Come scrivere qualsiasi tipo di lettera

Tutti dovrebbero sapere come scrivere una lettera, sia che si tratti di una richiesta di lavoro, di un'e-mail, di una lettera personale o di un post sui social media in formato lettera. Scrivere lettere è un'abilità utile, non solo per comunicare in modo chiaro, ma anche per fare una buona impressione, soprattutto una prima impressione.

Di seguito spieghiamo come scrivere una lettera corretta, indipendentemente dal tipo di cui hai bisogno. Tratteremo il formato corretto per una lettera formale, come una lettera di presentazione o una richiesta di lavoro, nonché suggerimenti per scrivere una lettera personale, con alcuni esempi utili di ciascuno.

Che tipo di lettera dovresti scrivere?

Non ci sono regole rigide. Il formato della lettera più adatto dipende dal tuo pubblico. Per un amico o un parente stretto, un messaggio informale o una lettera informale è di solito il modo migliore per andare. Esistono diversi tipi di lettere che sono appropriati per questo formato. Alcuni includono:

• Lettere scritte a mano
• Lettere inviate per e-mail
• Messaggi digitati sui social media

Tuttavia, per contatti di lavoro o persone che non conosci bene, una lettera formale dattiloscritta è quasi sempre la scelta più appropriata. Se utilizzato per scopi professionali, la scrittura di una lettera formale è efficace per quanto segue:

• Lettere di copertura
• Lettere di intenti
• Lettere di proposta di valore
• Lettere di promemoria aziendale
• Lettere promozionali
• Lettere di riferimento
• Lettere di dimissioni
• Grazie lettere

Questi sono solo alcuni dei tipi di lettere che potresti aver bisogno di scrivere in un ambiente informale o professionale. Prima di scrivere una lettera, considera il tipo di lettera di cui hai bisogno: formale o informale. Ognuno ha un formato distinto che vorrai seguire.

Scrittura formale di lettere: stile a blocchi vs. stile AMS

Le lettere formali, come lettere di presentazione, richieste di lavoro e notifiche urgenti, sono alcune delle lettere più importanti che dovrai mai scrivere. Poiché a volte vengono utilizzate come documenti ufficiali, le lettere formali hanno una struttura molto precisa e un formato particolare. In effetti, ci sono alcuni diversi "formati corretti" tra cui scegliere.

I formati più comuni per la scrittura di lettere formali sono lo stile a blocchi e lo stile dell'American Mathematical Society, o AMS. Nell'esempio seguente, utilizziamo lo stile del blocco, in particolare lo stile del blocco completo , perché è il più popolare. Lo stile a blocchi è caratterizzato dall'allineamento di tutti gli elementi sul margine sinistro della pagina. Ciò include le prime righe di paragrafi, che non utilizzano il rientro.

AMS è abbastanza simile, seguendo molte delle stesse regole dello stile a blocchi. Ci sono alcune differenze, tuttavia, che tratteremo brevemente dopo la prossima sezione.

Come scrivere una lettera formale in stile block

Passaggio 1: scrivi le informazioni di contatto e la data

Tutte le lettere formali iniziano con le informazioni di contatto e la data . Nello stile a blocco intero, questo va nell'angolo in alto a sinistra.

Innanzitutto, come mittente, digita il tuo nome completo e l'indirizzo allineati sul lato sinistro, proprio come faresti per indirizzare una busta. Questa non è solo una formalità, ma un'utile inclusione in modo che il destinatario possa trovare facilmente le tue informazioni di contatto quando desidera rispondere.

Se stai scrivendo su carta intestata ufficiale dell'azienda che include già queste informazioni, non è necessario riscrivere le informazioni di contatto.

Dopo il tuo indirizzo, salta una riga e poi aggiungi la data in cui stai scrivendo la lettera.

Infine, salta di nuovo una riga e aggiungi il nome e l'indirizzo completo del destinatario. Sentiti libero di includere il titolo di lavoro sotto il loro nome, se pertinente. Lascia una riga vuota dopo le informazioni di contatto prima di scrivere il saluto.

Passaggio 2: scrivi il saluto

Le lettere formali hanno sempre un saluto all'inizio del contenuto scritto come segnale che il tuo messaggio sta per iniziare. Questo è noto come il saluto.

La maggior parte dei saluti iniziano con "Caro" e poi il nome del destinatario. Tutti i saluti usano la maiuscola del titolo e terminano con una virgola .

Se non conosci il nome del destinatario, puoi anche utilizzare un titolo di lavoro o anche il nome del dipartimento, ad esempio "Gentile rappresentante delle risorse umane". Come ultima risorsa, puoi usare il saluto generico "A chi può interessare" in qualsiasi circostanza. Cerca di evitare "Gentile signore o signora", perché è un po' datato.

