Come scrivere una lettera commerciale professionale in 6 passaggi

Nel corso della tua carriera, probabilmente ti ritroverai a scrivere lettere commerciali. In effetti, potresti iniziare a scriverle prima che la tua carriera inizi ufficialmente, poiché anche le lettere di domanda e di richiesta sono lettere commerciali.

Una lettera commerciale è una lettera formale che generalmente, ma non sempre, viene scritta da un professionista a un altro per promuovere gli interessi della propria organizzazione. In alcuni casi, come nel caso delle lettere di accompagnamento e dei colloqui successivi, servono a favorire gli interessi professionali del mittente.

Cos'è una lettera commerciale?

Una lettera commerciale è un messaggio formale generalmente inviato da un professionista a un altro. In genere, le lettere commerciali discutono le opportunità per le aziende di lavorare insieme, ad esempio attraverso una partnership strategica, una collaborazione, una promozione o una richiesta.

È importante tenere presente che una lettera commercialenonè la stessa cosa di un'e-mail aziendale. Per definizione, una lettera commerciale è una lettera stampata consegnata alla scrivania o all'indirizzo del destinatario. Questo attributo fa parte di ciò che distingue le lettere commerciali da una richiesta via email, motivo per cui tendono ad essere utilizzate per comunicazioni importanti. Tuttavia, ci sono alcune somiglianze tra lettere commerciali ed e-mail aziendali. Entrambi seguono un formato simile e terminano con un invito all'azione diretto.

Esistono molti tipi di lettere commerciali, inclusi questi:

• Lettere di vendita
• Lettere di raccomandazione
• Lettere d'inchiesta
• Lettere di candidatura
• Lettere di intenti
• Lettere di trasmissione
• Offri lettere
• Lettere di dimissioni
• Lettere di follow-up dell'intervista
• Richiedi lettere
• Memorandum d'ufficio
• Lettere di accompagnamento
• Inviti

Esistono due differenze principali tra una lettera commerciale e una lettera informale: formato e contenuto.

Quando invii una lettera commerciale?

Le lettere commerciali vengono inviate quando gli individui, che rappresentano le loro aziende o loro stessi come titolari di piccole imprese autonome, mirano a condurre affari. Ecco alcuni esempi di questi casi:

• Invitare un individuo o un team a un networking o ad un altro evento esclusivo
• Ringraziare un intervistatore per il suo tempo
• Dare seguito ad una precedente richiesta d'affari
• Offrire un'offerta promozionale o un nuovo prodotto o servizio
• Notificare a tutti i membri del team un cambiamento di politica, una nuova assunzione o promozione importante o altre novità aziendali
• Offrire formalmente una posizione a un candidato

Quali sono le parti della lettera commerciale?

Intestazione (data/indirizzo/indirizzo del mittente)

Data:quando scrivi una lettera commerciale, è fondamentale includere la data in cui l'hai scritta. Queste informazioni sono essenziali per le comunicazioni urgenti, come le offerte promozionali.

Indirizzo:scrivere l'indirizzo completo del destinatario, incluso il numero di casella postale o la suite dell'ufficio.

Indirizzo del mittente:includi l'indirizzo completo della tua azienda. Ciò semplifica l'invio di una risposta da parte del destinatario.

Saluto

In una lettera commerciale, il saluto standard è “Caro”. Inizia la tua lettera con "Caro [nome del destinatario]" e aggiungi una virgola dopo il nome. Puoi scegliere di rivolgerti al destinatario con un titolo onorifico abbinato al cognome o semplicemente con il nome e il cognome. Quando non riesci a determinare il nome del destinatario, puoi indirizzare la lettera al suo titolo.

