20 suggerimenti su come inviare e-mail migliori

Ti chiedi come scrivere email migliori? Bene, una buona scrittura di e-mail inizia con la conoscenza delle basi.

Una volta acquisita sicurezza, puoi applicare più sfumature per migliorare ulteriormente le tue capacità di scrittura di e-mail. Migliorare il tuo mestiere non richiede libri, corsi o lezioni su come inviare e-mail migliori. Dopo aver investito 10 minuti nella lettura di questo post del blog, sai tutto ciò di cui hai bisogno per comporre un buon messaggio di posta elettronica in ogni situazione. Questo è un investimento nella tua carriera che ha il potenziale per un ROI infinito.

Successivamente, 20 suggerimenti per scrivere e-mail che ti aiutano a diventare uno scrittore di e-mail migliore, indipendentemente dal punto di partenza.

1. Considera il tuo destinatario

In tutta la comunicazione professionale, il tuo pubblico dovrebbe essere la tua prima considerazione. Chi leggerà la tua email determina come la scrivi dal tono al contenuto. Così semplice.

Se non sei d'accordo, valuta se comunichi in modo simile con il tuo capo, collega, cliente e appaltatori, per non parlare della tua famiglia e dei tuoi amici. La tua email non deve essere così formale come quando fai una richiesta di lavoro quando comunichi con i tuoi colleghi. Alcuni dei gerghi specifici della funzione possono essere efficienti per lo scambio tra i compagni di squadra ma confondono per il top management.

Inoltre, ricorda che il tuo pubblico include tutti quelli aggiunti nei campi "A:", "CC:" e "BCC:", concentrandosi sul primo. Un pubblico di uno rende facile personalizzare il tuo messaggio e adattare l'approccio per il destinatario. Assicurati di riflettere la relazione e la corrispondenza precedente tra mittente e destinatario quando inizi a digitare.

2. Imposta un obiettivo chiaro per la tua email

Se non sei chiaro sullo scopo della tua email prima di iniziare a scriverla, puoi star certo che non lo sarà nemmeno il destinatario. Chiarire ciò che stai cercando di ottenere con il tuo messaggio ti aiuta a esprimerti in modo efficace quando decidi di mettere nero su bianco.

Tutte le buone email hanno uno e un solo obiettivo. Questa è chiamata la "regola di una cosa". Coprendo solo una cosa nella tua e-mail, rendi più facile per il destinatario capire e agire. Richiedere più di un'azione in un'e-mail può creare confusione, che porta a una comunicazione inefficiente.

Per definire un obiettivo per il tuo messaggio, puoi farti le seguenti domande:

• Cosa chiedi al destinatario di fare?
• Come vuoi che si sentano?
• Come dovrebbero rispondere?
  

A volte è assolutamente necessario trattare diverse cose sullo stesso argomento in un'unica e-mail. In questo caso, è sempre più essenziale formattare in modo chiaro il messaggio utilizzando punti elenco o elenchi numerati. L'evidenziazione di diversi componenti dell'e-mail rende più facile per il destinatario elaborare il tuo messaggio e rispondere in modo da coprire tutto ciò di cui hai bisogno.

3. Assicurati che la tua email sia necessariamente

L'e-mail è diventata il canale predefinito di comunicazione aziendale. Non importa quanto tutti amiamo le e-mail (sarcasmo) e non importa quanto sia importante fornire una traccia di comunicazione elettronica con clienti, appaltatori o colleghi, l'e-mail non è il canale giusto di tutte le comunicazioni sul posto di lavoro.

Quando hai chiaro chi è il destinatario e perché stai per inviare loro un'e-mail, fermati. Fai un respiro profondo e chiediti: "Questa email è necessariamente?" I professionisti su tutta la linea tendono a comunicare eccessivamente via e-mail anche se una telefonata veloce o un messaggio Slack andrebbero bene. O che ne dici del video Loom? Nonostante il popolare meme, è bene ricordare che non tutti gli incontri avrebbero potuto essere email.

Quindi, ricorda che l'e-mail è solo un canale di comunicazione professionale. Con la vasta gamma di canali per la comunicazione asincrona, scegli quello che si adatta al messaggio.

4. Conosci la tua etichetta e-mail

L'etichetta dell'e-mail si riferisce all'insieme di principi che guidano il nostro comportamento quando si utilizza l'e-mail.

