Come scrivere in modo collaborativo

Progetti di gruppo: amarli o odiarli, spesso fanno parte del lavoro.

La scrittura collaborativa e altri tipi di progetti di gruppo ci spingono a interagire in modi che inizialmente potrebbero sembrare scomodi. Possono anche aiutarti a diventare un collega, uno scrittore e un lettore migliore perché in un progetto di gruppo devi coordinarti con gli altri, guardare il loro lavoro in modo critico, incorporare il loro feedback nel tuo lavoro e comunicare in modo efficace. Quindi, nel complesso, la scrittura collaborativa può essere una vittoria per te e i tuoi colleghi, devi solo conoscere le nozioni di base per sfruttare al meglio il progetto.

Cos’è la scrittura collaborativa?

La scrittura collaborativa è la scrittura eseguita da un team, piuttosto che da un individuo. È comunemente praticato in contesti accademici e professionali, anche se è del tutto possibile (e non necessariamente raro) utilizzare la scrittura collaborativa come un divertente esercizio creativo.

L’obiettivo della scrittura collaborativa è riunire più autori per produrre un’opera scritta. Potrebbe trattarsi di un libro, un articolo, un'antologia, un libro bianco, una presentazione, un documento di ricerca o anche qualcosa al di fuori di ciò che normalmente potresti considerare scrittura, come un fumetto o un album musicale.

Ci sono alcuni motivi per cui i gruppi si impegnano nella scrittura collaborativa. Forse il più comune è dividere il lavoro di creazione di un pezzo scritto tra più persone. In genere, studenti e colleghi collaborano alla scrittura di progetti che sarebbero troppo lunghi o complessi per essere ragionevolmente completati da una persona in un determinato arco di tempo. Un altro è sfruttare la conoscenza di più autori sull'argomento dell'opera. Un autore potrebbe voler scrivere un articolo o un libro prima di rendersi conto di non avere abbastanza conoscenze sull'argomento scelto per trattarlo in modo appropriato. Per completare il progetto, potrebbero collaborare con altri autori per rendere giustizia all'argomento.

Quest'ultimo motivo evidenzia anche uno dei maggiori vantaggi della scrittura collaborativa: le voci e gli input di più autori. Quando leggi un pezzo scritto da un autore, stai leggendo i pensieri, le osservazioni e le prospettive di quell'autore. Con un pezzo scritto da più autori, stai leggendo più prospettive e vedi come e dove tali prospettive si supportano o contrastano a vicenda. Ciò influisce sul modo in cui i lettori interagiscono con il contenuto.

Altri vantaggi della scrittura collaborativa vanno agli scrittori stessi. Questi vantaggi includono quanto segue:

• Maggiore responsabilità: quando scrivi da solo, è facile procrastinare. Quando scrivi con un team, le altre persone contano su di te non solo per fare la tua parte di lavoro ma per farlo bene
• Ottieni un'"anteprima" di come i lettori percepiranno il tuo lavoro mentre condividi le bozze con i tuoi coautori
• Apprendimento di nuove capacità di ricerca, scrittura e modifica dai tuoi coautori
• Esercitarsi ad analizzare la scrittura degli altri e a fornire feedback costruttivi
• Lavorare attraverso il processo di scrittura in gruppo, scambiandosi inizialmente le idee a vicenda e infine modificando tutto il lavoro degli autori in un pezzo finito coerente
• Avere più occhi in grado di correggere le bozze del tuo lavoro in modo che sia più facile individuare e correggere gli errori

Come funziona la scrittura collaborativa?

La scrittura collaborativa può funzionare in alcuni modi. Per molti team, un progetto di scrittura di gruppo inizia con una riunione per discutere il progetto nel suo complesso. Questo incontro generalmente tratta questi argomenti:

• Obiettivi del progetto
• Il ruolo di ciascun membro del gruppo
• Traguardi del progetto
• Aspettative per ciascun membro e il pezzo finale

Questo incontro può avvenire di persona, online o come teleconferenza. Dopo questo incontro iniziale, il gruppo potrebbe tenere riunioni di follow-up oppure i membri potrebbero condividere le bozze elettronicamente. Non esiste un modo giusto per gestire un progetto di scrittura di gruppo. L’obiettivo principale è lavorare insieme per completare il progetto.

5 strategie per rendere la scrittura collaborativa facile e produttiva

1 Definire chiaramente il ruolo di ciascun membro

Prima di iniziare un progetto di scrittura di gruppo, determina il ruolo di ciascun membro del gruppo. Tutti dovrebbero contribuire al progetto in modo significativo, ma in molti casi è più produttivo avvicinarsi alla scrittura collaborativa con l'equità, piuttosto che l'uguaglianza, come obiettivo per i contributori. In altre parole, ciascun membro potrebbe non scrivere lo stesso numero di parole o svolgere la stessa quantità di ricerche, ma il carico di lavoro di ciascun membro dovrebbe essere bilanciato per evitare una situazione in cui uno o due membri svolgono la maggior parte del lavoro.

Dividere lo scritto, sezione per sezione, è solo una parte di questo processo. Assicurati di determinare anche quanto segue:

• Chi è responsabile di prendere appunti durante le riunioni di gruppo
• Chi collaborerà con il tuo istruttore o supervisore, se applicabile
• Chi ha il temperamento e la larghezza di banda per agire come manager del gruppo. Questo ruolo implica mantenere ogni membro nei tempi previsti e, se necessario, intraprendere azioni come parlare con il proprio istruttore e riassegnare sezioni del lavoro quando un membro del gruppo non soddisfa le aspettative
• Chi compilerà il lavoro dei collaboratori in una bozza finale coerente
• Chi presenterà il lavoro, se rilevante

2 Decidi come comunicherai e condividerai il tuo lavoro

Google Drive semplifica la scrittura collaborativa. Puoi archiviare tutti i tuoi documenti in un Drive condiviso e visualizzare i contributi e i commenti degli altri in tempo reale.

