Migliora le capacità di scrittura professionale: i 12 migliori consigli comprovati

Che tu sia un principiante o uno scrittore esperto, questi suggerimenti ti aiuteranno a migliorare le capacità di scrittura professionale.

Ho scritto un breve ebook per una campagna di marketing durante il mio primo anno come copywriter professionista. Ho inviato l'ebook al team per la revisione. L'editore ha detto che l'ebook era buono, ma lei ha chiesto: "Puoi renderlo meno secco e formale?"

Era preoccupata che l'ebook fosse troppo difficile da capire e che la maggior parte dei lettori lo avrebbe saltato. Abbiamo riscritto e modificato l'ebook in modo che fosse più facile e coinvolgente da leggere e i risultati hanno generato migliaia di contatti.

Molti nuovi scrittori di business commettono l'errore di presumere che la scrittura professionale debba essere eccessivamente formale e utilizzare un linguaggio complicato. Una buona scrittura professionale è chiara, concisa e coinvolgente. Segue uno stile coerente che parla in modo appropriato e diretto ai lettori. Se non sei sicuro di come iniziare, prova questi suggerimenti.

I migliori consigli per migliorare le capacità di scrittura professionale

1. Controllo ortografico e grammaticale

Il modo più semplice per scrivere qualcosa che sembri professionale è dedicare qualche minuto in più al controllo ortografico e grammaticale del tuo lavoro. Non fare affidamento nemmeno sul correttore ortografico o grammaticale all'interno della tua app preferita. Invece, copia e incolla la scritta in un'altra app e cambia il carattere. Certo, è un passaggio in più, ma noterai alcuni problemi aggiuntivi.

Inoltre, ricorda che le regole dei vari correttori ortografici e grammaticali variano a seconda del sistema operativo e talvolta dell'applicazione, quindi spetta a te, in quanto aspirante bravo scrittore, decidere cosa correggere o ignorare.

È anche una buona idea assicurarsi di aver impostato la preferenza della lingua inglese dell'app in questione sulla regione per cui stai scrivendo, ad esempio inglese britannico, inglese americano, inglese canadese, ecc. Esistono sottili differenze tra tutte queste varianti , ma possono cambiare radicalmente la percezione di un pezzo di scrittura.

2. Leggi il tuo lavoro ad alta voce

Leggere la tua scrittura ad alta voce può essere un potente strumento per migliorare le tue capacità di scrittura professionale. Durante la narrazione, diventi più consapevole del ritmo, del ritmo e del flusso quando leggi un brano ad alta voce. Questo processo aiuta a identificare frasi scomode, strutture di frasi e altri problemi che potrebbero non essere così evidenti durante la lettura silenziosa. Aiuta con l'auto-editing e le revisioni necessarie per migliorare la chiarezza e la leggibilità di un lavoro.

Potresti leggere l'apertura di un caso aziendale, una lettera di accompagnamento o persino un'e-mail critica. Valuta di registrarti con un dittafono o un registratore vocale. In questo modo, puoi riascoltare la tua narrazione e identificare ancora più problemi. Ascolta le parole e le frasi difficili da dire o che non riescono a trasmettere il messaggio desiderato.

3. Utilizzare un correttore grammaticale dedicato

Un correttore ortografico e grammaticale di base è utile, ma un correttore grammaticale dedicato come Grammarly trova e corregge ulteriori errori grammaticali, errori di ortografia e altri problemi. Puoi utilizzare plug-in per questi strumenti che funzionano direttamente in Outlook, Word e altre app di scrittura professionale.

Dovrebbero fornire un contesto dietro possibili errori con esempi. In questo modo, un bravo scrittore può sistemare il proprio lavoro e migliorare la propria conoscenza della grammatica inglese facendo piuttosto che semplicemente leggendo. Ricorda solo che spetta a te, lo scrittore, decidere cosa accettare o rifiutare a seconda del pubblico, della guida di stile e del tono del pezzo. Leggi la nostra guida ai migliori correttori grammaticali.

È interessante notare che Grammarly cita ricerche che affermano che i suoi utenti spesso migliorano le loro capacità di commutazione verbale utilizzando lo strumento da qualche tempo. Imparano inconsciamente ad ascoltare tic verbali e manierismi che confondono i lettori.

4. Impara a correggere le bozze

Niente urla una scrittura non professionale ai colleghi come e-mail aziendali, un business case o una presentazione piena di errori di battitura. La correzione di bozze comporta la revisione e il controllo della tua scrittura per errori di grammatica, ortografia, punteggiatura e stile.

