Come scrivere un ottimo riassunto esecutivo

Negli affari, molte informazioni vengono trasmesse attraverso documenti lunghi e completi come white paper, piani aziendali, casi di studio e rapporti di ricerca. Nella maggior parte delle decisioni aziendali sono in gioco molti soldi e altri investimenti in risorse, quindi i leader e gli investitori devono comprendere ogni fattore e variabile coinvolta prima di prendere tali decisioni.

Ma il mondo degli affari tende a muoversi rapidamente e ciò significa che i professionisti spesso non hanno il tempo di leggere report approfonditi prima di avviare progetti o prendere decisioni. È qui che entra in gioco il riepilogo esecutivo. Un riepilogo esecutivo è una versione condensata di un documento aziendale più lungo che consente ai lettori di assorbire le stesse informazioni più rapidamente.

Che cos'è un riepilogo esecutivo?

Un riepilogo esecutivo è la forma abbreviata di un documento aziendale. Sebbene possa essere forte la tentazione di paragonare un riepilogo esecutivo a un abstract per un rapporto o un articolo accademico, esiste una differenza fondamentale tra questi due tipi di documenti: un abstract è una sinossi di un rapporto o articolo che riassume il documento, mentre un il riassunto esecutivo è una versione abbreviata che copre comunque tutti i punti chiave del documento principale.

Un riepilogo esecutivo offre ai lettori, spesso leader aziendali, investitori, partner o acquirenti, un'anteprima dell'intero contenuto in modo che possano prendere decisioni su come procedere con l'azienda o la proposta. In questo senso, è simile a un elevator pitch, tranne che rappresenta un pezzo di scrittura piuttosto che gli obiettivi di un individuo.

Quali tipi di documenti o progetti richiedono un riepilogo esecutivo?

Spesso i riepiloghi esecutivi sono associati ai piani aziendali. Quando un riepilogo esecutivo fa parte di un piano aziendale, il suo scopo è in gran parte quello di coinvolgere potenziali investitori e acquirenti.

Ma un business plan non è l'unico posto in cui potresti trovare un riepilogo esecutivo. Sono utilizzati anche con:

• Indagini di mercato
• Documenti di ricerca
• Proposte commerciali
• Piani di progetto
• Proposte di progetto

Sezioni di una sintesi

Generalmente, una sintesi di un business plan comprende le seguenti sezioni:

Sommario

Il sommario elenca le sezioni incluse nel documento principale. Ciò fornisce una panoramica ancora più concisa del documento e della sintesi stessa.

Background aziendale/Informazioni

Nella sezione background/informazioni sull'azienda, il lettore apprende la missione dell'azienda, la posizione di mercato, la nicchia e gli obiettivi. In alcuni casi questa sezione comprende anche una breve storia dell'azienda. Questa sezione fornisce il contesto per gli obiettivi e le strategie spiegati nel resto del riepilogo esecutivo e nel piano nel suo insieme.

Opportunità di mercato

In questa sezione vengono discusse le opportunità presenti nel mercato attuale. Può presentare queste opportunità come un problema da risolvere o come un bisogno che può essere soddisfatto.

Soluzione

Dopo aver introdotto le opportunità, i problemi o le esigenze presenti nel mercato attuale, la sezione della soluzione discute come l'azienda può trarne vantaggio.

Vantaggi competitivi

In questa sezione viene illustrato come l'azienda si trova in una posizione unica per riuscire a raggiungere i propri obiettivi attraverso i propri piani.

Punti salienti finanziari

La sezione dei dati finanziari include tutti gli approfondimenti finanziari rilevanti per il piano, come i livelli di profitto e le spese attuali, e qualsiasi finanziamento che l'azienda spera di ottenere.

Queste sezioni possono variare leggermente a seconda del documento da riepilogare. Ad esempio, un riepilogo esecutivo per una proposta di progetto potrebbe includere una sezione che analizza lo stato del settore dell'azienda e il suo mercato specifico. Potrebbe anche includere una sezione che giustifichi la linea d'azione proposta, citando preoccupazioni interne e come si inserisce nella strategia complessiva dell'azienda.

Nonostante le variazioni nelle sezioni e nei contenuti, ogni riepilogo esecutivo ha lo stesso obiettivo: fornire uno sguardo conciso e informativo al documento in modo che i lettori possano interagire con l'azienda o pianificare più facilmente.

Come scrivere un riepilogo esecutivo

Crea uno schema

Con qualsiasi tipo di scrittura, il modo migliore per iniziare è creare uno schema. Uno schema raggiunge alcuni obiettivi:

• Organizza i punti chiave in una narrazione coerente
• Rende facile capire quali punti includere e quali omettere
• Ti dà una mappa stradale da seguire mentre scrivi

La tua struttura funge da strumento utile quando prescrivi. Idealmente, il riepilogo esecutivo è la parte del documento che scrivi per ultima, poiché non puoi riassumere l'intero documento se nondisponiancora di un documento completo. Con l'intero documento in mano, annota le sezioni chiave che devi includere nel riepilogo esecutivo e i punti su cui concentrarti in ciascuna sezione. In questo modo, crei uno schemadopoaver scritto (o ricevuto) il documento completo eprimadi scrivere il riepilogo esecutivo.

