Come scrivere un rapporto aziendale: una guida passo dopo passo

Scopri come scrivere un report aziendale con questa guida dettagliata e professionale.

Può essere difficile sapere da dove iniziare se ti è stato chiesto di scrivere un rapporto di lavoro. Dalla determinazione dello scopo del rapporto alla creazione di un elenco di appendici, è normale sentirsi sopraffatti mentre si cerca di decidere quali informazioni rilevanti includere nel processo di scrittura del rapporto. Quando il tuo supervisore si fida di te per mettere insieme un rapporto commerciale, si fida di te per partecipare ai processi decisionali dell'azienda.

Sia i rapporti formali che quelli informali negli affari vengono utilizzati per aiutare l'azienda a prendere una decisione informata sui seguenti passaggi per far progredire l'azienda. Sebbene scrivere documenti aziendali sia una parte fondamentale di molti lavori, può essere difficile sapere cosa vuole il tuo capo o supervisore quando ti chiedono un rapporto aziendale. Qui esamineremo la struttura di un intero rapporto, portandoti dalla pagina del titolo all'inizio del rapporto alle informazioni aggiuntive (note anche come appendici) che dovrai includere alla fine. Immergiamoci.

Materiale necessario

• Dati aziendali relativi allo scopo della segnalazione
• Una copia di un rapporto compilato da un collega, che ti consente di seguire il formato preferito dalla tua azienda
• Il tuo computer
• Un taccuino per annotare le idee

Passaggio 1. Comprendere lo scopo di un rapporto aziendale

Un report aziendale ha uno scopo specifico: aiutare a informare le decisioni future all'interno di un'azienda. Alcuni rapporti aziendali sono urgenti e richiedono ai dipendenti di riferire sulle informazioni nel loro dipartimento in modo che i dati possano essere raccolti e utilizzati per risolvere una crisi. Altre relazioni commerciali sono meno urgenti e possono essere utilizzate per determinare la direzione che un'azienda dovrebbe prendere nel prossimo anno. Dovrai seguire il modulo di rapporto commerciale standard quando scrivi un rapporto commerciale.

Questo differisce da un rapporto di ricerca accademica o da un formato di scrittura narrativa. Un rapporto aziendale è un rapporto formale con sezioni ben definite. Se è la prima volta che scrivi rapporti commerciali sul tuo lavoro, può essere saggio verificare con il tuo supervisore prima di iniziare per assicurarti che la tua azienda utilizzi il formato standard dei rapporti commerciali.

Potresti anche trovare utile confrontarti regolarmente con il tuo supervisore per assicurarti di essere sulla strada giusta. Delineare una sezione alla volta può aiutarti a iniziare nella giusta direzione e il tuo supervisore sarà in grado di fornirti una guida per assicurarti che tu stia lavorando per fornire alla tua azienda le informazioni di cui ha bisogno per andare avanti.

Passaggio 2. Determinare il tipo di rapporto

Sebbene i rapporti aziendali seguano lo stesso formato generale, esistono diversi tipi di rapporti aziendali ed è fondamentale che tu sappia quale tipo di rapporto la tua azienda si aspetta da te. Tutti i tipi di report aziendali forniscono informazioni che possono aiutare a far progredire l'azienda; comprendere il tipo di rapporto che il tuo supervisore si aspetta può garantire che tu stia fornendo le informazioni necessarie per sviluppare una soluzione al problema che il tuo rapporto sta cercando di aiutare a risolvere. Diversi tipi di report aziendali includono:

