Come scrivere un'e-mail di invito al colloquio
Pubblicato: 2022-03-22L'invio di un'e-mail di invito al colloquio è un passaggio entusiasmante nel processo di reclutamento. Potrebbe essere allettante prendere la via più facile e utilizzare un modello di e-mail di invito al colloquio, ma non farlo. Investire tempo nella creazione di un'e-mail personalizzata che invita qualcuno a un colloquio andrà a beneficio del tuo marchio e della tua attività.
Le email di invito al colloquio forniscono ai candidati un'istantanea di come lavori. Sono un'opportunità per vendere la tua azienda e promuovere il ruolo. Nei settori competitivi, dove i posti vacanti superano di gran lunga i candidati, un'e-mail di invito al colloquio ben scritta può distinguere tra riempire un posto vacante e meno.
Poiché le interviste video diventano la norma, la tua e-mail di intervista deve fare di più che semplicemente indicare la data e l'ora. Dovrai includere tempo, dettagli tecnici, informazioni sulle attività e persino consigli sul codice di abbigliamento.
Nella nostra guida, spieghiamo come scrivere l'e-mail di invito al colloquio perfetta per qualsiasi azienda con l'aiuto dei nostri modelli.
Che cos'è un'e-mail di invito al colloquio?
Le e-mail di invito al colloquio sono corrispondenza personalizzata e professionale inviata a un candidato, chiedendogli di unirsi a te per una discussione formale sul ruolo.
Potresti invitare un candidato per un colloquio telefonico, una videoconferenza o un colloquio fisico. Durante il processo di reclutamento, puoi invitare un candidato a tutti e tre.
Non ci sono regole fondamentali sul formato dell'e-mail del colloquio. Possono essere brevi come poche frasi o lunghe descrizioni del processo di intervista.
La cosa cruciale è che il destinatario dovrebbe avere tutte le informazioni di cui ha bisogno per decidere se accettare il colloquio e cosa deve fare per prepararsi.
Hai anche il dovere legale di garantire che ogni persona in cerca di lavoro possa partecipare a un colloquio, questo può includere il doversi adattare ai requisiti di chi cerca lavoro.
Perché le e-mail di pianificazione dei colloqui sono cruciali nell'era di Zoom
La maggior parte delle interviste sono state condotte di persona in passato, ma la pandemia ha cambiato il modo in cui vengono effettuate le assunzioni.
Zoom, Skype e Microsoft Teams sono tutti modi sempre più popolari per intervistare potenziali candidati. Durante le fasi iniziali della pandemia, le interviste video sono aumentate del 67% mentre le organizzazioni cercavano nuovi modi per coinvolgere potenziali candidati.
Oggi, le interviste video sono una parte cruciale del processo di reclutamento e sono qui per restare. Due terzi dei reclutatori prevedono di continuare l'onboarding virtuale dopo il Covid, riferisce People Management.
L'organizzazione di videoconferenze aggiunge ulteriore complessità al processo, con i candidati che richiedono molte più informazioni oltre a tempo e luogo.
Oltre all'ora e alla data, le altre informazioni richieste dagli intervistati includono:
- Accedi ai dettagli per la videoconferenza
- Un collegamento al calendario
- Un'ora di inizio e un'ora di fine (inclusi i dettagli del tuo fuso orario, per i lavoratori remoti o i candidati all'estero)
- Un breve schema della discussione
- Dettagli su chi sarà presente alla discussione
- Codice di abbigliamento
- Se stai chiedendo loro di fornire una presentazione, i dettagli sul software adatto
- Un piano di riserva se la tecnologia non funziona
L'importanza di un premuroso invito al colloquio
Ogni pezzo di corrispondenza inviato dalla tua azienda dovrebbe essere professionale, ma è fondamentale con le e-mail di invito al colloquio. Un invito al colloquio positivo, personale e professionale fornisce ai candidati un'idea di come lavori.
Gli inviti al colloquio sono essenziali per i candidati esecutivi e per coloro che svolgono professioni qualificate ad alta richiesta. In settori specifici, come la medicina, l'industria creativa e l'insegnamento, ci sono più posti vacanti che candidati, il che significa che devi investire lo sforzo per attirare i migliori candidati.
