Come scrivere una lettera di riferimento che brilli: 16 semplici passaggi

Imparare a scrivere una lettera di referenze è essenziale per manager e insegnanti. Inoltre, questi sono spesso richiesti alle persone in posizione di leadership e questa guida sarà d'aiuto.

Una lettera di raccomandazione è una parte essenziale del processo di assunzione quando qualcuno è alla ricerca di un nuovo lavoro. In genere proviene da un collega, ex datore di lavoro, manager o persino un professore al college. Dice al destinatario che la persona che fa domanda per il lavoro sarebbe un buon candidato e perché sarebbe un buon candidato.

Una lettera di raccomandazione efficace può rendere più allettanti il ​​curriculum e la domanda di un candidato. Inoltre, a volte può essere il fattore chiave che fa sì che un responsabile delle assunzioni inserisca le informazioni di un candidato nella sua breve lista di potenziali candidati. Pertanto, se qualcuno ti chiede di scrivere una lettera di referenze, devi dare il massimo. Ciò significa che sono nel bel mezzo di una ricerca di lavoro e la tua raccomandazione potrebbe fare un'enorme differenza nel loro successo. Pertanto, devi imparare a scrivere una lettera di referenze che impressionerà un potenziale datore di lavoro e questa guida ti aiuterà.

Materiale necessario

• Carta
• Penna o matita
• Computer
• Informazioni di contatto per il destinatario

Passaggio 1: sapere cosa includere

Indipendentemente dalla lettera di referenze che stai scrivendo; includerà alcune informazioni simili. Tutte le lettere di referenze devono includere questi bocconcini:

• Come conosci il candidato
• Da quanto tempo conosci il candidato
• Le caratteristiche positive della persona e come si applicano all'opportunità
• Una dichiarazione diretta di raccomandazione
• Un invito a richiedere maggiori informazioni direttamente da te
• Informazioni di contatto per te e il destinatario

Passaggio 2: scegli il tuo tipo

Esistono diversi tipi di lettere di referenze. Prima di scrivere il tuo, devi sapere che tipo stai scrivendo. La risposta dipenderà dal tuo rapporto con la persona. Ecco i tipi comuni:

• Lettera di riferimento professionale: scriverai questa lettera se sei un collega, un insegnante, un supervisore o un cliente che conosce bene lo stile di lavoro e l'etica del lavoro della persona.
• Lettera di riferimento del personaggio: se sei un familiare, un amico, un mentore o un conoscente con una conoscenza personale dei tratti caratteriali del candidato, scriverai questa lettera. A volte è anche chiamata lettera di riferimento personale.
• Lettera di referenza accademica: questa lettera proviene da un consulente o insegnante e discute i risultati accademici e il background educativo del candidato. Questo tipo di lettera di referenza è particolarmente comune se qualcuno ha frequentato la scuola di specializzazione.

Identificare il tipo di lettera di referenze ti aiuterà a scriverla in modo efficace utilizzando le caratteristiche che si applicano alla persona di cui stai scrivendo.

Passaggio 3: raccogliere informazioni

Avrai bisogno di alcune informazioni sul destinatario della lettera prima di poterla scrivere. Dovrai raccogliere queste informazioni, come il nome dell'azienda, l'indirizzo e il nome del destinatario. Mentre puoi aprire la lettera "a chi può interessare", la tua lettera avrà un impatto maggiore se il saluto include il nome.

Se qualcuno sta compilando una domanda di lavoro e facendo domanda ufficialmente per un lavoro, probabilmente può ottenere queste informazioni. Chiedi al candidato di lavoro di fornirti queste informazioni. Dal momento che stanno chiedendo un favore per ottenere la lettera di raccomandazione, dovrebbero essere felici di fornire le informazioni. In caso contrario, controlla LinkedIn, che spesso elenca queste informazioni di contatto.

Passaggio 4: pensa alla tua raccomandazione

Prima di iniziare a scrivere, pensa al motivo per cui consiglieresti il ​​candidato. Una buona lettera di raccomandazione fornirà ragioni specifiche per cui la persona sarebbe una scelta eccellente da assumere. Alcune cose da considerare includono:

• Buone capacità di comunicazione
• Qualità personali come la perseveranza o la cordialità
• Lavoro etico
• Esperienza lavorativa
• Benefici specifici che hanno portato alla tua azienda

Prendi degli appunti che puoi usare mentre scrivi la lettera, in quanto ciò ti aiuterà a evitare il blocco dello scrittore.