Implica anche la ricerca di incongruenze o imprecisioni in rapporti, articoli o altri tipi di scrittura professionale. Il software non può dire se hai digitato il nome di un prodotto aziendale o la terminologia in modo errato.

Durante la correzione di bozze di un documento commerciale, controllalo per i soliti errori di grammatica e ortografia. Quindi ricontrolla per errori minori come un nome errato, cifre errate o terminologia specifica per l'azienda o il pubblico. Questi errori possono minare la credibilità del tuo messaggio.

5. Controlla il punteggio di leggibilità

Prima di premere invia, invia o pubblica, prenditi qualche minuto per identificare il punteggio di lettura di un pezzo scritto. Puoi segnare un pezzo usando un correttore grammaticale o uno strumento di leggibilità online. Idealmente, una buona scrittura aziendale è scritta per un livello di terza media.

Gli scrittori alle prime armi si nascondono dietro frasi lunghe, parole complicate e la voce passiva perché trovano difficile l'auto-editing o temono che sembreranno poco sofisticati. Tuttavia, gli scrittori professionisti mirano a scrivere qualcosa nel modo più chiaro e conciso possibile, utilizzando le stesse parole e frasi dei loro lettori.

Detto questo, esistono alcune eccezioni. Uno scrittore accademico o tecnico potrebbe dover utilizzare termini accademici o gergo tecnico, il che abbassa il punteggio di leggibilità di un pezzo di scrittura. Ma possono ancora cercare modi per semplificare frasi goffe e giri di parole imbarazzanti. Scopri come migliorare il tuo punteggio di leggibilità.

6. Esercitati a scrivere per il Web

Scrivere per il web La scrittura è un ottimo modo per migliorare le tue capacità in quanto incoraggia a chiarire i tuoi pensieri su un argomento e sviluppare una pratica di scrittura. Promuove anche il lavoro di pubblicazione che è facile da leggere. Richiede di comunicare il tuo messaggio in modo efficace e conciso, tutte abilità fondamentali per la scrittura aziendale. È anche diverso dallo scrivere narrativa letteraria o prosa.

Prendi in considerazione la possibilità di scrivere un post sul blog su LinkedIn. Dovrai scrivere un buon titolo e spezzare un pezzo con sottotitoli, interruzioni di riga e altre tecniche di formattazione. Il titolo cattura l'attenzione del lettore e quelle tecniche di formattazione lo manterranno. Queste abilità si traducono abbastanza facilmente nella scrittura di un riepilogo del caso aziendale o di un'e-mail, ovvero avrai bisogno di una buona riga dell'oggetto, di un'introduzione e di un riepilogo scansionabile.

7. Osserva i casi della voce passiva

La voce passiva descrive quando l'oggetto di una frase diventa il soggetto e il soggetto viene omesso o trasformato in un oggetto. In altre parole, una frase si concentra sull'azione piuttosto che sulla persona che la compie. Leggi la nostra guida alla voce passiva per saperne di più.

Ad esempio, "Il promemoria a livello aziendale è stato scritto dal CEO" è un esempio della voce passiva, mentre "Il CEO ha scritto un promemoria a livello aziendale" è scritto nella voce attiva.

Sebbene nulla sia intrinsecamente sbagliato nello scrivere in forma passiva, a volte è difficile da capire e quasi sempre noioso da leggere. È anche meno coinvolgente della voce attiva. Guarda i verbi che finiscono in "ed" o la voce passiva e riscrivi di conseguenza. Un correttore grammaticale può aiutarti a individuare questi tick scritti.

Esistono alcune eccezioni se lo scrittore deliberatamente non vuole attribuire l'azione a una persona. Ad esempio, l'uso della voce passiva negli scritti tecnici, accademici e giuridici a volte è più appropriato dell'attribuzione di un'azione a un individuo, cioè dell'introduzione di colpe.

8. Concentrati sulla scelta delle parole

Le parole che scegli per le e-mail aziendali e altri scritti incidono sul modo in cui i lettori ricevono il tuo messaggio. Determinano se la tua scrittura è chiara, concisa, efficace o confusa, poco chiara o inefficace.

Per la scrittura aziendale, scegli parole precise, descrittive e appropriate per il tuo pubblico e il tuo scopo. Evita di abbreviare, accorciare o riscrivere nomi o termini di prodotti quando scrivi sulla terminologia aziendale, a meno che non sia pratica comune.

