Come scrivere un promemoria in 8 passaggi

Sia che tu abbia avuto un cambiamento di politica interna che devi condividere o che tu stia guidando un progetto di cui gli investitori devono essere a conoscenza, un memo è il modo migliore per comunicare informazioni preziose all'interno della tua organizzazione. I promemoria sono un buon modo per diffondere tali informazioni a colleghi, inquilini, volontari o altri membri dell'organizzazione interna.

Quando dovresti inviare un promemoria? Come si scrive un promemoria? Risponderemo a queste domande e ti forniremo una guida passo passo per creare un memo e condivideremo molti esempi di memo.

Che cos'è un promemoria?

Un memo, abbreviazione di memorandum , è un modo per informare un gruppo di persone su un problema, una soluzione o un evento specifico. Un promemoria dovrebbe essere breve, diretto e di facile lettura. Informa i destinatari e fornisce un piano d'azione con specifici passaggi successivi.

Puoi inviare un promemoria come lettera cartacea, fax o PDF allegato a un'e-mail. Sebbene l'uso diffuso della posta elettronica abbia sostanzialmente sostituito i promemoria in molte circostanze, i promemoria sono comunque utili per alcuni messaggi importanti.

Qual è lo scopo di un promemoria?

I memo sono progettati per le comunicazioni interne ufficiali di un'azienda o di un'organizzazione. Vengono spesso inviati a un'intera organizzazione, ma sono utili anche per informare un singolo reparto, un team o un gruppo più piccolo di persone. I memo disperdono le informazioni necessarie utilizzando un formato semplice e facile da seguire.

Quando scrivere un promemoria

Dovresti scrivere un memorandum quando devi trasmettere in modo efficiente gli articoli aziendali ufficiali. Lo scopo del tuo promemoria dovrebbe essere quello di informare, attirare l'attenzione su un problema o rispondere a una domanda. I seguenti scopi sono adatti per un memo:

• trasmettere i cambiamenti interni
• diffondere notizie
• condividere un evento imminente
• aggiornare le linee guida di pubblica sicurezza
• sensibilizzare su un problema
• affrontare un problema
• fare una richiesta
• condividere gli aggiornamenti del progetto

Come formattare un promemoria

Se stai inviando un promemoria via e-mail, dovrebbe essere formattato come PDF. Ciò mantiene lo stile che hai applicato al documento. Tradizionalmente i memo usano caratteri a dodici punti per il corpo e caratteri da quattordici a sedici punti per le intestazioni. Mantieni il carattere e il design semplici.

Un promemoria dovrebbe includere quanto segue.

• Intestazione
  • Per
  • Da
  • Data
  • Materia
• Dichiarazione di apertura
• Contesto
• Invito all'azione e dichiarazione di attività
• Discussione
• Chiusura

Hai anche la possibilità di includere allegati per supportare il messaggio che stai trasmettendo nel tuo memo. Se il tuo promemoria è composto da più di una pagina, dovresti avere un riepilogo per concludere i tuoi punti.

Scrivi un promemoria in 8 passaggi

I memo dovrebbero essere sempre professionali ed educati, indipendentemente dall'argomento che stai introducendo. Rimani concentrato sui fatti e sui piani attuabili. Non dovresti usare le emoji nei promemoria aziendali . Sii breve, diretto e chiaro e includi solo le informazioni necessarie.

1 Intestazione

L'intestazione elenca chi sta ricevendo il promemoria, chi sta inviando il promemoria, la data in cui è stato scritto il promemoria e l'oggetto del promemoria. Puoi vedere come formattare questa sezione di seguito.

A: [Nomi completi dei destinatari e titoli di lavoro o reparto]

Da: [il tuo nome completo e titolo di lavoro]

Data: [data odierna]

Oggetto: [Di cosa tratta il memo]

Poiché hai indirizzato i destinatari nell'intestazione, non è necessario includere un saluto.

2 Dichiarazione di apertura

Questa sezione può essere compresa tra una e tre frasi. La dichiarazione di apertura è dove dichiari brevemente lo scopo del tuo memo. Includere solo un riepilogo delle informazioni più importanti in questa sezione. Successivamente potrai entrare nei dettagli.

Prova a iniziare con "Ti scrivo per informarti . . .”

3 Contesto

In tre-dieci frasi, fornisci il contesto. Il contesto è dove fai sapere alle persone di cosa stai scrivendo, perché le stai scrivendo e qualsiasi altra informazione critica.