Passaggio 5: elenca le informazioni di contatto

Nella parte superiore della tua lettera, elencherai le tue informazioni di contatto, inclusi il tuo nome e indirizzo. Questo è allineato sul margine sinistro. Sotto, scrivi la data odierna. Salta una riga tra l'indirizzo e la data. Ora devi saltare un'altra riga e inserire le informazioni di contatto per il destinatario. Avrai bisogno del nome del responsabile delle assunzioni o del reclutatore, del titolo professionale, del nome dell'azienda e dell'indirizzo dell'azienda.

Passaggio 6: scrivi il saluto

Il saluto sarà in genere "Caro Sig./Sig.ra. Cognome:” con i due punti invece della virgola dopo il saluto. Tuttavia, a volte non avrai queste informazioni. Ad esempio, potresti scrivere "Caro responsabile delle assunzioni" se necessario o "Caro comitato di ammissione" per una lettera destinata a un contesto accademico. A volte ti verrà chiesto di scrivere una lettera di raccomandazione generale che non sia per una domanda di lavoro specifica. In questo caso, "A chi può interessare" è appropriato. Puoi anche scegliere "Gentile signore/signora". In altri scenari, tuttavia, evita questo saluto generico.

Passaggio 7: componi il primo paragrafo

Nel primo paragrafo, devi dire chi sei e come conosci la persona di cui parla la lettera. Successivamente, includi dettagli come da quanto tempo li conosci e perché sei una persona adatta a scrivere una lettera di raccomandazione. Infine, includi la tua raccomandazione e il titolo o la descrizione del lavoro specifico se lo conosci. Mantieni questo paragrafo relativamente breve ma completo. Inoltre, chiarisci il tuo entusiasmo per il richiedente in questo paragrafo iniziale. Evita qualsiasi scrittura fuffa o qualcosa che potrebbe sembrare esagerato nella tua raccomandazione. Ecco un eccellente esempio di un primo paragrafo:

“Mi chiamo Sallie Jones e scrivo per conto di John Smith, che sta facendo domanda per la tua posizione di responsabile delle vendite. Sono responsabile del team di vendita presso Acme School Supplies e John è stato nel mio team negli ultimi cinque anni. Credo che sarebbe adatto per la tua posizione di direttore delle vendite.

Nota come lo scrittore ha dichiarato chi erano, come conoscevano la persona e per quanto tempo. Infine, hanno concluso il paragrafo con la loro dichiarazione di raccomandazione.

Passaggio 8: spostati nei paragrafi del corpo

I paragrafi rimanenti includono dettagli sul motivo per cui ritieni che la persona sia un buon candidato per il lavoro. Qui vuoi essere il più specifico possibile. Ma, ancora una volta, usa esempi che supportano la tua raccomandazione. Mentre pensi a cosa includere, mantieni le qualità e le competenze specifiche per il lavoro o il corso di laurea che la persona sta cercando di ottenere. Ad esempio, se qualcuno sta facendo domanda per un programma di scuola di specializzazione, potresti includere informazioni sulle sue capacità di ricerca e tenacia. D'altra parte, se qualcuno si candida per una posizione manageriale, le sue capacità comunicative e le sue naturali capacità di leadership risalteranno. Ecco come potrebbe essere letto un paragrafo del corpo:

“Credo che John Smith sarebbe un ottimo candidato per la tua posizione di direttore delle vendite. Quando lavorava con me alla Acme School Supplies, era tenace nel reclutare nuovi rivenditori. Durante i nostri cinque anni insieme, ha aggiunto cinque nuove catene di vendita al dettaglio al nostro elenco di fornitori. Inoltre, la sua personalità estroversa lo aiuta a connettersi bene con potenziali clienti e fornitori, il che sarebbe un vantaggio per la tua azienda.

Avrai bisogno di almeno due paragrafi del corpo. Uno dei paragrafi dovrebbe essere solo una dichiarazione di raccomandazione.