Corpo

I paragrafi del corpo occupano la maggior parte di una lettera commerciale. Questa sezione discute l'offerta, la proposta o l'annuncio fatto nella lettera. Comprende queste sezioni:

• Un paragrafo introduttivo che indica lo scopo principale della lettera e, se necessario, presenta l'autore della lettera.
• Uno o più paragrafi centrali che trattano l'oggetto della lettera in modo più dettagliato. Potrebbe trattarsi dell'esperienza rilevante di un candidato al lavoro, dei dettagli di un'offerta, delle ripercussioni di un cambiamento di politica o di ciò che il destinatario può aspettarsi dall'evento a cui è stato invitato.
• Un paragrafo finale che ribadisce lo scopo della lettera e offre un incentivo, come ad esempio il prezzo anticipato, affinché il destinatario possa proseguire.

Chiusura

Dopo la sezione del corpo, chiudi la lettera con una firma semplice e professionale. Le approvazioni appropriate includono quanto segue:

• Sinceramente
• Saluti
• Migliore
• Rispettosamente

Firma

L'elemento finale di una lettera commerciale è la tua firma. Includi il tuo nome completo e le eventuali abbreviazioni che seguono, come MBA o PhD.

Come scrivere una lettera commerciale in 6 passaggi

1 Impara le regole

Prima di sederti a scrivere una lettera commerciale, familiarizza con le regole per scrivere una lettera commerciale, come queste:

• Rivolgiti correttamente al destinatario. Se non sei sicuro di quale titolo onorifico sia appropriato o di come si scrive il nome, prenditi un momento per ricercare queste informazioni.
• Formatta la lettera correttamente. Il formato di una lettera commerciale non è la stessa cosa di una lettera informale o di un formato di posta elettronica.
• Includere tutte le informazioni rilevanti. Ciò significa includere sia l'indirizzo del destinatario che il tuo, la data e tutti i dettagli necessari per coinvolgere il lettore e consentirgli di rispondere in modo ponderato e appropriato.

Può essere utile rivedere esempi di lettere commerciali per vedere come altri scrittori aderiscono a queste regole. Chiedi a un collega o al tuo manager una lettera passata da leggere o cerca esempi di lettere commerciali online.

2 Scegli un formato adatto

Il formato della lettera commerciale è una caratteristica fondamentale di questo tipo di comunicazione. Una lettera commerciale può essere formattata in uno dei seguenti modi:

• Bloccare
• Semiblocco
• Blocco modificato

Nelformato a blocchi, tutte le righe sono giustificate a sinistra e non sono presenti rientri.

Nelformato semiblocco, tutte le righe sono giustificate a sinistra e ogni paragrafo è rientrato.

Nelformato blocco modificato, l'intestazione, la chiusura e la firma sono giustificati a destra, mentre il corpo e gli indirizzi sono giustificati a sinistra. In questo formato non sono presenti rientri.

Indipendentemente dal formato scelto, la lettera deve avere un'interlinea singola con una riga vuota che separa paragrafi e sezioni.

3 Utilizzare un linguaggio formale

Una lettera commerciale è una comunicazione formale e professionale. Ciò non significa che dovrebbe essere formale o artificioso, ma dovrebbe mantenere un tono professionale e aderire alla formattazione tradizionale delle lettere commerciali.

4 Concentrarsi sul contenuto/argomento

Una lettera commerciale dovrebbe concentrarsi su un argomento. Potrebbe trattarsi di un'offerta, una richiesta, un ringraziamento, una risposta o una richiesta. Non deviare dall'oggetto della lettera e non includere più argomenti nella lettera: ciò potrebbe creare confusione e compromettere l'intento della lettera.

5 Considera la lunghezza

Le lettere commerciali variano in lunghezza. A volte sono lunghi solo una pagina. Se la tua lettera supera le due pagine, crea un rapporto separato che copra la maggior parte del contenuto della lettera. Invece di inviare una lettera lunga, invia il rapporto con una lettera breve che lo riassuma per il lettore.

