Migliorare i tuoi comunicati stampa: è così semplice?

Sì, puoi migliorare notevolmente i tuoi comunicati stampa, è semplice ottenere più copertura e coinvolgimento dei media. Non ho detto facile, ci vuole sicuramente lavoro e concentrazione. Ma i principi di base di un ottimo PR sono semplici, perché si basano sul buon senso. Ecco alcuni ottimi suggerimenti, pensieri su capi e clienti e persino la sfida di una versione di una frase:

5 modi per diventare uno scrittore di comunicati stampa migliore

Scrivere potrebbe essere l'abilità più importante che puoi avere. Non importa quanti giornalisti conosci o quanto sia unico il tuo angolo di storia, se non riesci a scrivere un comunicato stampa avvincente che risucchi immediatamente i lettori, tutto il resto è privo di significato.

Sfortunatamente, troppi autori di comunicati stampa non migliorano mai le loro capacità di scrittura. Come scrittore, è facile cadere nella trappola di scrivere tutto esattamente nello stesso modo, usando lo stesso identico layout e le stesse identiche parole d'ordine più e più volte. Ma come dice il proverbio, "La definizione di follia è fare la stessa cosa più e più volte aspettandosi un risultato diverso".

In poche parole, se sei stanco che i tuoi comunicati stampa non ottengano risultati, devi provare qualcosa di diverso. Quello che devi provare è scriverli in modo diverso.

Ecco 5 modi per diventare uno scrittore di comunicati stampa migliore.

1. Non cadere nella trappola del modello: sono solo io o 9 comunicati stampa su 10 leggono esattamente lo stesso? È sempre "ABC Company, leader nel (inserire nome dell'industria), ha recentemente annunciato il loro (inserire parola d'ordine)..." È lo stesso e fa fondere insieme tutti i comunicati stampa. Ricorda, giornalisti e acquirenti hanno entrambi visto molti comunicati stampa. Se vuoi distinguerti dalla massa, devi liberarti da questo modello, stile di scrittura plug-and-play. Osa essere diverso e creativo. Assicurati solo di arrivare al punto e di rispondere a tutte le domande principali.

2. Conosci il prodotto e l'azienda dentro e fuori – Sia che tu stia scrivendo comunicati stampa per la tua azienda o che tu sia un professionista delle pubbliche relazioni che li scrive per qualcun altro, devi dedicare del tempo a familiarizzare veramente con l'argomento che stai scrivere su. Cerca di evitare le parole d'ordine e gli slogan comuni che a volte vengono associati a prodotti e aziende. Invece, concentrati sui problemi che risolve, i punti deboli che allevia per i clienti, chi sono i clienti e altri dettagli importanti. Ciò ti consentirà di creare un comunicato stampa più ricco di dettagli e meno generico.

3. Scopri cosa sta cercando il tuo pubblico – Di recente, abbiamo parlato di come oggi ci siano molti diversi tipi di pubblico per i comunicati stampa. Il tuo comunicato stampa potrebbe essere destinato ai media tradizionali, ai nuovi media, agli acquirenti, agli investitori, agli affiliati o ai motori di ricerca. Conosci il tuo pubblico e comprendi quale tipo di informazioni e stile è importante per loro.

4. Taglia la lanugine – Non importa chi sia il tuo pubblico, condividono una cosa in comune: sono affamati di tempo. Vogliono solo che le informazioni più importanti vengano fornite loro il più rapidamente e chiaramente possibile. In passato, abbiamo parlato della lunghezza dei comunicati stampa e il punto è che non c'è necessariamente un conteggio di parole specifico a cui dovresti mirare. Invece, dovresti concentrarti sulla ricerca di modi per trasmettere il tuo messaggio nel modo più succinto possibile senza perdere chiarezza. Prova a stampare i tuoi comunicati stampa e a tagliare lanugine (parole e informazioni non necessarie) con una penna rossa.

5. Esercitati quotidianamente - L'unico modo per migliorare nello scrivere comunicati stampa è esercitarti ogni singolo giorno. Anche se stai scrivendo comunicati stampa che non invierai mai, è comunque importante fare pratica. Quando ti eserciti, prova nuove tecniche di scrittura e lavora per migliorare le tue debolezze.

Nozioni di base sul comunicato stampa che stai ignorando

Con così tanti comunicati stampa che volano là fuori nel mondo, il più piccolo errore può causare un grosso problema. Giornalisti e stagisti devono guardare migliaia di comunicati stampa ogni settimana e ti stanno solo supplicando di sbagliare in modo da poter mettere fuori gioco il tuo comunicato stampa per quella particolare edizione.

