Come scrivere un'e-mail professionale: 5 semplici passaggi e 5 best practice

Capire come scrivere un'e-mail professionale può essere difficile. Non preoccuparti. Non sei solo.

Anche se la maggior parte di noi ha bisogno di scrivere e-mail al lavoro ogni giorno, non è così facile come sembra. Anche se crei e-mail aziendali ogni giorno, può sembrare che non hai mai finito di imparare a comunicare in modo efficace in inglese. Come far capire chiaramente il mio punto di vista? Come apparire educato ma amichevole? Come devo avviare l'e-mail?

Quando apri una nuova email, di solito sai esattamente cosa vuoi dire... ma poi vedi un cursore lampeggiare, le parole possono rimanere bloccate nella tua testa. Puoi anche iniziare a indovinare il tuo pensiero o dubitare delle tue capacità di scrittura. Mentre il blocco dello scrittore è reale, quando si tratta di imparare a inviare e-mail professionali, la pratica rende perfetti. ‍

Con questi cinque passaggi e le migliori pratiche, puoi comporre e-mail che ti aiutano a dare il meglio di te in ogni situazione lavorativa.

5 semplici passaggi per scrivere email professionali

Sia che tu stia inviando un'e-mail fredda per un lavoro, presentando due persone l'un l'altro o seguendo un lead di vendita, questi semplici passaggi ti guideranno attraverso la creazione di un'e-mail efficace che soddisfi i tuoi obiettivi.

1. Inizia alla grande con il giusto saluto
2. Ringraziare
3. Spiega il tuo scopo
4. Lascia una buona impressione con la tua chiusura
5. Firma professionalmente
   

1. Inizia alla grande con il saluto giusto

Quando scrivi un'e-mail aziendale, è importante fare la migliore prima impressione possibile con un saluto professionale, noto anche come saluto, che è una parola più elaborata per dire "ciao".

Se non conosci bene il lettore, apri sempre la tua e-mail con un saluto e-mail formale.

• Caro <Nome>,
  

Se stai cercando di iniziare una nuova relazione, dovresti usare il loro cognome.

• Gentile Signora/Sig.ra/Sig. <Cognome>,
  

Se il tuo rapporto di lavoro con la persona è più informale, va bene usare un saluto più amichevole.

• Ciao <Nome>,
  

È sempre una buona idea imparare il più possibile sulla persona a cui ti rivolgerai. Se non conosci il nome della persona a cui stai scrivendo, di solito è una scommessa sicura usare "Gentile signore o signora" o "A chi può interessare:". Assicurati di notare le maiuscole e la punteggiatura irregolari nell'ultima opzione e nota che a volte la prima è troppo formale e può essere vista come obsoleta, soffocante o politicamente scorretta.

2. Ringrazia

Iniziare ringraziando il destinatario è la cosa giusta da fare se stai contattando qualcuno per la prima volta, rispondendo a qualcuno che contatta la tua organizzazione o rispondendo a una persona.

Se stai effettuando il contatto iniziale, dovresti ringraziare la persona per aver dedicato del tempo a leggere la tua email, seguita dal suo nome.

• Grazie per aver dedicato del tempo a leggere la mia email, <Nome>.
  

Se qualcuno al di fuori della tua organizzazione ti sta contattando per una richiesta, puoi dirlo

• Grazie per aver contattato <Nome azienda>.
  

Quando qualcuno risponde a una delle tue email, assicurati di dire:

• Grazie per la tua rapida risposta.
  

Esprimere gratitudine rende il lettore più ricettivo a ciò che scrivi dopo, ti aiuta a sembrare rispettoso e fa parte di una buona etichetta e-mail.

3. Spiega il tuo scopo

Se stai avviando la comunicazione dopo aver ringraziato il destinatario per aver dedicato del tempo a leggere la tua e-mail, inizia affermando il tuo scopo.

• Le scrivo per chiedere informazioni su [Offerta di prodotti X].
• Sto scrivendo in merito a [Inserimento di lavoro Y].
  

Se hai ricevuto una richiesta per l'azienda, rispondi alla sua domanda o metti in contatto il cliente con il collega giusto per dargli una risposta.

• Per rispondere alla tua domanda ecco [Informazioni che hanno richiesto].
• Ti sto mettendo in contatto con il mio collega <Nome> (CC'd), che sarà in grado di rispondere alla tua richiesta relativa all'[Argomento Z].
  

Sii chiaro sul tuo scopo nella parte superiore del primo paragrafo, quindi passa al testo del corpo principale dell'e-mail. Tuttavia, dovresti ricordare che il lettore è un professionista impegnato proprio come te. Ottieni rapidamente il tuo punto di vista mantenendo le frasi concise.

4. Lascia una buona impressione

Prima di inviare la tua e-mail, è una buona idea ringraziare di nuovo il tuo lettore e aggiungere educate osservazioni di chiusura.