Puoi anche condividere il tuo lavoro via e-mail o tramite un programma come Slack, Trello o Asana. Ognuno ha un set unico di funzionalità, quindi potresti voler testarne alcune prima di impegnarti in una. Potresti anche scegliere di utilizzare più di una piattaforma, ad esempio Trello per condividere documenti e WhatsApp per discutere del progetto tra di voi.

3 Rispettare le scadenze

Rispettare le scadenze è importante, ma èparticolarmenteimportante quando stai portando avanti un progetto di scrittura di gruppo perché se un membro non rispetta una scadenza, ciò si ripercuote su tutti gli altri.

4 Sii un critico costruttivo e un ascoltatore attivo

La scrittura collaborativa implica leggere il lavoro degli altri e fornire feedback. Implica anche cheil tuolavoro venga letto e criticato. Sia che il tuo gruppo scelga di esprimere critiche in un contesto di gruppo o individualmente, mantieni una mente aperta durante queste discussioni e ricorda che una critica al tuo lavoro non è un attacco personale nei tuoi confronti. I tuoi collaboratori hanno il tuo stesso obiettivo: realizzare un grande progetto. Prendi sul serio il loro feedback e incorporalo nel tuo lavoro.

Quando critichi il lavoro dei tuoi compagni di squadra, tieni a mente questi punti. Evidenzia le parti che possono rendere più forti e offri i modi in cui possono farlo. Ad esempio, potresti dire al tuo compagno di squadra di includere più esempi a sostegno di un reclamo o di prendere nota di sezioni che sembrano sconnesse e che trarrebbero beneficio da frasi di transizione.

5 Rimani concentrato sull'obiettivo del tuo progetto

Durante il processo di scrittura collaborativa, tieni sempre a mente l'obiettivo del tuo progetto. Se l'obiettivo è tenere una presentazione straordinaria alla prossima conferenza, concludere un accordo con un cliente o superare un corso, prendi decisioni in base a tale obiettivo. Queste decisioni potrebbero includere quanto segue:

• Il tono che usi nella tua scrittura
• Le fonti a cui fai riferimento
• Come presenti il ​​tuo lavoro
• Gli argomenti trattati dal tuo lavoro

Esempi di scrittura collaborativa

Ecco due esempi di come potrebbe svolgersi un progetto di scrittura collaborativa.

Accademico

Quattro studenti in un corso di composizione hanno il compito di creare una presentazione per la classe. Il loro argomento sono le citazioni MLA e come eseguirle correttamente.

Il gruppo compila un elenco di tipi di citazioni da trattare nella presentazione, inclusi questi:

• Libri
• Capitoli di libri
• Spettacoli televisivi
• Articoli accademici
• Gioca
• Siti web
• Articoli di giornale
• Video di YouTube

Ogni studente sceglie quindi due tipi di cui scrivere. Prima che gli studenti inizino a scrivere, il gruppo tiene un brainstorming e una riunione sulle linee guida del progetto. Durante questo incontro, i membri del gruppo determinano la sequenza temporale che seguiranno per il progetto, gli strumenti che utilizzeranno per comunicare e condividere il proprio lavoro e chi modificherà il lavoro dei membri in una bozza finale da inviare. Salim si offre volontario per questo ruolo.

Gli studenti decidono di comunicare il proprio progetto attraverso un testo di gruppo e di condividere il proprio lavoro tramite Google Drive. Quindi si mettono al lavoro, rispettano le scadenze e ottengono una A nella presentazione.

Professionale

Magical Marketing Co. vuole pubblicare una guida ai diversi pacchetti e servizi che offre. Invece di affidare l’intero compito al solo scrittore di contenuti, l’azienda decide che ogni dipartimento contribuisca con una sezione che spieghi il suo lavoro ai potenziali clienti e mostri i pezzi del suo portfolio.

Sienna, uno dei project manager di Magical Marketing, tiene una riunione per esaminare la sequenza temporale, le aspettative e gli obiettivi del progetto. Durante questo incontro, aggiunge le seguenti tappe fondamentali al calendario dell'azienda:

• Copia la data di scadenza della bozza
• Data di scadenza della bozza delle immagini
• Copia le modifiche dallo scrittore di contenuti
• Copia e immagini inviate al grafico per l'impaginazione
• Approvazione definitiva da Siena
• La guida va in stampa

Poiché i team di Magical Marketing collaborano ogni giorno, utilizzano Slack e Trello, gli stessi strumenti che utilizzano regolarmente, per completare questo progetto.

Ogni dipartimento consegna allo scrittore del contenuto un riepilogo lungo una pagina dei suoi ruoli e processi. Mentre i dipartimenti lavorano per inviare le immagini al grafico, l'autore dei contenuti modifica questi riepiloghi per correggere eventuali errori grammaticali e conferire alla guida un tono e uno stile coerenti. In questa fase, chi scrive il contenuto potrebbe comunicare con i capi dipartimento per chiarire alcuni punti o determinare quale contenuto può essere condensato o esteso per fornire a ciascun riassunto approssimativamente lo stesso numero di parole. Una volta finalizzata la copia, la parte di scrittura è completa.