Passaggio 3: scrivi il corpo della lettera

Qui è dove scrivi il tuo messaggio. Il corpo della lettera segue le normali regole grammaticali, quindi scrivilo come faresti con qualsiasi altro documento formale. L'unica eccezione per lo stile a blocco intero è che non si indentano le prime righe dei paragrafi .

A differenza delle lettere personali, le lettere formali sono dirette e dirette , quindi non aver paura di andare dritto al punto . Alcune lettere formali sono lunghe solo una o due frasi, anche se altre possono continuare per paragrafi se ci sono molte informazioni da trasmettere. L'importante è rimanere concentrati ed evitare argomenti tangenziali.

Sebbene culture aziendali diverse abbiano standard di comunicazione diversi, è una scommessa sicura evitare frasi e battute casuali; alcuni addirittura sconsigliano l'uso delle contrazioni . Dovrebbe essere ovvio, ma non usare slang, parolacce o altri linguaggi inappropriati.

Se la tua lettera copre molto, è meglio includere un paragrafo di chiusura alla fine per riassumere tutto ciò che il destinatario deve sapere. Come sempre, non dimenticare di modificare e rileggere il corpo della lettera prima di inviarla.

Passaggio 4: scrivi la chiusura gratuita

Le lettere formali utilizzano anche una chiusura o un'approvazione standard, simile al saluto, prima di terminare con una firma autentica.

Una delle chiusure più comuni è "Cordiali saluti", comprese alcune variazioni come "Con sincera gratitudine" o " Cordiali saluti ". Altri segni di approvazione comuni includono "Migliore" e "Tuo". A differenza dei saluti, i Closer usano le maiuscole delle frasi. Metti sempre in maiuscolo la prima lettera della tua chiusura gratuita, ma E proprio come il saluto, termina sempre con una virgola .

Se stai inviando una lettera cartacea, salta alcune righe dopo la chiusura gratuita: è qui che firmi il tuo nome. Inoltre, digita sempre il tuo nome sotto la firma , insieme al titolo di lavoro, se pertinente. Quando invii un'e-mail o un'altra lettera digitale, non devi lasciare una riga vuota prima di digitare il tuo nome completo.

Passaggio 5: menzionare i materiali inclusi

Quest'ultimo passaggio è necessario solo se stai inviando materiale aggiuntivo con la lettera, come un curriculum o CV, domanda, voucher, ecc. Se stai inviando solo la lettera, ignora questo passaggio.

Dopo il tuo nome stampato e il titolo di lavoro facoltativo (sotto la tua firma), salta una riga e quindi scrivi "Allegato:" seguito da un elenco dei materiali che hai incluso. Ad esempio, se dovessi includere un curriculum, dovresti scrivere "Allegato: curriculum". Questa è semplicemente una precauzione in modo che il destinatario non si perda nulla o, se necessario, possa verificare che qualcosa sia andato perso durante la spedizione.

Esempio di lettera formale (stile a blocchi)

Ispettore investigativo G. Lestrade
35 Victoria Embankment
Londra, Inghilterra SW1A 2JL, Regno Unito

1 luglio 1888

Il signor Sherlock Holmes
221B Baker St.
Londra, Inghilterra NW1 6XE, Regno Unito

Caro signor Holmes,

A nome delle forze di polizia di Londra, chiediamo la tua presenza a New Scotland Yard al più presto. Abbiamo un caso che richiede la tua esperienza speciale e preferiremmo discutere i dettagli di persona, considerando la delicatezza delle informazioni. Qualsiasi momento prima della fine del mese è accettabile.

Cordiali saluti,
G. Lestrade
Ispettore investigativo

Allegato: Tessera del visitatore

Come scrivere una lettera formale in stile AMS

Per la maggior parte, lo stile AMS utilizza le stesse regole e linee guida dello stile a blocchi, inclusi gli allegati, quindi puoi seguire i passaggi precedenti indipendentemente dallo stile che utilizzi. Tuttavia, ci sono due differenze principali nello stile AMS di cui devi essere a conoscenza:

1. Non lasciare una riga vuota tra l'indirizzo completo del mittente e la data. La data arriva direttamente sotto l'indirizzo.
2. Lo stile AMS utilizza sempre una riga dell'oggetto al posto o prima del saluto. La riga dell'oggetto deve essere scritta in maiuscolo e riassumere il contenuto della lettera in non più di una singola riga, ad esempio "LA TUA PRESENZA È RICHIESTA ALLO SCOTLAND YARD". Come per i saluti, lascia una riga vuota prima e dopo la riga dell'oggetto.

