Come scrivere una lettera commerciale: 16 passaggi importanti

Sei curioso di sapere come scrivere una lettera commerciale? Continua a leggere per una guida passo passo.

Ogni giorno, nella maggior parte delle aziende, centinaia di comunicazioni scritte vengono inviate da un dipartimento all'altro, ai clienti ea fornitori esterni o altre entità. Pertanto, imparare a scrivere una lettera commerciale è essenziale nella cassetta degli attrezzi di uno scrittore perché questa è una forma comune di comunicazione. Potrebbe essere necessario scrivere una lettera commerciale, anche se non si lavora in un ruolo amministrativo in un'organizzazione. Ad esempio, questo è il formato che utilizzi per:

• Lettere di accompagnamento
• Memo
• Lettere di interesse o intenti
• Lettere di raccomandazione
• Seguito del colloquio
• Lettera di offerta
• Lettera di dimissioni
• Lettere di ringraziamento
• Lettere di reclamo
• Lettere di scuse

Sapere come scrivere bene questo tipo di lettere è utile in molte situazioni diverse. Le lettere commerciali hanno un formato, uno stile e un tono specifici. Sono diretti e concisi, educati e professionali e formattati con cura. Imparando a scriverne uno, diventerai uno scrittore molto richiesto sul posto di lavoro professionale. Di seguito troverai una guida passo passo su come scrivere una lettera commerciale. Seguilo per imparare questo formato e creare lettere che funzionino bene per trasmettere il tuo messaggio al tuo pubblico di destinazione.

Passaggio 1: scegli la formattazione corretta

Prima di scrivere la lettera, devi impostare i margini e scegliere il font. La tua carta intestata può dettare la dimensione dei tuoi margini. Ad esempio, le lettere commerciali vengono inviate su carta da 8 1/2 per 11 pollici. Scegli il carattere Times New Roman dimensione 12 stampato con inchiostro nero per il tuo carattere. A volte sono accettabili anche caratteri simili, come Arial. L'obiettivo è garantire che il lettore di destinazione possa leggere la lettera, quindi non vuoi che un font di fantasia abbia un impatto negativo sull'accessibilità della lettera. Una lettera commerciale è scritta in blocco, non in paragrafo. Pertanto, modifica la lettera per includere un margine di due pollici nella parte superiore e margini di un pollice su tutti i lati.

Passaggio 2: formatta l'intestazione

Un modello di lettera commerciale inizierà con un'intestazione specifica nella parte superiore della pagina. Sebbene ci sia qualche variazione, sembra quasi sempre così:

• Nome del mittente
• Nome della società, se applicabile
• Indirizzo postale del mittente
• Data nel formato mese, giorno, anno
• Nome del destinatario
• Indirizzo postale del destinatario

Ogni nome e indirizzo è a spaziatura singola. Tuttavia, salterai una riga tra l'indirizzo del mittente, la data e l'indirizzo del destinatario. Se utilizzi carta intestata ufficiale dell'azienda per inviare la lettera, potrebbe contenere il nome del mittente o il nome e l'indirizzo dell'azienda in alto. In questo caso, inizia con la data, salta una riga e aggiungi il destinatario.

Passaggio 3: inserire il saluto

Il passaggio successivo nel formato della lettera commerciale è il saluto o il saluto al destinatario. Dopo il saluto, doppio spazio prima di iniziare la lettera. In genere, formatterai il saluto in questo modo:

• Gentile Sig./Sig.ra (Cognome del destinatario):

Se non conosci il genere preferito o i pronomi personali della persona, usa il suo nome completo, non il Sig./Sig.ra. Titolo. Allo stesso modo, non dare per scontato lo stato civile della persona.

