Come scrivere qualsiasi tipo di lettera

Tutti dovrebbero sapere come scrivere una lettera, che si tratti di una richiesta di lavoro, di un'e-mail, di una lettera personale o di un post sui social media in formato lettera. Scrivere lettere è un'abilità utile, non solo per comunicare in modo chiaro, ma anche per fare una buona impressione, soprattutto una prima impressione.

Di seguito spieghiamo come scrivere una lettera corretta, indipendentemente dal tipo di cui hai bisogno. Tratteremo il formato corretto per una lettera formale, come una lettera di accompagnamento o una richiesta di lavoro, oltre a suggerimenti per scrivere una lettera personale, con alcuni esempi utili di ciascuno.

Come scrivere una lettera

Ecco alcuni passaggi rapidi su come scrivere una lettera:

1. Scegli il tuo formato (e-mail, cartaceo e postale, ecc.)
2. Scrivi le informazioni di contatto e la data in alto se utilizzi lo stile a blocchi (vedi sotto).
3. Su una nuova riga scrivi un saluto, come "Gentile signora Smith" o "A chi può interessare".
4. Scrivi il corpo della tua lettera in un formato di paragrafo standard.
5. Su una nuova riga scrivi una chiusura complimentosa, come "Cordiali saluti" o "I migliori"
6. Firma con il tuo nome sotto la chiusura gratuita.

Che tipo di lettera dovresti scrivere?

Non ci sono regole rigide. Il formato della lettera più adatto dipende dal tuo pubblico. Per un amico o un parente stretto, un messaggio casuale o una lettera informale è solitamente la soluzione migliore. Esistono diversi tipi di lettere adatti a questo formato. Alcuni includono:

• Lettere scritte a mano
• Lettere inviate via e-mail
• Messaggi digitati sui social media

Tuttavia, per contatti di lavoro o persone che non conosci bene, una lettera formale dattiloscritta è quasi sempre la scelta più appropriata. Se utilizzata per scopi professionali, scrivere una lettera formale è efficace per quanto segue:

• Lettere di accompagnamento
• Lettere di intenti
• Lettere con proposte di valore
• Lettere di promemoria aziendali
• Lettere di promozione
• Lettere di referenza
• Lettere di dimissioni
• Lettere di ringraziamento

Questi sono solo alcuni dei tipi di lettere che potresti aver bisogno di scrivere in un ambiente informale o professionale. Prima di scrivere una lettera, considera il tipo di lettera di cui hai bisogno: formale o informale. Ognuno ha un formato distinto che vorrai seguire.

Scrittura formale di lettere: stile a blocchi vs stile AMS

Le lettere formali, come lettere di accompagnamento, richieste commerciali e notifiche urgenti, sono alcune delle lettere più importanti che dovrai mai scrivere. Poiché a volte vengono utilizzate come documenti ufficiali, le lettere formali hanno una struttura molto precisa e un formato particolare. In effetti, ci sono alcuni diversi “formati corretti” tra cui scegliere.

I formati più comuni per la scrittura di lettere formali sono lo stile a blocchi e lo stile American Mathematical Society, o AMS. Nell'esempio seguente utilizziamo lo stile blocco, in particolare lo stile bloccocompleto, perché è il più popolare.Lo stile a blocchi è caratterizzato dal fatto che tutti gli elementi sono allineati sul margine sinistro della pagina.Ciò include le prime righe dei paragrafi, che non utilizzano il rientro.

AMS è abbastanza simile e segue molte delle stesse regole dello stile a blocchi. Esistono tuttavia alcune differenze che tratteremo brevemente nella sezione successiva.

Come scrivere una lettera formale in stile blocco

Passaggio 1: scrivere le informazioni di contatto e la data

Tutte le lettere formali iniziano con leinformazioni di contatto e la data. Nello stile a blocco completo, va nell'angolo in alto a sinistra.

Innanzitutto, come mittente, digita il tuo nome completo e l'indirizzo allineato sul lato sinistro, proprio come faresti quando indirizzi una busta. Questa non è solo una formalità, ma un'inclusione utile in modo che il destinatario possa trovare facilmente le tue informazioni di contatto quando desidera rispondere.

Se scrivi su carta intestata ufficiale dell'azienda che include già queste informazioni,nonè necessario riscrivere le informazioni di contatto.

Dopo il tuo indirizzo, salta una riga e aggiungi la data in cui stai scrivendo la lettera.

Infine, salta di nuovo una riga e aggiungi il nome e l'indirizzo completo del destinatario. Sentiti libero di includere il titolo professionale sotto il nome, se pertinente. Lascia una riga vuota dopo le informazioni di contatto prima di scrivere il saluto.

