6 modi per avviare un'e-mail e 6 per evitare

Le caselle di posta sono inondate di e-mail in entrata e in uscita per tutto il giorno. Secondo Campaign Monitor, una piattaforma di email marketing, la persona media invia e riceve 121 email aziendali e di consumatori al giorno . Tuttavia, non tutti questi messaggi vengono letti o letti dall'inizio alla fine.

Per catturare l'attenzione del destinatario , dovrai creare un saluto mirato e una frase di apertura. Ecco di più su come avviare un'e-mail in modo professionale ed efficace.

Perché le presentazioni e-mail coinvolgenti sono importanti

Una forte introduzione via e-mail incoraggia il tuo lettore a continuare a scansionare il corpo del tuo messaggio. Le migliori e-mail hanno un saluto accattivante e una frase di apertura che assicura l'interesse e il consenso del destinatario. Idealmente, un'introduzione accattivante alla fine porta i lettori ad agire.

Una frase di apertura e-mail ponderata è utile quando si chiede ai destinatari di:

• Fare clic su un collegamento
• Rispondi a una domanda
• Partecipa a un sondaggio
• Fornire ulteriore chiarezza
• Rivedere un documento o altre informazioni
• Fornire supporto relativo alle attività commerciali
• RSVP

Un'avvincente apertura dà il tono al messaggio. Può anche invogliare i destinatari a dedicare più tempo al messaggio e aiutare la tua e-mail a evitare il temuto "cestino".

6 modi efficaci per iniziare un'e-mail

Di seguito è riportato un elenco di saluti e-mail e frasi di apertura che tengono i destinatari e il loro tempo al primo posto.

Saluti appropriati

1 Caro [Nome]

Questa e-mail di saluto è un saluto appropriato per la corrispondenza e-mail formale. Viene in genere utilizzato nelle lettere di presentazione, nelle lettere commerciali ufficiali e in altre comunicazioni quando si desidera trasmettere rispetto per il destinatario.

Sebbene titoli onorifici come "Mr." e "Signora". sono stati una volta accettati, rischiano di equivocare o di assumere erroneamente lo stato civile del lettore. Invece, usa "Caro Sam" o "Caro Sam Barney".

2 Ciao o ciao

Per quanto riguarda i saluti via e-mail, un "Ciao" informale seguito da una virgola è perfettamente accettabile nella maggior parte dei messaggi relativi al lavoro. Se preferisci un tono leggermente più formale, considera il saluto "Ciao".

Sebbene questo sia considerato un saluto informale, trasmette anche un tono diretto e amichevole.

3 Ciao a tutti, Ciao team o Ciao [nome reparto] team

Quando scrivi un messaggio di posta elettronica a due o più persone, hai alcune opzioni. "Ciao a tutti", "Ciao team" o "Ciao team [nome reparto]" sono modi informali ma professionali per salutare un gruppo di persone.

Evitano anche indirizzi specifici di genere a un gruppo, come "Ciao ragazzi", "Ciao donne" o "Signori", che potrebbero non descrivere accuratamente i destinatari.

Frasi di apertura e-mail coinvolgenti

4 Spero che la tua settimana stia andando bene o spero che tu abbia passato un bel weekend

Queste sono frasi di apertura delle e-mail efficaci perché riconoscono prima il tuo lettore e aiutano a costruire un rapporto con un collega che già conosci o con il quale desideri sviluppare un rapporto di lavoro amichevole.

5 Mi sto contattando per . . .

Iniziando un'email con "Sto contattando per . . . ” è gentile e diretto e chiarisce lo scopo dell'e-mail. Con centinaia di corrispondenze e-mail trasmesse in un solo giorno lavorativo, questo approccio dimostra che sei coscienzioso riguardo al tempo del destinatario andando dritto al punto.

Dichiarare le tue intenzioni evita anche errori di comunicazione o confusione su ciò di cui hai bisogno da parte del lettore.