Se conosci il titolo della persona, come Dottore, puoi usarlo al posto di Mr./Ms. Termina sempre il saluto con i due punti, non con una virgola. Nei casi in cui non conosci il nome della persona, puoi dichiararne il titolo, ad esempio:

• Gentile Direttore Risorse Umane:

Se non sai nulla del destinatario, dì:

• Gentile signore o signora:

A volte, userai il saluto "A chi può interessare" se non sai nulla del destinatario. Altrimenti, usa "Gentile signore/signora:" o "Gentile (ruolo o dipartimento):". È sempre meglio usare un saluto più specifico se puoi, ma questo è accettabile nei seguenti tipi di lettere commerciali:

• Lettere di raccomandazione
• Lettere formali di reclamo
• Lettere di presentazione
• Lettere di interesse

Passaggio 4: scrivere il primo paragrafo

Ora sei pronto per scrivere il primo paragrafo. Quando si scrivono lettere commerciali, questo paragrafo è essenziale. Fai il primo paragrafo conciso, non più di tre frasi. Indica lo scopo della lettera. Puoi anche dire: "Sto scrivendo a. . .” Sii chiaro sul motivo per cui stai scrivendo, ma non aggiungere molti dettagli fioriti a questa parte della lettera. Ecco un esempio di paragrafo di apertura scritto a un dipartimento che affronta una violazione del codice di abbigliamento:

• Mi è venuto in mente che alcuni all'interno del reparto marketing sono diventati negligenti nel seguire le politiche aziendali in materia di abbigliamento. Pertanto, sto scrivendo per ricordarti i requisiti del codice di abbigliamento per garantire che tutti nel tuo dipartimento aderiscano a queste linee guida.

Questa apertura racconta lo scopo della lettera e mostra cosa conterrà il resto del corpo. È diretto e diretto.

Passaggio 5: colpire il tono giusto

Una lettera commerciale è professionale e scritta in prima persona. Usa sempre questo tono e non aver paura dei pronomi in prima persona. La lettera dovrebbe anche essere concisa, quindi includere solo ciò che è necessario. Non devi essere scortese, ma non devi nemmeno esporre un punto se non è necessario al significato e allo scopo della lettera.

Passaggio 6: continua il corpo

Dopo il paragrafo di apertura, devi continuare a scrivere il corpo della lettera. Ancora una volta, mantieni il tuo tono cortese e professionale, anche se la tua lettera affronta qualcosa di negativo. I paragrafi del corpo supportano lo scopo, forniscono ulteriori dettagli o forniscono il ragionamento per una nuova dichiarazione o regola. Dovrebbero avere una riga vuota tra ogni paragrafo e non è necessario indentarli. Ad esempio, se stai scrivendo per discutere di violazioni del codice di abbigliamento in un particolare dipartimento della tua organizzazione, potresti essere scortese e irrispettoso o fermo ed educato. Ecco un esempio di cosa non fare:

• Non riesco a credere al completo disprezzo per le politiche aziendali. Non sei al di sopra delle regole solo perché pensi che il tuo dipartimento sia il più importante. Se non puoi rispettare immediatamente il codice di abbigliamento indicato, le teste rotoleranno.

Questo paragrafo è condiscendente e maleducato. Trasmette il tuo scopo, ma il tono aspro non è necessario. Invece, puoi essere fermo e diretto, ma comunque educato, in questo modo:

• Per mantenere la coerenza in tutta la nostra organizzazione, tutti devono rispettare il codice di abbigliamento dichiarato. Pertanto, ho bisogno che il tuo dipartimento garantisca la piena conformità entro la fine della settimana. In particolare, la direzione ha discusso come problemi particolari l'incapacità di indossare adeguate calzature chiuse e la lunghezza di pantaloncini e gonne. Il mancato rispetto di tale termine può comportare sanzioni disciplinari.

In questo paragrafo di esempio, la necessità è chiara e le informazioni sono presentate con un tono educato ma fermo. Il lettore sa cosa ti aspetti, ma nessuno si è offeso nel leggere questa parte della lettera. La lettera può avere tutti i paragrafi del corpo necessari. Tuttavia, dovresti provare a mantenerlo su una pagina stampata, se possibile, quindi mantienili concisi. La maggior parte delle lettere ha tre paragrafi interni di non più di tre o quattro frasi ciascuno. Le transizioni tra i paragrafi non sono necessarie. Le informazioni aggiuntive vengono in genere inviate separatamente come allegato.