Passaggio 2: scrivere il saluto

Le lettere formali hanno sempre un saluto all'inizio del contenuto scritto come segnale che il tuo messaggio sta per iniziare. Questo è noto come il saluto.

La maggior parte dei saluti iniziano con "Caro" e poi con il nome del destinatario.Tutti i saluti utilizzanole maiuscole del titoloe terminano con unavirgola.

Se non conosci il nome del destinatario, puoi anche utilizzare una qualifica professionale o anche il nome del dipartimento, ad esempio "Gentile rappresentante delle risorse umane". Come ultima risorsa, puoi utilizzare il saluto generico “A chi può interessare” in qualsiasi circostanza. Cerca di evitare "Gentile signore o signora", poiché è un po' obsoleto.

Passaggio 3: scrivere il corpo della lettera

Qui è dove scrivi il tuo messaggio. Il corpo della lettera segue le normali regole grammaticali, quindi scrivilo come faresti con qualsiasi altro documento formale. L'unica eccezione per lo stile blocco completo è che non si applica il rientro alle prime righe dei paragrafi.

A differenza delle lettere personali,le lettere formali sono semplici e dirette, quindi non aver paura diarrivare direttamente al punto. Alcune lettere formali sono lunghe solo una o due frasi, mentre altre possono proseguire per paragrafi se ci sono molte informazioni da trasmettere. L’importante è rimanere concentrati ed evitare argomenti marginali.

Sebbene culture aziendali diverse abbiano standard di comunicazione diversi, è una scommessa sicura evitare frasi e battute casuali; alcuni addirittura sconsigliano l'uso delle contrazioni . Dovrebbe essere ovvio, ma non usare slang, linguaggio volgare o altro linguaggio inappropriato.

Se la tua lettera copre molto, è meglio includere un paragrafo conclusivo alla fine per riassumere tutto ciò che il destinatario deve sapere. Come sempre, non dimenticare dimodificare e correggere il corpo della letteraprima di inviarla.

Passaggio 4: scrivere la chiusura gratuita

Le lettere formali utilizzano anche una chiusura o una conclusione gratuita standard, simile al saluto, prima di terminare con una firma autentica.

Una delle parole di chiusura più comuni è "Cordiali saluti", comprese alcune varianti come "Con sincera gratitudine" o " Cordiali saluti ". Altre approvazioni comuni includono "Migliore" e "Tuo". A differenza dei saluti, le chiusure utilizzano le maiuscole delle frasi.Scrivi sempre in maiuscolo la prima lettera della tua chiusura gratuita, masolola prima lettera.E proprio come il saluto,termina sempre con una virgola.

Se stai inviando una lettera cartacea, salta alcune righe dopo la chiusura gratuita: è qui che firmi con il tuo nome. Inoltre,digita sempre il tuo nome sotto la firma, insieme al titolo professionale, se pertinente. Quando invii un'e-mail o un'altra lettera digitale, non devi lasciare una riga vuota prima di digitare il tuo nome completo.

Passaggio 5: menzionare i materiali allegati

Quest'ultimo passaggio è necessario solo se invii materiale aggiuntivo con la lettera, come un curriculum o CV, una domanda, un voucher, ecc. Se invii solo la lettera, ignora questo passaggio.

Dopo il nome stampato e il titolo professionale facoltativo (sotto la firma), salta una riga e poi scrivi "Allegato:" seguito da un elenco dei materiali che hai incluso. Ad esempio, se dovessi includere un curriculum, scriveresti "Allegato: Curriculum". Questa è semplicemente una precauzione affinché il destinatario non perda nulla o, se necessario, possa verificare che qualcosa sia andato smarrito durante la spedizione.

Esempio di lettera formale (stile blocco)

Ispettore investigativo G. Lestrade

35 Lungomare Victoria

Londra, Inghilterra SW1A 2JL, Regno Unito

1 luglio 1888

Il signor Sherlock Holmes

221B Baker St.

Londra, Inghilterra NW1 6XE, Regno Unito

Caro signor Holmes,

A nome delle forze di polizia di Londra, chiediamo la vostra presenza a New Scotland Yard al più presto possibile. Abbiamo un caso che richiede la tua competenza specifica e preferiremmo discutere i dettagli di persona, considerando la sensibilità delle informazioni. Qualsiasi momento prima della fine del mese è accettabile.

Sinceramente,

G. Lestrade

Ispettore

Allegato: Tessera visitatori

Come scrivere una lettera formale in stile AMS

Nella maggior parte dei casi, lo stile AMS utilizza le stesse regole e linee guida dello stile a blocchi, inclusi gli allegati, quindi puoi seguire i passaggi precedenti indipendentemente dallo stile che utilizzi. Tuttavia, ci sono due differenze principali nello stile AMS di cui devi essere consapevole:

1. Non lasciare una riga vuota tra l'indirizzo completo del mittente e la data. La data si trova direttamente sotto l'indirizzo.
2. Lo stile AMS utilizza sempre una riga dell'oggetto al posto o prima del saluto. La riga dell'oggetto deve essere scritta tutta in maiuscolo e riassumere il contenuto della lettera in non più di una singola riga, ad esempio "LA TUA PRESENZA È RICHIESTA PRESSO SCOTLAND YARD". Come per i saluti, lascia una riga vuota prima e dopo la riga dell'oggetto.

