Come scrivere un'e-mail aziendale con 10 esempi di e-mail aziendali

Ti stai chiedendo come scrivere un'e-mail aziendale? Bene, sei nel posto giusto. Entro la fine di questo blog, saprai come inviare un'e-mail aziendale in qualsiasi situazione e avrai migliorato le tue capacità complessive di comunicazione aziendale.

I nostri esempi di e-mail aziendali ti mostreranno come avviare e terminare un'e-mail aziendale, consegnare il tuo messaggio nel formato e-mail aziendale e ottenere ciò che desideri in definitiva: una risposta alla tua e-mail. I vari esempi di scrittura di e-mail aziendali che trattiamo ti insegneranno frasi e-mail aziendali e altri suggerimenti per la comunicazione aziendale ti aiuteranno a gestire qualsiasi situazione secondo l'etichetta e-mail. I vari esempi di email aziendali che analizziamo illustreranno come presentare la tua attività in un'email, come chiedere scusa, come ringraziare, come dire "mi dispiace" e come dire di no educatamente in un'azienda e-mail, nonché come scrivere un'e-mail aziendale con allegati.

Ultimo ma non meno importante, ti presenteremo i modelli di e-mail aziendali di Flowrite che ti aiuteranno a potenziare le tue e-mail e messaggi aziendali. Pronto per iniziare?

Che cos'è un'e-mail aziendale?

La posta elettronica aziendale è uno strumento di comunicazione essenziale con i dipendenti e le organizzazioni esterne, inclusi clienti, abbonati e parti interessate. Oltre a condividere informazioni e aggiornamenti, le e-mail aziendali possono essere utilizzate per commercializzare prodotti, gestire i reclami, supportare i clienti e coinvolgere i fornitori. In parole povere, un'e-mail aziendale è la linfa vitale di qualsiasi azienda moderna. Le e-mail aziendali sono in genere brevi, educate e scritte con uno scopo chiaro. Tuttavia, le e-mail aziendali non devono essere noiose. Se scritta correttamente, un'e-mail aziendale efficace può informare, coinvolgere e ispirare qualsiasi lettore.

Come scrivere un'e-mail aziendale

Il cablaggio di un'e-mail aziendale eccezionale richiede un piccolo processo e un po' di psicologia. Innanzitutto, dovrai capire come formattare un'e-mail aziendale, includendo un ottimo oggetto, un saluto appropriato, una copia del corpo e un finale. Ma più di questo, devi andare oltre la fornitura di informazioni e anche fornire una piccola ispirazione.

Ogni e-mail è un'interruzione, affermano i ricercatori. Stai chiedendo a qualcuno di leggere la tua email, quindi deve avere valore. La tua email deve avere uno scopo e dichiararlo in modo chiaro e rapido. Non perdere tempo o parole per arrivare al punto, sii chiaro sul motivo per cui stai messaggiando e cosa vuoi, afferma Jeff Su nell'Harvard Business Review.

Riceviamo tutti centinaia di e-mail al giorno, quindi devi lavorare sodo per evitare ciò che gli accademici descrivono come "realizzazioni standardizzate, vaghe e impersonali di mosse interpersonali". La nostra traduzione: personalizza le tue email e mantienile interessanti, o rischi di perdere l'attenzione dei lettori.

Formato email aziendale

Le basi su come scrivere un formato e-mail aziendale dovrebbero essere familiari a chiunque online. Il tipico formato di posta elettronica aziendale formale ha cinque parti principali, tra cui:

1. Linea tematica
2. Saluto formale
3. Copia del corpo
4. Frase di chiusura
5. Firma
   

Comprendere il formato di scrittura dell'e-mail aziendale consente di abbozzare, strutturare rapidamente e scrivere un'e-mail aziendale da zero in pochi minuti.

Abbiamo trattato le parti principali dei saluti e dei finali e-mail professionali in altri post, quindi saremo brevi qui. Invece, approfondiremo più in dettaglio il contenuto, inclusa la fornitura di 10 esempi di e-mail aziendali che attirano l'attenzione e richiedono un'azione.

Saluti e-mail aziendali

Non c'è magia su come avviare un'e-mail aziendale; si utilizza un messaggio di saluto formale tramite e-mail e una frase di apertura dell'e-mail appropriata. Il fulcro del tuo messaggio dipende da chi stai contattando, cosa vuoi e perché, ma le basi su come avviare una buona email aziendale sono piuttosto standard.

