Come scrivere un ordine del giorno della riunione in 5 passaggi

Ti è mai capitato di partecipare a una riunione a cui non avevi bisogno di partecipare? O forse hai visto una riunione arrivare in ritardo perché il tempo è stato gestito male. Sicuramente deve esserci un modo per prevenire riunioni fuori controllo!

C'è. Si chiama ordine del giorno della riunione. Un ordine del giorno della riunione è uno schema che determina l'argomento della riunione e la sequenza temporale che seguirà. Un ordine del giorno della riunione ha lo scopo di mantenere le riunioni incentrate sull'argomento, efficienti e orientate agli obiettivi.

Che tu sia un team leader in una startup, un organizzatore in un'organizzazione no-profit o un dirigente nel consiglio di amministrazione della tua azienda, devi sapere come scrivere un'agenda delle riunioni efficace. Se ti sei mai chiesto come uscire da una riunione , questo è per te. Continua a leggere per leggere la nostra guida passo passo su come scrivere l'ordine del giorno di una riunione, con esempi inclusi.

Che cos'è l'ordine del giorno di una riunione?

Un ordine del giorno della riunione è uno schema di ciò che accadrà durante una riunione. Ciò potrebbe includere argomenti, obiettivi, una sequenza temporale, relatori designati, documenti di supporto e punti di discussione. L'ordine del giorno della riunione viene solitamente condiviso con i partecipanti prima della riunione in modo che possano prepararsi.

Se hai mai pensato che forse avresti potuto utilizzare la comunicazione asincrona invece di una riunione, probabilmente vorrai rispolverare come scrivere un'agenda. Gli ordini del giorno delle riunioni sono strumenti importanti prima, durante e dopo una riunione.

Un ordine del giorno della riunione può essere utilizzato prima di una riunione per definire le aspettative e prepararsi. Durante una riunione, un'agenda crea struttura, fa risparmiare tempo e mantiene la concentrazione. Dopo una riunione, è possibile utilizzare un ordine del giorno per riassumere la riunione o per redigere il verbale.

Ecco alcuni vantaggi derivanti dall'utilizzo di un ordine del giorno della riunione:

• Dà all'incontro uno scopo chiaro.
• Ti aiuta a rimanere in pista.
• Definisce le responsabilità.
• La sua struttura ti consente di gestire il tuo tempo in modo efficiente.
• Garantisce la copertura degli argomenti essenziali.
• Crearne uno chiarisce aspettative e responsabilità.
• Riduce il tempo sprecato.
• L’invio anticipato dell’agenda prepara i partecipanti.

Alcuni esperti suggeriscono di utilizzare gli ordini del giorno delle riunioni per ogni riunione, mentre altri consigliano di utilizzarli solo per le riunioni formali. Se vuoi risparmiare tempo , restare aggiornato o raggiungere un obiettivo specifico durante una riunione, un'agenda è un ottimo strumento per raggiungere questo obiettivo.

Cosa dovrebbe essere incluso nell’ordine del giorno di una riunione?

L’ordine del giorno della riunione dovrebbe indicare chiaramente lo scopo della riunione. Alcuni ordini del giorno delle riunioni potrebbero essere più dettagliati di altri. Ad esempio, non tutte le riunioni necessitano di tempo assegnato per argomenti o documenti di supporto. Tuttavia, quanto più l’ordine del giorno è dettagliato, tanto più facile sarà rimanere in tema.

Un eccellente ordine del giorno della riunione include quanto segue:

• Il tema dell'incontro
• Raggiungere gli obiettivi
• Un elenco di argomenti
• Tempo stimato per ciascun argomento
• Documenti giustificativi
• Tempo per la discussione libera
• Una panoramica finale

5 passaggi per scrivere l'ordine del giorno di una riunione

Un'agenda efficace prenderà in considerazione tutti i partecipanti, gli obiettivi che desideri raggiungere e il tempo che hai assegnato alla riunione. Ecco come scrivere un'agenda della riunione in cinque passaggi per avere una riunione efficace ed efficiente.

1 Concentrarsi su un tema

Prima di iniziare a scrivere l'ordine del giorno della riunione, prenditi un momento per considerare cosa desideri dalla riunione. Quali sono i tuoi obiettivi? Qual è il tema di questo incontro? Definire il tipo di riunione.

Avere un tema e specificare il tipo di riunione aiuterà a determinare il focus della riunione, consentendo ai partecipanti di prepararsi. I tuoi obiettivi dovrebbero descrivere ciò che desideri realizzare durante la riunione.

Ecco alcuni tipi di riunioni comuni:

• Riunione del team: discussione sullo stato di un progetto, risoluzione di eventuali problemi e pianificazione di scadenze importanti.
• Riunione del consiglio: una discussione formale su questioni aziendali.
• Sessione esecutiva: una riunione per chiarire le esigenze delle riunioni del consiglio.
• Riunione di avvio del progetto: una presentazione dei nuovi obiettivi, risultati finali e tempistiche del progetto.
• Riunione di brainstorming: una collaborazione su nuove idee.
• Riunione di feedback: tempo strutturato per un feedback costruttivo.
• Riunione Agile: una riunione mirata per revisioni dello sprint, panoramiche del progetto e debriefing di feedback.
• Riunione Scrum: pianificazione dello sprint, stand-up, perfezionamento del backlog del prodotto o revisioni dello sprint in formato scrum.
• Riunione retrospettiva: una sessione di feedback post-progetto.
• Riunione di onboarding: una riunione di gruppo per l'orientamento dei nuovi assunti.
• Riunione del comitato: un sottogruppo all'interno di un'azienda o di un team che affronta un progetto o un problema specifico.

