Come scrivere una lettera formale: formato, esempi e suggerimenti

Che tu voglia impressionare un potenziale datore di lavoro, articolare una richiesta o presentare un reclamo formale, sapere come scrivere una lettera formale efficace è fondamentale per garantire che il tuo messaggio venga ricevuto con l'attenzione che merita. Dall'apertura perfetta a una conclusione raffinata, ti guideremo attraverso gli elementi essenziali per creare una lettera che comunichi il tuo messaggio in modo efficace e professionale in qualsiasi circostanza.

Cos'è una lettera formale?

Una lettera formale è un tipo di comunicazione scritta che si attiene a una struttura e a un tono prestabiliti. Include elementi specifici come gli indirizzi del mittente e del destinatario, un saluto formale e una dichiarazione di chiusura. Le lettere formali vengono spesso utilizzate per domande di lavoro, reclami ufficiali o richieste commerciali.

Mentre queste lettere seguono una rigorosa struttura formale, hanno un obiettivo chiaro e mantengono un tono professionale, le lettere informali possono essere colloquiali e personali. Possono essere scritti ad amici, familiari o conoscenti e includere notizie personali, congratulazioni, inviti o qualsiasi altro argomento personale.

Esistono molti tipi di lettere formali. Alcuni esempi di lettere formali includono:

• Lettera di presentazione
• Lettera di accettazione dell'offerta
• Lettera di ringraziamento professionale
• Lettera commerciale
• Lettera di vendita
• Lettera di disdetta
• Lettera di intenti
• Lettera di raccomandazione

Quando pensi a una lettera formale, probabilmente immagini un documento scritto a mano o dattiloscritto che viene scritto, firmato, timbrato e quindi inviato per posta. Ma le lettere formali possono essere consegnate anche tramite posta elettronica, a seconda dell’urgenza della situazione e delle preferenze del destinatario e del mittente.

Comunque tu scelga di inviare la tua lettera formale, l'intenzione dovrebbe rimanere la stessa: comunicare in modo chiaro ed efficace l'argomento in questione in modo chiaro e professionale.

Quando invii una lettera formale?

Le lettere formali vengono inviate in situazioni che richiedono un approccio professionale o una comunicazione ufficiale. Ecco alcuni esempi di questi casi:

• Domande di lavoro
• Invio di una lettera di dimissioni
• Effettuare richieste o domande formali a un'azienda
• Presentare reclami
• Comunicare con gli enti governativi
• Conduzione di transazioni commerciali ufficiali
• Rivolgersi a persone con cui non si ha un rapporto personale

Quali sono le parti di una lettera formale?

Intestazione (data/indirizzo/indirizzo del mittente)

Data:quando scrivi una lettera formale, è fondamentale includere la data in cui l'hai scritta. Queste informazioni sono essenziali per le comunicazioni urgenti.

Indirizzo:scrivere l'indirizzo completo del destinatario, incluso il numero di casella postale o la suite dell'ufficio.

Indirizzo del mittente:includi l'indirizzo completo della tua azienda. Ciò semplifica l'invio di una risposta da parte del destinatario.

Saluto

In una lettera formale, il saluto standard è "Caro" seguito dal titolo e dal cognome del destinatario. Inizia la tua lettera con "Caro [nome del destinatario]" e aggiungi una virgola dopo il nome. Quando non riesci a determinare il nome del destinatario, puoi indirizzare la lettera al suo titolo.

Corpo

I paragrafi del corpo sono il testo principale della lettera. In questi paragrafi, il mittente delinea lo scopo della lettera. Comprende queste sezioni:

• Un paragrafo introduttivo che indica lo scopo principale della lettera e, se necessario, presenta l'autore della lettera.
• Uno o più paragrafi centrali che trattano l'oggetto della lettera in modo più dettagliato. È importante organizzare questa sezione in modo logico, in modo che ogni paragrafo affronti un punto o un aspetto specifico del messaggio generale.
• Un paragrafo finale che riassume i punti chiave e, se applicabile, indica i passaggi successivi. Ciò potrebbe comportare la proposta di un incontro, la richiesta di una risposta o l'espressione di anticipazione per la risoluzione della questione in questione. L'ultimo paragrafo è anche un luogo appropriato per ringraziare il destinatario per aver considerato il tuo messaggio o per il suo tempo e la sua attenzione.

Chiusura

Dopo la sezione del corpo, chiudi la lettera con una firma semplice e professionale. I modi educati per concludere la lettera includono le seguenti firme:

• Sinceramente
• Distinti saluti
• Rispettosamente

Firma

L'elemento finale di una lettera formale è la tua firma. Includi il tuo nome completo e la qualifica professionale, se pertinente, seguiti dalla tua firma bagnata e dal nome stampato.