Molte persone vogliono sapere come avviare una conversazione di posta elettronica aziendale con qualcuno che non hanno mai incontrato. Se conosci il nome della persona, è educato iniziare con:

• Caro (nome della persona)
  

Usa il loro nome completo ed evita un titolo (come Mr o Mrs), poiché sono obsoleti e potrebbero offendere.

Supponiamo che tu abbia difficoltà a decidere come indirizzare qualcuno in un'e-mail aziendale. In tal caso, suggeriamo di essere formali piuttosto che informali. Quindi, sebbene tu possa utilizzare qualsiasi apertura tu scelga in un'e-mail personale, se ti stai chiedendo se puoi usare "Ciao" nelle lettere commerciali o nelle e-mail, ti consigliamo di sconsigliarlo.

A meno che tu non conosca la persona, saluti eccessivamente informali come "Ehi potrebbero sembrare informali e non professionali, il che potrebbe dare il via alla tua relazione con una nota sbagliata.

Come avviare un'e-mail aziendale

La frase di apertura dovrebbe spiegare chi sei, da dove vieni e cosa vuoi. Certo, può essere una sfida inserire tutto questo, ma ecco un esempio di come avviare un'e-mail aziendale.

La decisione su come avviare un'e-mail aziendale dipende interamente da ciò che stai cercando di dire. Tuttavia, l'approccio sopra è un classico provato e testato.

Per ulteriori esempi su come avviare un'e-mail, consulta i nostri esempi di e-mail aziendali in questo articolo.

Come terminare un'e-mail aziendale

Come abbiamo spiegato, ogni e-mail aziendale dovrebbe avere un punto e uno scopo, quindi sii chiaro su ciò che desideri dal lettore. Quindi usiamo l'esempio sopra per illustrare come questo può funzionare in un contesto formale.

Se c'è già una relazione esistente tra i due partecipanti, allora va bene essere meno formali. Quindi ecco come può funzionare.

Come puoi vedere questo esempio mantiene la professionalità senza essere troppo rigido. Ad esempio, la scelta della giusta linea di chiusura dell'e-mail può fare una differenza significativa nel tono dell'e-mail.

Come finire un'e-mail aziendale

Il modo formale per terminare un'e-mail aziendale è utilizzare una delle due opzioni. Ecco cosa sono e quando le useresti.

• Cordiali saluti: questa è un'approvazione formale se stai indirizzando l'e-mail a una persona di cui conosci il nome
• Distinti saluti: un'e-mail aziendale formale di approvazione se non si conosce il nome della persona a cui si sta inviando un'e-mail
  

Esistono altre chiusure di e-mail aziendali, meno formali ma sempre più popolari:

• Cordiali saluti
• Distinti saluti
• Migliore
• Grazie
• Non vedo l'ora di sentire da
  

Quando decidi come firmare un'e-mail aziendale, pensa a quanto conosci il lettore e quanto formale vuoi essere. Se hai già inviato un'e-mail a qualcuno e hai una relazione, sentiti libero di essere un po' meno formale. D'altra parte, attenersi alle approvazioni e-mail collaudate se questo è il primo messaggio che invii.

Esempi di scrittura di email aziendali

Ecco alcune frasi comuni che possono aiutarti a scrivere e-mail aziendali migliori e alcuni consigli su come utilizzarle.

Impara come:

• Presentati in una e-mail
• Chiedi scusa
• Dì "Grazie
• Dì gentilmente di no
• Dì che sei occupato
• Descrivi gli allegati che stai includendo

Come presentare la tua attività in una e-mail

Quando ti presenti in un'e-mail, includi il tuo nome, titolo di lavoro e azienda. Non cercare di essere intelligente o divertente; attenersi alle informazioni di base che qualsiasi lettore potrebbe voler sapere.

• Mi chiamo Lawrence Jones e sono il direttore marketing di (inserire il nome dell'azienda)

Come chiedere scusa in un'e-mail aziendale

Chiedere scusa in un'e-mail aziendale può essere difficile, ma è meglio farlo in modo rapido e pulito, come strappare un cerotto. Quindi non girare intorno al cespuglio o confondere il messaggio; chiedi solo scusa.

