Come scrivere un messaggio fuori sede efficace

Un messaggio fuori sede (o messaggio OOO) è un'e-mail di risposta automatica che notifica alle persone che non sei al lavoro per un periodo di tempo prolungato. Sono molto utili per far sapere ai colleghi quando aspettarsi una risposta e/o chi contattare in tua assenza e sono spesso considerati un'etichetta di lavoro adeguata per ferie , congedi per malattia e altre lunghe assenze.

Devi stare attento quando scrivi un'e-mail di risposta automatica professionale, non sai mai chi potrebbe leggerla. In questa guida spieghiamo come scrivere un messaggio fuori sede, cosa includere, esempi di messaggi fuori sede e alcuni suggerimenti per scrivere il tuo.

Che cos'è un messaggio fuori sede?

Vacanze, permessi ed eventuali assenze prolungate possono interrompere il flusso degli affari a meno che tu non sia preparato. Sia l'etichetta in ufficio che quella per il lavoro a distanza suggeriscono di impostare un messaggio di risposta automatica per qualsiasi richiesta mentre sei via per spiegare la situazione e offrire assistenza. Questi messaggi aiutano a garantire che l'attività continui senza intoppi fino al tuo ritorno; altrimenti, le persone potrebbero prenderla nel modo sbagliato quando non rispondi.

Sebbene alcune persone utilizzino le risposte automatiche per SMS e telefonate, l'e-mail è il canale di comunicazione standard per i messaggi fuori sede. Le e-mail sono uno dei principali metodi di comunicazione negli affari, soprattutto con contatti più periferici. Se lavori così a stretto contatto con qualcuno che non usi la posta elettronica, è probabile che parlerai loro del tuo congedo attraverso altri canali di comunicazione di lavoro (come una piattaforma di messaggistica) o attraverso il passaparola.

Quando utilizzare un messaggio fuori sede

È meglio impostare un messaggio fuori sede ogni volta che non sei in grado di rispondere alle e-mail durante il normale orario lavorativo. I messaggi OOO sono appropriati per brevi periodi di tempo, come appuntamenti dal medico o lasciare il lavoro prima della giornata, nonché per assenze più lunghe, come ferie di più giorni o congedi parentali.

In realtà, quando utilizzare i messaggi fuori sede dipende dal tuo lavoro e dall'urgenza dei messaggi che ricevi. Se non sei sicuro se impostare un messaggio fuori sede, chiediti cosa succede se qualcuno ti invia un messaggio. Se la tua risposta non sarà troppo tardiva per loro, non ne hai bisogno. Tuttavia, se le questioni sono abbastanza urgenti da richiedere l'attenzione mentre sei fuori, o almeno fornire una spiegazione del motivo per cui la tua risposta potrebbe essere ritardata, allora dovresti impostare un messaggio OOO.

Come scrivere un messaggio fuori sede

I messaggi fuori sede non hanno bisogno di essere elaborati; purché contengano le informazioni essenziali, è abbastanza buono. Ad alcune persone piace ravvivare i propri messaggi con dettagli e umorismo leggero, ma quelli sono opzionali.

Nello specifico, un buon messaggio fuori sede include tre informazioni:

1 le date in cui te ne andrai

2 un succinto motivo della tua assenza

3 punti di contatto per ulteriore assistenza in caso di urgenza; se hai più punti di contatto, identifica chi dovrebbe essere contattato per questioni particolari

Queste sono le necessità per aiutare i tuoi colleghi o contatti esterni a cavarsela mentre sei via. Dà al destinatario la possibilità di aspettare il tuo ritorno o di procedere senza di te, e soddisfa la sua curiosità in modo che non presupponga che tu sia andato per altri motivi.

Puoi coprire tutte queste informazioni in poche frasi, quindi i messaggi fuori sede sono generalmente piuttosto brevi. Oltre ai fatti, è utile aggiungere alcuni saluti amichevoli e gesti educati, come "grazie per il tuo messaggio" o "parliamo presto!"

Come NON scrivere un messaggio fuori sede

Vacanze e congedi di lavoro possono far emergere la stupidità nelle persone, ma tieni presente che i messaggi fuori sede sono ancora messaggi di lavoro.