• Rapporto di ricerca : diverso da un rapporto di ricerca accademica, un rapporto di ricerca aziendale viene comunemente utilizzato quando un'azienda o un'organizzazione sta lavorando per sviluppare un nuovo prodotto o servizio. Mentre un dipendente può essere la persona di riferimento per un rapporto di ricerca aziendale, in genere molte persone sono coinvolte nella messa insieme del lavoro. Ad esempio, scienziati, ricercatori e analisti possono lavorare in team per ottenere le informazioni necessarie per aiutare un'azienda a decidere se andare avanti con un prodotto, un servizio o altre nuove offerte. Le informazioni nel rapporto di ricerca sono molto dettagliate e in genere forniscono informazioni quantitative e qualitative. Sia i rapporti analitici che quelli informativi vengono generalmente utilizzati nel processo di sviluppo di un rapporto di ricerca.
• Rapporto analitico : quando un'azienda decide come procedere con una decisione, un rapporto analitico può essere d'aiuto. Un rapporto analitico si concentra sulla risoluzione di un problema specifico e offre informazioni che descrivono sia lo sfondo del problema che la situazione attuale all'interno dell'azienda. Un rapporto analitico può anche offrire possibili risultati per diverse soluzioni al problema, aiutando l'azienda a prevedere come la sua situazione potrebbe cambiare a seconda di come sceglie di andare avanti con il processo di risoluzione del problema. Questo rapporto aziendale è profondamente dettagliato e può richiedere del tempo per essere sviluppato. Tuttavia, i rapporti analitici sono spesso richiesti in tempi ristretti, poiché vengono utilizzati per risolvere problemi immediati che richiedono decisioni essenziali.
• Rapporto esplicativo : a volte, può essere difficile per i professionisti a livello di gestione comprendere i dettagli nitidi di un'azienda, soprattutto quando è coinvolta una ricerca dettagliata. Un rapporto esplicativo può spiegare la ricerca o altri risultati che possono aiutare a informare le decisioni future. Se stai scrivendo una relazione esplicativa, è fondamentale conoscere il tuo pubblico in modo da non spiegare troppo o poco concetti complicati.
• Rapporto sullo stato di avanzamento : molti progetti all'interno delle aziende richiedono anni per essere completati e fornire un rapporto sullo stato di avanzamento può essere un modo per mostrare alla direzione come si stanno muovendo le cose. Questo tipo di report potrebbe non contenere dati o altri risultati (a seconda della fase del progetto); invece, serve come un modo per aggiornare un pubblico o un supervisore su come qualcosa sta andando avanti. Quando un progetto è in corso, potrebbero essere previsti regolarmente rapporti sullo stato di avanzamento.
• Rapporto informativo : questo tipo di rapporto aziendale fornisce al pubblico informazioni obiettive e imparziali che si tuffano nelle informazioni su un'azienda. Queste informazioni sono puramente basate sui fatti e possono includere dati come le statistiche aziendali (la quantità di denaro che l'azienda ha introdotto durante l'anno fiscale precedente, il numero di dipendenti nell'azienda, ecc.).

Passaggio 3. Sviluppa i punti principali

Quando ti viene chiesto di scrivere un rapporto aziendale, è essenziale collaborare con il tuo supervisore per comprendere lo scopo del rapporto. Senza una direzione chiara, potresti perdere tempo a raccogliere informazioni che non sono utili per l'azienda. Analizzare una struttura chiara per il tuo rapporto prima di analizzare i dati può aiutarti a fornire alla tua azienda le informazioni di cui ha bisogno per andare avanti. Dopo aver compreso lo scopo del tuo rapporto commerciale, vorrai sviluppare i tuoi punti principali.

Sarai in grado di arricchirli in un secondo momento, ma all'inizio è fondamentale sviluppare uno schema che ti permetta di iniziare la tua ricerca. Una volta che hai sviluppato il tuo schema, saprai se hai bisogno di organizzare interviste con persone in altri dipartimenti della tua azienda, fare ricerche per conto tuo, cercare informazioni su come la tua azienda si è comportata negli ultimi anni e altro ancora. La ricerca prima di iniziare a scrivere il rapporto può anche aiutarti a scoprire se ci sono dei buchi nel tuo schema.

Se scopri di avere difficoltà a trovare le informazioni necessarie per completare la segnalazione, contatta il tuo supervisore per determinare i passi successivi. È meglio farlo prima piuttosto che dopo, in modo da poter lavorare insieme per cambiare la direzione del tuo rapporto, se necessario.