Enunciare e definire lo scopo o il problema

Mentre scrivi, ricorda lo scopo del riepilogo esecutivo. Questo dovrebbe guidare tutto ciò che scrivi, incluso il modo in cui inquadra il problema che il progetto mira a risolvere e dove includi statistiche pertinenti a supporto della soluzione proposta.

Quando scrivi dello scopo o del problema risolto dal piano, fornisci tutto il contesto necessario senza dare spiegazioni eccessive. Ricorda, i tuoi lettori riceveranno la storia completa dal documento principale. Tuttavia, il riepilogo esecutivo dovrebbe fornire loro una comprensione del problema sufficientemente forte da non sorprenderli nulla di ciò che leggono nel documento completo.

Soluzione o passaggi successivi

Dopo aver definito chiaramente lo scopo o il problema, spiega la soluzione al problema o i passaggi successivi delineati nella tua strategia. Similmente alla sezione relativa allo scopo del documento, questa sezione dovrebbe essere sufficientemente completa da fornire al lettore una solida comprensione della soluzione senza impantanarsi in lunghe spiegazioni.

Conclusione

La conclusione di un riepilogo esecutivo è, per molti versi, proprio come qualsiasi altra conclusione. Ribadisce i punti chiave delineati nelle sezioni del corpo del riepilogo esecutivo, risponde a qualsiasi domanda che il lettore potrebbe avere e lascia loro un'idea chiara di cosa fare dopo (che di solito è leggere il documento completo).

Come formattare un riepilogo esecutivo

Non è necessario che un riepilogo esecutivo si attenga a una lunghezza o a un conteggio di parole specifici. Di solito sono lunghi da una a due pagine. Tuttavia, raggiungere l'obiettivo, ovvero spiegare in modo conciso i punti principali del documento in modo autentico e coinvolgente, è molto più importante che adattarsi a un formato specifico.

Poiché un riepilogo esecutivo fa parte di un documento aziendale, è importante utilizzare un tono professionale. Detto questo, mantieni il gergo al minimo: molti dei lettori del tuo riepilogo esecutivo, come i potenziali acquirenti, potrebbero non essere del tuo settore e capiranno meglio il documento se usi un linguaggio semplice. Usa la tua discrezione, però: se sai che il documento sarà condiviso e letto solo internamente, il gergo potrebbe non essere un problema.

Riepilogo esecutivo vs. un abstract

Un abstract è una breve panoramica di un documento accademico. Non risponde a tutto; funge da teaser fornendo al lettore le informazioni sufficienti per indurlo a iniziare a formulare domande e ad anticipare le risposte che troverà nel documento principale. Inoltre, un abstract aiuta il lettore a determinare rapidamente se il documento contiene le informazioni che sta cercando. Quando il lettore fa ricerche, gli abstract gli fanno risparmiare molto tempo.

Un riepilogo esecutivo, al contrario, fornisce una versione ridotta del documento principale. Il suo obiettivo non è indurre la mente del lettore a formulare domande; è fornire un riepilogo completo in modo che sappiano cosa aspettarsi dal documento principale.

Riepilogo esecutivo e piano di progetto

Un piano di progetto è un modello per un progetto. È simile a uno schema in quanto mappa gli elementi del quadro generale del progetto, come obiettivi, budget, traguardi, parti interessate e parametri di successo. Un riepilogo esecutivo è meno tecnico di un piano di progetto. Offre una carrellata delle informazioni più importanti del progetto ma non approfondisce statistiche e cifre.

Domande frequenti sul riepilogo esecutivo

Che cos'è un riepilogo esecutivo?

Un riepilogo esecutivo è una versione condensata di un documento aziendale più lungo.

Qual è il suo scopo?

Lo scopo di un riepilogo esecutivo è fornire una rapida occhiata al contenuto di un documento aziendale più lungo. Ciò rende più semplice per i lettori, che possono essere leader aziendali, potenziali partner e fornitori o investitori, comprendere e interagire con il documento completo.

Che tipo di documenti o progetti richiedono un riepilogo esecutivo?

• Piani aziendali
• Proposte di progetto
• Indagini di mercato
• Proposte commerciali
• Documenti di ricerca
• Piani di progetto

Quali sono le sezioni di un riepilogo esecutivo?

Ogni riepilogo esecutivo è unico, ma generalmente include le seguenti sezioni:

• Introduzione
• Sommario
• Background aziendale/Informazioni
• Opportunità di mercato
• Soluzione
• Vantaggi competitivi
• Punti salienti finanziari