Un recente studio sul reclutamento nella professione medica ha rilevato che "promuovere connessioni personali con ciascun candidato" era fondamentale per un reclutamento di successo nell'era digitale. Un'e-mail ben scritta, personalizzata e professionale può migliorare la percezione della tua azienda tra le persone in cerca di lavoro e incoraggiarle a partecipare a un colloquio.
C'è anche un imperativo finanziario. Gli esperti di reclutamento Glassdoor stimano che costi più di $ 4.000 e occorrano 27,5 giorni per reclutare un nuovo dipendente. Se la tua lettera di invito via e-mail non riesce a generare alcuna risposta, potresti ritrovarti molto senza soldi.
"Perché non posso semplicemente inviare un invito del calendario al candidato?" potresti chiedere. Anche se può essere allettante, dovresti resistere all'impulso. Le notifiche del calendario sono impersonali e non professionali. Puoi inviare un invito al calendario una volta che il tuo candidato ha accettato, ma non renderlo il primo contatto che hai con una potenziale recluta. Invece, scrivi un'e-mail per programmare un colloquio.
Formato e-mail per invitare il candidato al colloquio
Per prima cosa, le e-mail di invito al colloquio hanno il loro scopo e la loro struttura. Puoi saperne di più sull'etichetta professionale delle e-mail nella nostra guida approfondita. Tuttavia, devi avere un formato leggermente diverso nelle lettere di invito. Dovrai fornire il "chi, cosa, quando e dove" dell'intervista.
Abbiamo studiato gli inviti via e-mail di molte delle aziende leader a livello mondiale e hanno sette cose in comune.
- Ringraziare il richiedente per la domanda
- Invitali a un colloquio
- Fornisci tutti i dettagli essenziali
- Di' loro chi sarà presente
- Incoraggiarli a connettersi e confermare
- Chiedi se hanno requisiti speciali
- Termina con entusiasmo
1. Ringraziare il richiedente
È sempre positivo ringraziare i candidati per lo sforzo che hanno fatto nel presentare domanda per la tua posizione.
2. Invitali a un colloquio
Spiega al candidato che ha avuto successo nella prima fase (o nella seconda o terza fase, a seconda dei casi) e che lo stai invitando a un colloquio. Sii specifico sul tipo di intervista, che si tratti di un'intervista telefonica, di un'intervista video o di un incontro fisico.
3. Fornisci tutti i dettagli essenziali
Il candidato dovrà conoscere la data e l'ora del colloquio, ma potrebbe essere necessario conoscere ulteriori dettagli. Dovresti fornire informazioni su tutte le attività che chiedi loro di svolgere, comprese le presentazioni. Fornisci informazioni sulla durata dell'intervista e, se lo desideri, dettagli sulla struttura dell'intervista, che si tratti di un'intervista di gruppo, di una discussione 1 a 1 o di una presentazione, ad esempio. Assicurati di non tralasciare nulla.
4. Di' loro chi sarà presente
È cortese informare la persona in cerca di lavoro che sarà presente durante il colloquio. Il richiedente può prepararsi facendo alcune ricerche.
5. Incoraggiarli a connettersi e confermare
Sii chiaro alle persone in cerca di lavoro che hai bisogno di una risposta. Puoi fornire una scadenza per tutte le risposte, in particolare se hai un elenco di riserva di altri potenziali intervistati. Offri la possibilità di inviare un'e-mail o chiamare.
6. Chiedi se hanno requisiti speciali
Hai il dovere legale di garantire che la tua assunzione sia equa, quindi chiedi ai candidati se hanno requisiti specifici che potresti dover soddisfare.
7. Termina con entusiasmo
Termina la tua email in modo positivo e incoraggiante. Questo potrebbe essere l'inizio di qualcosa di speciale.
Come invitare un candidato per un colloquio via e-mail
Supponiamo che tu abbia letto il nostro framework per costruire l'e-mail professionale perfetta. In tal caso, ti starai chiedendo come si traduce in un'e-mail di invito al colloquio? Diamo un'occhiata a un formato di posta elettronica adatto per invitare i candidati a un colloquio. Ecco tutto ciò che devi includere.