Esempio di lettera formale (stile AMS)

Ispettore investigativo G. Lestrade

35 Lungomare Victoria

Londra, Inghilterra SW1A 2JL, Regno Unito

1 luglio 1888

È RICHIESTA LA VOSTRA PRESENZA PRESSO SCOTLAND YARD

Caro signor Holmes,

[. . .]

Come scrivere una lettera informale

Fedeli al loro nome, le lettere informali sono molto più informali di quelle formali. Ciò significa che non ci sono così tante regole e linee guida e a nessuno dispiacerà se non lasci uno spazio vuoto nel punto giusto.

Tuttavia, esiste un formato corretto con cui le persone hanno familiarità, quindi segui i passaggi seguenti come minimo.

Passaggio 1: inserisci la data in alto (facoltativo)

Mettere la data all'inizio di una lettera è un'usanza che risale a un'epoca in cui la scrittura delle lettere era il principale mezzo di comunicazione. Al giorno d'oggi, includere la data non è più una necessità, ma alcune persone lo fanno ancora per tradizione. Nelle lettere informali è del tutto facoltativo.

Passaggio 2: scrivere il saluto

Proprio come le lettere formali, le lettere informali iniziano con un saluto educato al destinatario. Il formato standard è lo stesso: la parola "Caro" seguita dal nome della persona, come in "Caro signor Lestrade", utilizzando le maiuscole del titolo.

Tuttavia, le lettere informali offrono più libertà quando si tratta di ciò che dici nel tuo saluto, e non è raro vedere saluti casuali come "Ciao [nome]" o "Ciao [nome]".

Come con i saluti nelle lettere formali, normalmente finisci il saluto con una virgola e poi salti una riga prima di iniziare il corpo della lettera. Occasionalmente vedi persone terminare il saluto con un punto esclamativo, a seconda della loro relazione con il destinatario.

Passaggio 3: scrivere il corpo della lettera

Il corpo della lettera è dove scrivi il tuo messaggio e le lettere informali hanno spesso lo scopo di condividere notizie o tenersi in contatto. Tendono ad avere un tono colloquiale, il che significa che sei libero di includere lo slang e qualsiasi lingua tu usi quando parli di persona.

Sebbene le tangenti siano più ammissibili nelle lettere informali, andare eccessivamente fuori tema può comunque infastidire il lettore. Cerca di rimanere concentrato al meglio senza sembrare moderato: dopo tutto, le lettere informali dovrebbero essere personali.

Passaggio 4: scrivere la chiusura gratuita

Anche le lettere informali utilizzano una chiusura complementare prima della firma, seguendo lo stesso formato delle lettere formali. Ciò include l'uso delle maiuscole nelle frasi (capitalizzando solo la prima lettera), aggiungendo una virgola alla fine e lasciando spazio sufficiente per firmare il tuo nome se invii una lettera cartacea.

Tuttavia, non è necessario attenersi a frasi convenzionali come "Cordiali saluti". Se stai scrivendo una lettera personale, puoi usare qualcosa di più sentimentale a seconda del rapporto con il destinatario, come "Amore", "Cordiali saluti" o "A presto".

Esempio di lettera informale

2 luglio 1888

Che succede, Lestrade!?

È Sherlock! Sono così entusiasta di ricevere la tua lettera. Ovviamente verrò a Scotland Yard il prima possibile, non preoccuparti.

XOXO,

Sherlock “Il miglior detective di sempre” Holmes

Cos'è PS?

PS sta per poscritto . È qualcosa che aggiungi all'ultimo minuto dopo che la lettera è stata completata, di solito notizie minori o qualcosa di piccolo che hai dimenticato quando scrivi il corpo della lettera. In genere, non si utilizzano i postscript nelle lettere formali; se hai bisogno di aggiungere qualcosa, dovrai rivedere l'intero documento per includere le nuove informazioni.

Quando scrivi un poscritto, scrivi semplicemente le lettere "PS" e poi il tuo messaggio. Non importa se usi i punti o meno (“PS” e “PS” sono entrambi accettabili), ma entrambe le lettere dovrebbero essere sempre in maiuscolo.

Se hai più di un poscritto, aggiungi semplicemente un'altraPall'inizio di ogni nuovo PS. Ad esempio, il tuo secondo poscritto dovrebbe essere etichettato "PPS". e il tuo terzo poscritto dovrebbe essere "PPPS".