Quindi devi perfezionare, e probabilmente lo sai già. Quello che non sai sono alcuni degli errori che stai facendo subito e non lo sapevi nemmeno! Diamo un'occhiata ad alcuni dei più comuni che puoi evitare per avere un comunicato stampa più perfetto.

Fingere che il tuo annuncio sia il più grande di sempre  

Non ingannerai nessuno fingendo che il tuo nuovo prodotto salverà il pianeta. Chiunque lo legga sul giornale saprà che il tuo aspirapolvere TurboWind 5000 non creerà pace in Medio Oriente. Allora perché scrivi il tuo comunicato stampa come se fosse la cosa migliore dopo la ruota?

A tutti noi piace essere entusiasti delle notizie di cui stiamo scrivendo. Amiamo la nostra azienda e vogliamo che tutti gli altri siano entusiasti delle novità quanto noi. Tuttavia, è importante tenere tutto sotto controllo. Ciò che è una grande notizia per te sarà probabilmente "bello" degno per gli altri.

Questo non vuol dire che non dovresti essere eccitato, quindi si trova nella tua scrittura. Ma non lasciare che ti sorpassi dove stai lanciando quaranta frasi esclamative per descrivere il tuo nuovo vuoto.

Semplice, semplice, semplice  

Pensa all'ultima volta che hai presentato una proposta a qualcuno di persona. Si sono avvicinati a te, ti hanno chiesto di cosa trattasse la tua azienda/prodotto e hai iniziato a parlare. Quanto tempo sei andato avanti? Hai divagato per sempre o hai detto quello che dovevi dire e sei uscito da lì in modo che il prodotto potesse parlare?

Anche il tuo comunicato stampa dovrebbe essere carino e conciso. Troppe informazioni porteranno la persona che lo legge a essere sopraffatto e probabilmente a sorvolare completamente la storia, proprio come farebbero se gli stessi blaterando nell'orecchio per ore e ore.

Assicurati di ottenere il chi, cosa, dove, perché, quando e come, ma se desideri ulteriori informazioni assicurati che si aggiungano alla narrativa. Se è estraneo, taglialo.

Soffiali via fin dall'inizio  

99 volte su 100 scrittori trascorreranno molto tempo a creare un grande comunicato stampa solo per inciampare quando si tratta dell'inizio. Sfortunatamente per loro, questa è probabilmente la parte più importante del comunicato stampa.

Se non catturi subito i lettori, ti ignoreranno. Il titolo e la frase/paragrafo di apertura sono come il trailer di un film. Quante volte vedi un trailer scadente e pensi "ragazzo, non vedo l'ora di vedere quel film!" Di tanto in tanto potresti andare solo a vedere il disastro del treno, ma la maggior parte delle volte salti il ​​film. È lo stesso con il tuo comunicato stampa: non perdere tempo a nessuno con una scarsa apertura.

Dopo aver perfezionato il resto del documento, ripassa il titolo e il paragrafo di apertura ancora un paio di volte. Prometto che c'è sempre un modo migliore per avvicinarsi a entrambi. Prova alcuni modi che non proveresti mai altrimenti per vedere se funziona. Potresti essere sorpreso.

Smetti di scrivere comunicati stampa per rendere felice il tuo capo

Non c'è niente di sbagliato in questo. Dopotutto, è naturale. Tutti noi vogliamo compiacere i nostri capi. In questo modo spesso si ottengono aumenti e promozioni. Per non parlare del fatto che c'è solo una bella sensazione in fondo quando viene elogiato per un lavoro ben fatto. In effetti, uno studio afferma che il 78% dei lavoratori afferma che essere riconosciuti li motiva a fare un lavoro migliore.

E come ho detto, intrinsecamente, non c'è niente di sbagliato in questo.

Stai aspettando il "ma", vero? Ecco che arriva…

MA, il comportamento piacevole di queste persone può diventare un problema quando perdi di vista il motivo per cui stai facendo quello che stai facendo. Caso in questione: comunicati stampa.

A cosa servono i comunicati stampa?

Lo so, stiamo battendo un cavallo morto qui. Ma il motivo per cui scriviamo comunicati stampa è per ottenere la copertura dei media. Vogliamo quel posto nelle notizie locali. Quell'articolo sul giornale della città. Quel post sul blog di tendenza. Diavolo, anche solo un tweet di qualcuno con i follower giusti. Ecco perché scriviamo questi comunicati stampa.