Può essere definito come un codice di condotta che include linee guida non scritte per la comunicazione via e-mail in merito a lingua, ortografia, grammatica e modi. L'etichetta dipende da chi stai inviando un'e-mail. È sempre più sicuro rimanere sul lato formale delle convenzioni.

Aderire all'etichetta dell'e-mail ti aiuterà a stabilire professionalità nella tua comunicazione, costruire relazioni solide con i tuoi colleghi e rappresentare bene l'azienda. Poiché non esiste una risorsa autorevole su questo argomento, abbiamo compilato un elenco delle regole e dei suggerimenti più importanti sull'etichetta e-mail che ogni professionista dovrebbe conoscere. Con questa lettura veloce, puoi aggiornare le tue conoscenze sull'argomento e valutare la tua email con occhio critico.

5. Segui la corretta struttura dell'e-mail

Il modo migliore per scrivere un'e-mail è attenersi al formato. L'e-mail esiste da decenni e molti di noi la usano sin dalla nostra infanzia. Ecco perché i nostri cervelli sono programmati per leggerli in un certo modo. Indipendentemente dal fatto che il destinatario salti tutte le sottigliezze e le formalità, è più facile per lui capirne l'essenza se non ti allontani da ciò che ci si aspetta.

La procedura consigliata per la struttura dell'e-mail è la seguente:

• Linea tematica
• Saluto
• Linea di apertura
• Contenuto
• Chiamare all'azione
• Frase di chiusura
• Cancella la sottoscrizione
• Firma
  

Se alcuni di questi componenti di una buona email ti suonano come una lingua straniera, non preoccuparti. Tratteremo ogni parte di un'e-mail ben strutturata in questo post del blog. Quando avrai finito di leggere, saprai tutto ciò che devi sapere per perfezionarli tutti. E se hai bisogno di ulteriore aiuto, presto imparerai anche uno strumento chiamato Flowrite che può diventare il tuo assistente e-mail AI e occuparsi di strutturare le tue e-mail per te.

6. Ottieni il massimo dalla riga dell'oggetto dell'email

La riga dell'oggetto è la prima, e forse l'unica, cosa che il destinatario vede nella tua e-mail. Le e-mail con un oggetto scadente o, meglio ancora, senza oggetto, verranno rapidamente eliminate senza leggere o trovare la loro strada direttamente nella cartella spam.

Dovresti pensare alla riga dell'oggetto come al titolo della tua email. È un riepilogo della tua email. Ha l'impatto più significativo sul fatto che la tua email venga letta o meno. L'obiettivo di una riga dell'oggetto è convincere il destinatario ad aprire il tuo messaggio e dare il corpo dell'e-mail per fare il resto del lavoro. È anche il luogo in cui si verifica più spesso un errore di posta elettronica.

L'errore più comune è cercare di indurre il destinatario ad aprire la tua email. La riga dell'oggetto non dovrebbe essere una presa in giro e dovrebbe sempre essere correlata al contenuto dell'e-mail. Le righe dell'oggetto troppo corte o troppo lunghe spesso confondono. Lo stesso vale per quelli vaghi e generici. I migliori argomenti sono informativi ma concisi.

La sfida è mantenere la riga dell'oggetto dell'e-mail concisa ma specifica. La lunghezza ideale è compresa tra 3 e 8 parole, che dovrebbero essere sufficienti per fornire una panoramica del tuo messaggio.

7. Scegli il miglior saluto e-mail

Il modo in cui inizi l'e-mail imposta il tono del messaggio e crea la prima impressione del destinatario su di te. Sfortunatamente, molti non ci prestano abbastanza attenzione. Qual è il modo corretto per iniziare la mia e-mail allora? Beh, dipende. Il saluto appropriato per la tua email può essere formale o amichevole, a seconda della persona con cui comunichi e del tuo scopo.

Esempi di saluti e-mail più comuni includono:

1. Ciao <Nome>

2. Ciao <Nome>

3. Caro <Nome>

È facile pensare troppo al saluto dell'e-mail, soprattutto quando non si ha molta familiarità con la persona. O se l'e-mail è particolarmente importante. Se ti ritrovi a perdere tempo a dire "Ciao Tom", "Ciao Mr. Smith" o "Gentile signore", è sempre più sicuro sbagliare verso quello formale.'

