Come scrivere un messaggio fuori sede efficace

Un messaggio fuori sede (o messaggio OOO) è un'e-mail di risposta automatica che avvisa le persone che non sei al lavoro per un lungo periodo di tempo. Sono molto utili per far sapere ai colleghi quando aspettarsi una risposta e/o chi contattare in propria assenza e sono spesso considerati un'adeguata etichetta lavorativa per ferie , congedi per malattia e altre assenze prolungate.

Devi fare attenzione quando scrivi un'e-mail di risposta automatica professionale: non sai mai chi potrebbe leggerla. In questa guida spieghiamo come scrivere un messaggio di assenza dall'ufficio, cosa includere, esempi di messaggi di assenza dall'ufficio e alcuni suggerimenti per scrivere il tuo.

Cos'è un messaggio di assenza dall'ufficio?

Vacanze, permessi e assenze prolungate possono interrompere il flusso degli affari se non sei preparato. Sia l'etichetta in ufficio che quella del lavoro remoto suggeriscono di impostare un messaggio di risposta automatica per qualsiasi domanda mentre sei via per spiegare la situazione e offrire assistenza. Questi messaggi aiutano a garantire che l'attività continui senza intoppi fino al tuo ritorno; in caso contrario, le persone potrebbero prenderla nel modo sbagliato quando non rispondi.

Sebbene alcune persone utilizzino le risposte automatiche per SMS e telefonate, l'e-mail è il canale di comunicazione standard per i messaggi fuori sede. Le e-mail sono uno dei principali metodi di comunicazione negli affari, soprattutto con i contatti più periferici. Se lavori a così stretto contatto con qualcuno da non utilizzare la posta elettronica, è probabile che gli parlerai del tuo congedo attraverso altri canali di comunicazione lavorativa (come una piattaforma di messaggistica) o attraverso il passaparola.

Quando utilizzare un messaggio di assenza dall'ufficio

È meglio impostare un messaggio fuori sede ogni volta che non puoi rispondere alle e-mail durante il normale orario lavorativo. I messaggi OOO sono appropriati per brevi periodi di tempo, come gli appuntamenti dal medico o l'uscita anticipata dal lavoro, così come per le assenze più lunghe, come le vacanze di più giorni o i congedi parentali.

In realtà, quando utilizzare i messaggi fuori sede dipende dal tuo lavoro e dall'urgenza dei messaggi che ricevi. Se non sei sicuro se impostare un messaggio fuori sede, chiediti cosa accadrà se qualcuno ti invia un messaggio. Se la tua risposta non sarà troppo tardiva per loro, non ne hai bisogno. Tuttavia, se le questioni sono abbastanza urgenti da dover essere affrontate mentre sei fuori, o almeno da fornire una spiegazione del motivo per cui la tua risposta potrebbe essere ritardata, allora dovresti impostare un messaggio OOO.

Come scrivere un messaggio di assenza dall'ufficio

I messaggi fuori sede non devono essere elaborati; purché contengano le informazioni essenziali, va bene. Ad alcune persone piace ravvivare i propri messaggi con dettagli e umorismo leggero, ma questi sono facoltativi.

Nello specifico, un buon messaggio di assenza dall'ufficio include tre informazioni:

1 le date in cui sarai assente

2 un motivo conciso della tua assenza

3 punti di contatto per ulteriore assistenza nel caso in cui la questione sia urgente; se si hanno più punti di contatto, identificare chi dovrebbe essere contattato per questioni particolari

Queste sono le cose necessarie per aiutare i tuoi colleghi o contatti esterni a cavarsela mentre sei lontano. Dà al destinatario la possibilità di attendere il tuo ritorno o di procedere senza di te e soddisfa la sua curiosità in modo che non presuma che tu sia andato per altri motivi.