Ma quando cerchiamo di compiacere un capo è facile perdere di vista. Facile perdere lo scopo.

Se stai scrivendo un comunicato stampa per avere una pacca sulla spalla, FERMATI

Non stai scrivendo un comunicato stampa per fare una quota. Stai scrivendo per condividere una storia che interessa ai giornalisti e ai loro lettori. Tuttavia, nel tentativo di compiacere il capo, spesso i comunicati stampa vengono scritti esattamente allo scopo di riempire una quota.

È importante che tu raggiunga le quote al lavoro? Sicuro. Importa se al tuo capo piace il tuo comunicato stampa? Sicuro. Importa che stai facendo un buon lavoro? Certo che lo fa. Ma se stai consegnando una versione solo per consegnare, alla fine stai facendo più male che bene. Il comunicato stampa non sarà rilevante e non riceverà richiamate.

Ricorda, un comunicato stampa non dovrebbe mai essere autopromozionale. Sì, sta portando le tue notizie là fuori, ma non sta urlando "guarda come siamo fantastici!" Un buon comunicato stampa si attiene ai fatti. Lascia che il giornalista lo costruisca e aggiunga un'opinione. Le tue opinioni non dovrebbero esserci affatto, tranne forse per una citazione o due da qualcuno importante per la tua storia.

Ma cosa succede se è quello che vuole il tuo capo?

Beh, sei un po' in un dilemma, vero? Se il tuo capo è ossessionato dalla produzione di comunicati stampa infiniti che urlano "Guardami! Guardami!"   non hai molta scelta. Devi consegnare. Destra? E se è così, allora devi solo fare del tuo meglio per essere creativo e scoprire notizie reali su cui scrivere i tuoi comunicati stampa.

Non puoi farlo? Forse è ora che ti opponi al tuo superiore e glielo faccia sapere. Fai sapere loro che scrivere pubblicazioni solo per il gusto di farlo è inutile: una perdita di tempo. Non solo, può rivelarsi controproducente, poiché le persone inizieranno a ignorare i buoni insieme a quelli cattivi. E anche Google non li prenderà troppo gentilmente.

I tuoi clienti ti impediscono di scrivere buoni comunicati stampa?

Ho una nuova teoria che voglio condividere con voi. Sappiamo già che la maggior parte dei comunicati stampa fa schifo, ma penso che il motivo per cui fanno così schifo è dovuto alla pressione che la maggior parte dei clienti esercita sui propri rappresentanti di pubbliche relazioni. I ragazzi delle pubbliche relazioni sono così impegnati a cedere alle richieste e alle aspettative dei loro clienti, che quando riescono a modificare il comunicato stampa per adattarlo alle loro esigenze, rimangono con un mucchio di spazzatura fumante.

La semplice verità è che non dovresti scrivere comunicati stampa per compiacere il tuo cliente. Il cliente non è il tuo pubblico di destinazione e, francamente, la maggior parte dei clienti non riconoscerebbe un buon comunicato stampa se lo fissasse. Ecco perché ti hanno assunto per scriverlo, perché non sanno come farlo da soli.

Ascolta, non sto dicendo che devi ignorare i tuoi clienti. Il loro feedback è importante e, alla fine, il comunicato stampa non uscirà senza il loro timbro di approvazione. Ma ci sono momenti in cui devi assolutamente tenere testa ai clienti ed educarli su ciò che rende un buon comunicato stampa. I clienti devono capire che mettere un po' di clamore nel comunicato stampa non è una buona idea. Hanno bisogno di capire che i giornalisti non si preoccupano davvero di ogni banale dettaglio riguardante la loro azienda e i loro dirigenti.

Ecco una cosa che puoi fare per aiutare i tuoi clienti a "capirlo". Mostra loro un brutto comunicato stampa accanto a una tipica storia di un giornale o di una rivista che stanno prendendo di mira. Fai notare quanto siano diverse le storie che vengono raccolte dal tipo di comunicato stampa che stanno cercando di farti scrivere per loro. Quando vedranno quanto siano grandi le differenze tra i due, si spera, inizieranno a capire che i comunicati stampa devono raccontare storie avvincenti, non essere pieni di clamore e autocelebrazioni.