Se sei in dubbio, leggi o richiedi la guida di stile dell'azienda. Alcune piccole imprese potrebbero non averne uno. In tal caso, controlla una versione ampiamente accettata come la guida di stile dell'Associated Press.

Tieni presente che il significato delle parole, e/o il modo in cui suonano, varia notevolmente a seconda della geografia e della cultura. Ecco un esempio. In Irlanda, la parola "craic" significa divertirsi. Tuttavia, negli Stati Uniti, la parola "crack" si riferisce a un farmaco di classe A. Entrambe le parole si pronunciano allo stesso modo ma hanno significati radicalmente diversi!

9. Leggi un libro di grammatica

I bravi scrittori tengono alcuni dei migliori libri di grammatica vicino alla scrivania o all'ufficio. Per prima cosa, amplieranno il tuo vocabolario. Puoi scegliere le parole giuste per esprimere i tuoi pensieri e le tue idee in modo efficace. Un buon libro di grammatica ti aiuterà anche a capire come le parole vengono usate nel contesto con esempi. Evitare errori grammaticali comuni renderà la tua scrittura più professionale e raffinata.

Inoltre, studiare le regole grammaticali e la struttura delle frasi - molti di questi libri traggono esempi da vari tipi di media - ti aiuterà a scrivere frasi chiare e concise. Mi piace particolarmente abbinare un buon libro di grammatica a uno strumento come Grammarly in quanto mi consente di imparare facendo, cioè posso vedere come una regola grammaticale si applica a un pezzo di scrittura professionale su cui sto lavorando.

10. Metti il ​​tuo lettore al primo posto

Una grande scrittura professionale non fa perdere tempo al lettore. Parla direttamente con loro e spiega come ciò che devono sapere. Considera una lettera di accompagnamento per un lavoro. Molti nuovi candidati divagano per alcuni paragrafi su chi sono e cosa fanno. Ma un ottimo scrittore di lettere di accompagnamento lo riassume in una o due frasi e poi spiega rapidamente come aiutano il responsabile delle assunzioni o l'azienda a raggiungere i propri obiettivi. cioè, la lettera riguarda il ruolo, non il candidato.

Lo stesso principio di scrittura si applica alla comunicazione efficace negli affari. Metti il ​​tuo cliente o lettore al primo posto piuttosto che divagare su chi sei e cosa fai.

11. Segui un corso di scrittura

Un buon corso di scrittura è un ottimo modo per migliorare le tue capacità di scrittura professionale. Puoi conoscere gli elementi della scrittura, come la struttura, il tono, la voce e lo stile. Puoi anche discutere diversi tipi di scrittura, come la scrittura persuasiva, descrittiva e narrativa, e come applicare questi stili a pezzi diversi.

Un buon corso di scrittura copre le tecniche e le migliori pratiche, come organizzare i tuoi pensieri, creare uno schema, rivedere il tuo lavoro e sviluppare un processo di scrittura. È anche utile fare rete con altri scrittori professionisti e ricevere feedback dai colleghi.

Ho frequentato un laboratorio di scrittura che è durato dieci settimane. Durante ogni sessione, abbiamo criticato i pezzi degli altri e fornito feedback. Ho trovato questo feedback inestimabile.

Non tutti i professionisti hanno tempo per un seminario di scrittura creativa di persona. Puoi ancora seguire un corso nel tuo tempo libero. Malcolm Gladwell tiene persino una masterclass adatta a chi scrive saggistica. Leggi la nostra recensione della Masterclass di Malcolm Gladwell.

12. Leggi Grande scrittura

Esponendoti a una scrittura di alta qualità, puoi imparare come gli scrittori professionisti usano il linguaggio per creare pezzi di grande impatto e memorabili.

Puoi imparare a scrivere una proposta commerciale efficace, un post di blog coinvolgente o un comunicato stampa persuasivo leggendo esempi di questi tipi di scrittura.

Non fermarti qui, però. Considera come gli autori usano il linguaggio descrittivo, strutturano le loro frasi e costruiscono un argomento. Analizza come usano ritmo, ritmo e tono per coinvolgere i lettori. Considera come puoi applicare queste tecniche al tuo lavoro.

Leggere una buona scrittura può aiutarti a sviluppare un occhio critico, permettendoti di identificare cosa funziona e cosa non funziona nella scrittura di altre persone e applicare quella conoscenza alla tua scrittura. Inizia leggendo famosi libri di affari di artisti del calibro di Malcolm Gladwell e anche libri pratici di famosi insegnanti di scrittura di saggistica come Stein On Writing di Sol Stein e Draft No. 4 di John McPhee.