PS. Rob ha ottenuto la posizione presso Great Company! Grazie per tutto il supporto durante la sua disoccupazione.

PPS. Devo annullare la mia festa di compleanno, ma ci vedremo comunque per bere qualcosa quella sera, se vuoi venire.

La busta

Negli Stati Uniti, il peso massimo per una lettera di prima classe è di 3,5 once. Se la tua lettera è più di tre pagine o l'hai scritta su carta pesante, dovrai pesarla per assicurarti che soddisfi i requisiti. Anche la dimensione e la forma della busta contano. Deve essere rettangolare e più piccolo di circa 6 x 11 pollici, altrimenti corri il rischio che l'ufficio postale lo restituisca.

Invio di una lettera

Dopo aver stabilito che la busta è del tipo giusto, ora non ti resta che spedirla. (Se si tratta di una lettera personale, puoi sempre consegnarla tu stesso. In tal caso, scrivi semplicemente il nome del destinatario previsto all'esterno della busta. Un vantaggio della consegna a mano? Puoi utilizzare la busta di qualsiasi dimensione o forma desideri!)

Nell'angolo in alto a sinistra, scrivi il tuo nome e indirizzo o allega un'etichetta postale. Al centro della busta, scrivi attentamente il nome e l'indirizzo del destinatario. Oltre all'abbreviazione dello stato e al codice postale, le lettere internazionali dovrebbero includere il paese sia per l'indirizzo di destinazione che per quello di restituzione.

Le tariffe postali variano. Controlla il sito web del servizio postale degli Stati Uniti per i prezzi correnti o utilizza un francobollo Forever per le destinazioni negli Stati Uniti. L'affrancatura va nell'angolo in alto a destra della busta.

Ricontrolla che tutto sia corretto all'esterno della busta. Se lo è, piega la lettera e inseriscila ordinatamente. Non sigillarlo finché non sei sicuro di aver incluso tutte le pagine che intendi inviare.

Consigli per scrivere lettere

Non sei ancora sicuro di come scrivere una lettera corretta? Tieni a mente questi suggerimenti per scrivere lettere per aiutarti a comunicare con sicurezza.

Offri convenevoli

Mentre le lettere personali tendono naturalmente a utilizzare un tono amichevole, anche le lettere formali possono trarre vantaggio dai convenevoli e dall'etichetta educata. Una semplice frase come "Come stai?" o "Spero che tu stia bene" all'inizio di una lettera può aiutare a connettere mittente e destinatario, anche se l'argomento è strettamente commerciale.

Allo stesso modo, puoi anche esprimere simpatia, rammarico, sostegno o gratitudine sia nelle lettere formali che in quelle informali. A parte la mera etichetta, questi convenevoli stabiliscono un legame personale che separa le tue lettere da quelle scritte dalle macchine.

Scrivi per il tuo lettore

Come per tutta la scrittura, modifica la tua lingua per adattarla al tuo lettore specifico. Se stai scrivendo una lettera formale a un socio in affari, sii professionale e cortese. Se stai scrivendo una lettera personale a un vecchio amico, sentiti libero di fare battute e usare lo slang.

A volte i confini sono confusi: una “lettera formale” a un amico di lavoro potrebbe essere più informale di una “lettera personale” a un lontano parente. Tieni a mente il lettore specifico mentre scrivi per trovare il tono giusto. Se non hai mai incontrato il destinatario prima, mantieni una formalità cortese.

Includere tutte le informazioni necessarie

Se hai molte informazioni da trasmettere, crea prima un piccolo elenco per assicurarti di coprire tutto. Trattalo come un mini-profilo per assicurarti che nulla scivoli via.

Ciò è particolarmente importante per inviti o lettere sulla pianificazione di eventi. Assicurati di indicare chiaramente i fatti essenziali, in particolare doveequando, nonché altre informazioni utili, come indicazioni stradali o requisiti speciali.

Conclusione

Non è bello inviare una lettera che hai preparato con cura? Certamente, una lettera ben scritta ha le migliori possibilità di raggiungere il suo scopo. Per assicurarti che la tua lettera brilli davvero, è fondamentale che sia priva di errori e dia il tono giusto. L'assistenza alla scrittura di Grammarly rileva errori di ortografia e grammaticali e Grammarly Premium include suggerimenti e indicazioni sulla formattazione che possono aiutarti a scrivere lettere chiare e facili da seguire che attirano l'attenzione del destinatario. Usando Grammarly, puoi scrivere la tua lettera con sicurezza, ovunque digiti!

Questo articolo è stato originariamente scritto da Jennifer Calonia nel 2020. È stato aggiornato per includere nuove informazioni.