Scrivi rapidamente qualsiasi email con questi 3 semplici passaggi

Se sei lento a scrivere e-mail, non preoccuparti. Sulla base dei vari thread sui social media, non sei solo: migliaia di persone si chiedono come scrivere e-mail più velocemente ogni giorno. Uno sguardo alle conversazioni che si svolgono attraverso i canali chiarisce che molti di noi sono preoccupati per ciò che le persone intorno a loro pensano che le e-mail siano un compito così noioso. Per non parlare del drenaggio mentale che provoca a se stessi. La buona notizia è che chiunque può imparare a scrivere e-mail più rapidamente. E questo è ciò di cui parla il post del blog che stai leggendo. ‍

Successivamente, analizzeremo i motivi per cui le e-mail impiegano così tanto tempo a scrivere, ti presenteremo un semplice processo in 3 passaggi per scrivere qualsiasi e-mail più velocemente con l'aiuto dell'intelligenza artificiale e chiuderemo con suggerimenti su come scrivere rapidamente e-mail a partire da oggi.

Perché l'e-mail impiega così tanto tempo a scrivere?

Portiamolo là fuori. Le persone scrivono a velocità diverse e non c'è nulla di cui vergognarsi. Se vuoi verificare se sei lento a digitare, ma i motivi per cui le e-mail impiegano così tanto tempo a scrivere per molti di noi sono molto più sfaccettati.

Mettendo da parte condizioni come la dislessia e l'ADHD, uno dei motivi più comuni per cui le persone sono lente nello scrivere e-mail è la nostra tendenza a pensarci troppo. Dietro questo problema comune c'è la paura di essere frainteso. È spesso determinato dalla mancanza di capacità di utilizzare segnali come il linguaggio del corpo, i gesti delle mani, il ritmo e il tono del discorso e le espressioni facciali che ci aiutano a trasmettere il messaggio come intendevamo quando comunichiamo di persona.

Un altro motivo tipico è la tendenza a scrivere email troppo lunghe. Può essere correlato al problema menzionato in precedenza, alla propria capacità di scrivere in modo conciso o semplicemente al tentativo di comunicare qualcosa tramite e-mail che sarebbe meglio veicolare in una riunione o tramite una telefonata.

Gestire l'ortografia e la grammatica può essere difficile per coloro che hanno bisogno di comunicare via e-mail nella loro lingua non madre, soprattutto al lavoro. Anche se la tua efficienza nel linguaggio aziendale della tua azienda sarebbe a livello professionale, puoi ritrovarti a cercare su Google parole o frasi specifiche, ossessionarti per le virgole o riflettere sull'etichetta e-mail corretta.

Per mantenere questa parte dell'articolo abbastanza breve, non iniziamo nemmeno con le piaghe del lavoro moderno chiamato multitasking e cambio di contenuto.

Tuttavia, dobbiamo ancora affrontare il fatto che a volte è semplicemente difficile mettere i tuoi pensieri sulla carta. Anche se le tue idee si schiarirebbero come un giorno nella tua testa, non si traducono bene nel testo. Quando stai fissando uno schermo vuoto con un cursore lampeggiante, questo fenomeno, noto anche come sindrome dello schermo vuoto, può avere la meglio su ognuno di noi. Soprattutto quando devi scrivere un'e-mail importante.

Non importa perché ti consideri lento nello scrivere e-mail, non temere, l'aiuto è vicino. Continua a leggere e possiamo praticamente garantire che li scriverai più velocemente in pochissimo tempo.

Come scrivere e-mail più velocemente con 3 semplici passaggi

Il seguente processo in 3 fasi e gli esempi di accompagnamento ti introdurranno a un modo per scrivere e-mail velocemente. Osiamo persino affermare che non è solo veloce, ma anche il modo più veloce per comunicare via e-mail. Sarai il giudice.

1. Scrivi brevi punti elenco

Per iniziare, scrivi un paio di frasi sulle parti essenziali in cui dovrebbe essere composta la tua email. Non preoccuparti troppo del fraseggio o della grammatica, ma cerca di annotare i pensieri man mano che escono naturalmente dalla tua testa. Dopo questo, sei pronto per il passaggio successivo.

2. Decidi il tipo di email che vuoi scrivere

Ora che sai cosa vuoi dire, è il momento di considerare quale tipo di email stai per inviare. Chi è il destinatario e cosa stai cercando di ottenere con l'e-mail? Forse sei freddo nel contattare potenziali clienti, chiedere informazioni sullo stato di un progetto da uno dei tuoi fornitori o ricordare al tuo manager una scadenza che si avvicina.

Nella galleria dei modelli di Flowrite, puoi trovare modelli già pronti per le e-mail più tipiche che le persone scrivono quotidianamente. Inoltre, puoi creare i tuoi modelli personalizzati per il tipo di email che invii più frequentemente o per quelle su cui ti ritrovi a dedicare troppo tempo.

3. Guarda l'e-mail scriversi

Questa è la parte in cui avviene la magia. Dopo aver selezionato il modello giusto, puoi sederti e rilassarti mentre Flowrite scrive un'e-mail a tutti gli effetti basata sui tuoi punti elenco. Se non sei soddisfatto del risultato, puoi generare una nuova versione con un clic di un pulsante. Se qualcosa non funziona ancora, apporta le modifiche manualmente e sei pronto per l'invio.

