Come scrivere un promemoria: i 10 passaggi principali da seguire

Imparare a scrivere un promemoria ti aiuterà a comunicare in modo efficace con le persone della tua azienda.

Un memorandum, un promemoria, è una breve lettera utilizzata per la comunicazione interna all'interno di un'azienda o organizzazione. Quando si invia una nota commerciale, il mittente di solito si rivolge a un vasto gruppo di persone, come un intero dipartimento. Questo è separato da un'e-mail, indirizzata solo a uno o a una manciata di destinatari.

Utilizzerai un promemoria per diversi motivi, tra cui informare un dipartimento di una nuova politica all'interno dell'organizzazione, informare il personale delle modifiche alle politiche o avvisare l'azienda di un evento imminente. L'invio di un memo assicura che tutti coloro che hanno bisogno delle informazioni ricevano le stesse informazioni, creando meno confusione e frustrazione all'interno dell'organizzazione.

La scrittura di promemoria non è difficile, ma a molte persone non viene insegnato come scrivere un promemoria nella loro formazione aziendale. Se hai il compito di scrivere questo tipo di documento commerciale, questa guida ti aiuterà a farlo bene.

Materiale necessario

• Materiale per scrivere come carta e penna
• Carta intestata
• Buste
• Computer
• Accesso alla posta elettronica

Passaggio 1. Studia i modelli di promemoria

Prendi in considerazione lo studio di modelli di promemoria per aiutarti a sapere come scriverne uno in modo efficace. Quindi, prendi in considerazione la possibilità di scrivere un modello che puoi utilizzare all'interno della tua organizzazione per rendere efficace la scrittura del tuo promemoria. Crea modelli per i tipi comuni di promemoria che invii che puoi richiamare e compilare in caso di necessità.

Passaggio 2. Scrivi l'intestazione e la riga dell'oggetto

Le prime quattro righe di un modello di promemoria sono considerate l'intestazione e la riga dell'oggetto. Questa è una delle parti più essenziali di un promemoria perché mostra da chi proviene il promemoria, a chi è destinato, quando è stato inviato e qual è l'oggetto principale.

L'intestazione e la riga dell'oggetto hanno questo aspetto:

Per:

Da:

Data:

Materia:

Compila ciascuna di queste righe nell'intestazione del promemoria con informazioni accurate. Quindi, in cima alla pagina, prima di questa informazione, scrivi “Memorandum” in modo che il destinatario sappia di che tipo di comunicazione si tratta. L'oggetto della nota deve essere chiaro e conciso, indicando qual è lo scopo della lettera.

Passaggio 3. Indicare lo scopo del promemoria

Includi lo scopo del tuo promemoria nel primo paragrafo. Pensa al paragrafo iniziale del tuo promemoria come a una dichiarazione di tesi in un documento di ricerca. Racconta lo scopo di un promemoria e offre al lettore un motivo per continuare a leggere. Non è necessario scrivere un saluto con questo tipo di comunicazione aziendale perché la scrittura di promemoria mira a essere il più concisa e diretta possibile.

Il primo paragrafo del promemoria dovrebbe dire al lettore perché stai scrivendo. Puoi anche dire "Sto scrivendo per informarti" o qualcosa di simile. Questo paragrafo dovrebbe contenere da una a tre frasi e delineare i punti chiave della lettera. Metti le informazioni essenziali in questo primo paragrafo per assicurarti che tutti sappiano di cosa tratta la comunicazione

Passaggio 4. Fornire informazioni di base

Nel secondo paragrafo, fornirai le informazioni di base, il contesto o le prove a sostegno degli elementi del primo paragrafo. Ad esempio, se il primo paragrafo invita il lettore a partecipare a un evento aziendale, il secondo paragrafo dirà al lettore perché la sua partecipazione è importante o perché l'evento è essenziale per la crescita dell'organizzazione.

Le informazioni di base dovrebbero essere lunghe da tre a cinque frasi. Tuttavia, non dovrebbe ripetere le informazioni trovate nel corpo del promemoria, ma dovrebbe fornire uno sfondo che indichi perché il resto del promemoria è importante.

Passaggio 5. Delineare il metodo di follow-up

Il corpo dell'emo dovrebbe spiegare i punti chiave in modo conciso. Usa da quattro a 10 righe o da tre a cinque frasi e usa i punti elenco se aiutano a mantenere le cose concise. In questi paragrafi del corpo, dovresti avere un punto chiave per paragrafo. Usa gli spazi bianchi liberamente. Non essere ripetitivo.

Passaggio 6. Riassumi i tuoi punti

L'ultimo paragrafo dovrebbe dire al lettore come può dare seguito alla tua email. Ad esempio, potresti chiedere loro di rispondere all'invito o di inviarti direttamente un'e-mail con domande. Se non è necessario un follow-up diretto, dì "Grazie per la tua attenzione a questa questione" o qualcosa di simile. Puoi anche riassumere i punti principali in questo paragrafo.

Se l'azione desiderata è composta da più di due o tre frasi, utilizza elenchi puntati o un elenco numerato per indicare cosa vuoi che facciano le persone. Ciò garantirà che i lettori possano vedere cosa dovrebbero fare dopo aver letto il promemoria, anche se lo stanno scansionando e non leggendo con uno scopo. Non firmerai la lettera alla fine del promemoria come faresti con un'e-mail perché il nome del mittente è elencato nella parte "da" dell'intestazione.

Passaggio 7. Includi un invito all'azione

Tutti i promemoria devono avere un piano d'azione o un invito all'azione. I tuoi lettori devono sapere cosa ci si aspetta da loro e come possono seguire tale aspettativa. È possibile includere indirizzi e-mail e numeri di telefono nell'invito all'azione, se appropriato. L'azione prevista deve essere nel primo e nell'ultimo paragrafo e può anche apparire nel corpo.

Passaggio 8. Usa uno stile di scrittura diretto e chiaro

Lo stile di scrittura di un promemoria è informativo e diretto. L'obiettivo è trasmettere le informazioni desiderate e richiedere l'azione desiderata. Scrivi in ​​prima e seconda persona e usa frasi imperative quando appropriato.

Passaggio 9. Aggiungi allegati se necessario

A volte un promemoria richiede allegati per dimostrare le informazioni fornite all'interno della lettera. Allegali in modo che il lettore possa accedervi facilmente. Questo metodo dipenderà dagli strumenti della tua organizzazione, ma assicurati che siano accessibili. Un promemoria non è il luogo per inviare un gran numero di allegati. Invece, invia solo gli allegati necessari per il promemoria. Evita di usare frasi lunghe.

Passaggio 10. Correggi e modifica il promemoria prima di inviarlo

Poiché invierai un promemoria a molte persone all'interno della tua organizzazione, correggilo sempre attentamente prima di inviarlo. Non vuoi inviare un promemoria con un errore di battitura evidente o un intento mal comunicato, in quanto ciò non ti aiuterà ad apparire come un professionista competente. Inoltre, rileggi il tuo promemoria per la precisione. Assicurati che le informazioni di contatto, le date e gli orari siano tutti corretti. Questa accuratezza ti aiuterà a evitare problemi di comunicazione.

Quando modifichi per la grammatica, ti consigliamo anche di dedicare del tempo a migliorare il punteggio di leggibilità di un testo prima di pubblicarlo o inviarlo.