Come scrivere un ottimo riepilogo esecutivo

Negli affari, molte informazioni vengono trasmesse attraverso documenti lunghi e completi come white paper, piani aziendali, case study e rapporti di ricerca. Molti investimenti in denaro e altre risorse sono in gioco nella maggior parte delle decisioni aziendali, quindi i leader e gli investitori devono comprendere ogni fattore e variabile coinvolti prima di prendere tali decisioni.

Ma il mondo degli affari tende a muoversi rapidamente e ciò significa che i professionisti spesso non hanno il tempo di leggere rapporti approfonditi prima di avviare progetti o prendere decisioni. È qui che entra in gioco il sommario esecutivo. Un sommario esecutivo è una versione condensata di un documento aziendale più lungo che consente ai lettori di assorbire le stesse informazioni più rapidamente.

Cos'è un sommario esecutivo?

Un sommario esecutivo è la forma abbreviata di un documento commerciale. Sebbene si possa essere tentati di confrontare un sommario esecutivo con un riassunto di una relazione o di un documento accademico, esiste una differenza fondamentale tra questi due tipi di documento: un riassunto è una sinossi di una relazione o di un documento che riassume il documento, mentre un il sommario esecutivo è una versione abbreviata che colpisce ancora tutti i punti chiave del documento principale.

Un riepilogo esecutivo offre ai lettori, spesso leader aziendali, investitori, partner o acquirenti, un'anteprima dei contenuti completi in modo che possano prendere decisioni su come procedere con l'azienda o la proposta. In questo modo, è simile a un elevator pitch, tranne per il fatto che rappresenta un pezzo di scrittura piuttosto che gli obiettivi di un individuo.

Quali tipi di documenti o progetti richiedono un sommario esecutivo?

Spesso, i riepiloghi esecutivi sono associati ai piani aziendali. Quando un riepilogo esecutivo fa parte di un piano aziendale, il suo scopo è principalmente quello di coinvolgere potenziali investitori e acquirenti.

Ma un business plan non è l'unico posto in cui potresti trovare un riepilogo esecutivo. Sono anche usati con:

• Indagini di mercato
• Documenti di ricerca
• Proposte commerciali
• Piani di progetto
• Proposte di progetto

Sezioni di un sommario esecutivo

In generale, un riepilogo esecutivo per un business plan include le seguenti sezioni:

Sommario

L'indice elenca le sezioni incluse nel documento principale. Ciò fornisce una panoramica ancora più concisa del documento e del sommario esecutivo stesso.

Background dell'azienda/Informazioni

Nella sezione sullo sfondo dell'azienda/informazioni, il lettore apprende la dichiarazione di intenti dell'azienda, la posizione di mercato, la nicchia e gli obiettivi. In alcuni casi, questa sezione include anche una breve storia dell'azienda. Questa sezione fornisce il contesto per gli obiettivi e le strategie spiegate nel resto del sommario esecutivo e nel piano nel suo insieme.

Opportunità di mercato

Questa sezione discute le opportunità presenti nel mercato attuale. Può presentare queste opportunità come un problema da risolvere o come un bisogno che può essere soddisfatto.

Soluzione

Dopo aver introdotto le opportunità, i problemi o le esigenze presenti nel mercato attuale, la sezione della soluzione discute come l'azienda può capitalizzarli.

Vantaggi competitivi

Questa sezione discute in che modo l'azienda è posizionata in modo univoco per riuscire a raggiungere i suoi obiettivi attraverso i suoi piani.

Principali dati finanziari

La sezione dei punti salienti finanziari include tutte le informazioni finanziarie rilevanti per il piano, come i livelli di profitto e le spese correnti e qualsiasi finanziamento che l'azienda spera di ottenere.

Queste sezioni possono variare leggermente a seconda del documento riassunto. Ad esempio, un riepilogo esecutivo per una proposta di progetto potrebbe includere una sezione che analizza lo stato del settore dell'azienda e il suo mercato specifico. Potrebbe anche includere una sezione che giustifichi la linea d'azione proposta, citando preoccupazioni interne e come si inserisce nella strategia generale dell'azienda.

Nonostante le variazioni nelle sezioni e nei contenuti, ogni sommario esecutivo ha lo stesso obiettivo: fornire uno sguardo conciso e informativo al documento in modo che i lettori possano interagire con l'azienda o pianificare più facilmente.

Come scrivere un sommario esecutivo

Crea un contorno

Con quasi tutti i tipi di scrittura, il modo migliore per iniziare è creare uno schema. Uno schema raggiunge alcuni obiettivi:

• Organizza i punti chiave in una narrazione coerente
• Rende facile capire quali punti includere e quali omettere
• Ti dà una road map da seguire mentre scrivi

Il tuo schema funge da strumento utile quando prescrivi. Idealmente, il sommario esecutivo è la parte del documento che scrivi per ultima, poiché non puoi riassumere l'intero documento se nonhaiancora un documento completo. Con il documento completo in mano, annota le sezioni chiave che devi includere nel riepilogo esecutivo e i punti da colpire in ciascuna sezione. In questo modo, crei uno schemadopoaver scritto (o ricevuto) l'intero documento eprima discrivere il sommario esecutivo.

