6 suggerimenti rapidi per scrivere e-mail che effettivamente portano a termine le cose

Quante email invii al giorno? Con oltre 200 miliardi di email che escono ogni singolo giorno, ci sono buone probabilità che almeno un paio di esse provengano da te. Ma se non stai strutturando correttamente le tue e-mail, potresti rendere la vita sia tua che del tuo destinatario più difficili di quanto dovrebbero essere.

Sia che tu stia chiedendo assistenza clienti, pianificando una festa o inviando un'e-mail di lavoro, i seguenti suggerimenti ti aiuteranno a creare e-mail efficienti ed efficaci che portino effettivamente a termine le cose.

Scrivi una riga dell'oggetto descrittiva ma concisa

Gli e-mail marketer lo sanno da molto tempo.

La riga dell'oggetto di un'e-mail è importante quanto il testo all'interno. Perché? Perché se non riesci nemmeno a convincere il destinatario ad aprire la tua e-mail, nessuna delle parole nel corpo della tua e-mail è importante.

Per scrivere un ottimo argomento, mantienilo il più breve e descrittivo possibile. Pensa al titolo di un giornale: è breve, attira l'attenzione e ti dice esattamente cosa aspettarti nell'articolo. Questo è tutto ciò che il tuo soggetto deve essere. Evita la vaga "domanda rapida" e simili. Se la tua domanda è così veloce, chiedila nella riga dell'oggetto!

Puoi anche rubare un po' più di conoscenza dagli e-mail marketer qui. Migliaia di e-mail inviate mostrano che 65 caratteri sono il punto debole per le righe dell'oggetto che consentono di leggere le e-mail.

Mantieni il tuo messaggio il più breve possibile

Guy Kawasaki è un guru del marketing che merita parte del merito del successo di un prodotto poco conosciuto chiamato Apple Macintosh. È un autore famoso e un marketer rispettato a livello globale. Come puoi immaginare, è un uomo che riceve molte email. E tutte quelle e-mail hanno spinto Guy a pubblicizzare questa regola sulle e-mail:

Le email dovrebbero essere lunghe circa cinque frasi. Nelle sue stesse parole, "Meno di cinque frasi sono spesso brusche e maleducate, più di cinque frasi fanno perdere tempo".

Sebbene non tutte le e-mail possano essere scritte in cinque frasi, è una buona regola aiutare a mantenere le tue e-mail il più brevi possibile. La maggior parte delle email deve includere solo cinque dettagli di base:

• Chi sei
• Ciò che vuoi
• Perché stai chiedendo al destinatario
• Perché dovrebbero fare quello che stai chiedendo
• Qual è il prossimo passo

Suddividi il tuo testo per renderlo scansionabile

Se il tuo destinatario sta fissando una casella di posta di backup, l'ultima cosa che vorranno vedere è un enorme muro di testo nella tua e-mail. Anche se ti attieni alla regola delle cinque frasi, è comunque possibile creare un muro di testo se non stai attento.

Invece di un lungo paragrafo, suddividi la tua email in blocchi facilmente scansionabili. Quando possibile, cerca di utilizzare elenchi puntati anziché elenchi di frasi e mantieni i paragrafi solo di poche frasi o righe.

La scansione è diventata ancora più importante ora che la maggior parte delle e-mail viene letta su telefoni o tablet.

Includi un chiaro invito all'azione

Se vuoi ricevere una risposta alla tua e-mail, aiuta a dire effettivamente ai tuoi destinatari cosa fare. Se hai bisogno che rispondano, indica loro esattamente quali informazioni ti servono e quante domande separate devono ricevere una risposta. Se hai bisogno che facciano clic su un link e compili un modulo, sii altrettanto chiaro al riguardo.

Ancora una volta, gli esperti di marketing sanno da tempo l'importanza di istruzioni chiare. Puoi scrivere la migliore email del mondo, ma se non dici chiaramente ai destinatari cosa devi fare, è troppo facile per loro mettere da parte la tua email.

Correggi la tua email per errori di ortografia e grammatica

Gli errori di ortografia e grammatica non solo rendono le tue email più difficili da capire, ma riducono anche la tua credibilità agli occhi dei tuoi destinatari, come dimostrato in uno studio della Clemson University. Lo studio ha rilevato che gli autori di contenuti con errori di ortografia sono stati percepiti come meno affidabili e accurati rispetto agli autori con ortografia e grammatica corrette.

Non avere dita felici quando si tratta di fare clic sul pulsante Invia. Puoi evitare di intaccare la tua credibilità rileggendo a fondo ogni e-mail. E per e-mail particolarmente importanti, potresti persino voler leggere l'e-mail ad alta voce per assicurarti che i tuoi occhi non trascurino alcun errore.

Verifica la presenza di collegamenti errati o allegati mancanti

Se includi collegamenti o allegati essenziali, dovresti sempre ricontrollarli. Quando si copiano e incollano più collegamenti, è facile duplicare accidentalmente un collegamento ipertestuale o fare clic su un pulsante in modo errato. E gli allegati mancanti sono un problema così comune che Gmail ha persino creato un avviso automatico per loro.

Non importa a chi stai inviando un'e-mail, incorpora questi suggerimenti nella tua prossima e-mail. Non solo la tua email sarà più efficace, ma i tuoi destinatari ti ringrazieranno per avergli fatto risparmiare tempo!

Colin Newcomer è uno scrittore freelance con un background in SEO e marketing di affiliazione. Aiuta i clienti a far crescere la loro visibilità sul web scrivendo principalmente su argomenti di marketing digitale, WordPress e B2B.