Passaggio 4. Crea sottosezioni

Il tuo report aziendale sarà suddiviso in sottotitoli che suddividono il report in modo facile da capire. Nei passaggi da 5 a 13, esamineremo ogni sezione che devi includere nel rapporto.

Passaggio 5. Crea la tua pagina del titolo

Il tuo rapporto commerciale dovrebbe iniziare con un frontespizio nitido e pulito. Se non sei sicuro di come la tua azienda di solito formatta il frontespizio dei suoi rapporti commerciali, chiedi al tuo supervisore un rapporto inviato in precedenza da utilizzare come riferimento. In genere, la maggior parte dei frontespizi include il titolo del rapporto commerciale, la persona (o le persone) che ha scritto il rapporto e quando il rapporto è stato scritto. Potresti anche voler includere il pubblico per il rapporto nella pagina del titolo. Assicurati di centrare le informazioni sulla pagina del titolo e non utilizzare caratteri insoliti o formattazioni non necessarie. Mantienilo pulito e semplice.

Passaggio 6. Crea un riepilogo esecutivo

La sezione di riepilogo esecutivo del tuo rapporto aziendale dirà ai tuoi lettori in cosa stanno per entrare mentre continuano attraverso il corpo del rapporto. Il tuo sommario esecutivo dovrebbe essere abbastanza breve da non rivelare tutto nel tuo rapporto, ma abbastanza lungo da consentire al lettore di ottenere le basi del rapporto senza dover leggere tutto.

Pensa al tuo riepilogo esecutivo come al discorso dell'ascensore del tuo rapporto: hai 30 secondi per esprimere i tuoi punti principali. Ricorda che qualsiasi informazione non completamente spiegata nel tuo riepilogo esecutivo verrà ampliata più avanti nel tuo rapporto, quindi non è necessario stipare ogni minimo dettaglio. Non esiste una lunghezza appropriata del sommario esecutivo fissata nella pietra, poiché la lunghezza corretta per questa parte del rapporto dipende principalmente dalla lunghezza del rapporto nel suo insieme.

Passaggio 7. Sviluppa il tuo sommario

Il tuo sommario dovrebbe iniziare su una nuova pagina e delineare chiaramente cosa accadrà nel tuo rapporto. Ti consigliamo di elencare ogni sottotitolo del rapporto. Potresti anche voler elencare anche sezioni più piccole. Includi i numeri di pagina nel sommario invece di elencare semplicemente le sezioni in ordine. Questo può aiutare a convincere il tuo pubblico a seguirti quando presenti la presentazione del tuo rapporto di lavoro.

Passaggio 8. Scrivi l'introduzione

Qui potrai dare al tuo pubblico un'idea più dettagliata di cosa aspettarsi dal tuo rapporto. Fai attenzione a non ribadire ciò che hai detto nel tuo riepilogo esecutivo. Nell'introduzione, potresti voler approfondire il motivo per cui il rapporto aziendale era necessario in primo luogo. Parlare del problema che il rapporto mira a risolvere può aiutare il tuo pubblico a entrare nello spazio di testa giusto per apprezzare la ricerca che sta per essere descritta nel corpo del tuo rapporto.

Ricorda che un'introduzione in un rapporto di lavoro è diversa da un'introduzione in un testo narrativo. Non è necessario coinvolgere i tuoi lettori per mantenerli interessati. Mantienilo elegante e formale e non diventare poetico (a meno che ciò non abbia senso nella cultura della tua azienda).

Passaggio 9. Crea il corpo del testo

Qui sarai in grado di scavare nel vivo della tua ricerca o delle tue scoperte. Non vuoi lesinare su questa parte del rapporto: entra nel maggior numero di dettagli possibile. Non preoccuparti di fornire troppe informazioni o di annoiare il tuo pubblico. Coloro che non hanno tempo di leggere il corpo della tua relazione aziendale possono leggere il riepilogo esecutivo o la conclusione per ottenere le informazioni necessarie.

