Come scrivere un promemoria in 8 passaggi

Che tu abbia subito un cambiamento nella politica interna che devi condividere o che tu stia guidando un progetto di cui gli investitori devono essere informati, un promemoria è il modo migliore per comunicare informazioni preziose all'interno della tua organizzazione. I promemoria sono un buon modo per diffondere tali informazioni ai tuoi colleghi, inquilini, volontari o altri membri dell'organizzazione interna.

Quando dovresti inviare un promemoria? Come si scrive un promemoria? Risponderemo a queste domande e ti forniremo una guida passo passo per creare un promemoria e condivideremo molti esempi di promemoria.

Sommario

Cos'è un promemoria?

Qual è lo scopo di un promemoria?

Scrivi un promemoria in 8 passaggi

In che modo un promemoria è diverso da . . .

Esempi di promemoria

Domande frequenti sui promemoria

Cos'è un promemoria?

Un memo, abbreviazione dimemorandum, è un modo per informare un gruppo di persone su un problema, una soluzione o un evento specifico. Un promemoria dovrebbe essere breve, diretto e facile da leggere. Informa i destinatari e fornisce un piano d'azione con i passaggi successivi specifici.

È possibile inviare un promemoria come lettera cartacea, fax o PDF allegato a un'e-mail. Sebbene l'uso diffuso della posta elettronica abbia sostanzialmente sostituito i promemoria in molte circostanze, i promemoria sono ancora utili per alcuni messaggi importanti.

Qual è lo scopo di un promemoria?

I promemoria sono progettati per le comunicazioni interne ufficiali di un'azienda o organizzazione. Vengono spesso inviati a un'intera organizzazione , ma sono utili anche per informare un singolo reparto, team o un gruppo più piccolo di persone. I promemoria disperdono le informazioni necessarie utilizzando un formato semplice e facile da seguire.

Quando scrivere un promemoria

Dovresti scrivere un memorandum quando hai bisogno di trasmettere in modo efficiente elementi aziendali ufficiali. Lo scopo del tuo promemoria dovrebbe essere quello di informare, attirare l'attenzione su un problema o rispondere a una domanda. I seguenti scopi sono adatti per un promemoria:

• trasmettere cambiamenti interni
• diffondere notizie
• condividere un evento imminente
• aggiornare le linee guida di pubblica sicurezza
• sensibilizzare su un problema
• affrontare un problema
• fare una richiesta
• condividere gli aggiornamenti del progetto

Come formattare un promemoria

Se stai inviando un promemoria via e-mail, dovrebbe essere formattato come PDF. Ciò mantiene lo stile che hai applicato al documento. Tradizionalmente i promemoria utilizzano un carattere da dodici punti per il corpo e un carattere da quattordici a sedici punti per i titoli. Mantieni il carattere e il design semplici.

Un promemoria dovrebbe includere quanto segue.

• Intestazione
  • A
  • Da
  • Data
  • Soggetto
• Dichiarazione di apertura
• Contesto
• Invito all'azione e dichiarazione di attività
• Discussione
• Chiusura

Hai anche la possibilità di includere allegati per supportare il messaggio che stai trasmettendo nel tuo promemoria. Se il tuo promemoria è lungo più di una pagina, dovresti avere un riepilogo per riassumere i tuoi punti.

Scrivi un promemoria in 8 passaggi

I promemoria dovrebbero essere sempre professionali ed educati, indipendentemente dall'argomento che stai introducendo. Rimani concentrato sui fatti e sui piani attuabili. Non dovresti usare emoji nei promemoria aziendali . Sii breve, diretto e chiaro e includi solo le informazioni necessarie.

1 Intestazione

L'intestazione elenca chi riceve il promemoria, chi lo invia, la data in cui è stato scritto il promemoria e l'oggetto del promemoria. Puoi vedere come formattare questa sezione di seguito.

A:[Nomi completi e titoli professionali o reparto dei destinatari]

Da:[Il tuo nome completo e titolo professionale]

Data:[Data odierna]

Oggetto:[Di cosa tratta il promemoria]

Dato che ti sei rivolto ai destinatari nell'intestazione, non è necessario includere un saluto.

2 Dichiarazione di apertura

Questa sezione può contenere da una a tre frasi. La dichiarazione di apertura è dove dichiari brevemente lo scopo del tuo promemoria. Includere solo un riepilogo delle informazioni più cruciali in questa sezione. Più tardi potrai entrare nei dettagli.

Prova a iniziare con: “Ti scrivo per informarti. . .”

3 Contesto

In tre-dieci frasi, fornisci il contesto. Il contesto è dove fai sapere alle persone di cosa stai scrivendo, perché le stai scrivendo e qualsiasi altra informazione critica.