Esempio di lettera formale (stile AMS)

Ispettore investigativo G. Lestrade
35 Victoria Embankment
Londra, Inghilterra SW1A 2JL, Regno Unito

1 luglio 1888

LA TUA PRESENZA È RICHIESTA IN SCOTLAND YARD

Caro signor Holmes,

[. . .]

Come scrivere una lettera informale

Fedeli al loro nome, le lettere informali sono molto più casuali delle lettere formali. Ciò significa che non ci sono così tante regole e linee guida e a nessuno importerà se non lasci uno spazio vuoto nel posto giusto.

Tuttavia, esiste un formato corretto con cui le persone hanno familiarità, quindi segui i passaggi seguenti come minimo.

Passaggio 1: inserisci la data in alto (opzionale)

Mettere la data in cima a una lettera è un'usanza che deriva da un'epoca in cui la scrittura di lettere era il principale mezzo di comunicazione. Al giorno d'oggi, inserire la data non è più una necessità, ma alcune persone lo fanno ancora per tradizione. Nelle lettere informali, è completamente facoltativo.

Passaggio 2: scrivi il saluto

Proprio come le lettere formali, le lettere informali iniziano con un saluto educato al destinatario. Il formato standard è lo stesso: la parola “Gentile” seguita dal nome della persona, come in “Gentile Sig. Lestrade”, usando la maiuscola del titolo.

Tuttavia, le lettere informali offrono più libertà quando si tratta di ciò che dici nel tuo saluto e non è raro vedere saluti casuali come "Ciao [nome]" o "Ciao [nome]".

Come per i saluti nelle lettere formali, normalmente finisci il saluto con una virgola e poi salti una riga prima di iniziare il corpo della lettera. Di tanto in tanto vedi le persone terminare il saluto con un punto esclamativo, a seconda della loro relazione con il destinatario.

Passaggio 3: scrivi il corpo della lettera

Il corpo della lettera è dove scrivi il tuo messaggio e le lettere informali sono spesso pensate per condividere notizie o tenersi in contatto. Tendono ad avere un tono colloquiale, il che significa che sei libero di includere lo slang e qualsiasi lingua tu usi quando parli di persona.

Mentre le tangenti sono più consentite nelle lettere informali, andare fuori tema eccessivamente può comunque infastidire il lettore. Cerca di rimanere concentrato il meglio che puoi senza sembrare trattenuto: le lettere informali dovrebbero essere personali, dopotutto.

Passaggio 4: scrivi la chiusura gratuita

Le lettere informali utilizzano anche una chiusura complementare prima della firma, seguendo lo stesso formato delle lettere formali. Ciò include l'uso delle maiuscole delle frasi (maiuscole solo della prima lettera), l'aggiunta di una virgola alla fine e lasciando abbastanza spazio per firmare il tuo nome se stai inviando una lettera cartacea.

Tuttavia, non è necessario attenersi alle definizioni convenzionali come "Cordiali saluti". Se stai scrivendo una lettera personale, puoi usare qualcosa di più sentimentale a seconda del rapporto con il destinatario, come "Amore", "Cordiali saluti" o "Ci vediamo presto".

Esempio di lettera informale

2 luglio 1888

Che succede, Lestrade!?

È Sherlock! Sono così entusiasta di ricevere la tua lettera. Ovviamente verrò a Scotland Yard al più presto, nessun problema.

BACI BACI,
Sherlock "Il miglior detective di sempre" Holmes

Cos'è PS?

PS sta per poscritto . È qualcosa che aggiungi all'ultimo minuto dopo che la lettera è completa, di solito o notizie minori o qualcosa di piccolo che hai dimenticato quando scrivi il corpo della lettera. Tipicamente, non usi i postscript nelle lettere formali; se hai bisogno di aggiungere qualcosa, dovrai rivedere l'intero documento per includere le nuove informazioni.

Quando scrivi un poscritto, scrivi semplicemente le lettere "PS" e poi il tuo messaggio. Non importa se usi i punti o meno ("PS" e "PS" sono entrambi accettabili), ma entrambe le lettere dovrebbero essere sempre in maiuscolo.

Se hai più di un postscript, aggiungi semplicemente un'altra P all'inizio di ogni nuovo PS. Ad esempio, il tuo secondo postscript dovrebbe essere etichettato "PPS". e il tuo terzo postscript dovrebbe essere "PPPS".

PS. Rob ha ottenuto la posizione in Great Company! Grazie per tutto il supporto durante la sua disoccupazione.