Il corpo del tuo rapporto è dove hai la possibilità di approfondire i dettagli della ricerca o del lavoro che hai completato. Il corpo del tuo rapporto commerciale includerà probabilmente diagrammi e grafici. Assicurati di etichettare ogni grafico o grafico con informazioni che spieghino i dettagli al lettore. Se includi immagini nella sezione del corpo, includi una didascalia per ogni foto. Quando scrivi la sezione del corpo, tieni a mente il tuo pubblico. Se sai che stai scrivendo per un pubblico senza un background tecnico e su un argomento tecnico, spiega il gergo e i termini non familiari in modo che i tuoi lettori possano tenere il passo con la tua scrittura.

Passaggio 10. Concludi con una conclusione

Analogamente alla sezione di riepilogo esecutivo del tuo rapporto aziendale, la tua conclusione ripercorrerà ciò che hai discusso nel rapporto e ricorderà ai lettori ciò che devono sapere. Potresti voler evidenziare punti importanti o esaminare risultati sorprendenti. Ma, ancora una volta, mantieni la tua conclusione breve e dolce.

Passaggio 11. Formula raccomandazioni

Qui parlerai di come l'azienda può utilizzare le informazioni che hai fornito per risolvere il problema di cui si propone il rapporto in questa sezione; potresti voler discutere diverse possibili linee d'azione che l'azienda potrebbe intraprendere, insieme ai potenziali risultati e alle ramificazioni di ciascuna azione. Supponiamo che tu non lavori nel dipartimento responsabile di prendere la decisione associata al tuo rapporto.

In tal caso, potresti voler lavorare con i colleghi del tuo dipartimento per ottenere un feedback sul fatto che pensano che i tuoi consigli possano essere utili per l'azienda. Infine, in questa sezione, assicurati di fornire chiare azioni successive che l'azienda può intraprendere per andare avanti in base alle informazioni contenute nel rapporto.

Passaggio 12. Elenca i tuoi riferimenti

Molti rapporti aziendali utilizzano ricerche condotte da altre società per supportare le loro scoperte. Se utilizzi ricerche condotte da altri, assicurati di attribuire correttamente la fonte della ricerca nella sezione dei riferimenti. Inoltre, ti consigliamo di includere informazioni che dicano al tuo pubblico come possono saperne di più sulle tue preferenze (come il libro o il sito Web in cui hai trovato le informazioni citate nel tuo rapporto).

Passaggio 13. Aggiungi la sezione Appendici

In questa sezione della tua relazione commerciale, includerai tutte le informazioni extra che renderanno più facile per il tuo lettore capire la tua scrittura. Ciò può includere trascrizioni di interviste che hai utilizzato per raccogliere informazioni per il tuo rapporto e un glossario che spiega i termini che hai usato per descrivere la tua ricerca o le informazioni finanziarie utilizzate nel tuo rapporto. Se non hai bisogno di fornire ulteriori informazioni al tuo pubblico, non è necessario includere una sezione di appendici.

Passaggio 14. Correggi il tuo rapporto

Prima di consegnare il tuo rapporto di lavoro, è fondamentale che ti conceda tutto il tempo per correggerlo. Se stai lavorando con una scadenza ravvicinata, potresti essere tentato di consegnare il tuo rapporto al tuo supervisore non appena è completo. Mentre il lavoro veloce è spesso apprezzato, può essere saggio concedersi una notte per dormire sul proprio lavoro, rileggerlo al mattino e apportare le correzioni necessarie prima di consegnarlo al proprio capo. Sarai sorpreso di quante frasi imbarazzanti e altri errori saltano fuori quando hai una serie di occhi nuovi sul tuo lavoro.

