Come scrivere una lettera commerciale professionale in 6 passaggi

Nel corso della tua carriera, probabilmente ti ritroverai a scrivere lettere commerciali. In effetti, potresti iniziare a scriverle prima dell'inizio ufficiale della tua carriera, poiché anche le lettere di candidatura e di richiesta sono lettere commerciali.

Una lettera commerciale è una lettera formale che generalmente, ma non sempre, viene scritta da un professionista a un altro per promuovere gli interessi della propria organizzazione. In alcuni casi, come nel caso delle lettere di accompagnamento e dei follow-up dei colloqui, servono a favorire gli interessi professionali del mittente.

Cos'è una lettera commerciale?

Una lettera commerciale è un messaggio formale tipicamente inviato da un professionista all'altro. In genere, le lettere commerciali discutono delle opportunità per le aziende di lavorare insieme, ad esempio attraverso una partnership strategica, una collaborazione, una promozione o una richiesta.

È importante tenere presente che una lettera commercialenon è la stessa di un'e-mail aziendale.Per definizione, una lettera commerciale è una lettera stampata consegnata alla scrivania o all'indirizzo del destinatario. Questo attributo fa parte di ciò che distingue le lettere commerciali da una richiesta via e-mail, motivo per cui tendono ad essere utilizzate per comunicazioni importanti. Tuttavia, ci sono alcune somiglianze tra lettere commerciali ed e-mail commerciali. Entrambi seguono un formato simile e terminano con un invito diretto all'azione.

Esistono molti tipi di lettere commerciali, tra cui:

• Lettere di vendita
• Lettere di raccomandazione
• Lettere di richiesta
• Lettere di candidatura
• Lettere di intenti
• Lettere di trasmissione
• Lettere di offerta
• Lettere di dimissioni
• Lettere di follow-up dell'intervista
• Richiedi lettere
• Promemoria d'ufficio
• Lettere di accompagnamento
• Inviti

Ci sono due differenze principali tra una lettera commerciale e una lettera informale: formato e contenuto.

Quando invii una lettera commerciale?

Le lettere commerciali vengono inviate quando gli individui, che rappresentano le loro società o essi stessi come proprietari autonomi di piccole imprese, mirano a condurre affari. Ecco alcuni esempi di questi casi:

• Invitare un individuo o un team a un networking o altro evento esclusivo
• Ringraziando un intervistatore per il loro tempo
• A seguito di una precedente indagine commerciale
• Offrire un affare promozionale o un nuovo prodotto o servizio
• Notifica a tutti i membri del team di una modifica della politica, di nuove assunzioni o promozioni importanti o di altre notizie aziendali
• Offrire formalmente una posizione a un candidato

Quali sono le parti della lettera commerciale?

Intestazione (data/indirizzo/indirizzo di ritorno)

Data: quando scrivi una lettera commerciale, è fondamentale includere la data in cui l'hai scritta.Queste informazioni sono essenziali per le comunicazioni urgenti, come le offerte promozionali.

Indirizzo: scrivi l'indirizzo completo del destinatario, incluso il numero di casella postale o l'ufficio.

Indirizzo di ritorno: includi l'indirizzo completo della tua azienda.In questo modo è facile per il destinatario inviare una risposta.

Saluto

In una lettera commerciale, il saluto standard è "Caro". Inizia la tua lettera con "Caro [nome del destinatario]" e aggiungi una virgola dopo il nome. Puoi scegliere di rivolgerti al destinatario con un titolo onorifico abbinato al suo cognome o semplicemente con il suo nome e cognome. Quando non riesci a determinare il nome del destinatario, puoi indirizzare la lettera al suo titolo.

Corpo

I paragrafi del corpo occupano la maggior parte di una lettera commerciale. Questa sezione discute l'offerta, la proposta o l'annuncio che la lettera sta facendo. Comprende queste sezioni:

• Un paragrafo introduttivo che indica lo scopo principale della lettera e, se necessario, introduce l'autore della lettera.
• Uno o più paragrafi centrali che discutono in maggior dettaglio l'oggetto della lettera. Potrebbe trattarsi dell'esperienza pertinente di un candidato di lavoro, dei dettagli di un'offerta, delle ripercussioni di un cambiamento di politica o di ciò che il destinatario può aspettarsi all'evento a cui è stato invitato.
• Un paragrafo finale che ribadisce lo scopo della lettera e offre un incentivo, come la tariffazione anticipata, affinché il destinatario possa dare seguito.

Chiusura

Dopo la sezione del corpo, chiudi la lettera con una firma semplice e professionale. Le approvazioni appropriate includono quanto segue:

• Cordiali saluti
• Saluti
• Migliore
• Rispettosamente

Firma

Il componente finale di una lettera commerciale è la tua firma. Includi il tuo nome completo e le eventuali abbreviazioni che seguono, come MBA o PhD.

Come scrivere una lettera commerciale in 6 passi

1 Impara le regole

Prima di sederti per scrivere una lettera commerciale, familiarizza con le regole per scrivere una lettera commerciale, come queste:

• Rivolgiti correttamente al destinatario. Se non sei sicuro di quale titolo onorifico sia appropriato o di come si scrive il loro nome, prenditi un momento per cercare queste informazioni.
• Formatta correttamente la lettera. Un formato di lettera commerciale non è lo stesso di una lettera informale o di un formato di posta elettronica.
• Includere tutte le informazioni pertinenti. Ciò significa includere sia l'indirizzo del destinatario che il proprio, la data e tutti i dettagli necessari per coinvolgere il lettore e consentirgli di rispondere in modo ponderato e appropriato.

Può essere utile rivedere esempi di lettere commerciali per vedere come altri scrittori aderiscono a queste regole. Chiedi a un collega o al tuo manager una lettera passata da leggere o cerca esempi di lettere commerciali online.