Sii professionale e non dire nulla di troppo informale. Anche se parli casualmente con i tuoi colleghi, persone esterne al tuo posto di lavoro potrebbero inviarti un'e-mail, forse anche con nuove opportunità di lavoro che non ti aspettavi. Non vuoi fare una brutta prima impressione quando non ci sei nemmeno!

Inoltre, evita di esercitare troppa pressione su te stesso o sul collega a cui mandi le persone se hanno bisogno di aiuto. Non dire cose come "Ti aiuteranno subito" o "Risponderò non appena torno". Stabilisci aspettative realistiche per un periodo di tempo in modo che le persone possano organizzare correttamente i loro programmi, ma non prepararli per la delusione.

I migliori esempi di messaggi fuori sede

Diamo un'occhiata ad alcuni esempi di messaggi fuori sede in modo da sapere a cosa mirare. Questi fungono anche da modelli fuori sede o boilerplate, quindi sentiti libero di copiarli e incollarli aggiungendo le tue informazioni.

Vecchio affidabile

[Il tuo saluto personale] Grazie per la vostra email. [return date] [reason] Al momento sono fuori ufficio fino al [data di ritorno] [motivo] Sarò felice di rispondere al tuo messaggio quando tornerò.

[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Se hai bisogno di assistenza nel frattempo, contatta [nome del collega + titolo professionale] [e-mail, telefono, ecc.] [Chiusura e firma personali]

Tutti gli affari

[Il tuo saluto personale] [return date] [reason] Sarò assente dall'ufficio fino al [data di ritorno] [motivo] [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Se la tua richiesta è urgente, contatta [nome del collega + titolo professionale] [e-mail, telefono, ecc.] In caso contrario, ti ricontatterò il prima possibile al mio ritorno.

[Chiusura e firma personali]

Piccolo incantatore

[Il tuo saluto personale] Grazie per il tuo messaggio! [reason] [return date] . [motivo] [data del ritorno] . [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Sarò felice di rispondere al tuo messaggio quando tornerò, ma se hai bisogno di assistenza urgente, non esitare a contattare [nome del collega + titolo professionale] [e-mail, telefono, ecc.] Grazie ancora e scusa per gli eventuali disagi!

[Chiusura e firma personali]

Suggerimenti per scrivere un messaggio fuori sede

Non rivelare troppo

I messaggi fuori sede sono migliori quando sono veloci e vanno al punto. Condividere troppo sui tuoi piani per le vacanze o sulla vita personale non è solo poco professionale, ma può anche alienare i tuoi colleghi che sono ancora al lavoro. Per quanto riguarda i dettagli medici. . . meno è meglio.

I dettagli eccessivi rendono anche più difficile per i lettori trovare le informazioni necessarie, come un'e-mail di contatto o la data di ritorno. Anche la divulgazione di troppe informazioni è un problema di sicurezza: non vuoi trasmettere alcun dettaglio personale affinché gli estranei possano vederlo, come il tuo essere lontano da casa.

Va bene essere vaghi con le e-mail fuori sede, anzi, è preferibile. Puoi semplicemente dire che sei "in vacanza" o "fuori malato" senza spiegare ulteriormente.

Dai più smalto ai tuoi messaggi

Immagina di fare un errore di battitura nel tuo messaggio fuori sede. Ora immagina che un errore di battitura sia visto da dozzine di persone diverse, a volte più e più volte se ti provano più volte.

Grammarly si assicura di cogliere tutti i tuoi errori prima di inviare qualsiasi messaggio, in particolare uno che ha un pubblico più ampio. I nostri suggerimenti di scrittura cattureranno tutti i tuoi errori di battitura mentre scrivi e offri feedback.

Inoltre, il nostro rilevatore di toni è in grado di identificare il modo in cui la tua scrittura viene percepita, ad esempio "fiduciosa", "accusatrice" o persino "egocentrica". Questo ti aiuta a riadattare la tua scelta di parole o a mantenere la rotta, a seconda di come vuoi che si senta la tua scrittura.

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Questo articolo è stato originariamente scritto nel 2017 da Karen Hertzberg. È stato aggiornato per includere nuove informazioni.