Tutto questo è possibile grazie al nostro utilizzo degli ultimi progressi nell'intelligenza artificiale e c'è molto altro per aiutarti a smettere di lottare con la scrittura di e-mail. Ti ritrovi ossessionato dal modo in cui il destinatario potrebbe percepire determinate parole o frasi? Puoi selezionare il tono che Flowrite scrive l'e-mail per te. Preoccupato per errori di ortografia e grammatica? Il nostro strumento parla correntemente l'inglese. Sindrome dello schermo bianco? Dimentica i punti elenco, seleziona il modello giusto e Flowrite genererà un'e-mail di esempio per te. ‍

5 consigli per scrivere e-mail velocemente

"E se Flowrite non si adatta al mio flusso di lavoro", dici? Bene, ovviamente ti sfidiamo a provarlo, ma ecco alcuni suggerimenti attuabili che puoi implementare per scrivere e-mail rapidamente senza alcun aiuto aggiuntivo da parte degli assistenti e-mail AI o di qualsiasi tecnologia.

Segui la struttura standard della posta elettronica

Per velocizzare la tua scrittura, è essenziale seguire la struttura convenzionale per le email. Ciò renderà la tua scrittura più veloce e aiuterà il destinatario a leggere il tuo messaggio più rapidamente.

Nel caso non abbiate familiarità con il classico formato di posta elettronica, ecco il 101:

• Una riga dell'oggetto
• Saluto
• Contenuto – non più di tre paragrafi
• Chiusura
• Firma
  

Dovresti separare queste parti con interruzioni di paragrafo per rendere la tua email facile da digerire. Il modo migliore per migliorare ulteriormente la velocità di scrittura è iniziare ogni paragrafo di contenuto con la cosa più importante. Una volta che questo modo di scrivere e-mail diventa naturale, puoi passare dai pensieri alla consegna molto più velocemente.

Scrivi come parli

Che sia scritto o parlato, lo scopo del linguaggio è comunicare pensieri, idee e sentimenti. Tuttavia, quando si comunica via e-mail, soprattutto a livello professionale, le cose spesso si complicano più di quanto dovrebbero, rallentandoci.

Tendiamo a usare una struttura della frase più complessa quando scriviamo che quando parliamo. A seconda del pubblico, potremmo anche utilizzare le contrazioni per rendere le e-mail molto più formali del solito. Per non parlare dell'uso del vocabolario e del gergo più formali. Hai capito, quindi non inizierò nemmeno a parlare degli infiniti punti di supporto con dettagli e spiegazioni dei propri processi mentali.

Iniettare un po' di stile di conversazione nelle tue e-mail le rende più colloquiali, coinvolgenti e soprattutto più brevi, il che significa che le scriverai più velocemente.

Prima scrivi, poi modifica

Quando cerchi di perfezionare ogni parola e struttura di frase che scrivi, inevitabilmente la riscrivi mentre procedi. Inutile dire che questo è un modo lento per scrivere qualsiasi cosa, per non parlare delle e-mail. Porta le tue idee sullo schermo e una volta che hai finito. Esamina il testo una volta per eliminare gli errori di battitura e di formattazione. Dopo questa pulizia, dovresti essere pronto per l'invio, ma se l'istinto lo dice, puoi comunque correggere l'e-mail una volta, anche ad alta voce.

Mettiti all'erta

Imposta un timer. Tutti ne abbiamo uno sui nostri telefoni, quindi non ci sono scuse. Concediti cinque minuti e quando suona la sveglia, hai finito. Non importa da dove eri rimasto, è ora di concludere. Alla fine dell'e-mail, puoi anche dichiarare che sei felice di elaborare ulteriormente se necessario. Questo ti costringe a pensare, digitare e arrivare al punto più velocemente. Se il limite di 5 minuti è fuori dalla tua portata, trova un altro obiettivo ambizioso a cui aspirare: si tratta di miglioramento, non di perfezione.

Conta le parole

Come abbiamo già stabilito, la quantità di tempo necessaria per scrivere un'e-mail non è sempre correlata al numero di parole che finisci per scrivere. Alcune frasi possono richiedere inutilmente tempo per essere scritte se sei preoccupato per come verrà percepito il tuo messaggio. Tuttavia, se le tue email sono molto lunghe, vale la pena iniziare a usare un contatore di parole per rompere l'abitudine. Alcuni client di posta elettronica hanno questo integrato e per altri sono disponibili tonnellate di estensioni del browser. Stabilisci un limite e mira a rispettarlo. Hai bisogno di un punto di riferimento? Beh, dipende. Ma sulla base dell'analisi di oltre 40 milioni di e-mail, la lunghezza giusta per un'e-mail di vendita è di 50–200 parole. Fatti strada verso quello.

Questo post sul blog ti ha aiutato a scrivere e-mail più velocemente? In caso contrario puoi trovare molti altri post sull'argomento nel nostro blog. Copriamo tutto, dagli hack alla produttività ai suggerimenti e agli strumenti di scrittura che ti aiuteranno a smettere di lottare con la scrittura.