2 Scegli un formato adatto

Il formato della lettera commerciale è una caratteristica fondamentale di questo tipo di comunicazione. Una lettera commerciale può essere formattata in uno dei seguenti modi:

• Bloccare
• Semiblocco
• Blocco modificato

Nelformato blocco , tutte le righe sono giustificate a sinistra e non sono presenti rientri.

Nel formato semiblocco , tutte le righe sono giustificate a sinistra e ogni paragrafo è rientrato.

Nel formato blocco modificato , l'intestazione, la chiusura e la firma sono giustificate a destra, mentre il corpo e gli indirizzi sono giustificati a sinistra.In questo formato, non ci sono rientri.

Indipendentemente dal formato scelto, la lettera deve essere a spaziatura singola con una riga vuota che separa i paragrafi e le sezioni.

3 Usa un linguaggio formale

Una lettera commerciale è una comunicazione formale e professionale. Questo non significa che dovrebbe essere soffocante o artificioso, ma dovrebbe mantenere un tono professionale e aderire alla tradizionale formattazione delle lettere commerciali.

4 Concentrarsi sul contenuto/soggetto

Una lettera commerciale dovrebbe concentrarsi su un argomento. Potrebbe trattarsi di un'offerta, una richiesta, un ringraziamento, una risposta o una richiesta. Non deviare dall'oggetto della tua lettera o includere più soggetti nella lettera, altrimenti potresti creare confusione e minare l'intento della tua lettera.

5 Considera la lunghezza

Le lettere commerciali variano in lunghezza. A volte, sono lunghi solo una pagina. Se la tua lettera supera le due pagine, crea un rapporto separato che copra la maggior parte del contenuto della lettera. Invece di inviare una lunga lettera, invia il rapporto con una breve lettera che lo riassuma per il lettore.

6 Includi la tua firma

Ogni lettera commerciale dovrebbe includere una firma, ovvero il tuo nome, azienda e titolo digitati e il tuo nome in inchiostro blu o nero.

Esempi di lettere commerciali

Esempio 1

Mr. Steven Ramirez Ink Company Nome 1 Esempio Rd. Città, New York 10001

11 luglio 2023

Mrs. Juliana McCue Cancelleria Nome azienda 44 Esempio Way City, CA 94024

Gentile Giuliana McCue,

Vorrei ringraziarvi personalmente per essere un cliente così fedele. Negli ultimi cinque anni, Stationery Company Name è stato uno dei più venduti di Ink Company Name e parlo a nome di tutto il nostro team quando dico che apprezziamo e stimiamo sinceramente la tua collaborazione.

Come ringraziamento, vorrei offrire un'esclusiva opportunità di collaborazione: una tonalità completamente personalizzata in esclusiva per il tuo rivenditore. Il nostro team di esperti specialisti del colore è in grado di sviluppare qualsiasi sfumatura dell'arcobaleno, dai neri più scuri che inalano la luce ai neon luminosi e riflettenti e agli inchiostri iridescenti. Offrire un colore esclusivo può far risaltare il tuo marchio e attirare utenti di penne stilografiche da tutto il mondo sul tuo sito Web e sul tuo negozio fisico.

Sono felice di mostrarti esempi di colori personalizzati che il nostro team ha sviluppato per altri partner. Per favore fatemi sapere se volete programmare una videochiamata, durante la quale posso spiegare la nostra offerta in modo più dettagliato e iniziare a esplorare i colori con voi. Non vedo l'ora di mostrarti tutti i modi in cui puoi esprimere il tuo marchio unico attraverso una sfumatura di inchiostro unica nel suo genere.

Cordiali saluti,

Steven Ramirez Capo dello sviluppo del colore Inchiostri Ragione sociale 555-0000

Esempio 2

Daneris Garcia 4950 Esempio St. City, WA 10000

14 maggio 2022

Sig. Neal Patel Responsabile marketing Agenzia di marketing Nome Città, AZ 20000

Caro signor Patel,

Grazie per aver dedicato del tempo a intervistarmi per il ruolo di supervisore grafico presso Marketing Agency Name. Credo che abbiamo stretto un forte legame e che sarei perfetto per la tua squadra.

Come graphic designer, la mia passione è trovare modi innovativi per rappresentare visivamente marchi emergenti e consolidati. Sebbene abbia una significativa esperienza di lavoro in 2D e 3D, negli ultimi cinque anni ho dato la priorità alla progettazione di spazi VR e AR. So che la mia esperienza con numerosi clienti nel settore tecnologico che si concentrano sullo sviluppo di prodotti in questi spazi mi renderà una risorsa per il tuo team.

Spero che tu mi consideri per la posizione. Se hai domande o desideri che condivida ulteriori esempi del mio lavoro precedente, non esitare a chiedere. Sono orgoglioso del lavoro che ho svolto per le aziende MANGA ed entusiasta di fare un lavoro simile con il tuo team.

Cordiali saluti, Daneris García

Domande frequenti sulle lettere commerciali

Cos'è una lettera commerciale?

Una lettera commerciale è una lettera formale generalmente scritta da un uomo d'affari a un altro per promuovere la propria carriera o gli interessi della propria azienda.

Qual è lo scopo di una lettera commerciale?

Lo scopo di una lettera commerciale è comunicare in modo professionale con un'azienda, un'istituzione o un'organizzazione senza scopo di lucro.

Quali sono i diversi tipi di lettere commerciali?

• Lettere di accompagnamento
• Lettere di vendita
• Inviti
• Seguiti
• Lettere di reclamo
• Lettere di intenti

Cosa deve contenere ogni lettera commerciale?

• Data
• Indirizzo di ritorno
• Nell'indirizzo
• Saluto
• Corpo
• Chiusura
• Firma