Passaggio 7: scegli Voce attiva

In tutte le parti di una lettera commerciale, scrivi con voce attiva, non con voce passiva. Una voce attiva è più diretta e concisa, dando più forza alle tue parole. Ad esempio, nel paragrafo precedente, potresti dire:

• Espressamente, è stato notato che il tuo dipartimento non indossa calzature adeguate a punta chiusa e che la lunghezza di pantaloncini e gonne è diventata un problema.

“È stato notato” è la voce passiva. Non ti dice chi ha annotato, quindi nessuna entità diretta è responsabile dell'azione.

Invece, dì:

• In particolare, la direzione ha discusso come problemi particolari l'incapacità di indossare adeguate calzature chiuse e la lunghezza di pantaloncini e gonne.

Questo è più chiaro, più diretto e più conciso perché è nella voce attiva.

Passaggio 8: utilizzare i pronomi personali

Anche se una lettera commerciale è formale, puoi usare tutti i pronomi personali che desideri. Ad esempio, sono accettabili sia i pronomi in prima che in seconda persona. Supponiamo che tu stia scrivendo per conto di un'organizzazione, non per te personalmente. In tal caso, utilizzerai pronomi plurali in prima persona, come "noi" o "noi", quando ti riferisci all'azienda o al dipartimento come mittente. D'altra parte, se stai scrivendo solo per conto tuo, usa la prima persona singolare, come "io" e "mio".

Passaggio 9: utilizzare la carta intestata della seconda pagina

Se la tua lettera deve andare su una seconda pagina, il che è raro, assicurati di utilizzare carta intestata "seconda pagina". Questa carta intestata non avrà l'indirizzo completo dell'attività commerciale ma uno abbreviato. Questo documento deve essere uguale alla prima pagina ma con meno informazioni nell'intestazione. Aggiungi i numeri di pagina a tutte le pagine successive in modo che il lettore possa tenerle dritte. Ancora una volta, la maggior parte delle lettere commerciali starà su una pagina, quindi usa la tua discrezione qui, ma formatta correttamente la seconda pagina se ne hai bisogno.

Passaggio 10: concludi la tua lettera

L'ultimo paragrafo di una lettera commerciale contiene un riepilogo e un invito all'azione. Innanzitutto, riassumi in modo conciso ed educato i tuoi punti in questo modo:

• Dobbiamo garantire che tutti in azienda seguano le regole del codice di abbigliamento in quanto aiuta a fornire la corretta immagine professionale ai nostri clienti. Grazie in anticipo per la vostra attenzione a questa questione.

Quindi, invita il lettore ad agire. Puoi dichiarare specificamente che hai bisogno che compiano un'azione particolare o lasciare la lettera aperta a qualcuno che ti contatta con domande. In questo paragrafo, includi le tue informazioni di contatto, come il tuo numero di telefono e indirizzo email. Nel caso della lettera di violazione del codice di abbigliamento, aprire la porta alle domande potrebbe essere la scelta migliore:

• Non esitate a contattarmi per qualsiasi domanda al 555-555-5555 o via e-mail all'indirizzo [email protected].

Passaggio 11: chiudi la tua lettera

La chiusura avrà una formale nota di rispetto. Salta una riga dopo il paragrafo di chiusura e includi la tua chiusura, che potrebbe essere:

• Cordiali saluti,
• Distinti saluti,
• Cordialmente,
• Rispettosamente,
• Saluti,
• Grazie,

Aggiungi una virgola dopo la chiusura.

Passaggio 12: firma la lettera

Dopo la chiusura, salta circa quattro righe. Questo ti dà spazio per firmare la lettera. Se stai scrivendo la tua lettera, firmala o usa un timbro per firmare per aggiungere la tua firma. Qui puoi usare inchiostro blu o nero. Se devi firmare la lettera per conto del mittente, aggiungi "pp:" prima della firma. Questo significa “per procurationem” e mostra che stai firmando per conto di qualcun altro. Dopo la firma, includi il nome digitato, il titolo di lavoro, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail. Ognuno di questi ottiene la sua linea.