2 Decidere gli argomenti

Contatta i tuoi compagni di squadra, gli altri membri del consiglio, i membri del comitato e tutte le parti interessate importanti per scoprire se c'è qualcosa di cui vorrebbero discutere durante la riunione. Dare a tutti la possibilità di parlare garantisce che nessuno debba parlare troppo per far sentire la propria voce. Utilizza le informazioni raccolte dalle parti interessate, la definizione degli obiettivi e il tipo di riunione per creare un elenco di argomenti che devono essere discussi durante la riunione.

Assicurati che gli argomenti siano in tema sia per il tipo di incontro che desideri organizzare sia per gli obiettivi che desideri raggiungere. Considera quanti argomenti puoi trattare nel tempo che hai assegnato alla riunione. Non imballare troppo!

3 Stabilisci limiti di tempo e leader per ciascun argomento

Per rimanere in linea, è utile impostare limiti di tempo per ogni argomento che desideri discutere. Se l'organizzatore della riunione non prevede di guidare la conversazione per ciascun argomento, deve nominare un leader per ciascun argomento.

Il leader sarà responsabile di dirigere la riunione per tutta la durata dell'argomento trattato, fornendo eventuali documenti o diapositive pertinenti e garantendo che l'argomento rimanga entro i limiti di tempo stabiliti dall'ordine del giorno. Se sei tu a organizzare la riunione, è utile ricordare ai leader dell'argomento di portare con sé i documenti necessari il giorno della riunione.

4 Considerare i documenti necessari

Fai un elenco di tutti i documenti necessari per la riunione. Ciò potrebbe includere diapositive di presentazione, dati, dettagli del progetto, risultati dei test, wireframe, prototipi, fogli di presenza o verbali di riunioni precedenti .

Se qualcun altro nel tuo team ha bisogno di portare questi documenti alla riunione, assicurati di farglielo sapere e di includere tale informazione nell'agenda.

5 Lasciare tempo alla discussione e alla panoramica

Lasciare del tempo alla fine dell'ordine del giorno per una breve panoramica e discussione. Con un programma, le persone a volte hanno bisogno di tempo alla fine della riunione per porre domande. Inoltre, se stavi lavorando per raggiungere un obiettivo, non fa male ripassare ancora una volta ciò che hai trattato durante la riunione.

Se stai organizzando una riunione settimanale, potresti non aver bisogno di molto tempo. Spesso cinque minuti sono sufficienti per la revisione al termine di una riunione. Ma se si tratta di una riunione che si riunisce mensilmente o se riguarda nuove informazioni, dovresti invece lasciare dai dieci ai venti minuti alla fine della riunione.

Esempio di ordine del giorno della riunione

Di seguito, abbiamo incluso uno schema di un tipico ordine del giorno di una riunione.

Titolo della riunione:Data:Luogo e ora:Leader della riunione:Membri presenti:Obiettivo della riunione:

Rapporto sullo stato(10 minuti)

Concedi a ciascun membro presente qualche minuto per condividere la sua situazione.

Obiettivo(15 minuti)

Rivedi il tuo obiettivo per la riunione, i risultati che ti aspetti e cosa devono fare tutti per raggiungerli.

Nuovi argomenti(20 minuti)

Condividi eventuali nuove informazioni o argomenti gestiti dai membri che devono essere discussi.

Panoramica(5 minuti)

Rivedi ciò che è stato discusso durante la riunione, crea un elenco di azioni da intraprendere e lascia spazio a eventuali domande che non sono state ancora affrontate.

Domande frequenti sull'ordine del giorno della riunione

Che cos'è l'ordine del giorno di una riunione?

Un ordine del giorno della riunione è uno schema di ciò che accadrà durante una riunione. Ciò include quanto segue:

• Argomenti
• Obiettivi
• Una cronologia
• Relatori designati
• Documenti giustificativi
• Punti di discussione

Cosa dovrebbe essere incluso nell’ordine del giorno di una riunione?

L'ordine del giorno di una riunione dovrebbe includere quanto segue:

• Il tema dell'incontro
• Obiettivi
• Un elenco di argomenti
• Tempo stimato per ciascun argomento
• Documenti giustificativi
• Tempo per la discussione libera
• Una panoramica finale

Quando dovresti utilizzare un ordine del giorno della riunione?

Dovresti utilizzare un ordine del giorno per tutte le riunioni, o almeno per quelle formali. Se vuoi risparmiare tempo, restare aggiornato o raggiungere un obiettivo specifico durante una riunione, un'agenda è un ottimo strumento per raggiungere questo obiettivo.