PPS. Devo cancellare la mia festa di compleanno, ma ci incontriamo ancora per un drink quella sera, se vuoi venire.

L'involucro

Negli Stati Uniti, il peso massimo per una lettera di prima classe è di 3,5 once. Se la tua lettera è più di tre pagine o l'hai scritta su carta pesante, dovrai pesarla per assicurarti che soddisfi i requisiti. Anche le dimensioni e la forma della busta contano. Deve essere rettangolare e più piccolo di circa 6 x 11 pollici, altrimenti corri il rischio che l'ufficio postale lo restituisca.

Invio di una lettera

Dopo aver determinato che la busta è del tipo giusto, ora devi solo spedirla. (Se si tratta di una lettera personale, puoi sempre consegnarla tu stesso. In tal caso, scrivi semplicemente il nome del destinatario previsto all'esterno della busta. Un bonus di consegna a mano? Puoi utilizzare qualsiasi dimensione o forma di busta che desideri!)

Nell'angolo in alto a sinistra, scrivi il tuo nome e indirizzo o allega un'etichetta postale. Al centro della busta, scrivi con cura il nome e l'indirizzo del destinatario. Oltre all'abbreviazione dello stato e al codice postale, le lettere internazionali dovrebbero includere il paese sia per l'indirizzo di destinazione che per quello di ritorno.

Le tariffe postali variano. Controllare il sito Web del servizio postale degli Stati Uniti per i prezzi correnti o utilizzare un timbro Forever per le destinazioni degli Stati Uniti. L'affrancatura va nell'angolo in alto a destra della busta.

Ricontrolla che tutto sia corretto all'esterno della busta. Se lo è, piega la tua lettera e inseriscila ordinatamente. Non sigillarlo finché non sei sicuro di aver incluso tutte le pagine che intendi inviare.

Suggerimenti per scrivere lettere

Non sei ancora sicuro di come scrivere una lettera corretta? Tieni a mente questi suggerimenti per scrivere lettere per aiutarti a comunicare con sicurezza.

Offri convenevoli

Mentre le lettere personali tendono naturalmente a usare un tono amichevole, anche le lettere formali possono beneficiare di convenevoli e di galateo educato. Una semplice frase come "Come stai?" o "Spero che tu stia bene" all'inizio di una lettera può aiutare a collegare il mittente e il destinatario, anche se l'argomento è strettamente commerciale.

Allo stesso modo, puoi anche esprimere comprensione, rammarico, sostegno o gratitudine in lettere sia formali che informali. A parte la semplice etichetta, questi convenevoli stabiliscono una connessione personale che separa le tue lettere da quelle scritte dalle macchine.

Scrivi per il tuo lettore

Come per tutta la scrittura, modifica la tua lingua per adattarla al tuo lettore specifico. Se stai scrivendo una lettera formale a un socio in affari, sii professionale e cortese. Se stai scrivendo una lettera personale a un vecchio amico, sentiti libero di fare battute e di usare lo slang.

A volte le linee si confondono: una "lettera formale" a un amico di lavoro potrebbe essere più casuale di una "lettera personale" a un lontano parente. Tieni a mente il lettore specifico mentre scrivi per trovare il tono giusto. Se non hai mai incontrato il destinatario prima, attieniti a una formalità cortese.

Includere tutte le informazioni necessarie

Se hai molte informazioni da trasmettere, fai un piccolo elenco in anticipo per assicurarti di coprire tutto. Trattalo come un mini-contorno per assicurarti che nulla scivoli attraverso le fessure.

Ciò è particolarmente importante per gli inviti o le lettere sulla pianificazione di eventi. Assicurati di indicare chiaramente i fatti essenziali, in particolare dove e quando , nonché altre informazioni necessarie, come indicazioni o requisiti speciali.

Conclusione

Non ti fa sentire bene inviare una lettera che hai preparato con cura? Certamente, una lettera ben scritta ha le migliori possibilità di raggiungere il suo scopo. Per assicurarti che la tua lettera brilli davvero, è fondamentale che sia priva di errori e che dia il tono giusto. L'assistenza alla scrittura di Grammarly rileva cose come errori di ortografia e grammaticali e Grammarly Premium include suggerimenti e indicazioni sulla formattazione che possono aiutarti a scrivere lettere chiare e facili da seguire che attirano l'attenzione del destinatario. Usando Grammarly, puoi scrivere la tua lettera con sicurezza, ovunque scrivi!

Questo articolo è stato originariamente scritto da Jennifer Calonia nel 2020. È stato aggiornato per includere nuove informazioni.