Come scrivere un'e-mail professionale: passo dopo passo

Scopri come scrivere un'e-mail professionale per qualsiasi comunicazione aziendale in 10 semplici passaggi, dalla riga dell'oggetto e il saluto alla pressione del pulsante di invio.

L'e-mail è senza dubbio il formato principale per le comunicazioni aziendali di oggi. Ciò significa che avere una buona etichetta e-mail e sapere come creare messaggi e-mail efficaci è un'abilità incredibilmente importante da avere.

Ecco 10 passaggi semplicissimi da seguire che ti aiuteranno a creare messaggi di posta elettronica eccellenti ogni volta.

10 semplici passaggi per l'e-mail professionale perfetta

Passo 1. Scegli un modello di email

Se scrivere e-mail non è il tuo forte, puoi scegliere un modello di e-mail che ti guiderà attraverso il processo di scrittura di una buona e-mail dall'inizio alla fine. Ci sono molti diversi modelli di email disponibili online, oppure puoi scegliere di utilizzare un modello dal tuo host di posta elettronica. Microsoft Outlook, ad esempio, ha diversi modelli di email che possono aiutarti a scrivere un ottimo messaggio. Così come molte delle migliori app per la scrittura di e-mail.

Passaggio 2. Scrivi la riga dell'oggetto

Le email più efficaci hanno un oggetto accattivante. Assicurati che la riga dell'oggetto non solo spieghi a cosa serve l'email, ma sia anche interessante e cliccabile. Se lasci la riga dell'oggetto vuota o vaga, corri il rischio che il tuo messaggio vada nella cartella spam del destinatario o che venga trascurato.

Passaggio 3. Scegli un saluto

Decidi come saluterai il destinatario dell'e-mail. Utilizzerai il nome della persona o qualcosa di generico come "Gentile signore", "Gentile signor" o "A chi può interessare?" Di solito, il nome del destinatario per indirizzarlo direttamente rende un'e-mail più efficace di un saluto generale. Se non conosci il nome del destinatario, considera di fare una telefonata al luogo di lavoro e chiedere a chi dovresti indirizzare la tua comunicazione e-mail.

Passo 4. Indica lo scopo della tua email

L'introduzione della tua email dovrebbe indicare chiaramente il suo scopo. Assicurati che queste informazioni siano disponibili in anticipo e siano disposte in modo intuitivo. Ciò garantisce che il destinatario sarà in grado di leggere e assorbire le informazioni più facilmente. Se il destinatario dell'e-mail tende a leggere le e-mail troppo velocemente per leggerle fino in fondo, può essere utile avere il tuo scopo in anticipo.

Passaggio 5. Scrivi il corpo della tua email

Uno dei passaggi più impegnativi di questo processo è scrivere il corpo della tua email. Sii conciso; evita di essere troppo prolisso o di entrare troppo nei dettagli su "xyz". Includi elenchi puntati in cui puoi mettere in risalto le informazioni importanti ed evita di usare il corsivo che potrebbe rendere il testo più difficile da leggere.

Passaggio 6. Dì quando seguirai

Non terminare la tua e-mail senza indicare quando intendi ricontattarla se non ricevi risposta dal destinatario. Concedi loro un sacco di tempo per rispondere, soprattutto se stai chiedendo documentazione di qualsiasi tipo. Detto questo, è importante che tu ti assicuri che il destinatario sia consapevole che, in effetti, tornerai indietro e in quale periodo di tempo generale lo farai.

Passo 7. Scegli una firma di firma e-mail

Successivamente, devi scegliere come firmare e includere la tua firma e-mail. Le opzioni comuni di approvazione professionale includono:

• Cordiali saluti,
• Grazie,
• Distinti saluti,
• Rispettosamente,
• Cordiali saluti,

Il tuo nome completo dovrebbe essere stampato sotto la firma, ma dovresti includere anche una firma e-mail, se possibile. Potrebbe trattarsi di una firma digitale creata da un'app specifica per questo scopo o di un'immagine della tua firma effettiva. Sebbene non sia obbligatorio, l'aggiunta di una firma personale alla fine della comunicazione e-mail può contribuire a renderla più personalizzabile e professionale.

Passo 8. Includi le tue informazioni di contatto nella tua firma

Assicurati di includere le tue informazioni di contatto nella firma dell'e-mail in modo che la persona a cui stai inviando un'e-mail possa ricontattarti in più di un modo. Includi il tuo numero di telefono, le tue informazioni sui social media o su LinkedIn, il tuo nome completo e qualsiasi altra informazione aggiuntiva che possa essere pertinente o applicabile.

Passaggio 9. Correggi la tua email per errori di battitura

Non dimenticare di ricontrollare la tua e-mail per eventuali errori o errori di battitura prima di inviarla al destinatario. Puoi avere un'e-mail professionale ben formattata che scoraggia immediatamente il lettore se ci sono errori semplici e risolvibili. Grammarly offre un plug-in per la posta elettronica che può aiutarti a individuare ed eliminare facilmente gli errori.

Scopri come aggiungere Grammarly alla posta elettronica.

Passaggio 10. Premere il pulsante Invia

Probabilmente, la parte più snervante della scrittura di e-mail è premere il pulsante di invio, soprattutto se si utilizza Gmail e viene ritardato. Assicurati di aver riletto la tua email diverse volte prima di inviarla. Se si tratta di un'e-mail critica, inviala a te stesso, rileggila di nuovo e inviala al destinatario previsto.

Esempio di un'e-mail professionale

Ecco un esempio di e-mail scritta in modo professionale da un fornitore di servizi a un cliente:

Riga oggetto: Si prega di chiamare re: Rapporti sui progressi del mese scorso

Ciao Michele,

I rapporti sullo stato di avanzamento del progetto per il mese scorso sono pronti per essere esaminati. Vorrei assicurarmi che tu abbia l'opportunità di esaminarli in dettaglio; sono allegati qui per tua comodità. Chiamami per organizzare una conferenza per esaminare i tuoi rapporti in cui posso indicare le metriche più importanti e rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere.

Se non ho tue notizie entro la fine della settimana, ti chiamo al numero di cellulare che ho per te, che è 555-239-5512.

Grazie per il tuo tempo,

Jessica Wilson

Project Manager presso Content Marketing 4 U

555 East Broadway St.

Orlando, Florida 65987

555-377-6671

[email protected]

La riga dell'oggetto fa immediatamente sapere al lettore che la comunicazione riguarda i rapporti sullo stato di avanzamento del mese scorso e che il mittente vorrebbe essere contattato in merito. L'inizio dell'e-mail indica lo scopo e che i rapporti sono allegati per la revisione. Viene effettuata una richiesta per una teleconferenza e il mittente indica quando contatterà il destinatario e come.

Questo stabilisce le aspettative ei limiti per la comunicazione sui rapporti sullo stato di avanzamento e consente al destinatario di sapere che il fornitore di servizi comprende l'importanza della questione in questione. Alla fine dell'e-mail, il mittente include tutte le sue informazioni di contatto formali in modo che il destinatario possa contattarlo nel modo più conveniente.

L'ultima parola su come scrivere un'e-mail professionale

La comunicazione aziendale è più digitale di quanto non sia mai stata prima e si prevede che crescerà in modo esponenziale. Imparare a scrivere un'e-mail professionale che comunichi in modo efficace in modo conciso e diretto è qualcosa che tutti nella forza lavoro di oggi dovrebbero imparare a fare.

Domande frequenti sulla scrittura di messaggi e-mail professionali