Questa sezione può includere quanto segue:

• prove a sostegno
• perché la tua organizzazione ha preso la decisione di cui parli nel promemoria
• informazioni di base
• una dichiarazione di problema
• come hai trovato il problema
• tempi o date importanti
• altri punti chiave

4 Invito all'azione e dichiarazione di attività

Questa sezione può contenere due o tre frasi o un elenco puntato. Qui è dove definisci i passaggi successivi per i tuoi destinatari. Scrivi cosa dovrebbe fare il destinatario dopo aver letto il promemoria o come pensi di risolvere il problema che hai descritto.

Prova a scrivere: "Per favore [attività che desideri completare] entro [data di scadenza]" oppure "Apprezzo la tua collaborazione in questa questione".

5 Discussione

Lo scopo di questa parte è convincere i destinatari a seguire le azioni consigliate. Esponi tutti i dettagli che supportano le tue idee, iniziando dalle informazioni più critiche. Fornisci fatti, idee e ricerche di supporto specifici a sostegno del tuo promemoria, organizzando le informazioni dalla più forte alla più debole.

6 Chiusura

La sezione di chiusura è un'opportunità per concludere il tuo promemoria con una nota cortese. Ti consigliamo di condividere ancora una volta qui ciò su cui vuoi che i tuoi destinatari intervengano. Generalmente, i promemoria non includono un addio. Ma se vuoi averne uno, assicurati di mantenerlo breve.

7 Integrazioni facoltative

Se necessario, puoi includere un riepilogo o allegati al promemoria. Dovresti includere un riepilogo se il tuo promemoria è più di una pagina. I riepiloghi aiutano i destinatari a digerire più facilmente le informazioni che hai condiviso.

Puoi inserire il riepilogo subito prima della dichiarazione di chiusura. Un riepilogo può elencare consigli chiave, un riepilogo di informazioni importanti, riferimenti, metodi o risorse che hai utilizzato. Se le informazioni contenute nel tuo promemoria necessitano di ulteriori chiarimenti, puoi inserirle in questa sezione. I riepiloghi possono contenere poche frasi o un elenco puntato di informazioni chiave.

Le tue informazioni supplementari dovrebbero includere tutta la documentazione che desideri condividere, come grafici, elenchi, tabelle o foto. Se scegli di includere allegati, includi una nota su ciò che hai allegato sotto la chiusura.

Se invii il promemoria via email, questi allegati aggiuntivi possono essere aggiunti alla tua email. Se invii il promemoria come lettera o fax, includili dopo l'ultima pagina del documento promemoria.

Fai riferimento ai tuoi allegati in questo modo: "In allegato: [nome dell'allegato], [data di creazione]".

8 Revisionare

Ora che hai scritto il tuo promemoria, è tempo di rivedere! Segui i passaggi seguenti per assicurarti che il tuo promemoria sia il più chiaro e conciso possibile. Ricorda: più è breve, meglio è.

• Ritaglia tutto il materiale non necessario.
• Chiarisci i tuoi punti principali.
• Correggi gli errori di ortografia, grammatica e punteggiatura.
• Controlla i tuoi fatti e le tue risorse.
• Ottieni feedback da un collega prima di inviare.

In che modo un promemoria è diverso da . . .

Un promemoria è una comunicazione concisa ma informale all'interno di un'organizzazione per diffondere un messaggio ufficiale. Ma in cosa differisce da una email, da una lettera, da una circolare o da un verbale? Chiariamo le definizioni di questi documenti aziendali standard.

In cosa differisce un promemoria da un'e-mail?

I promemoria sono in genere più formali nel tono e nel linguaggio rispetto alle e-mail, che sono più efficaci quando sono brevi e vanno al punto . In futuro, la società potrebbe utilizzare il tuo promemoria come documento ufficiale che verrà stampato, diffuso come copia cartacea o distribuito professionalmente a un ampio gruppo di persone in un formato leggibile.

In cosa differisce un promemoria da una lettera?

In genere, le lettere sono indirizzate a persone esterne all'organizzazione. Sono pensati per messaggi esterni più lunghi che comunicano un argomento specifico. Questi possono avere un tono informale o formale.

In cosa differisce un promemoria da un comunicato stampa?

I promemoria vengono solitamente utilizzati per le comunicazioni interne, mentre i comunicati stampa sono destinati alle comunicazioni esterne. Un comunicato stampa è generalmente un documento più lungo e dettagliato di un promemoria.

In cosa differisce un promemoria da una circolare?

Le circolari sono per la distribuzione di massa. D'altra parte, i promemoria sono per un gruppo selezionato di persone. Le circolari in genere hanno più argomenti e inviti all'azione. I promemoria dovrebbero affrontare solo un argomento, brevemente.

