Come scrivere in modo collaborativo

Progetti di gruppo: li ami o li odi, spesso fanno parte del lavoro.

La scrittura collaborativa e altri tipi di progetti di gruppo ci spingono a interagire in modi che inizialmente potrebbero sembrare scomodi. Possono anche aiutarti a diventare un collega, scrittore e lettore migliore perché in un progetto di gruppo devi coordinarti con gli altri, guardare il loro lavoro in modo critico, incorporare il loro feedback nel tuo lavoro e comunicare in modo efficace. Quindi, nel complesso, la scrittura collaborativa può essere una vittoria per te e i tuoi colleghi, devi solo conoscere le basi per ottenere il massimo dal progetto.

Cos'è la scrittura collaborativa?

La scrittura collaborativa è una scrittura fatta da un team, piuttosto che da un individuo. È comunemente praticato in contesti accademici e professionali, sebbene sia del tutto possibile (e non necessariamente raro) fare scrittura collaborativa come divertente esercizio creativo.

L'obiettivo della scrittura collaborativa è riunire più autori per produrre un'opera scritta. Potrebbe trattarsi di un libro, un articolo, un'antologia, un white paper, una presentazione, un documento di ricerca o anche qualcosa al di fuori di ciò che normalmente potresti pensare come scrittura, come un fumetto o un album musicale.

Ci sono alcuni motivi per cui i gruppi si impegnano nella scrittura collaborativa. Forse il più comune è dividere il lavoro di creazione di un pezzo scritto tra più persone. In genere, studenti e colleghi collaborano alla stesura di progetti che sarebbero troppo lunghi o complessi per essere ragionevolmente completati da una sola persona in un dato lasso di tempo. Un altro è sfruttare la conoscenza di più autori sull'argomento dell'opera. Un autore potrebbe voler scrivere un articolo o un libro prima di rendersi conto di non avere una conoscenza sufficiente dell'argomento scelto per trattarlo in modo appropriato. Per completare il progetto, potrebbero collaborare con altri autori per rendere giustizia al soggetto.

Quest'ultima ragione evidenzia anche uno dei maggiori vantaggi della scrittura collaborativa: voci e input di più autori. Quando leggi un pezzo scritto da un autore, stai leggendo i pensieri, le osservazioni e le prospettive di quell'autore. Con un pezzo scritto da più autori, stai leggendo più prospettive e vedendo come e dove queste prospettive si supportano o contrastano a vicenda. Ciò influisce sul modo in cui i lettori interagiscono con il contenuto.

Altri vantaggi della scrittura collaborativa sono per gli scrittori stessi. Questi vantaggi includono quanto segue:

• Maggiore responsabilità: quando scrivi da solo, è facile procrastinare. Quando scrivi con un team, le altre persone contano su di te non solo per fare la tua parte del lavoro, ma anche per farlo bene
• Ottenere una "anteprima" di come i lettori percepiranno il tuo lavoro mentre condividi le bozze con i tuoi coautori
• Apprendimento di nuove capacità di ricerca, scrittura e editing dai tuoi coautori
• Esercitarsi ad analizzare la scrittura degli altri e dare un feedback costruttivo
• Lavorare attraverso il processo di scrittura come una squadra, inizialmente rimbalzando le idee l'una sull'altra e infine modificando tutto il lavoro degli autori in un pezzo finito coerente
• Avere occhi aggiuntivi per correggere le bozze del tuo lavoro in modo che sia più facile individuare e correggere gli errori

Come funziona la scrittura collaborativa?

La scrittura collaborativa può funzionare in diversi modi. Per molti team, un progetto di scrittura di gruppo inizia con un incontro per discutere il progetto nel suo insieme. Questo incontro tratta generalmente questi argomenti:

• Obiettivi per il progetto
• Il ruolo di ciascun membro del gruppo
• Pietre miliari del progetto
• Aspettative per ogni membro e il pezzo finale

Questa riunione può avvenire di persona, online o come teleconferenza. Dopo questa riunione iniziale, il gruppo potrebbe tenere riunioni di follow-up oi membri potrebbero condividere le bozze elettronicamente. Non esiste un modo giusto per gestire un progetto di scrittura di gruppo. L'obiettivo principale è lavorare insieme per completare il progetto.

5 strategie per rendere la scrittura collaborativa facile e produttiva

1 Definire chiaramente il ruolo di ciascun membro

Prima di iniziare un progetto di scrittura di gruppo, determina il ruolo di ciascun membro del gruppo. Tutti dovrebbero contribuire al progetto in modo significativo, ma in molti casi è più produttivo avvicinarsi alla scrittura collaborativa con equità, piuttosto che uguaglianza, come obiettivo per i contributori. In altre parole, ogni membro potrebbe non scrivere lo stesso numero di parole o fare la stessa quantità di ricerca, ma il carico di lavoro di ogni membro dovrebbe essere bilanciato per evitare una situazione in cui uno o due membri facciano la maggior parte del lavoro.

Dividere la scrittura, sezione per sezione, è solo una parte di questo processo. Assicurati di determinare anche quanto segue:

• Chi è responsabile di prendere appunti durante le riunioni di gruppo
• Chi si metterà in contatto con il tuo istruttore o supervisore, se applicabile
• Chi ha il temperamento e la larghezza di banda per agire come manager del gruppo. Questo ruolo implica mantenere ogni membro nei tempi previsti e, se necessario, intraprendere azioni come parlare con il tuo istruttore e riassegnare sezioni del lavoro quando un membro del gruppo non soddisfa le aspettative
• Chi compilerà il lavoro dei collaboratori in una bozza finale coerente
• Chi presenterà il lavoro, se pertinente

2 Decidi come comunicherai e condividerai il tuo lavoro

Google Drive semplifica la scrittura collaborativa. Puoi archiviare tutti i tuoi documenti in un Drive condiviso e vedere i contributi e i commenti degli altri in tempo reale.

