Come scrivere una proposta commerciale: 13 passaggi per il successo

Scopri come scrivere una proposta commerciale che renderà più efficaci i tuoi sforzi di marketing leggendo la nostra guida completa.

Se stai lavorando per portare nuovi clienti alla tua piccola impresa o sei un libero professionista che cerca attivamente un nuovo lavoro, dovrai sapere come scrivere proposte commerciali. Le proposte commerciali fungono da presentazione per te o la tua attività per mostrare ai potenziali clienti perché sei la persona giusta per il lavoro.

Il tuo obiettivo con una proposta commerciale è creare il cambiamento. Il contenuto deve quindi dimostrare che conosci il tuo pubblico. Deve anche essere convincente e avere la grammatica e la formattazione corrette per impressionare il cliente con le tue capacità.

Proposify, una società di software specializzata in queste proposte, stima che la metà di tutte le proposte venga firmata o respinta entro 24 ore dal ricevimento. Hai solo una piccola finestra per fare un'ottima prima impressione con la tua proposta.

Materiale necessario

• Computer
• Stampante
• Carta intestata
• Ricerca
• Grafici e infografiche per la tua proposta
• Dati sul tuo pubblico

Passo 1. Crea un frontespizio e un sommario

Le prime impressioni contano. Bilancia la professionalità con l'impegno impostando il tono con un frontespizio che li attiri. Il tuo frontespizio dovrebbe includere quanto segue:

• Il nome della tua attività
• Il nome del progetto che stai proponendo
• Il nome del cliente
• L'appuntamento
• Il nome, le informazioni di contatto e il titolo della persona che ha presentato la proposta

Una volta all'interno, il cliente dovrebbe vedere un sommario chiaro e conciso. Può essere utile scrivere prima questa parte, ma torna indietro e modificala dopo aver scritto il resto della proposta. In questo modo, puoi essere sicuro che sia accurato e descrittivo.

Passaggio 2: includi un sommario

Un sommario includerà un breve elenco degli elementi trattati nella proposta se stai scrivendo una proposta più lunga. Puoi saltare questa pagina se scrivi una breve proposta di una o due pagine. Sebbene questa pagina sia la seconda nella proposta, potresti scriverla per ultima. Ciò consente di aggiungere i numeri di pagina dopo aver finalizzato il documento completo.

Includerai i titoli di ciascuna sezione nella proposta con un numero di pagina per le proposte stampate. Il titolo sarà giustificato sul margine sinistro e il numero di pagina sulla destra. Se invii la proposta elettronicamente, utilizza il collegamento ipertestuale per fornire al tuo lettore strumenti di navigazione facili.

Passaggio 3: crea il riepilogo esecutivo

L'executive summary è una sintesi del contenuto della proposta. Sebbene questa parte sia breve, è una delle parti più essenziali della tua proposta commerciale. Questa è la tua occasione per fare un'ottima prima impressione, quindi vuoi renderla efficace.

Se stai inviando una proposta a un cliente, cliente o investitore, utilizza il riepilogo esecutivo per presentare te stesso e il tuo marchio. Pensa alle parti interessate e ai responsabili delle decisioni e a ciò che è più probabile che li attiri.

C'è tempo dopo nella tua proposta per espandere il tuo background e le specifiche dell'esperienza. Se dedichi troppo tempo alla descrizione della tua azienda, il tuo lettore potrebbe non rimanere coinvolto durante l'intera proposta.

Per prima cosa, dì loro chi sei e cosa fai e tocca brevemente i loro punti dolenti. Quindi, fai sapere loro come utilizzerai la tua attività e i piani all'interno della proposta per soddisfare le loro esigenze. Mantieni questa sezione concisa. Deve essere il più breve possibile. Il resto della proposta commerciale fornisce lo spazio necessario per delineare il tuo piano aziendale.

