Come scrivere un rapporto: una guida

Un report è un racconto di saggistica che presenta e/o riassume i fatti su un particolare evento, argomento o problema. L'idea è che le persone che non hanno familiarità con l'argomento possono trovare tutto ciò che hanno bisogno di sapere da un buon rapporto.

I rapporti rendono facile catturare qualcuno al passo con un argomento, ma in realtà scrivere un rapporto è tutt'altro che facile. Quindi, per aiutarti a capire cosa fare, di seguito presentiamo un nostro piccolo rapporto, tutto sulla stesura del rapporto.

Che cos'è un rapporto?

In termini tecnici, la definizione di relazione è piuttosto vaga: qualsiasi resoconto, parlato o scritto, delle questioni relative a un determinato argomento. Questo potrebbe riferirsi a qualsiasi cosa, da una testimonianza in aula al rapporto di un libro di una scuola elementare.

In realtà, quando le persone parlano di "rapporti", di solito si riferiscono a documenti ufficiali che delineano i fatti di un argomento, in genere scritti da un esperto in materia o da qualcuno incaricato di indagare su di esso. Esistono diversi tipi di report, spiegati nella sezione successiva, ma per lo più si adattano a questa descrizione.

Che tipo di informazioni vengono condivise nei rapporti? Sebbene tutti i fatti siano ben accetti, i rapporti, in particolare, tendono a presentare questi tipi di contenuti:

• Dettagli di un evento o di una situazione
• Le conseguenze o l'effetto continuo di un evento o di una situazione
• Valutazione di dati statistici o analitici
• Interpretazioni dalle informazioni nel rapporto
• Previsioni o raccomandazioni basate sulle informazioni nel rapporto
• Come le informazioni si riferiscono ad altri eventi o rapporti

I rapporti sono strettamente correlati alla scrittura di saggi , sebbene vi siano alcune chiare distinzioni. Sebbene entrambi si basino sui fatti, i saggi aggiungono le opinioni e gli argomenti personali degli autori. I rapporti in genere si attengono solo ai fatti, sebbene possano includere alcune delle interpretazioni dell'autore di questi fatti, molto probabilmente nella conclusione.

Inoltre, i rapporti sono molto organizzati, di solito con sommari e titoli e sottotitoli abbondanti. Ciò rende più facile per i lettori scansionare i rapporti per le informazioni che stanno cercando. I saggi, d'altra parte, sono pensati per essere letti dall'inizio alla fine, non sfogliati per approfondimenti specifici.

Tipi di rapporti

Esistono diversi tipi di report, a seconda dello scopo e a chi si presenta il report. Ecco un rapido elenco dei tipi comuni di rapporti:

• Relazione accademica: verifica la comprensione da parte di uno studente dell'argomento, come relazioni di libri, relazioni su eventi storici e biografie
• Report aziendali: identifica le informazioni utili nella strategia aziendale, come report di marketing, promemoria interni, analisi SWOT e report di fattibilità
• Rapporti scientifici: condivide i risultati della ricerca, come documenti di ricerca e casi di studio, in genere in riviste scientifiche

I rapporti possono essere ulteriormente suddivisi in categorie in base a come sono scritti. Ad esempio, un report potrebbe essere formale o informale, breve o lungo e interno o esterno. Negli affari, un report verticale condivide le informazioni con persone che si trovano a diversi livelli della gerarchia (cioè, persone che lavorano sopra di te e sotto di te), mentre un report laterale è per persone allo stesso livello dell'autore, ma in reparti diversi.

Esistono tanti tipi di resoconti quanti sono gli stili di scrittura, ma in questa guida ci concentriamo sui resoconti accademici, che tendono ad essere formali e informativi.

>>Leggi altro: cos'è la scrittura accademica?

Qual è la struttura di un rapporto?