1. Usa il nome della persona
Dovresti personalizzare la tua corrispondenza e-mail, quindi dovresti usare il nome dell'intervistato. Le e-mail sono meno formali delle lettere, quindi va bene usare il nome. Se vuoi saperne di più su come avviare un'e-mail professionale, dai un'occhiata al nostro blog di approfondimento.
2. Ringraziali per aver fatto domanda
Un piccolo ringraziamento fa molto. Ringraziare il tuo potenziale intervistato è un modo positivo per iniziare l'e-mail, quindi assicurati di farlo.
3. Invitali a un colloquio
Può essere facile assumere un tono ufficiale quando si scrive un invito a un colloquio, ma non è così. Usa la voce attiva quando dici a un candidato che lo hai selezionato per un colloquio. Indipendentemente dal fatto che tu abbia esaminato ogni domanda o meno, rappresenti l'organizzazione, quindi scrivi in questo modo.
4. Fornire dettagli cruciali
Ricorda chi, cosa, quando e dove. Includi tutto in qualsiasi e-mail per invitare i candidati selezionati per un colloquio. Ora, data, posizione e processo sono tutte informazioni critiche da non perdere.
5. Dire al richiedente chi li intervista
È professionale dire alle persone chi li intervisterà. Consente loro di fare alcune ricerche in background, incluso il controllo dei profili aziendali e dei profili LinkedIn. Prima di inviare l'e-mail di colloquio, avvisare eventuali colleghi citati per nome nel messaggio.
6. Incoraggiarli a connettersi e confermare
Assicurarsi che il richiedente confermi la propria presenza. Dai loro una data di conferma, se lo desideri. Se lo desideri, puoi inviare un'e-mail di promemoria alcuni giorni prima della scadenza.
7. Chiedi se hanno requisiti speciali
Hai il dovere legale e morale di garantire che tutti i candidati abbiano un'equa ed eguale possibilità di partecipare a un colloquio. Riconoscendo questo e incoraggiando i candidati a contattarti, stai facendo tutto il possibile per garantire un processo trasparente e aperto.
8. Termina professionalmente
Abbiamo scritto un blog dettagliato sulle migliori pratiche per terminare le email professionali, incluse le migliori firme per qualsiasi situazione, comprese quelle più formali. Ti darà maggiori informazioni su come terminare un'e-mail per il candidato nel miglior modo possibile.
9. Rileggi l'e-mail
Non c'è niente di peggio di un'e-mail scritta male a un candidato. Quindi assicurati di ricontrollare la tua e-mail per invitare i candidati selezionati per un colloquio in caso di errori di grammatica o di ortografia prima di premere "invia".
Esempi di e-mail di invito al colloquio
Ecco alcuni esempi di modelli di email di invito al colloquio che potresti trovare utili.
Intervista telefonica
Questo è relativamente formale e fornisce tutti i dettagli richiesti in un'e-mail di invito al colloquio a un candidato.
Videointervista
Come abbiamo detto prima, le videoconferenze e le e-mail di colloquio online devono includere dettagli specifici per chi cerca lavoro. Ecco un esempio di un modello di email di intervista video.
Primo colloquio
Le prime lettere di colloquio sono in genere formali e brevi. Fornendo ai candidati informazioni sul processo fin dall'inizio, puoi ridurre l'ansia che potrebbero provare. Consente inoltre loro di prepararsi, cosa che si spera si traduca in uno scambio più significativo durante l'intervista stessa. Puoi anche basare la seconda email di invito al colloquio su questo modello.
Intervista finale
Il colloquio finale è la tua ultima possibilità per valutare i candidati e valutare la loro idoneità al ruolo. Se ci sono elementi della loro esperienza che vorresti esplorare, sii esplicito. Dai al candidato la possibilità di esprimersi e impressionarti. Se vuoi dare un feedback, di solito è meglio venire dal responsabile del reclutamento. Ecco un esempio di email di invito al colloquio finale.
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