Passaggio 9: chiudi la lettera

Ora sei pronto per chiudere la lettera. In chiusura, riassumi i motivi della raccomandazione e invita il destinatario a contattarti per ulteriori domande. Aggiungi il tuo indirizzo email e numero di telefono nel paragrafo. Termina con una firma se stai stampando la lettera. Se lo stai inviando in formato digitale, digita il tuo nome completo. In chiusura, usa parole come "senza riserve", "la più alta raccomandazione", "con fiducia" o "con tutto il cuore" per esprimere il tuo entusiasmo per il richiedente. Ecco come potrebbe apparire:

“Sono fiducioso nella mia raccomandazione di John per la tua posizione di Sales Manager. Se hai domande o vuoi parlare ulteriormente di questo, per favore contattami a [email protected] o 444-444-4444.

Cordiali saluti,

Sallie Jones
Sales Team Manager, Acme School Supplies”

Passaggio 10: mantenerlo della giusta lunghezza

La tua lettera di referenze deve essere della giusta lunghezza. In generale, non dovrebbe essere più di una pagina. Se hai solo uno o due paragrafi, il destinatario potrebbe presumere che tu non conosca la persona abbastanza bene da consigliarla. Pertanto, la lunghezza ideale della lettera dovrebbe occupare circa una pagina digitata. Innanzitutto, scegli alcuni punti chiave sulla persona che fa domanda per il lavoro che desidera. Quindi, lavorali in tre o quattro paragrafi. Assicurati di includere informazioni su come conosci la persona.

Passaggio 11: concentrarsi sul formato

La formattazione è essenziale quando si invia una lettera di referenze. Vuoi assicurarti che sia a spaziatura singola, ma includi uno spazio tra i paragrafi. Inoltre, vorrai margini di un pollice e allinea la lettera a sinistra. Per il carattere, non scegliere niente di pazzo. Un font standard a 12 punti, come Times New Roman o Arial, è una buona scelta. Vuoi che la lettera sia facile da leggere. Qualsiasi carattere troppo fiorito renderà la lettera difficile da leggere, danneggiando le possibilità della persona di ottenere il lavoro.

Passaggio 12: correggi la tua lettera

Prima di inviare la lettera, correggila. Prendi in considerazione l'idea di chiedere a qualcun altro di correggerlo, ma se lo fai, assicurati di non rivelare il nome del candidato. Le domande di lavoro e le ricerche di lavoro sono in qualche modo private, quindi non vuoi far entrare qualcuno in un segreto che dovrebbe essere tenuto nascosto. Non inviare una lettera di raccomandazione con molti refusi ed errori grammaticali. Potrebbe riflettersi male sul candidato. La correzione di bozze è essenziale.

Passaggio 13: scegli la riga dell'oggetto corretta

La riga dell'oggetto è importante se invii la tua lettera via e-mail. Dovrebbe elencare il nome del candidato e il titolo di lavoro se lo conosci. Inoltre, usa la parola "raccomandazione" per mostrare perché stai inviando l'e-mail. Quindi la riga dell'oggetto potrebbe essere simile a questa:

• Raccomandazione per John Smith – Sales Manager Job

Ricorda, i responsabili delle assunzioni ricevono centinaia di e-mail ogni giorno quando hanno posti di lavoro aperti. Quindi devi mostrare loro nella riga dell'oggetto perché dovrebbero guardare la tua email.

Passaggio 14: studia un esempio di lettera di riferimento

Prima di scrivere la tua prima lettera di referenze, prenditi del tempo per studiare un buon esempio. Ecco cosa potresti scrivere:

Sarah Hollingworth
123 strada principale
Città degli affari, New York 12345
333-333-3333
[email protected]

30 luglio 2022

Ralph Lee
Responsabile delle assunzioni
Duluth Tech Co
383 via sud
Città degli affari, IA 12345

Caro signor Lee:

Sono lieto di consigliare Scott Swallow per la posizione di addetto alle vendite presso Duluth Tech Co. In qualità di direttore delle vendite per Acme Tech, ho avuto il piacere di lavorare come supervisore di Scott negli ultimi dieci anni. In qualità di dipendente responsabile e puntuale, Scott è stato uno dei miei migliori interpreti. Approvo con tutto il cuore le sue qualifiche e capacità.

Durante il nostro decennio di collaborazione, sono rimasto impressionato dalla conoscenza di Scott delle tattiche di vendita. Ho anche scoperto che aveva eccellenti capacità relazionali e una buona intuizione, che lo hanno aiutato a connettersi bene con i nostri candidati e clienti. Durante il suo tempo con noi, ha contribuito a far crescere le nostre vendite del 10% portando cinque nuovi account aziendali.

