Come scrivere un'agenda per le riunioni in 5 passaggi

Che cos'è l'agenda di una riunione?

L'ordine del giorno di una riunione è uno schema di ciò che accadrà durante una riunione. Ciò potrebbe includere argomenti, obiettivi, una sequenza temporale, relatori designati, documenti giustificativi e spunti di discussione. L'agenda della riunione viene solitamente condivisa con i partecipanti prima della riunione in modo che possano prepararsi.

Se hai mai pensato che forse avresti potuto usare la comunicazione asincrona invece di una riunione, probabilmente vorrai rispolverare come scrivere un'agenda. Gli ordini del giorno delle riunioni sono strumenti significativi prima, durante e dopo una riunione.

Un'agenda della riunione può essere utilizzata prima di una riunione per definire le aspettative e prepararsi. Durante una riunione, un'agenda crea struttura, fa risparmiare tempo e mantiene la concentrazione. Dopo una riunione, un ordine del giorno può essere utilizzato per ricapitolare la riunione o per redigere il verbale.

Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo di un'agenda per riunioni:

• Dà all'incontro uno scopo chiaro.
• Ti aiuta a rimanere in pista.
• Definisce le responsabilità.
• La sua struttura ti permette di gestire il tuo tempo in modo efficiente.
• Garantisce la copertura di argomenti essenziali.
• Crearne uno chiarisce aspettative e responsabilità.
• Riduce le perdite di tempo.
• L'invio anticipato dell'ordine del giorno prepara i partecipanti.

Alcuni esperti suggeriscono di utilizzare gli ordini del giorno delle riunioni per ogni riunione, mentre altri consigliano di utilizzarli solo per le riunioni formali. Se vuoi risparmiare tempo , rimanere in pista o raggiungere un obiettivo specifico durante una riunione, un'agenda è un ottimo strumento per raggiungerlo.

Cosa dovrebbe essere incluso nell'ordine del giorno di una riunione?

Un ordine del giorno della riunione dovrebbe indicare chiaramente lo scopo della riunione. Alcuni ordini del giorno delle riunioni possono essere più dettagliati di altri. Ad esempio, non tutte le riunioni necessitano di assegnazioni di tempo per argomenti o documenti giustificativi. Tuttavia, più un'agenda è dettagliata, più facile è rimanere in tema.

Un eccellente programma di riunioni include quanto segue:

• Il tema dell'incontro
• Raggiungere gli obiettivi
• Un elenco di argomenti
• Assegnazioni di tempo stimate per ogni argomento
• Documenti a sostegno
• Tempo di discussione libera
• Una panoramica finale

5 passaggi per scrivere l'agenda di una riunione

Un'agenda efficace prenderà in considerazione tutti i partecipanti, gli obiettivi che desideri raggiungere e il tempo che hai assegnato per la riunione. Ecco come scrivere un'agenda di una riunione in cinque passaggi per avere una riunione efficace ed efficiente.

1 Concentrati su un tema

Prima di iniziare a scrivere l'agenda della riunione, prenditi un momento per considerare cosa vuoi dalla riunione. Quali sono i tuoi obiettivi? Qual è il tema di questo incontro? Definisci il tipo di riunione.

Avere un tema e specificare il tipo di riunione aiuterà a determinare il focus della riunione, che consentirà ai partecipanti di prepararsi. I tuoi obiettivi dovrebbero descrivere ciò che vuoi realizzare durante la riunione.

Ecco alcuni tipi di riunione comuni:

• Riunione del team : una discussione sullo stato di un progetto, sulla risoluzione di eventuali problemi e sulla pianificazione di scadenze importanti.
• Riunione del consiglio : una discussione formale su questioni commerciali.
• Sessione esecutiva : una riunione per chiarire le esigenze delle riunioni del consiglio.
• Riunione di avvio del progetto : una presentazione di nuovi obiettivi, risultati e scadenze del progetto.
• Riunione di brainstorming : una collaborazione su nuove idee.
• Riunione di feedback : tempo strutturato per un feedback costruttivo.
• Riunione agile: una riunione mirata per revisioni di sprint, panoramiche di progetti e resoconti di feedback.
• Scrum meeting : pianificazione dello sprint, stand-up, perfezionamento del product backlog o revisioni dello sprint in formato Scrum.
• Incontro retrospettivo : una sessione di feedback post-progetto.
• Riunione di assunzione: una riunione di gruppo per l'orientamento dei neoassunti.
• Riunione del comitato : un sottogruppo all'interno di un'azienda o di un team che affronta un progetto o un problema specifico.