Per aiutarti a navigare in queste acque, abbiamo scritto una guida completa sui migliori saluti via email.

8. Aggiungi una frase di apertura dell'e-mail

Prima di passare al contenuto effettivo della tua email, dovresti aggiungere una riga di apertura che indirizzi il destinatario o fornisca un contesto. E per il bene di tutte le persone coinvolte, per favore escogita qualcosa di più fantasioso e premuroso di "Spero che questa email ti trovi bene".

Buoni esempi di apertura di e-mail per diverse situazioni includono:

• Permettimi di presentarmi…
• Per dare seguito alla nostra conversazione...
• Grazie per averci contattato...
• Spero che finora la settimana stia andando alla grande...
• potrei usare il tuo consiglio...
• La tua rapida risposta è molto apprezzata...
  

Con queste opzioni nella tua tasca posteriore, non dovresti lottare per atterrare su quella linea di apertura perfetta che segue senza soluzione di continuità il contenuto dell'e-mail. Come suggerimento bonus, cerca di evitare i giorni feriali o le ore del giorno nella frase di apertura perché non sai quando il destinatario dovrà leggere il tuo messaggio.

9. Dovresti presentarti?

La risposta è: se stai contattando qualcuno che non conosci ancora, sì, dovresti. Non importa se si tratta di qualcuno all'interno della tua organizzazione o di un contatto esterno. È una buona etichetta e-mail e cortesia comune. "Come faccio a presentarmi in una e-mail, allora?" Potresti chiedere.

Ecco due modi infallibili per fare l'auto-presentazione in un'e-mail:

• Mi chiamo <Nome> <Cognome> e lavoro per <Cosa fa l'azienda> chiamato <Nome azienda>.
• Sono <Nome> <Cognome> e lavoro come <Titolo di lavoro> nel nostro <Dipartimento>.
  

Ricorda che la tua email spesso non riguarda te, quindi non dovresti spendere più di una o due frasi per presentarti, non importa quanto tutti amiamo parlare di noi stessi.

10. Inizia con il più importante

Le buone email arrivano velocemente al punto. Il Principio della Piramide è un approccio alla comunicazione e-mail professionale. I dirigenti di McKinsey hanno creato questo metodo già negli anni '80 per strutturare i pensieri in modo efficiente e migliorare la comunicazione aziendale.

Il principio di base è fare il punto più cruciale all'inizio e strutturare la tua email di conseguenza. Una tipica email aziendale risponde alla domanda o presenta le richieste alla fine. Tuttavia, è più efficace guidare con il punto più importante e fornire argomenti e informazioni di base solo dopo. Ad esempio, il tuo capo ti invia un'e-mail chiedendoti se dovresti prolungare il contratto di un collega, vuoi dare la tua risposta a testa alta e spiegare il "perché" dopo.

Se hai difficoltà a inviare e-mail migliori, pensa a una piramide, inizia dall'alto e annuncia le tue intenzioni in anticipo.

11. Non risparmiare sui periodi

Se vuoi scrivere email migliori, non risparmiare i periodi.

La leggera pausa tra le frasi dà ai lettori il tempo di assimilare il messaggio. Le frasi concise consentono loro di avere più di queste opportunità. Dovresti anche considerare di spezzare frasi lunghe e complesse anche quando non sarebbero frasi ripetute.

Dovresti anche imparare a usare correttamente le virgole, soprattutto se l'inglese non è la tua prima lingua. Troppe o troppo poche virgole – o una nel posto sbagliato del tutto – tendono a confondere.

12.Utilizzare la sentenza

L'uso di una frase maiuscola si riferisce alla maiuscola della prima lettera di una frase e di tutti i nomi propri. La maggior parte di noi sa che questo è il modo corretto di usare le lettere maiuscole, ma non riesce comunque a comporre le e-mail. Il caso della frase fa parte del galateo delle e-mail aziendali e incursioni da esso non è mai una buona idea quando si scrivono e-mail professionali. Inoltre, ricorda di evitare di scrivere tutto in maiuscolo. È sempre un no. Con Flowrite, non devi preoccuparti di tali dettagli: non importa con quanta indifferenza scrivi le tue istruzioni, le nostre lettere maiuscole sono corrette per te.

13. Attento al tuo tono

Non è solo quello che dici, ma come lo dici.