Questa sezione può includere quanto segue:

• prove a sostegno
• perché la tua organizzazione ha preso la decisione di cui stai discutendo nel memo
• informazioni di base
• una dichiarazione di problema
• come hai trovato il problema
• tempi o date importanti
• altri punti chiave

4 Invito all'azione e dichiarazione di attività

Questa sezione può essere composta da due o tre frasi o un elenco puntato. Qui è dove spieghi i passaggi successivi per i tuoi destinatari. Scrivi cosa dovrebbe fare il destinatario dopo aver letto il promemoria o come pensi di risolvere il problema che hai descritto.

Prova a scrivere "Per favore [attività che vorresti completare] entro [data di scadenza]" o "Apprezzo la tua collaborazione in questa materia".

5 Discussione

Lo scopo di questa parte è persuadere i destinatari a seguire le azioni consigliate. Esponi tutti i dettagli che supportano le tue idee, a cominciare dalle informazioni più critiche. Fornisci fatti, idee e ricerche specifiche a sostegno del tuo memo, organizzando le informazioni dal più forte al più debole.

6 Chiusura

La sezione di chiusura è un'opportunità per concludere il tuo memo con una nota cortese. Ti consigliamo di condividere anche qui ciò che desideri che i tuoi destinatari agiscano ancora una volta. Generalmente, i promemoria non includono un addio. Ma se vuoi averne uno, assicurati di mantenerlo breve.

7 Aggiunte opzionali

Se necessario, puoi includere un riepilogo o allegati al tuo promemoria. Dovresti includere un riepilogo se il tuo promemoria è composto da più di una pagina. I riepiloghi aiutano i destinatari a digerire più facilmente le informazioni che hai condiviso.

Puoi inserire il riepilogo subito prima della tua dichiarazione di chiusura. Un riepilogo può elencare raccomandazioni chiave, una sintesi di informazioni importanti, riferimenti, metodi o risorse utilizzate. Se le informazioni nella tua nota necessitano di ulteriori chiarimenti, puoi inserirle in questa sezione. I riepiloghi possono essere costituiti da poche frasi o da un elenco puntato di informazioni chiave.

Le tue informazioni supplementari dovrebbero includere tutta la documentazione che desideri condividere, come grafici, elenchi, tabelle o foto. Se scegli di includere gli allegati, includi una nota su ciò che hai allegato sotto la tua chiusura.

Se stai inviando il tuo promemoria via e-mail, questi allegati aggiuntivi possono essere aggiunti alla tua e-mail. Se invii il promemoria come lettera o fax, includilo dopo l'ultima pagina del documento del promemoria.

Fare riferimento agli allegati come tali: "In allegato: [nome dell'allegato], [data di creazione]".

8 Revisione

Ora che hai scritto il tuo promemoria, è tempo di rivedere! Segui i passaggi seguenti per assicurarti che il tuo promemoria sia il più chiaro e conciso possibile. Ricorda: più corto è, meglio è.

• Taglia tutto il materiale non necessario.
• Chiarisci i tuoi punti principali.
• Correzione di errori di ortografia, grammatica e punteggiatura.
• Controlla i tuoi fatti e risorse.
• Ricevi feedback da un collega prima di inviare.

In che modo un promemoria è diverso da . . .

Un memo è una comunicazione concisa ma informale all'interno di un'organizzazione per diffondere un messaggio ufficiale. Ma in che cosa differisce da un'e-mail, una lettera, una circolare o un verbale? Chiariamo le definizioni di questi documenti commerciali standard.

In che modo un promemoria è diverso da un'e-mail?

I memo hanno in genere un tono e un linguaggio più formali rispetto alle e-mail, che sono più efficaci quando sono brevi e vanno al punto . In futuro, l'azienda potrebbe utilizzare il tuo memo come documento ufficiale che verrà stampato, diffuso come copie cartacee o distribuito professionalmente a un folto gruppo di persone in un formato leggibile.

In che modo un promemoria è diverso da una lettera?

In genere, le lettere sono indirizzate a persone esterne all'organizzazione. Sono pensati per messaggi esterni più lunghi che comunicano un argomento specifico. Questi possono essere di tono informale o formale.

In che modo un promemoria è diverso da un comunicato stampa?

I memo vengono solitamente utilizzati per le comunicazioni interne, mentre i comunicati stampa sono destinati alle comunicazioni esterne. Un comunicato stampa è generalmente inteso come un documento più lungo e dettagliato di un promemoria.

In che modo un promemoria è diverso da una circolare?

Le circolari sono per la distribuzione di massa. D'altra parte, i promemoria sono per un gruppo selezionato di persone. Le circolari in genere hanno più argomenti e inviti all'azione. I promemoria dovrebbero affrontare solo un argomento, brevemente.

In che modo un promemoria è diverso dai minuti?