6 Includi la tua firma

Ogni lettera commerciale dovrebbe includere una firma, ovvero il tuo nome, la tua azienda e il titolo digitato e il tuo nome in inchiostro blu o nero.

Esempi di lettere commerciali

Esempio 1

Sig. Steven Ramirez Nome dell'azienda di inchiostro 1 Esempio Rd. Città, New York 10001

11 luglio 2023

Sig.ra Juliana McCue Stationery Company Nome 44 Esempio Way City, CA 94024

Cara Juliana McCue,

Vorrei ringraziarti personalmente per essere un cliente così fedele. Negli ultimi cinque anni, Stationery Company Name è stato uno dei prodotti più venduti di Ink Company Name e parlo a nome di tutto il nostro team quando dico che apprezziamo e apprezziamo sinceramente la vostra partnership.

Come ringraziamento, vorrei offrire un'opportunità di collaborazione esclusiva: una tonalità completamente personalizzata in esclusiva per il tuo rivenditore. Il nostro team di esperti specialisti del colore è in grado di sviluppare qualsiasi sfumatura dell'arcobaleno, dai neri più scuri che inalano luce ai neon luminosi e riflettenti e agli inchiostri iridescenti. Offrire un colore esclusivo può far risaltare il tuo marchio e attirare utenti di penne stilografiche da tutto il mondo verso il tuo sito web e il tuo negozio fisico.

Sono felice di mostrarti esempi di colori personalizzati che il nostro team ha sviluppato per altri partner. Fammi sapere se desideri fissare una videochiamata, durante la quale potrò spiegarti la nostra offerta in modo più dettagliato e iniziare ad esplorare i colori con te. Non vedo l'ora di mostrarti tutti i modi in cui puoi esprimere il tuo marchio unico attraverso una tonalità di inchiostro unica nel suo genere.

Sinceramente,

Steven Ramirez Responsabile dello sviluppo colore Nome azienda inchiostri 555-0000

Esempio 2

Daneris Garcia 4950 Esempio St. City, WA 10000

14 maggio 2022

Sig. Neal Patel Responsabile marketing Agenzia di marketing Nome Città, AZ 20000

Caro signor Patel,

Grazie per aver dedicato del tempo a intervistarmi per il ruolo di supervisore grafico presso Marketing Agency Name. Credo che abbiamo stretto un forte legame e che sarei perfetto per la tua squadra.

Come graphic designer, la mia passione è trovare modi innovativi per rappresentare visivamente marchi emergenti e affermati. Pur avendo una significativa esperienza di lavoro in 2D e 3D, negli ultimi cinque anni ho dato priorità alla progettazione di spazi VR e AR. So che la mia esperienza con numerosi clienti del settore tecnologico focalizzati sullo sviluppo di prodotti in questi spazi mi renderà una risorsa per il tuo team.

Spero che mi consideriate per la posizione. Se hai domande o desideri che condivida ulteriori esempi del mio lavoro precedente, non esitare a chiedere. Sono orgoglioso del lavoro che ho svolto per le aziende MANGA ed entusiasta di svolgere un lavoro simile con il vostro team.

Cordiali saluti, Daneris Garcia

Domande frequenti sulle lettere commerciali

Cos'è una lettera commerciale?

Una lettera commerciale è una lettera formale generalmente scritta da un uomo d'affari a un altro per promuovere la propria carriera o gli interessi della propria azienda.

Qual è lo scopo di una lettera commerciale?

Lo scopo di una lettera commerciale è comunicare in modo professionale con un'azienda, un'istituzione o un'organizzazione senza scopo di lucro.

Quali sono i diversi tipi di lettere commerciali?

• Lettere di accompagnamento
• Lettere di vendita
• Inviti
• Follow-up
• Lettere di reclamo
• Lettere di intenti

Cosa deve contenere ogni lettera commerciale?

• Data
• Indirizzo di ritorno
• Indirizzo interno
• Saluto
• Corpo
• Chiusura
• Firma