Il tono può essere definito come la voce della parola scritta, che esprime emozione, carattere, volume, intonazione e l'atteggiamento generale del messaggio. Ecco perché è fondamentale essere intenzionali con le tue scelte di parole e considerare come il destinatario potrebbe interpretarle. Poiché non puoi fare affidamento sulle espressioni facciali e sull'intonazione per recapitare il messaggio via e-mail, dovresti impegnarti per imbatterti in una luce positiva.

Un tono professionale nelle e-mail può richiedere molto tempo per essere corretto, poiché a volte vuoi essere formale e tendere a una conclusione più amichevole. Come esprimere eccitazione, risolutezza o incoraggiamento? Per aiutarti a consegnare il messaggio in modo efficace, abbiamo messo insieme una risorsa onnicomprensiva per dare il tono giusto a tutte le tue e-mail.

Inoltre, Flowrite può aiutarti a consegnare il messaggio nel modo in cui volevi. Con il nostro generatore di e-mail AI, puoi scegliere il tono per l'e-mail che desideri inviare e lasciarci fare il lavoro pesante.

14. Sii conciso

Mantenere la tua e-mail breve e dolce ti assicura di consegnare il messaggio in modo efficace. Le e-mail lunghe che seppelliscono il punto rimangono facilmente senza risposta e alla fine vengono dimenticate. O peggio, frainteso. Poiché un professionista medio riceve oltre 100 e-mail al giorno, nessuno ha il tempo di leggere e-mail lunghe.

15. Usa una voce attiva

Scrivere con voce passiva può sembrare formale e professionale e usa solo un paio di parole in più, ma quelle si sommano. Inoltre, è più difficile da leggere e capire. Quindi sbarazzati della prolissità per trasmettere chiaramente il tuo messaggio usando una voce attiva. All'inizio può essere difficile, ma una volta che ti ci abitui, noterai che la tua scrittura scorre meglio di prima.

16. Formato per chiarezza

L'uso di elenchi puntati ed elenchi numerati ti aiuta a strutturare la tua email e ad attirare l'attenzione del destinatario su ciò che è più importante. Oltre a fungere da segnali visivi, gli elenchi semplificano la scrittura di brevi frasi. Puoi anche utilizzare il grassetto per evidenziare, ad esempio, il tuo invito all'azione.

17. Fai un chiaro invito all'azione

Non puoi aspettarti che il destinatario sappia cosa fare dopo a meno che tu non glielo dica. Se stai chiedendo qualcosa, fornisci istruzioni chiare. Se è un invito a un colloquio, dillo. Se hai bisogno di una risposta entro una data specifica, diglielo.

Le migliori pratiche per una CTA chiara includono:

• Fornire date e dettagli
• Usa paragrafi di una sola frase
• Suddividi le richieste complesse in passaggi
• Non aver paura di usare il grassetto

Includere un chiaro invito all'azione è il modo più efficace per ottenere i risultati desiderati. Non dimenticare di usarlo.

18. Sigilla l'accordo con la frase di chiusura dell'e-mail

Diventare uno scrittore di e-mail migliore richiede di costruire costantemente la tua cassetta degli attrezzi. Uno di questi strumenti è una frase di chiusura che termina la parte del contenuto della tua email. Queste frasi possono essere utilizzate per mostrare gratitudine, stabilire aspettative per il futuro ed esprimere la tua volontà di aiutare.

Le migliori frasi di chiusura per un'e-mail includono:

• Grazie per il tuo aiuto/assistenza/supporto/tempo
• Non vedo l'ora di una tua risposta
• Se posso essere di aiuto, non esitate a contattarmi
  

Ci sono infinite variazioni degli esempi precedenti. Una volta acquisita fiducia nelle tue capacità di comunicazione e-mail, puoi iniziare a introdurre più varianza che mostri la tua personalità e comprenda il tono della tua e-mail.

19. Decidi il modo migliore per firmare l'e-mail

Considerando che la tua email di saluto dà al destinatario la prima impressione sempre importante di te stesso, la tua approvazione determina il tipo di sapore che il tuo messaggio lascia in bocca. Decidere sul modo migliore per terminare la tua e-mail può richiedere molto tempo in quanto non esiste una soluzione valida per tutti. Tuttavia, trascurare l'importanza della firma è come inciampare sul traguardo.