Naturalmente, noi PR condividiamo la colpa per i cattivi comunicati stampa che vengono inviati. Siamo quelli che dovrebbero essere gli esperti, ed è nostro compito educare i clienti sul processo. Dobbiamo stabilire aspettative realistiche, in modo che capiscano che le cose non accadono magicamente dall'oggi al domani. Hanno bisogno di sapere che non esiste un comunicato stampa della bacchetta magica e hanno bisogno di capire le cose che i giornalisti odiano vedere.

Ora, se hai fatto del tuo meglio per educare il tuo cliente e loro insistono ancora nel trasformare i tuoi comunicati stampa in spazzatura, potrebbe essere il momento di liberarli. Ricorda, anche il tuo nome è in linea e se stai inviando lavori di bassa qualità, i giornalisti inizieranno a ignorarti e i potenziali clienti non saranno abbastanza colpiti da lavorare con te. Quindi, devi sapere quando è il momento di licenziare un cliente.

Cosa puoi imparare da questo comunicato stampa di una sola frase

Alcuni anni fa, la popolare rock band Stone Temple Pilots ha avuto un grande successo nelle notizie quando hanno annunciato che avrebbero licenziato il loro cantante Scott Weiland. Il gruppo ha annunciato questa notizia scioccante in un comunicato stampa di una sola frase che diceva semplicemente: "Gli Stone Temple Pilots hanno annunciato di aver ufficialmente licenziato Scott Weiland".

In passato, abbiamo discusso l'argomento della lunghezza dei comunicati stampa su questo blog, e mentre ho sempre creduto che i comunicati stampa brevi e dolci funzionino meglio, non ho mai provato a sostenere che i comunicati stampa dovrebbero essere solo una frase lungo.

Ma la verità è che questo comunicato stampa di una sola frase è stato incredibilmente potente e ci sono alcune preziose lezioni che tutti possiamo imparare da esso.

• Lascia che i giornalisti desiderino di più: lo scopo di un comunicato stampa è far interessare i giornalisti alla tua storia. Vuoi che il tuo comunicato stampa susciti il ​​loro interesse in modo che ti contattino per saperne di più sulla tua storia. Ciò significa che non è necessario includere ogni singolo dettaglio relativo alla tua storia nel tuo comunicato stampa. Vuoi includere quel tanto che basta per dare loro la storia principale lasciando che ne chiedano di più.

Gli Stone Temple Pilots hanno sicuramente lasciato giornalisti e fan che desideravano di più. Tutti stavano speculando sul perché la band avesse licenziato il loro cantante, cosa significasse per il loro futuro e una miriade di altre domande. Quanti giornalisti pensi abbiano cercato di contattare la band da quando è stato rilasciato questo comunicato stampa? Direi parecchio.

• Il tempismo è tutto— Questo comunicato stampa ha avuto un tempismo perfetto in due modi diversi. Innanzitutto, è stato emesso un mercoledì mattina. Pubblicarlo al mattino ha dato alle persone tutto il giorno per parlare della storia e pubblicarlo a metà settimana ha contribuito a garantire che avrebbe avuto alcuni giorni di vita prima dell'arrivo del fine settimana.

Un'altra cosa interessante da notare è che questa storia è stata annunciata proprio mentre il cantante Scott Weiland si stava preparando per un tour da solista. Pensi che questo stia suscitando l'interesse dei fan e la vendita dei biglietti? Sai che lo è, e anche se potrebbe essere solo una coincidenza (i teorici della cospirazione probabilmente direbbero il contrario), il tempismo non avrebbe certamente potuto essere migliore.

• Le tue notizie dovrebbero far parlare la gente— Anche se potresti non avere mai notizie che ottengono la stessa attenzione del recente annuncio degli Stone Temple Pilots, l'idea è che dovresti sempre sforzarti di pubblicare storie che facciano parlare le persone. Se nessuno al di fuori della tua azienda si interessa della tua storia, probabilmente non è necessario rilasciare un comunicato stampa al riguardo.

Quali consigli daresti agli autori di comunicati stampa che cercano di perfezionare le loro abilità? Lasciali nei commenti!

Questo articolo è stato scritto da Mickie Kennedy, fondatore di eReleases (https://www.ereleases.com), il leader online nella distribuzione di comunicati stampa a prezzi accessibili. Scarica la tua copia gratuita di 7 tattiche PR economiche per il successo in qualsiasi economia qui: https://www.ereleases.com/free-offer/cheap-pr-tactics/