Passaggio 13: riconoscere il dattilografo

Qualcuno che ha digitato la lettera per te deve includere le proprie iniziali sotto il blocco della firma. Queste iniziali sono in lettere minuscole, come questa:

• ke

Se qualcuno ha scritto la lettera accanto al mittente, ad esempio se un professionista amministrativo ha scritto per conto del proprio capo, includerà anche le proprie iniziali. Questi sono in lettere maiuscole, con una barra rovesciata prima delle iniziali del dattilografo, in questo modo:

• NH/ke

Passaggio 13: prendere nota di tutti gli allegati

Se aggiungi allegati alla tua lettera commerciale, prendi nota in fondo alla pagina. Nota quali sono gli allegati e quanti allegati totali ci sono. Questa nota assicura che il lettore veda tutti gli allegati. Ecco come potrebbe apparire:

• Allegati (2): copia del codice di abbigliamento, modulo di violazione.

Dopo averli annotati, assicurati di includerli nella lettera quando la invii. Non pinzare gli allegati alla lettera; usa invece una graffetta.

Passaggio 14: aggiungere altri nomi di destinatari

Se invii la lettera a poche persone anziché a un intero dipartimento, la indirizzerai alla persona principale. Noterai quindi in fondo alla lettera sotto la dichiarazione degli allegati quali sono gli altri destinatari. Innanzitutto, digita "cc:" sotto l'istruzione "Allegati". Quindi, scrivi il nome e il titolo delle altre persone a cui invii la lettera. Le lettere "cc" stavano per "copia carbone" nei giorni in cui la riproduzione delle lettere avveniva con carta carbone. Usiamo ancora questa designazione oggi, ma ora significa "copia di cortesia".

Ecco come potrebbe apparire:

• cc: John Smith, Capo Dipartimento Risorse Umane

Passo 15: Correggi la lettera

Prima di inviare promemoria o lettere commerciali, rileggili sempre. Sembrerai meno professionale se invii la lettera con errori di battitura e altri problemi. Innanzitutto, esegui un controllo ortografico e grammaticale sulla lettera. Questo passaggio può causare problemi evidenti che potresti non aver visto. Tuttavia, non fare affidamento esclusivamente su questi strumenti. Prima di inviare la lettera, rileggila. Innanzitutto, considera di leggerlo ad alta voce per avere una buona idea di come suona. Quindi, utilizza questo elenco di controllo per trovare eventuali problemi che devi risolvere:

• La lettera suona chiara?
• È conciso?
• Tutti i paragrafi sono da tre a quattro frasi o meno?
• Vedi parti prolisse?
• Hai eliminato tutti gli usi della voce passiva?
• Tutte le frasi terminano con la punteggiatura finale corretta?
• Il saluto ha i due punti e la chiusura ha una virgola?

Per le lettere critiche, potresti anche volere che un'altra persona corregga e modifichi la lettera. Gli scrittori spesso trascurano gli errori che commettono nella loro scrittura e un altro paio di occhi ti aiuterà a cogliere tutti gli errori.

Quando modifichi per la grammatica, ti consigliamo anche di dedicare del tempo a migliorare il punteggio di leggibilità di un testo prima di pubblicarlo o inviarlo

Passaggio 16: invia la lettera

Ora sei pronto per inviare la lettera. Se stai spedendo la lettera, assicurati che abbia un indirizzo di ritorno preciso sulla busta in modo che il destinatario sappia chi l'ha inviata nel momento in cui la riceve. Se stai inviando la lettera via e-mail, considera di salvarla come PDF prima di inviarla, in quanto ciò manterrà la formattazione. Quindi, usa bene la riga dell'oggetto dell'e-mail. La riga dell'oggetto dovrebbe indicare di cosa tratta la lettera e da chi proviene, in questo modo:

• Nota di Sarah McPhearson Re: violazioni del codice di abbigliamento

Se necessario, aggiungi "urgente" o qualcosa di simile alla riga dell'oggetto. Se stai dando seguito a una lettera precedente, aggiungi "follow-up" alla riga dell'oggetto.

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