La struttura di un rapporto dipende dal tipo di rapporto e dai requisiti dell'incarico. Sebbene i rapporti possano utilizzare la propria struttura unica, la maggior parte segue questo modello di base:

• Riepilogo esecutivo: proprio come un abstract in un documento accademico, un riepilogo esecutivo è una sezione a sé stante che riassume i risultati del tuo rapporto in modo che i lettori sappiano cosa aspettarsi. Questi sono principalmente per i rapporti ufficiali e meno per i rapporti scolastici.
• Introduzione: impostando il corpo della relazione, la tua introduzione spiega l'argomento generale che stai per discutere, con la tua dichiarazione di tesi e tutte le informazioni di base necessarie prima di entrare nei tuoi risultati.
• Corpo: il corpo del rapporto spiega tutte le tue principali scoperte, suddivise in titoli e sottotitoli. Il corpo costituisce la maggioranza dell'intero rapporto; mentre l'introduzione e la conclusione sono di pochi paragrafi ciascuna, il corpo può andare avanti per pagine.
• Conclusione: la conclusione è quando si riuniscono tutte le informazioni nella relazione e si arriva a un'interpretazione oa un giudizio definitivo. Di solito è qui che l'autore inserisce le proprie opinioni o inferenze personali.

Se hai familiarità con come scrivere un documento di ricerca , noterai che la stesura del rapporto segue la stessa struttura introduzione-corpo-conclusione, aggiungendo a volte un riepilogo esecutivo. I rapporti di solito hanno anche i propri requisiti aggiuntivi, come i frontespizi e i sommari, che spiegheremo nella sezione successiva.

Cosa dovrebbe essere incluso in un rapporto?

Non ci sono requisiti fissi per ciò che è incluso in un report. Ogni scuola, azienda, laboratorio, task manager e insegnante può creare il proprio formato, a seconda delle proprie esigenze specifiche. In generale, però, fai attenzione a questi requisiti particolari: tendono a spuntare molto:

• Frontespizio: i rapporti ufficiali utilizzano spesso un frontespizio per mantenere le cose organizzate; se una persona deve leggere più rapporti, i frontespizi ne rendono più facile tenerne traccia.
• Sommario: proprio come nei libri, il sommario aiuta i lettori ad andare direttamente alla sezione a cui sono interessati, consentendo una navigazione più veloce.
• Numerazione delle pagine: una cortesia comune se stai scrivendo un rapporto più lungo, la numerazione delle pagine assicura che le pagine siano in ordine in caso di errori di stampa o errori di stampa.
• Intestazioni e sottotitoli: i rapporti sono generalmente suddivisi in sezioni, divise per intestazioni e sottotitoli, per facilitare la navigazione e la scansione.
• Citazioni: se stai citando informazioni da un'altra fonte, le linee guida per le citazioni indicano il formato consigliato.
• Pagina delle opere citate: Una bibliografia alla fine del rapporto elenca i crediti e le informazioni legali per le altre fonti da cui hai avuto informazioni.

Come sempre, fare riferimento al compito per le linee guida specifiche su ciascuno di essi. Le persone che leggono il rapporto dovrebbero dirti quali guide di stile o formattazione richiedono.

Come scrivere un report in 7 passaggi

Ora entriamo nello specifico di come scrivere un report. Segui i sette passaggi sulla stesura del rapporto di seguito per passare da un'idea a un documento completato.

1 Scegli un argomento in base al compito

Prima di iniziare a scrivere, devi scegliere l'argomento della tua relazione. Spesso l'argomento è assegnato a te, come con la maggior parte dei rapporti commerciali, o predeterminato dalla natura del tuo lavoro, come con i rapporti scientifici. In tal caso, puoi ignorare questo passaggio e andare avanti.

Se sei incaricato di scegliere il tuo argomento, come con molti rapporti accademici, allora questo è uno dei passaggi più importanti dell'intero processo di scrittura. Prova a scegliere un argomento che soddisfi questi due criteri:

• Ci sono informazioni adeguate: scegli un argomento che non sia troppo generale ma non troppo specifico, con informazioni sufficienti per riempire il tuo report senza padding, ma non troppo da non poter coprire tutto.
• È qualcosa che ti interessa: sebbene questo non sia un requisito rigoroso, aiuta la qualità di un rapporto se sei coinvolto dall'argomento.

Naturalmente, non dimenticare le istruzioni del compito, inclusa la lunghezza, quindi tieni quelle nella parte posteriore della tua testa quando decidi.

2 Condurre ricerche

Con rapporti aziendali e scientifici, la ricerca è solitamente tua o fornita dall'azienda, anche se in entrambi c'è ancora molto da scavare alla ricerca di fonti esterne.

Per i documenti accademici, sei in gran parte da solo per la ricerca, a meno che non ti venga richiesto di utilizzare materiali di classe. Questo è uno dei motivi per cui scegliere l'argomento giusto è così cruciale; non andrai lontano se l'argomento che hai scelto non ha abbastanza ricerche disponibili.