Supponiamo che le informazioni nel tuo rapporto non siano riservate. In tal caso, potresti chiedere a un collega o a un altro collega del tuo settore di rileggere il tuo rapporto prima di inviarlo. Questo può aiutarti a trovare errori che altrimenti non avresti preso in considerazione e può darti informazioni su come puoi aggiungere al tuo rapporto per renderlo più completo prima di consegnarlo.

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Passaggio 15. Presenta il tuo lavoro

Probabilmente farai qualcosa di più che consegnare il tuo rapporto al tuo supervisore. La maggior parte delle aziende ti chiederà di fornire il tuo rapporto a un gruppo di dirigenti mentre discuti i risultati. Devi conoscere il tuo rapporto dentro e fuori e puoi indirizzare il tuo pubblico a sezioni specifiche del rapporto per rispondere alle loro domande. Oltre a preparare il tuo rapporto aziendale, potresti anche voler preparare un aiuto visivo (come una presentazione PowerPoint) per illustrare i tuoi punti.

Ad esempio, puoi estrarre citazioni dirette dal tuo rapporto per le tue diapositive, aiutando il tuo pubblico a seguire mentre sfogliano il tuo rapporto. Alla fine della presentazione, ti consigliamo di lasciare il tempo per le domande. Conoscere bene il tuo rapporto può aiutarti a darti la sicurezza di cui hai bisogno per stare davanti a un consiglio di amministrazione mentre ti chiedono di approfondire le tue scoperte. Se ti senti nervoso all'idea di fare una presentazione aziendale riguardante il tuo rapporto, può essere utile esercitarsi di fronte a un amico o a un collega prima di entrare nella sala riunioni.

Passaggio 16. Ricevi feedback apertamente

Non c'è dubbio: può essere snervante scrivere il tuo primo rapporto di lavoro, e può essere particolarmente spaventoso quando il tuo capo ti chiama per discutere i suoi pensieri sul tuo rapporto. Tuttavia, fai del tuo meglio per ascoltare con una mente aperta e assicurati di prendere appunti su come creare un rapporto ancora migliore la prossima volta. È essenziale non prendere sul personale le critiche costruttive in merito ai rapporti aziendali, poiché ogni azienda e supervisore ha delle preferenze. Invece, prendi nota di ciò che il tuo supervisore vorrebbe che tu cambiassi la prossima volta e vai avanti.

Suggerimenti e trucchi per la comunicazione aziendale

1. Sii chiaro sul tuo messaggio

Devi sapere con precisione quali informazioni stai cercando di trasmettere o quale problema stai cercando di risolvere nel tuo rapporto di lavoro.

2. Inizia facile

Non è necessario iniziare con il riepilogo esecutivo o l'introduzione del rapporto aziendale. Se non sai da dove iniziare, concediti una pausa: inizia con quello che sai. Inizia scrivendo della ricerca che hai già fatto o della raccomandazione che hai già per l'azienda e arricchisci il tuo rapporto da lì.

3. Cerca di essere conciso

Tutte le informazioni nel tuo rapporto di lavoro dovrebbero rimanere focalizzate, in pista e sentirsi utili per il tuo lettore. Quando rileggi il tuo rapporto di lavoro, chiediti costantemente se le informazioni che hai scritto stanno portando il lettore dove deve andare.

4. Conosci il tuo pubblico

Se scrivi per un gruppo di membri del consiglio di amministrazione con una partecipazione finanziaria nella tua azienda ma non comprendi i dettagli quotidiani di ciò che fai, dovrai scrivere in modo diverso rispetto a quando scrivi per un gruppo dei tuoi diretti superiori. Ma, ancora una volta, capire il tuo pubblico è la chiave per scrivere un rapporto che sia leggibile e utile.

5. Mantienilo semplice

Quando ti imbatti in gergo e linguaggio tecnico nel tuo rapporto aziendale, chiediti se c'è un'altra parola che potresti usare per rendere il rapporto più facile da capire per il tuo lettore. Se c'è un modo più semplice per dire qualcosa, scegli questa opzione.

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