I verbali delle riunioni sono documenti ufficiali contenenti gli appunti di una riunione. Sebbene un promemoria possa fare riferimento a verbali nei suoi allegati supplementari, non dovresti utilizzare un promemoria come formato per i verbali delle riunioni o viceversa.

Esempi di promemoria

Può essere difficile iniziare a scrivere senza un esempio di promemoria. Di seguito sono riportati due esempi dei formati di promemoria più comunemente utilizzati.

Esempio 1: modifiche interne

Quando un'organizzazione apporta modifiche alle politiche, alle procedure o al personale di alto livello, dovrebbe essere scritto un promemoria di modifica interno. Il dipartimento delle risorse umane può inviare questa e-mail o potrebbe provenire dal team dirigenziale o da un altro dipartimento.

A: Tutti i dipendenti

Da: Kelly Source, responsabile delle risorse umane

Data: 20 luglio 2022

Oggetto: Modifiche al sistema dei permessi retribuiti

Ti scrivo per informarti sulle recenti modifiche al nostro sistema PTO. Stiamo cambiando piattaforma a PalmLeaf HR. Questo sistema entrerà in vigore il 1 ottobre 2022.

Passando a PalmLeaf HR, la nostra azienda sta tentando di semplificare l'invio delle richieste di PTO. Puoi trovare tutorial per navigare su questa piattaforma facile da usare allegati a questo memo.

Riceverai un'e-mail di inserimento direttamente da PalmLeaf HR questa settimana. Assicurati di configurare il tuo account entro e non oltre il 30 settembre 2022.

In caso di problemi con la configurazione del tuo account, inviaci un'e-mail per qualsiasi domanda all'indirizzo [email protected].

Grazie per la collaborazione durante questa transizione. Ci auguriamo che ciò semplificherà la gestione della presa di forza.

In allegato: PalmLeafHR Guide, gennaio 2022

Esempio 2: promemoria commerciale generale

Un formato di promemoria aziendale generico può essere utilizzato per quasi tutti gli articoli aziendali. Che si tratti di un progetto in corso o di un'analisi interna, questo versatile formato si adatta.

A: Ava Colon, Phil Comma e Dave Period

Da: Peter Office, Senior Data Analyst

Data: 20 maggio 2022

Oggetto: Analisi dei ricavi

Ti scrivo per rispondere al rapporto sull'analisi delle entrate richiesto dal tuo team. Questa analisi copre i flussi di entrate dal 2010 al primo trimestre del 2022.

Questo rapporto è stato richiesto dal team di vendita nel gennaio 2022, quando Dave Period è entrato nella posizione di Chief Sales Coordinator. L'analisi è stata compilata utilizzando Tableau e i report sono allegati.

In questo momento, ti chiedo di rivedere i dati e di farmi sapere se c'è qualcos'altro che vorresti che analizzassi più a fondo. Il modo migliore per visualizzare la dashboard è tramite l'invito di Tableau nella tua casella di posta.

Ecco i punti principali della mia analisi:

• Il nostro principale flusso di entrate è il nostro prodotto di punta, le camicie in stile hawaiano.
• Il secondo flusso di entrate principale sono i cappelli da corsa.
• Le nostre entrate sono generate dalle vendite guidate principalmente dagli sforzi di email marketing.
• Ci sono stati alcuni periodi durante i quali i dati non erano disponibili e quindi non sono inclusi in questa analisi.

Grazie per aver dedicato del tempo a rivedere questa analisi. Non esitare a inviarmi qualsiasi domanda o dubbio a [email protected]. In caso di difficoltà tecniche nell'accesso alla dashboard, contattare il nostro reparto IT all'indirizzo [email protected] per assistenza.

Allegato:

• Guida a Tableau, 2022
• Rapporto sull'analisi delle entrate 2010–2021, maggio 2022

Domande frequenti sui promemoria

Che cos'è un promemoria?

Un memo, abbreviazione di memorandum , è una breve comunicazione interna che informa un gruppo su un problema, una soluzione o un evento specifico. I promemoria possono essere inviati come lettera cartacea o fax o allegati a un'e-mail come PDF.

Qual è lo scopo di un promemoria?

Un memo ha lo scopo di informare un gruppo di persone su un argomento complesso, un cambiamento di politica o altri brevi affari ufficiali all'interno di un'organizzazione.

Qual è la struttura di base di un promemoria?

Un promemoria dovrebbe includere quanto segue.

• Intestazione
  • Per
  • Da
  • Data
  • Materia
• Dichiarazione di apertura
• Contesto
• Chiamare all'azione
• Discussione
• Chiusura