6 Grazie per. . .

Esprimere gratitudine è un altro modo per mettere il lettore al primo posto. Se l'e-mail che stai scrivendo è in risposta a un'e-mail o a un'azione del destinatario, riconoscerlo all'inizio si basa sul cameratismo sul posto di lavoro.

6 modi per non iniziare un'e-mail

I saluti e le frasi iniziali di seguito hanno un tono rigido e, in alcuni casi, suggeriscono un approccio negligente. Se il tuo obiettivo è sembrare genuino e premuroso, allora è meglio evitare queste frasi.

Saluti da evitare

1 A chi può interessare

Anche se "A chi può interessare" sembra un saluto professionale, è impersonale e abusato. Suggerisce che non ti interessava confermare chi è il tuo destinatario o se il tuo messaggio lo riguarda.

Questo vale anche per l'e-mail di saluto "Gentile signore o signora". In questo caso, il saluto binario di genere è datato e potrebbe essere considerato non inclusivo.

2 Ciao [nome errato]

Quando utilizzi il nome del destinatario in un saluto e-mail, conferma di aver utilizzato l'ortografia corretta. Si verificano errori di battitura, ma l'errore di ortografia del nome di una persona segnala che non hai scritto il messaggio con cura o attenzione ai dettagli.

3 Gentile [INSERIRE QUI IL NOME]

Dovrebbe essere evitato l'errore di ortografia del nome di un destinatario in un messaggio di saluto e-mail, così come un altro passo falso per il saluto: dimenticare completamente di inserire il proprio nome in un modello prescritto.

L'utilizzo di un modello di email senza alcuna personalizzazione nella speranza di catturare il lettore sarà probabilmente inefficace. Se è necessario utilizzare un messaggio basato su modelli per motivi di efficienza, ricontrolla sempre di aver modificato eventuali segnaposto nel saluto con il nome del destinatario digitato correttamente.

Frasi di apertura da evitare

4 Puoi farmi un favore?

Quando non conosci il destinatario e gli invii un'e-mail per la prima volta, una frase di apertura come "Puoi farmi un favore?" può sembrare brusco e ha un tono egoistico.

Invece, considera una frase di apertura di un'e-mail che spieghi in modo conciso il problema che speri di risolvere con il loro aiuto, ad esempio "Sto contattando per . . . "

5 So che sei occupato, ma . . .

Questa introduzione e-mail, nella migliore delle ipotesi, presuppone che il tempo del lettore sia prezioso. Nel peggiore dei casi, suggerisce che sei consapevole di questo fatto, ma meriti comunque la loro attenzione.

Indipendentemente dal tuo rapporto con il lettore, evita questa frase introduttiva e spiega invece brevemente perché gli stai inviando messaggi.

6 Mi presento

Questo apri e-mail viene in genere utilizzato quando si invia un'e-mail a un destinatario per la prima volta. Iniziare un'e-mail con "Lasciami presentarmi" è come raccontare la tua introduzione. Lo diresti ad alta voce a qualcuno? Suona dichiarativo, ma alla fine fa perdere tempo. Invece, vai al sodo.

Suggerimenti aggiuntivi per un'introduzione e-mail coinvolgente

• Conosci il tuo pubblico. Il saluto e-mail e la frase di apertura del tuo messaggio dovrebbero riflettere il rapporto che hai con il pubblico. Considera se stai scrivendo per un cliente, un dirigente di C-suite, un conoscente professionale o un collega stretto.
• Rendi chiaro il tuo scopo. Quando lo scopo della tua email non è chiaro, può lasciare il lettore confuso o frustrato. Per evitare di perdere questo fattore critico, prova a incorporare lo scopo della tua email nella frase di apertura.
• Usa uno strumento online. Trovare il tono giusto per il tuo pubblico e l'azione che alla fine vuoi che facciano può essere difficile. Il rilevatore di toni di Grammarly può aiutarti a individuare le aree che non soddisfano il tono previsto.