Passaggio 4: indicare il problema

Questo è un luogo in cui discutere il problema affrontato dagli sforzi della tua azienda. Inoltre, questo ti consente di mostrare la tua ricerca sul punto dolente del lettore. Questa sezione è fondamentale, in quanto fornisce un modo semplice per seguire le capacità della tua azienda e come possono risolvere il problema che sta vivendo il tuo potenziale cliente.

Quando descrivi il problema, sii il più specifico possibile. Utilizzare statistiche, cifre a livello di settore e risultati di sondaggi e ricerche. Una startup snella, ad esempio, potrebbe aver bisogno di un aiuto esterno per gestire il marketing poiché non mantiene qualcuno nello staff a tempo pieno per occuparsi del ruolo. Questo, a sua volta, può portare a spese eccessive o non orientate.

Passaggio 5: mostrati come la soluzione

Qui è dove fai la tua presentazione. Sii specifico nelle tue soluzioni. Fai sapere al cliente i risultati che fornirai, la tua metodologia, le pietre miliari del tuo progetto e il periodo di tempo in cui il tuo nuovo cliente può aspettarselo. Nella maggior parte dei casi, ha senso utilizzare elenchi puntati per spiegare la soluzione in modo chiaro e conciso.

Tornando all'esempio della società di social media marketing di cui sopra, le soluzioni nella loro proposta commerciale potrebbero includere:

• Valutare l'attuale presenza sui social media del cliente.
• Aggiornare i loro profili per riflettere le migliori pratiche attuali.
• Monitoraggio delle metriche per 90 giorni.
• Report sui miglioramenti.
• Fare raccomandazioni per la continuazione dopo quel punto.

Usa una voce attiva e descrivi cosa farai per loro. Un'ottima proposta fa capire al lettore i modi in cui la tua attività andrà a lavorare per loro.

Passaggio 6: includere studi di casi pertinenti

Se disponi di case study che mostrano clienti passati con un problema simile, considera di includere una sezione specifica per loro. Per l'esempio del marketing sui social media, potresti creare una proposta con un caso di studio che mostri come hai utilizzato i tuoi servizi per aiutare una nuova attività a far crescere un determinato numero di follower. Potresti quindi includere nella tua proposta di progetto la tempistica prevista per questa consegna.

Passaggio 7: mostra le tue qualifiche

Ora è il momento di parlare di più di te. I dettagli in questa sezione dovrebbero comunque essere incentrati sulle esigenze del cliente, ma possono approfondire il tuo background e la tua storia. Probabilmente hai già scritto alcune delle cose che dovrebbero stare qui nella pagina "Chi siamo" della tua azienda sul tuo sito web.

Sii il più specifico possibile quando descrivi le tue qualifiche, usando i numeri ogni volta che ha senso. Dettaglia l'esperienza più rilevante per il tuo potenziale cliente. Alcuni dettagli che potresti includere in questa sezione includono:

• Sintesi della tua esperienza lavorativa
• Sfondo educativo
• Formazione specifica del settore
• Certificazioni
• Storie passate di successo
• Testimonianze dei clienti
• Il tuo ruolo all'interno dell'azienda per le proposte interne

Passaggio 8. Evidenziare la pianificazione

Il tuo cliente vuole sapere come e quando puoi risolvere il suo problema. Spiega al cliente in questa sezione quanto tempo può aspettarsi che impieghi il progetto proposto. Mentre costruisci questa sezione, rendi realistico il tuo programma proposto. Stabilisci punti di riferimento o pietre miliari che puoi misurare lungo il percorso se hai in mente un progetto a lungo termine.

Assicurati di rendere realizzabile la sequenza temporale perché non vuoi promettere più di quanto puoi offrire. Questa sezione è essenziale per una proposta basata su progetto. Tuttavia, se la tua proposta fa parte del tuo processo di vendita e include un prodotto, non un servizio, puoi saltare questa sezione.