Gli esempi più comuni di firme email sono:

• Cordiali saluti,
• Auguri,
• Saluti,
• Migliore,
• Saluti,
  

Il modo migliore per firmare un'e-mail dipende sempre dal destinatario, dal tuo rapporto con loro e dallo scopo della tua e-mail. La scelta di quella giusta per ogni contesto richiede un po' di approfondimento. A tale scopo, abbiamo scritto una guida completa sulle migliori firme per e-mail, da quelle più formali a quelle non adatte all'ufficio.

Una volta che hai fatto i conti con la tua decisione sull'approvazione, aggiungi una virgola e scrivi il tuo nome nella riga seguente.

20. Controlla la tua ortografia

L'ultima cosa che vuoi fare prima di premere "invia" è catturare eventuali errori di ortografia e assicurarti che le maiuscole siano corrette.

Un'ortografia errata indica negligenza e può distruggere tutti i pensieri e gli sforzi che hai dedicato a migliorare la tua email. I correttori ortografici come Grammarly sono fantastici, ma non catturano tutto e, a volte, non riescono a leggere nel contesto. Ecco perché devi allenarti a raccogliere gli errori da solo.

Quando si utilizza Flowrite per scrivere e-mail e messaggi, gli errori umani vengono eliminati dall'intelligenza artificiale che genera un inglese di livello nativo, riducendo i tempi di ossessione e controllando l'ortografia.

Come scrivere email migliori con l'intelligenza artificiale

Flowrite è uno strumento di scrittura AI che trasforma in pochi secondi brevi istruzioni in e-mail e messaggi pronti per l'invio. Si prende cura della struttura dell'e-mail, delle maiuscole, della grammatica, dell'ortografia, della punteggiatura: è il tuo nome. Le e-mail generate dal nostro strumento sono di livello madrelingua inglese, quindi non devi preoccuparti nemmeno di questo. In sostanza puoi concentrarti sui tuoi pensieri e idee e Flowrite darà loro le ali. Osiamo dire che è il modo più veloce per iniziare a scrivere e-mail migliori e molti dei nostri utenti hanno affermato di aver imparato molto usandolo.

Per iniziare, scrivi un paio di brevi frasi in cui potrebbe essere composta la tua email. Non preoccuparti troppo del fraseggio o della grammatica, ma cerca di annotare i pensieri man mano che escono naturalmente dalla tua testa. Dopo questo, sei pronto per il passaggio successivo.

Come usare Flowrite

1. Scrivi brevi punti elenco come istruzioni

Per iniziare, annota i pensieri che escono naturalmente dalla tua testa. Questo è tutto. Sei pronto per il prossimo passo.

2. Scegli il tipo di email che vuoi scrivere

Ora è il momento di considerare chi è il destinatario e cosa stai cercando di ottenere con l'e-mail? Forse hai freddo nel contattare una potenziale assunzione, seguire un lead di vendita o pianificare una riunione. Abbiamo coperto tutto.

3. Assisti all'IA per generare la tua email

Ora è il momento per un po' di magia. Dopo aver selezionato il modello adatto, puoi rilassarti per un paio di secondi necessari a Flowrite per generare un'e-mail a tutti gli effetti basata sulle tue istruzioni. Nel caso in cui non fossi soddisfatto del risultato, creerà una nuova versione con un clic di un pulsante. Se ti fidi maggiormente delle tue capacità di scrittura di e-mail, puoi anche apportare modifiche manuali prima di inviare l'e-mail.

Questo è possibile grazie al nostro utilizzo degli ultimi progressi nell'intelligenza artificiale. Se non sei ancora convinto che possa aiutarti a comporre email migliori, dimentichiamo del tutto le istruzioni e lascia che Flowrite scriva l'intera email per te.

Abbastanza pulito, non è vero? +25.000 persone che si sono unite alla nostra lista d'attesa per l'accesso anticipato al futuro della scrittura lo pensano sicuramente.

Stai già iniziando a recuperare il ritardo su come scrivere e-mail migliori, giusto? Ci auguriamo che questi suggerimenti per la scrittura di e-mail (e forse il nostro strumento) possano aiutarti a iniziare il tuo viaggio per inviare e-mail migliori con sicurezza e creare fiducia nelle tue capacità di scrittura di e-mail.