Puoi anche condividere il tuo lavoro via e-mail o tramite un programma come Slack, Trello o Asana. Ognuno ha un set unico di funzionalità, quindi potresti voler testarne alcune prima di impegnarti in una. Potresti anche scegliere di utilizzare più di una piattaforma, ad esempio Trello per condividere documenti e WhatsApp per discutere il progetto tra di voi.

3 Rispettare le scadenze

Rispettare le scadenze è importante, ma èparticolarmenteimportante quando stai facendo un progetto di scrittura di gruppo perché se un membro non rispetta una scadenza, si ripercuote su tutti gli altri.

4 Sii un critico costruttivo e un ascoltatore attivo

La scrittura collaborativa implica la lettura del lavoro degli altri e la fornitura di feedback. Implica anche cheil tuolavoro venga letto e criticato. Indipendentemente dal fatto che il tuo gruppo scelga di fornire critiche in un contesto di gruppo o individualmente, mantieni una mente aperta durante queste discussioni e ricorda che una critica del tuo lavoro non è un attacco personale contro di te. I tuoi collaboratori hanno lo stesso obiettivo che hai tu: trasformare un grande progetto. Prendi sul serio il loro feedback e incorporalo nel tuo lavoro.

Quando critichi il lavoro dei tuoi compagni di squadra, tieni a mente questi punti. Evidenzia le parti che possono rendere più forti e offri i modi in cui possono farlo. Ad esempio, potresti dire al tuo compagno di squadra di includere più esempi per supportare un reclamo o annotare sezioni che sembrano sconnesse e che trarrebbero vantaggio dalle frasi di transizione.

5 Rimani concentrato sull'obiettivo del tuo progetto

Mentre lavori al processo di scrittura collaborativa, tieni sempre presente l'obiettivo del tuo progetto. Indipendentemente dal fatto che l'obiettivo sia offrire una presentazione straordinaria alla tua prossima conferenza, concludere un accordo con un cliente o superare un corso, prendi decisioni basate su tale obiettivo. Queste decisioni potrebbero includere quanto segue:

• Il tono che usi nella tua scrittura
• Le fonti a cui fai riferimento
• Come presenti il ​​tuo lavoro
• Gli argomenti trattati dal tuo lavoro

Esempi di scrittura collaborativa

Ecco due esempi di come potrebbe svolgersi un progetto di scrittura collaborativa.

Accademico

Quattro studenti di un corso di composizione hanno il compito di creare una presentazione per la classe. Il loro argomento sono le citazioni MLA e come eseguirle correttamente.

Il gruppo compila un elenco di tipi di citazioni da includere nella presentazione, inclusi questi:

• Libri
• Capitoli di libri
• Spettacoli televisivi
• Articoli accademici
• Riproduce
• Siti web
• Articoli di giornale
• Video di Youtube

Ogni studente sceglie quindi due tipi di cui scrivere. Prima che gli studenti inizino a scrivere, il gruppo tiene una riunione di brainstorming e linee guida del progetto. Durante questo incontro, i membri del gruppo determinano la sequenza temporale che seguiranno per il progetto, gli strumenti che useranno per comunicare e condividere il loro lavoro e chi modificherà il lavoro dei membri in una bozza finale da presentare. Salim si offre volontario per questo ruolo.

Gli studenti decidono di comunicare il loro progetto attraverso un testo di gruppo e condividere il loro lavoro tramite Google Drive. Quindi si mettono al lavoro, rispettano le scadenze e guadagnano una A sulla loro presentazione.

Professionale

Magical Marketing Co. vuole rilasciare una guida ai diversi pacchetti e servizi che offre. Piuttosto che lasciare che il suo unico autore di contenuti gestisca l'intero compito, l'azienda decide che ogni dipartimento contribuisca con una sezione che spiega il suo lavoro ai potenziali clienti e mette in mostra i pezzi del suo portfolio.

Sienna, uno dei project manager di Magical Marketing, tiene una riunione per esaminare la tempistica, le aspettative e gli obiettivi del progetto. Durante questo incontro, aggiunge le seguenti pietre miliari al calendario dell'azienda:

• Copia la data di scadenza della bozza
• Data di scadenza della bozza delle immagini
• Copia le modifiche dall'autore del contenuto
• Copia e immagini inviate al grafico per l'impaginazione
• Approvazione finale da Siena
• La guida va in stampa

Poiché i team di Magical Marketing collaborano ogni giorno, utilizzano Slack e Trello, gli stessi strumenti che usano regolarmente, per completare questo progetto.

Ogni dipartimento consegna all'autore del contenuto un riepilogo lungo una pagina dei propri ruoli e processi. Mentre i dipartimenti lavorano per inviare le loro immagini al grafico, l'autore del contenuto modifica questi riepiloghi per correggere eventuali errori grammaticali e dare alla guida un tono e uno stile coerenti. In questa fase, l'autore del contenuto potrebbe comunicare con i capi dipartimento per chiarire determinati punti o determinare quale contenuto può essere condensato o esteso per dare a ogni sommario approssimativamente lo stesso numero di parole. Una volta finalizzata la copia, la parte di scrittura è completa.