2 Decidere gli argomenti

Verifica con i tuoi compagni di squadra, i membri del consiglio di amministrazione, i membri del comitato e tutte le parti interessate importanti per scoprire se c'è qualcosa di cui vorrebbero discutere durante la riunione. Dare a tutti la possibilità di parlare assicura che nessuno debba parlare troppo per far sentire la propria voce. Usa le informazioni raccolte dalle parti interessate, la definizione degli obiettivi e il tipo di riunione per creare un elenco di argomenti che devono essere discussi durante la riunione.

Assicurati che gli argomenti siano in tema sia per il tipo di riunione che desideri avere sia per gli obiettivi che desideri raggiungere. Considera quanti argomenti puoi trattare nel tempo che hai assegnato per la riunione. Non imballare troppo!

3 Stabilire limiti di tempo e leader per ogni argomento

Per rimanere in pista, aiuta a fissare limiti di tempo per ogni argomento che vuoi discutere. Se l'orchestratore della riunione non prevede di guidare la conversazione per ogni argomento, deve nominare un leader per ogni argomento.

Il leader avrà il compito di dirigere la riunione per tutta la durata dell'argomento, fornire eventuali documenti o diapositive pertinenti e garantire che l'argomento rimanga entro i limiti di tempo stabiliti dall'ordine del giorno. Se stai conducendo la riunione, è utile ricordare ai leader dell'argomento di portare i documenti necessari il giorno della riunione.

4 Considera i documenti necessari

Fare un elenco di tutti i documenti necessari per la riunione. Ciò potrebbe includere diapositive di presentazione, dati, dettagli del progetto, risultati dei test, wireframe, prototipi, fogli di presenza o verbali di riunioni precedenti .

Se qualcun altro del tuo team ha bisogno di portare questi documenti alla riunione, assicurati di farglielo sapere e di includere tali informazioni nell'ordine del giorno.

5 Lascia il tempo per la discussione e la panoramica

Lasciare del tempo alla fine dell'agenda per una breve panoramica e discussione. Con un programma, le persone a volte hanno bisogno di tempo alla fine della riunione per porre domande. Inoltre, se stavi lavorando per raggiungere un obiettivo, non fa male rivedere ancora una volta ciò che hai trattato durante la riunione.

Se stai organizzando una riunione settimanale, potresti non aver bisogno di molto tempo per questo. Spesso, cinque minuti sono sufficienti per la revisione alla fine di una riunione. Ma se si tratta di una riunione che si riunisce mensilmente o si tratta di nuove informazioni, dovresti invece lasciare da dieci a venti minuti alla fine della riunione.

Esempio di agenda della riunione

Di seguito, abbiamo incluso uno schema di un tipico ordine del giorno di una riunione.

Titolo della riunione: Data: Luogo e ora: Responsabile della riunione: Membri presenti: Obiettivo della riunione:

Rapporto sullo stato (10 minuti)

Concedi a ogni membro presente qualche momento per condividere dove si trova.

Gol (15 minuti)

Esamina il tuo obiettivo per la riunione, i risultati che ti aspetti e ciò che tutti devono fare per raggiungerli.

Nuovi argomenti (20 minuti)

Condividi tutte le nuove informazioni o argomenti guidati dai membri che devono essere discussi.

Panoramica (5 minuti)

Esamina ciò che è stato discusso durante la riunione, crea un elenco di azioni e lascia spazio a eventuali domande che non sono state ancora affrontate.

Domande frequenti sull'agenda della riunione

Che cos'è l'agenda di una riunione?

L'ordine del giorno di una riunione è uno schema di ciò che accadrà durante una riunione. Ciò include quanto segue:

• Temi
• Obiettivi
• Una linea del tempo
• Relatori designati
• Documenti a sostegno
• Punti di discussione

Cosa dovrebbe essere incluso nell'ordine del giorno di una riunione?

L'ordine del giorno di una riunione dovrebbe includere quanto segue:

• Il tema dell'incontro
• Obiettivi
• Un elenco di argomenti
• Assegnazioni di tempo stimate per ogni argomento
• Documenti a sostegno
• Tempo di discussione libera
• Una panoramica finale

Quando dovresti usare l'agenda di una riunione?

Dovresti usare un'agenda per tutte le riunioni, o almeno quelle formali. Se vuoi risparmiare tempo, rimanere in pista o raggiungere un obiettivo specifico durante una riunione, un'agenda è un ottimo strumento per raggiungerlo.