Puoi coprire tutte queste informazioni in poche frasi, quindi i messaggi fuori sede sono generalmente piuttosto brevi. Oltre ai fatti, è utile aggiungere alcuni saluti amichevoli e gesti educati, come "grazie per il tuo messaggio" o "parliamo presto!"

ComeNONscrivere un messaggio di assenza dall'ufficio

Le vacanze e i congedi lavorativi possono far emergere la stupidità delle persone, ma tieni presente che i messaggi fuori sede sono pur sempre messaggi di lavoro.

Sii professionale e non dire nulla di troppo informale. Anche se parli casualmente con i tuoi colleghi, persone esterne al tuo posto di lavoro potrebbero inviarti e-mail, magari anche con nuove opportunità di lavoro che non ti aspettavi. Non vorrai fare una brutta prima impressione quando non sei nemmeno lì!

Inoltre, evita di esercitare troppa pressione su te stesso o sul collega a cui invii le persone se hanno bisogno di aiuto. Non dire cose come "Ti aiuteranno subito" o "Risponderò appena torno". Stabilisci aspettative realistiche per un periodo di tempo in modo che le persone possano organizzare correttamente i loro programmi, ma non lasciarli deludere.

I migliori esempi di messaggi fuori sede

Diamo un'occhiata ad alcuni esempi di messaggi fuori sede in modo da sapere a cosa mirare. Questi fungono anche da modelli o modelli standard per fuori sede, quindi sentiti libero di copiarli e incollarli aggiungendo le tue informazioni.

Vecchio affidabile

[Il tuo saluto personale],

Grazie per la tua e-mail Al momento sono fuori ufficio fino al[data di ritorno]per[motivo]. Sarò felice di rispondere al tuo messaggio al mio ritorno.

Se nel frattempo hai bisogno di assistenza, contatta[nome del collega + titolo professionale]all'indirizzo[e-mail, telefono, ecc.].

[La tua chiusura e firma personale]

Tutti affari

[Il tuo saluto personale],

Sarò assente dall'ufficio fino al[data di ritorno]per[motivo]senza accesso alla posta elettronica. Se la tua richiesta è urgente, contatta[nome del collega + titolo professionale]per ricevere assistenza all'indirizzo[e-mail, telefono, ecc.]. Altrimenti ti ricontatterò il più velocemente possibile al mio ritorno.

[La tua chiusura e firma personale]

Piccolo incantatore

[Il tuo saluto personale],

Grazie per il tuo messaggio! Purtroppo sono assente dall'ufficio per[motivo]e non tornerò fino al[data di ritorno] .Sarò felice di rispondere al tuo messaggio al mio ritorno, ma se hai bisogno di assistenza urgente, non esitare a contattare[nome del collega + titolo professionale]all'indirizzo[e-mail, telefono, ecc.].

Grazie ancora e ci scusiamo per eventuali disagi!

[La tua chiusura e firma personale]

Suggerimenti per scrivere un messaggio di assenza dall'ufficio

Non rivelare troppo

I messaggi fuori sede sono migliori quando sono rapidi e diretti al punto. Condividere troppo sui tuoi programmi di vacanza o sulla tua vita personale non solo è poco professionale, ma può anche allontanare i tuoi colleghi che sono ancora al lavoro. Per quanto riguarda i dettagli medici. . . meno è meglio.

Dettagli eccessivi rendono anche più difficile per i lettori trovare le informazioni necessarie, come un'e-mail di contatto o la data di ritorno. Divulgare troppe informazioni è anche un problema di sicurezza: non vuoi trasmettere alcun dettaglio personale che possa essere visto da estranei, come la tua assenza da casa.

Va bene essere vaghi con le e-mail fuori sede, anzi, è preferibile. Puoi semplicemente dire che sei “in vacanza” o “malato” senza fornire ulteriori spiegazioni.

Dai ai tuoi messaggi più eleganza

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Questo articolo è stato originariamente scritto nel 2017 da Karen Hertzberg. È stato aggiornato per includere nuove informazioni.