• Vorrei scusarmi per le vostre recenti esperienze con la nostra azienda.

Come si dice grazie in un'e-mail aziendale

Quando dici grazie in un'e-mail, mantieni le cose brevi ma sii specifico. Non dire solo grazie; spiega per cosa stai ringraziando la persona e l'impatto che ha avuto. Se stai ringraziando per qualcosa che hanno fatto,

• Vorrei ringraziarvi per il vostro fantastico lavoro sul recente progetto. Il tuo lavoro ci ha aiutato a risparmiare una notevole quantità di tempo e denaro.

Come dire di no educatamente in un'e-mail aziendale

Imparare a dire di no educatamente è un'abilità di comunicazione aziendale fondamentale che può essere una sfida. Siamo condizionati a non voler deludere le persone, ma ricorda che non si tratta di te personalmente, ma di affari. Un no educato ma deciso può migliorare il modo in cui vieni percepito. Si è tentati di scusarsi o di qualificare la propria risposta, ma non è così. Attenersi ai fatti e non perdere la concentrazione.

• Mi dispiace dover dire che non saremo in grado di soddisfare la tua richiesta in questo momento.

Come dire che sono occupato con la posta elettronica

Il lavoro può essere già abbastanza stressante senza dover spiegare perché sei occupato. Non scusarti, ma sii chiaro che non hai tempo. Invece, gestisci le aspettative e concludi positivamente spiegando quando puoi aiutare.

• Al momento non sono in grado di supportarti con questo progetto poiché sono impegnato in altri lavori. Tuttavia, avrò un po' di capacità per lavorare con te la prossima settimana.
  

Come scrivere un'e-mail aziendale con allegati

Fai sapere al tuo lettore che c'è un allegato, cosa contiene e perché è essenziale. Ad esempio, se il file è di grandi dimensioni o in un formato specifico che potrebbe richiedere l'accesso a un'applicazione, informarlo.

• In allegato una copia del rapporto richiesto. Il file PDF è di 10 MB, quindi tienilo presente prima di condividerlo. Potrebbe essere necessario un software di visualizzazione per inserire commenti su di esso.

10 esempi di scrittura di email aziendali

Il modo migliore per spiegare i concetti che stiamo descrivendo è metterli in pratica. Ecco 10 esempi di email aziendali efficaci. Abbiamo affrontato la maggior parte dei motivi principali per cui devi inviare messaggi a qualcuno in questi modelli di email di corrispondenza commerciale. Utilizza questi modelli per informazioni, ma assicurati di modificarli e adattarli alle tue circostanze specifiche.

Come scrivere una mail ad un'azienda

Se trovi difficile scrivere un'e-mail aziendale a un'azienda con cui non hai mai lavorato prima, non preoccuparti: è una delle e-mail più impegnative da scrivere. Si è tentati di includere troppo, ma sei in cima alla canalizzazione, quindi concentrati sulle basi e mantieni le cose brevi. Nel nostro primo esempio di business, descriviamo come scrivere una mail a un'azienda totalmente fredda.

Esempio di risposta e-mail aziendale

In questo esempio, esaminiamo come rispondere a un'e-mail di proposta commerciale che un'azienda ti ha inviato. Prima di scrivere, considera cosa vuoi fare con le informazioni che hanno fornito. Sii chiaro se sei interessato o meno. Ciò consentirà di risparmiare tempo (ed evitare e-mail future indesiderate).

Esempio di email al cliente per una nuova attività

L'invio di un'e-mail a freddo a un potenziale cliente completamente a freddo può creare nuove connessioni e generare nuovi affari. Non ci sono regole fisse su come scrivere un'e-mail aziendale a un potenziale cliente, ma devi dimostrare di aver studiato cosa fanno e di capire chi sono. Prima di utilizzare questa email di esempio per i clienti per affari, fai qualche ricerca e modificala.

Esempio di email di cooperazione commerciale

Una collaborazione aziendale è una partnership che avvantaggia entrambi, quindi affronta qualsiasi e-mail in modo positivo e con uno scopo. In questo esempio di come scrivere un'e-mail di richiesta di partnership commerciale, ci concentriamo sui vantaggi della collaborazione. Questo esempio di e-mail di collaborazione aziendale è adatto anche a coloro che si chiedono come scrivere un'e-mail a un potenziale partner commerciale.

