai inviando un'e-mail

Conosci questa persona? È la prima volta che scrivi? Sono esterni o interni alla tua azienda? Tieni a mente tutto questo mentre scegli l'e-mail di saluto perfetta. Quindi puoi decidere se si tratta di un'interazione professionale più formale o amichevole.

Il nostro post sul blog sulla scrittura di un'e-mail fredda è un'ottima guida passo passo su questo tipo di sensibilizzazione.

Questo è un seguito?

Stai cercando di chiedere una risposta o cercare una risposta su qualcosa di importante? Dai un'occhiata ai nostri suggerimenti sulle e-mail di follow-up delle vendite che aiutano a trovare il modo perfetto per ottenere quella risposta tanto necessaria, rimanendo allo stesso tempo piacevoli, educati e professionali. Se non sei abituato a dare seguito alle tue e-mail, abbiamo anche creato una guida completa su come scrivere un'e-mail di follow-up senza risposta.

Introduzioni

Questo diventa più facile con la pratica, ma è sicuramente difficile di cui sentirsi sicuri. Trova uno stile morbido che ti sembri naturale spuntando anche tutte le caselle che abbiamo delineato qui. Trovare il tempo per leggere questo pezzo su Come presentare due persone tramite e-mail dovrebbe essere un gioco da ragazzi.

Saluti di gruppo

Buone notizie! Tutte le indicazioni di cui sopra possono essere applicate quando ci si rivolge a più destinatari. Gli stessi principi, solo che non includono i nomi individuali. Lavora con "Ciao a tutti", "Ciao a tutti" o "Ciao a tutti" e così via.

Se si tratta di una situazione in cui ci sono 2-3 persone nel thread, puoi sicuramente indirizzarle per nome con "Ciao Nome 1, Nome 2, Nome 3", ma generalmente non consigliamo di continuare questo sopra 3 persone.

Conclusione

In un rapporto del 2020, il 73% delle persone ha affermato che l'e-mail è il metodo di comunicazione preferito al lavoro. Per quanto gli esseri umani siano diventati evoluti nell'interazione e nella comunicazione, c'è senza dubbio molto rispetto da pagare ancora per il mondo della posta elettronica! La cosa fantastica è che hai fatto il primo passo verso questo leggendo i saluti e-mail professionali in questo post del blog.

Ricordiamoci i punti chiave da asporto.

1. Non sottovalutare l'importanza delle prime impressioni.

Inchiodare questo rende tutto ciò che viene dopo più facile.

2. In caso di dubbio, inclinarsi verso l'estremità formale dello spettro.

La gentilezza si è rivelata un classico per una ragione. Finché non entri nel territorio della grandezza, questa è una misura di sicurezza per le tue e-mail professionali.

3. Leggi la stanza

Prendi in considerazione ciò che hai imparato in questo post del blog e assicurati di conoscere il tuo pubblico. Le comunicazioni dei destinatari sono sempre un indicatore utile, quindi non esitare a rispecchiare il loro tono di voce.

E il gioco è fatto! Ora dovresti sentirti completamente sicuro di iniziare un'e-mail professionale e conquistare tutte le tue corrispondenze sul posto di lavoro. Per continuare questa serie di perfezionamenti, perché non imparare a terminare un'e-mail in modo professionale?