Indicare e definire lo scopo o il problema

Mentre scrivi, ricorda lo scopo del tuo sommario esecutivo. Questo dovrebbe guidare tutto ciò che scrivi, incluso il modo in cui inquadra il problema che il progetto mira a risolvere e dove includi statistiche pertinenti per supportare la soluzione proposta.

Quando si scrive dello scopo o del problema che il piano risolve, fornire tutto il contesto necessario senza spiegare troppo. Ricorda, i tuoi lettori riceveranno la storia completa dal documento principale. Tuttavia, il sommario esecutivo dovrebbe dare loro una comprensione del problema abbastanza forte da non essere sorpresi da nulla che leggano nel documento completo.

Soluzione o passaggi successivi

Dopo aver definito chiaramente lo scopo o il problema, spiega la soluzione a quel problema o i passaggi successivi delineati nella tua strategia. Simile alla sezione sullo scopo del documento, questa sezione dovrebbe essere sufficientemente completa da fornire al lettore una solida comprensione della soluzione senza impantanarsi in lunghe spiegazioni.

Conclusione

La conclusione di un sommario esecutivo è, per molti versi, proprio come qualsiasi altra conclusione. Ribadisce i punti chiave che hai fatto nelle sezioni del corpo del sommario esecutivo, risponde a tutte le domande che il lettore potrebbe avere e lascia loro un'idea chiara di cosa fare dopo (che di solito è leggere l'intero documento).

Come formattare un sommario esecutivo

Un sommario esecutivo non ha bisogno di attenersi a una lunghezza specifica o a un conteggio delle parole. Di solito sono lunghi da una a due pagine. Tuttavia, raggiungere l'obiettivo (spiegare in modo conciso i punti principali del documento in modo autentico e coinvolgente) è molto più importante che adattarsi a un formato specifico.

Poiché un riepilogo esecutivo fa parte di un documento aziendale, è importante utilizzare un tono professionale. Detto questo, mantieni il gergo al minimo: molti dei lettori del tuo sommario esecutivo, come i potenziali acquirenti, potrebbero non essere nel tuo settore e capiranno meglio il documento se usi un linguaggio semplice. Usa la tua discrezione, però: se sai che il documento sarà condiviso e letto solo internamente, il gergo potrebbe non essere un problema.

Sintesi esecutiva vs. abstract

Un abstract è una breve panoramica di un documento accademico. Non risponde a tutto; funge da teaser fornendo al lettore le informazioni sufficienti per indurlo a formulare domande e anticipare le risposte che troverà nel documento principale. Inoltre, un abstract aiuta il lettore a determinare rapidamente se il documento contiene le informazioni che sta cercando. Quando il lettore sta facendo ricerche, gli abstract gli fanno risparmiare molto tempo.

Un sommario esecutivo, al contrario, fornisce una versione ridotta del documento principale. Il suo obiettivo non è indurre la mente del lettore a formulare domande; è fornire un riepilogo completo in modo che sappiano cosa aspettarsi dal documento principale.

Sintesi esecutiva vs. piano di progetto

Un piano di progetto è un progetto per un progetto. È simile a uno schema in quanto mappa gli elementi del quadro generale del progetto, come obiettivi, budget, pietre miliari, parti interessate e metriche di successo. Un sommario esecutivo è meno tecnico di un piano di progetto. Offre una carrellata delle informazioni più importanti del progetto ma non approfondisce statistiche e cifre.

Domande frequenti sulla sintesi esecutiva

Cos'è un sommario esecutivo?

Un sommario esecutivo è una versione ridotta di un documento commerciale più lungo.

Qual è il suo scopo?

Lo scopo di un riepilogo esecutivo è fornire una rapida occhiata al contenuto di un documento aziendale più lungo. Ciò rende più facile per i lettori, che possono essere leader aziendali, potenziali partner e fornitori o investitori, comprendere e interagire con l'intero documento.

Che tipo di documenti o progetti richiedono un sommario esecutivo?

• Piani aziendali
• Proposte di progetto
• Indagini di mercato
• Proposte commerciali
• Documenti di ricerca
• Piani di progetto

Quali sono le sezioni di un sommario esecutivo?

Ogni sommario esecutivo è unico, ma generalmente include le seguenti sezioni:

• introduzione
• Sommario
• Background dell'azienda/Informazioni
• Opportunità di mercato
• Soluzione
• Vantaggi competitivi
• Principali dati finanziari