In cosa differisce un promemoria dai minuti?

I verbali delle riunioni sono documenti ufficiali contenenti gli appunti di una riunione. Sebbene un promemoria possa fare riferimento a verbali nei suoi allegati supplementari, non è necessario utilizzare un promemoria come formato per i verbali delle riunioni o viceversa.

Esempi di promemoria

Può essere difficile iniziare a scrivere senza un esempio di promemoria. Ecco due esempi dei formati di promemoria più comunemente utilizzati.

Esempio 1: modifiche interne

Quando un'organizzazione apporta modifiche alle politiche, alle procedure o al personale di alto livello, è necessario scrivere una nota di modifica interna. Il dipartimento Risorse umane può inviare questa email oppure potrebbe provenire dal team dirigente o da un altro dipartimento.

A: Tutti i dipendenti

Da: Kelly Source, responsabile delle risorse umane

Data: 20 luglio 2022

Oggetto: Modifiche al sistema di ferie retribuite

Ti scrivo per informarti sulle recenti modifiche al nostro sistema PTO. Stiamo passando alle piattaforme PalmLeaf HR. Questo sistema entrerà in vigore il 1° ottobre 2022.

Passando a PalmLeaf HR, la nostra azienda sta tentando di semplificare l'invio delle richieste PTO. Puoi trovare tutorial per navigare in questa piattaforma di facile utilizzo allegati a questo promemoria.

Riceverai un'e-mail di onboarding direttamente da PalmLeaf HR questa settimana. Assicurati di configurare il tuo account entro e non oltre il 30 settembre 2022.

Se riscontri problemi nella configurazione del tuo account, inviaci un'e-mail per qualsiasi domanda all'indirizzo [email protected].

Grazie per la collaborazione durante questa transizione. Ci auguriamo che questo semplificherà la gestione della PTO.

In allegato: Guida PalmLeafHR, gennaio 2022

Esempio 2: nota commerciale generale

Un formato di nota aziendale generale può essere utilizzato praticamente per qualsiasi articolo aziendale. Che si tratti di un progetto in corso o di un'analisi interna, questo formato versatile sarà adatto.

A: Ava Colon, Phil Comma e Dave Period

Da: Peter Office, analista dati senior

Data: 20 maggio 2022

Oggetto: Analisi dei ricavi

Ti scrivo per rispondere al rapporto di analisi delle entrate richiesto dal tuo team. Questa analisi copre i flussi di entrate dal 2010 al primo trimestre del 2022.

Questo rapporto è stato richiesto dal team di vendita nel gennaio 2022 quando Dave Period ha assunto la posizione di Chief Sales Coordinator. L'analisi è stata compilata utilizzando Tableau e i report sono allegati.

In questo momento, ti chiedo di rivedere i dati e di farmi sapere se c'è qualcos'altro che vorresti che analizzassi più approfonditamente. Il modo migliore per visualizzare la dashboard è tramite l'invito di Tableau nella tua casella di posta elettronica.

Ecco i punti principali della mia analisi:

• Il nostro principale flusso di entrate è il nostro prodotto di punta, le camicie in stile hawaiano.
• Il secondo principale flusso di entrate sono i cappelli da corsa.
• Le nostre entrate sono generate dalle vendite guidate principalmente attraverso attività di email marketing.
• Ci sono stati alcuni periodi durante i quali i dati non erano disponibili e pertanto non sono stati inclusi in questa analisi.

Grazie per aver dedicato del tempo per rivedere questa analisi. Non esitate a inviarmi eventuali domande o dubbi all'indirizzo [email protected]. Se riscontri difficoltà tecniche nell'accesso alla dashboard, contatta il nostro reparto IT all'indirizzo [email protected] per ricevere assistenza.

Allegato:

• Guida al quadro, 2022
• Rapporto sull'analisi dei ricavi 2010-2021, maggio 2022

Domande frequenti sui promemoria

Cos'è un promemoria?

Un memo, abbreviazione dimemorandum, è una breve comunicazione interna che informa un gruppo su uno specifico problema, soluzione o evento. I promemoria possono essere inviati sotto forma di lettera cartacea o fax oppure allegati a un'e-mail in formato PDF.

Qual è lo scopo di un promemoria?

Un promemoria ha lo scopo di informare un gruppo di persone su un argomento complesso, un cambiamento di politica o altre brevi questioni ufficiali all'interno di un'organizzazione.

Qual è la struttura di base di un promemoria?

Un promemoria dovrebbe includere quanto segue.

• Intestazione
  • A
  • Da
  • Data
  • Soggetto
• Dichiarazione di apertura
• Contesto
• Invito all'azione
• Discussione
• Chiusura