Sebbene questa abilità di vendita fosse uno dei suoi principali vantaggi, Scott era anche molto simpatico e un eccellente giocatore di squadra. Il suo ottimismo ha contribuito a incoraggiare altri addetti alle vendite a continuare a lavorare sodo. Ha sviluppato relazioni positive in tutta l'azienda e con i suoi diretti collaboratori, e nessuno lo vedeva come un concorrente.

Sono fiducioso di consigliarti Scott e credo che si adatterebbe bene al team di Duluth Tech Co.. Se desideri porre ulteriori domande o ottenere maggiori informazioni sul lavoro di Scott per noi, inviami un'e-mail a [email protected] o chiama il 333-333-3333.

Cordiali saluti,

Sarah Hollingworth
Responsabile delle vendite, Acme Tech

Passaggio 15: guarda un esempio di lettera di riferimento personale

Le lettere di referenze personali si concentrano sui tratti caratteriali personali, non sull'esperienza lavorativa professionale. Tuttavia, poiché una lettera di referenze personale è leggermente diversa da una lettera professionale, ecco uno sguardo ai paragrafi che potrebbe includere:

Gentile signora Smith:

Sono lieto di scrivere una lettera di referenze a nome di Sarah Hollingsworth, che è stata una delle mie più care amiche fin dalle elementari. Se stai cercando un dipendente laborioso e dedicato che dia tutto per la tua azienda, Sarah è quella che desideri.

Sarah ha sempre dovuto lavorare un po' più duramente degli altri a scuola, ma non si è mai arresa. È rimasta la prima della classe nonostante alcune difficoltà di apprendimento e la difficile vita familiare in una casa con un solo genitore. Ha persino guadagnato una borsa di studio per il college grazie ai suoi accademici. Questo dimostra la sua tenacia, che sarebbe una risorsa vitale per la tua azienda.

Da adulta, ho visto Sarah riuscire nel suo lavoro. I suoi consigli da clienti passati mostrano la sua natura premurosa e la sua professionalità.

Sono lieto di offrire la mia raccomandazione per Sarah per il tuo programma. Se la assumi, otterrai un membro del team dedicato e professionale che sarà una risorsa per il tuo team. Se vuoi saperne di più, scrivimi a [email protected] o chiama il numero 123-456-7890.

Cordiali saluti,

Samanta Stephens

Si noti che in questo esempio, il mittente si concentra sui tratti del carattere personale che ha osservato piuttosto che su una specifica esperienza lavorativa. Tuttavia, l'etica del lavoro fa parte della lettera solo perché questo è qualcosa che il mittente ha osservato.

Passaggio 16: utilizzare un modello di lettera

Prendi in considerazione l'utilizzo di un modello di lettera di referenze se non hai mai scritto una lettera di referenze prima. Ricorda che sarà una lettera commerciale formale. Ecco cosa conterrà:

[Il tuo nome]
[Il tuo indirizzo]
[Città stato CAP]

[Data odierna]

[Nome del destinatario]
[Titolo di lavoro]
[Azienda]
{Indirizzo]
[Città stato CAP]

Gentile [nome del destinatario]:

Paragrafo 1: questo breve paragrafo introduttivo indica lo scopo della lettera. Includerai anche informazioni sul motivo per cui stai scrivendo una lettera di referenze professionale.

Paragrafo 2: questo paragrafo include dettagli sulla tua relazione con la persona di cui stai scrivendo, inclusi fatti sul suo passato impiego e responsabilità.

Paragrafo 3: Questa è una frase che fornisce una dichiarazione sulle qualifiche della persona per il lavoro.

Paragrafo 4: fornisci esempi specifici a supporto della tua affermazione precedente.

Paragrafo 5: Chiudi la lettera con un riepilogo della tua raccomandazione e un invito a contattarti per ulteriori informazioni. Includere le informazioni di contatto all'interno del paragrafo.

Sinceramente o Rispettosamente Vostro,

[Firma]

[Nome digitato]
[Il tuo titolo di lavoro]

Puoi anche tenere questo modello a portata di mano se sei un manager perché ti potrebbe essere chiesto di scrivere regolarmente lettere di referenze. Ancora una volta, avere un modello da cui puoi estrarre e disegnare renderà questo compito più semplice.

Per ulteriore assistenza nella scrittura della tua lettera di referenze, consulta la nostra guida alla grammatica e alla sintassi.