Come inviare un'e-mail di proposta commerciale

Una proposta commerciale è più di una richiesta di partnership, ma un documento formale che dettaglia i termini e le condizioni della tua relazione. Quando decidi come avviare un'e-mail di proposta commerciale, tieni presente che più persone vedranno questa e-mail, quindi sii formale.

Come scrivere un'e-mail di presentazione aziendale

Avere le competenze per presentare la tua attività a un'altra può aiutarti a conquistare clienti, formare partnership e garantire progetti redditizi. Lascia la vendita per dopo e inizia con un incontro. Questo esempio di come scrivere un'e-mail di richiesta di incontro di lavoro può essere modificato, coprendo come scrivere un'e-mail di invito di lavoro.

Come scrivere un'e-mail di richiesta commerciale

Una richiesta di lavoro è un messaggio formale e non richiesto che richiede informazioni. Ancora una volta, spoglialo, sii chiaro e concentrati su ciò che vuoi. Il destinatario dovrebbe sapere esattamente cosa stai chiedendo, perché e quando deve rispondere. Guarda il nostro esempio di come scrivere un'e-mail di richiesta commerciale qui.

Come scrivere un'e-mail aziendale chiedendo qualcosa

Dipende da ciò che desideri, ma un'e-mail di richiesta aziendale che richiede qualcosa dovrebbe includere ciò che desideri, quando lo desideri e perché. Ecco un esempio di come scrivere un'e-mail aziendale chiedendo qualcosa.

Come scrivere un'e-mail fredda per affari

Se ti stai chiedendo, quando è consentito inviare e-mail a estranei sulla tua attività? La risposta è in qualsiasi momento, purché ciò di cui li stai contattando sia rilevante. In qualsiasi e-mail fredda, concentrati sul valore che puoi offrire, non su ciò che desideri. Puoi vedere come funziona in questo esempio di come scrivere un'e-mail fredda per le aziende.

Come scrivere un'e-mail di follow-up aziendale

Un'e-mail pronta ed educata dopo un incontro di lavoro è una cortesia professionale che non puoi dimenticare di portare a termine. In questo esempio di come scrivere un'e-mail di follow-up a un cliente dopo un incontro di lavoro, manteniamo i dettagli al minimo e ci concentriamo sull'organizzazione di un follow-up.

Modelli di email aziendali di Flowrite

Flowrite è uno strumento di scrittura AI che trasforma le tue istruzioni in e-mail e messaggi pronti per l'invio in pochi secondi. Si prende cura della struttura dell'e-mail, delle maiuscole, della grammatica, dell'ortografia, della punteggiatura: è il tuo nome. In sostanza puoi concentrarti sui tuoi pensieri e idee e Flowrite darà loro le ali. Osiamo dire che è il modo più veloce per iniziare a scrivere e-mail migliori. La nostra raccolta di modelli di intelligenza artificiale include dozzine di modelli di email aziendali che ti aiuteranno con tutti gli aspetti trattati in questo post del blog. Per capire quanto sia facile e veloce inviare e-mail aziendali con il nostro strumento, dai un'occhiata all'esempio seguente.

Come migliorare le tue capacità di scrittura di email aziendali

Ci auguriamo che questa guida ti abbia aiutato a capire come scrivere e-mail aziendali. L'hai trovato utile, ti suggeriamo di aggiungerlo ai segnalibri in modo da poter rivisitare i nostri esempi di e-mail aziendali e raccogliere i migliori formati, frasi e modelli di e-mail aziendali e scoprire come avviare e terminare un'e-mail aziendale nel modo corretto. Se vuoi migliorare ulteriormente le tue capacità di scrittura di email aziendali, provare Flowrite può essere uno dei modi più efficienti per farlo. Oltre ad essere più produttivo trasformando le istruzioni in e-mail pronte per l'invio con l'aiuto dei nostri modelli di e-mail aziendali, puoi effettivamente imparare dal nostro assistente di scrittura AI. Come ha detto uno dei nostri primi utenti Camille: "Ora sto persino traendo ispirazione dalle e-mail generate, per il mio stile di comunicazione. Sembra che io stia imparando tanto dallo stile Flowrite di quanto lo strumento stia imparando da me".