Inizia con qualcosa sulla falsariga di:

• Grazie per la pazienza e la collaborazione, <Nome>.
• Grazie per la tua considerazione, <Nome>.
  

Dopo questo, continua a finire educatamente il paragrafo di chiusura.

• Se hai domande o dubbi, non esitare a contattarci.
• Aspetto tue notizie.

5. Esci professionalmente

L'ultimo passaggio consiste nell'includere un'e-mail professionale che si chiude con il tuo nome. Tradizionalmente, questo è chiamato "commento", ma questa parola è un po' datata, in modo simile al saluto. Secondo la corretta etichetta e-mail, il livello di formalità della tua approvazione dovrebbe corrispondere al saluto.

Se hai avviato l'e-mail in modo informale, le buone scelte per l'approvazione includono:

• Cordiali saluti,
• Cordiali saluti,
• Auguri,
  

Se il tuo saluto è stato più informale, considera di chiudere con:

• Migliore,
• Come sempre,
• Grazie,

Non dimenticare la virgola dopo la chiusura, per non parlare di aggiungere il tuo nome alla riga successiva.

È consuetudine includere una firma e-mail che includa il tuo nome completo, titolo, azienda e dettagli di contatto rilevanti nelle e-mail professionali per l'identificazione e le esigenze di comunicazione al di fuori della posta in arrivo.

Come scrivere e-mail professionali: le migliori pratiche

In questa sezione, tratteremo le migliori pratiche più importanti per la scrittura di e-mail professionali. Sebbene il contenuto di ogni e-mail sia diverso, ci sono principi generali che si applicano a tutti loro. Puoi utilizzare queste linee guida come lista di controllo finale per assicurarti di darti tutte le opportunità per avere successo con il tuo messaggio.

Ecco le 5 migliori pratiche per scrivere e-mail professionali:

1. Comprendi il tuo destinatario
2. Attento al tuo tono
3. Mantienilo breve e dolce
4. Formato per chiarezza
5. Rileggi prima di inviare

1. Comprendi il tuo destinatario

A chi stai scrivendo? Questo può sembrare sciocco poiché è ovvio che non puoi scrivere un'e-mail persuasiva senza avere l'indirizzo e-mail di qualcuno a cui inviarla.

Tuttavia, anche quando lavori in veste B2B, dovresti ricordare che stai scrivendo a una persona, non a un'azienda.

Nessuno di noi è il nostro lavoro e la cosa migliore delle persone è che siamo umani. Quindi assicurati di ricordare che stai scrivendo a un essere umano. Mantienilo leggero, gentile e colloquiale. Sii sempre edificante e disponibile nelle tue risposte. Scrivi il tipo di email che vorresti ricevere.

2. Attento al tuo tono

A chi stai scrivendo imposterà il tono della tua e-mail e spesso detterà anche i tuoi saluti e chiusure. Forse stai seguendo un reclutatore dopo aver inviato un CV LinkedIn, o forse vuoi creare un primo contatto positivo per rendere più facile coltivare un vantaggio in modo da poter chiudere una vendita. Queste situazioni richiedono spesso toni diversi: un'e-mail che fa seguito a una domanda di lavoro dovrebbe essere più formale di una con l'obiettivo di ottenere un cliente. ‍

3. Mantienilo breve e dolce

È meglio mantenere un'e-mail professionale breve e dolce. Comunica ciò che stai cercando di dire in modo chiaro e conciso in modo che il destinatario capisca che rispetti il ​​suo tempo. Da uno a tre brevi paragrafi da tre a cinque frasi ciascuno è più che sufficiente. Tuttavia, è importante non essere troppo breve: un'e-mail professionale dovrebbe essere lunga almeno tre frasi.

4. Formato per chiarezza

Per semplificare la lettura della tua email, separa i diversi componenti con interruzioni di paragrafo. Prendi in considerazione l'utilizzo di elenchi puntati o numerati per dare più struttura al tuo messaggio. Se vuoi evidenziare ciò che è più importante, usa il grassetto invece di cambiare il colore del carattere. Tuttavia, evita di usare il grassetto per più di una parola o frase nella tua email. Quando si tratta di scegliere un carattere, attenersi ai classici e utilizzare la dimensione del carattere standard.

5. Verifica prima dell'invio

Ultimo ma non meno importante, dovresti ricontrollare attentamente ciò che hai scritto per assicurarti che venga letto in modo chiaro e conciso. La cattiva comunicazione nelle e-mail professionali può causare molti errori costosi e gli errori di ortografia e grammaticali danneggiano inevitabilmente la percezione che gli altri hanno di te. Quando ritieni che la tua email sia perfetta, assicurati comunque che il nome del destinatario sia corretto.

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