Come scrivere una lettera formale in sei passaggi

Scrivere una lettera formale non deve essere scoraggiante. C'è un semplice processo in sei passaggi a cui puoi attenersi per semplificare le cose. Segui questo metodo collaudato per strutturare in modo efficiente ed efficace la corrispondenza formale:

1 Pianifica il tuo messaggio:prima di iniziare a scrivere, prenditi un momento per chiarire il tuo scopo. Cosa speri di ottenere con questa lettera? Chi è il tuo pubblico? Comprendere questi aspetti guiderà il tuo tono e i tuoi contenuti.

2 Inizia con un formato corretto:le lettere formali hanno un layout specifico che include l'indirizzo del mittente, la data, l'indirizzo del destinatario, il saluto, il corpo, la chiusura e la firma. Allinea il testo a sinistra e utilizza un carattere professionale come Times New Roman o Arial. Assicurati che la tua scrittura sia a interlinea singola, con una riga vuota tra i paragrafi. Dovrebbe essere presente un margine di due pollici nella parte superiore e inferiore del documento e un margine di un pollice su entrambi i lati.

3 Crea un'apertura chiara:il tuo primo paragrafo dovrebbe informare immediatamente il destinatario dello scopo della lettera. Mantienilo conciso e pertinente; non c'è bisogno di lunghe presentazioni.

4 Sviluppa il corpo:nel corpo, dettaglia la tua richiesta, domanda o le informazioni che stai trasmettendo. Utilizza paragrafi separati per ciascun punto principale per mantenere la tua lettera organizzata e facile da leggere. Supporta le tue affermazioni con fatti o esempi specifici ove necessario.

5 Concludere in modo efficace:riassumi i punti principali della tua lettera e indica chiaramente qualsiasi azione che ti aspetti dal destinatario, come una risposta entro una certa data o una convocazione di incontro. Termina con una chiusura educata, come "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti", seguita dalla tua firma e dal nome stampato.

6 Revisione:prima di inviare la tua lettera, prenditi il ​​tempo per correggerla. Una lettera formale non è solo formattata correttamente: anche la grammatica, la punteggiatura e l'ortografia dovrebbero essere prive di errori. Esegui un controllo grammaticale e considera il tuo tono per assicurarti di sembrare professionale.

Il generatore di lettere formali di Grammarly può aiutarti a scrivere una lettera formale in pochi clic. Basta inserire alcuni dettagli chiave e Grammarly genererà una bozza che potrai personalizzare ulteriormente in base alle tue esigenze.

Errori comuni da evitare

Quando aderisci al formato della lettera formale, è essenziale evitare errori comuni che possono minare la tua professionalità, tra cui:

• Sembrare troppo casual e usare frasi informali, slang o battute
• Formattazione incoerente
• Impossibile correggere le bozze prima dell'invio
• Utilizzo di informazioni di contatto obsolete o errate
• Omissione di un invito all'azione

Evitare questi errori contribuirà a garantire che le tue lettere formali siano professionali ed efficaci, aumentando la probabilità di ottenere il risultato desiderato.

Modello di lettera formale

[Il tuo nome]

[Il tuo indirizzo]

[Il tuo indirizzo di posta elettronica]

[Il tuo numero di telefono]

[Data]

[Nome del destinatario]

[Titolo e posizione del destinatario, se applicabile]

[Società del destinatario, se applicabile]

[Indirizzo del destinatario]

Gentile [nome del destinatario],

[Paragrafo di apertura: presentati e indica lo scopo della tua lettera. Fornire tutte le informazioni di base pertinenti o il contesto necessario.]

[Paragrafi del corpo: utilizza frasi tematiche per introdurre le idee principali della tua lettera. Elabora ulteriori dettagli rilevanti per il tuo scopo di scrittura.]

[Paragrafo di chiusura: riassumere i punti chiave, esprimere apprezzamento o interesse e indicare direttamente eventuali azioni successive desiderate.]

Sinceramente,

[Il tuo nome stampato]

[La tua firma digitata]

Esempio di lettera formale

John Smith Direttore vendite AcmeCo 123 Business Rd. Business City, CA 12345 555-555-4567 [email protected] 11 marzo 2024

Samantha Responsabile acquisti verdi InnovateTech Solutions 456 Industry St. Market Town, MT 67890

Cara signora Green,

Spero che questa lettera ti trovi bene. Mi chiamo John Smith e sono il responsabile delle vendite presso AcmeCo, un fornitore leader di soluzioni innovative progettate per migliorare l'efficienza operativa e promuovere la crescita aziendale. Noi di AcmeCo siamo orgogliosi di fornire prodotti e servizi di alta qualità su misura per soddisfare le esigenze specifiche dei nostri clienti.

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Grazie per considerare AcmeCo come il vostro partner nel raggiungimento dell'eccellenza operativa. Siamo entusiasti della prospettiva di lavorare insieme e ci impegniamo a fornirti il ​​miglior servizio e supporto possibili.

Sinceramente,

John Smith Direttore Vendite AcmeCo

Allegati: Brochure del prodotto, Testimonianze dei clienti