La chiave è cercare solo fonti attendibili: documenti ufficiali, altri rapporti, documenti di ricerca, casi di studio, libri di autori rispettati, ecc. Sentiti libero di utilizzare la ricerca citata in altri rapporti simili. Spesso puoi trovare molte informazioni online attraverso i motori di ricerca, ma anche un rapido viaggio in biblioteca può aiutarti in un pizzico.

3 Scrivi una dichiarazione di tesi

Prima di andare oltre, scrivi una dichiarazione di tesi per aiutarti a concettualizzare il tema principale della tua relazione. Proprio come la frase tematica di un paragrafo, la dichiarazione di tesi riassume il punto principale della tua scrittura, in questo caso la relazione.

Dopo aver raccolto abbastanza ricerche, dovresti notare alcune tendenze e modelli nelle informazioni. Se tutti questi schemi deducono o portano a un punto più ampio e generale, questa è la tua tesi.

Ad esempio, se stavi scrivendo un rapporto sui salari dei dipendenti di un fast food, la tua tesi potrebbe essere qualcosa del tipo: "Sebbene i salari fossero commisurati alle spese di soggiorno, dopo anni di stagnazione non sono più adeguati". Da lì, il resto della tua relazione elaborerà quella tesi, con ampie prove e argomentazioni a sostegno.

È bene includere la dichiarazione della tua tesi sia nel sommario esecutivo che nell'introduzione della tua relazione, ma vuoi comunque capirlo presto in modo da sapere quale direzione andare quando lavorerai sul tuo schema successivo.

4 Preparare uno schema

La stesura di uno schema è consigliata per tutti i tipi di scrittura, ma è particolarmente utile per i report data la loro enfasi sull'organizzazione. Poiché i rapporti sono spesso separati da intestazioni e sottotitoli, uno schema solido ti assicura di rimanere in pista mentre scrivi senza perdere nulla.

In realtà, dovresti iniziare a pensare al tuo schema durante la fase di ricerca, quando inizi a notare schemi e tendenze. Se sei bloccato, prova a fare un elenco di tutti i punti chiave, i dettagli e le prove che vuoi menzionare. Vedi se riesci a inserirli in categorie generali e specifiche, che puoi trasformare rispettivamente in titoli e sottotitoli.

5 Scrivi una bozza approssimativa

In realtà, scrivere la bozza , o la prima bozza, è solitamente il passaggio più dispendioso in termini di tempo. È qui che prendi tutte le informazioni dalla tua ricerca e le metti in parole. Per evitare di essere sopraffatto, segui semplicemente il tuo schema passo dopo passo per assicurarti di non tralasciare nulla accidentalmente.

Non aver paura di commettere errori; questa è la regola numero uno per scrivere una bozza approssimativa. Aspettarsi che la prima bozza sia perfetta aggiunge molta pressione. Invece, scrivi in ​​modo naturale e rilassato e preoccupati dei dettagli specifici come la scelta delle parole e la correzione degli errori in seguito. Ecco a cosa servono gli ultimi due passaggi, comunque.

6 Rivedere e modificare il rapporto

Una volta terminata la bozza, è ora di tornare indietro e iniziare a correggere gli errori che hai ignorato la prima volta. (Prima di immergerti di nuovo, tuttavia, è utile dormirci sopra per iniziare a modificare da zero, o almeno fare una piccola pausa per rilassarti dalla stesura della bozza.)

Ti consigliamo di rileggere prima il tuo rapporto per eventuali problemi importanti, come tagliare o spostare intere frasi e paragrafi. A volte scoprirai che i tuoi dati non sono allineati o che hai interpretato male una prova chiave. Questo è il momento giusto per correggere gli errori del "quadro generale" e riscrivere le sezioni più lunghe secondo necessità.

Se non hai dimestichezza con cosa cercare durante la modifica, puoi leggere la nostra guida precedente con alcuni suggerimenti di modifica automatica più avanzati .

7 Correggere e verificare la presenza di errori

Infine, vale la pena esaminare il tuo rapporto un'ultima volta, solo per ottimizzare la tua formulazione e verificare la presenza di errori grammaticali o di ortografia. Nel passaggio precedente hai verificato la presenza di errori "quadro d'insieme", ma qui stai cercando problemi specifici, anche pignoli.

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