Passaggio 9. Coprire i costi e gli aspetti legali

Questo è il luogo per esaminare le tempistiche previste, i programmi di pagamento e altri dettagli. Fornisci informazioni sufficienti in modo che i responsabili delle decisioni in azienda possano decidere se la tua proposta e il costo dei tuoi servizi hanno senso.

Sebbene tu non voglia escludere te stesso dal mercato, non vuoi nemmeno sprecare il tuo tempo o quello del tuo cliente se le tue offerte sono al di fuori del loro budget. Un modo per navigare in questo è offrire alcuni pacchetti diversi a prezzi diversi. Prendi in considerazione l'aggiunta di una tabella dei prezzi a questa sezione. Questa tabella consente al lettore di vedere i costi proposti, comprendendo che tali costi possono variare a seconda del livello di servizio ordinato.

Assicurati di includere una copia dei termini e delle condizioni in questa sezione. Sii il più chiaro possibile quando spieghi i termini. In questo modo nessuno si sorprenderà in seguito di eventuali malintesi su scadenze o termini di pagamento.

Passaggio 10. Parla dei vantaggi

Se c'è qualcos'altro che devi coprire oltre alle qualifiche che hai già menzionato che incoraggerebbe un potenziale cliente a diventare un vero cliente, prendi in considerazione l'aggiunta di una sezione sui vantaggi finali. Questo ti darà un'altra opportunità per aggiungere alla tua proposta di valore.

Stupisci potenziali nuovi clienti spiegando loro perché la tua è la proposta commerciale vincente. Dì loro cosa potrebbero ricevere come benefici se scegliessero te per affrontare il loro problema frontalmente. Dovrebbero finire di leggere la tua proposta e capire chiaramente perché sei la scelta più logica da assumere per le loro esigenze imminenti.

Passaggio 11. Aggiungi un documento di accordo

Includi un accordo se richiedi l'attività del cliente nella tua proposta. Questa sezione dovrebbe chiedere al lettore di firmare la proposta se la accetta. Dovresti avere una riga per la loro firma oltre alla tua firma. Anche le tue informazioni di contatto devono essere su questa pagina. Il documento di accordo non è un contratto.

Il contratto legalmente vincolante arriva dopo i negoziati. È semplicemente un'opportunità per il lettore di dire di aver letto la proposta e di accettarne i termini, in modo da poter andare avanti con gli aspetti legali e creare un contratto.

Passaggio 12. Imposta il tono giusto

Mentre correggi la proposta, assicurati che il tono si adatti al tuo marchio e ai suoi obiettivi. Un tono professionale ma amichevole di solito è il migliore, ma le linee guida del tuo marchio potrebbero avere in mente qualcosa di diverso.

A volte un tono più casual è appropriato per i tuoi obiettivi di branding, mentre altri marchi possono avere un tono altamente professionale che non consente un'inclinazione amichevole. Allinea il tono con le linee guida del tuo marchio per creare la giusta prima impressione.

Passaggio 13. Correggi e rileggi di nuovo

Una proposta commerciale non è un posto dove puoi permetterti di fare errori. Devi mostrare chiaramente al lettore perché ha bisogno di fare affari con te; molti errori di battitura li allontaneranno. I potenziali clienti possono diffidare di un'azienda che non è in grado di creare una proposta priva di errori grammaticali. Controlla attentamente la tua grammatica.

Leggi la proposta ad alta voce per assicurarti che scorra bene. Usa un programma di controllo grammaticale, come Grammarly, per assicurarti di avere tutto chiaro e privo di errori. Prendi in considerazione l'idea di chiedere a un'altra parte di leggere la proposta per tuo conto per assicurarti che non si nascondano fastidiosi errori che non puoi vedere.

Grammarly è uno dei nostri migliori correttori grammaticali. Scopri perché in questa recensione di Grammarly.
Quando modifichi per la grammatica, ti consigliamo anche di dedicare del tempo a migliorare il punteggio di leggibilità di un testo prima di pubblicarlo o inviarlo.