Il multitasking ti rende davvero più produttivo?

Sul posto di lavoro, il multitasking è un'abilità che viene spesso elogiata e potrebbe persino essere incoraggiata. Potresti anche esserti identificato come un forte multi-tasker in un curriculum passato. Il multitasking è un'idea interessante perché ti fa sentire come se stessi facendo di più in meno tempo.

"[Le persone] pensano che il multitasking con successo sia in qualche modo un distintivo d'onore, ma in realtà ti rende un po' stupido", afferma Wendy Ellin, stratega della produttività sul posto di lavoro e autrice del libro più venduto n. 1, Working From Home... How's That Working Per te?

"Ti agiti nel caos e perdi minuti cercando di capire dove avevi interrotto questo progetto quando hai reindirizzato la tua attenzione a quella telefonata o e-mail, e ti riporta indietro invece di spostarti in avanti", dice Ellin.

Sebbene il multitasking possa essere efficace in alcune situazioni, potrebbe non essere l'ideale in un ambiente di lavoro.

Svantaggi del multitasking

Gli studi hanno scoperto che il multitasking riduce effettivamente l'efficienza e la produttività. Ecco i rischi del multitasking.

1 Abbassa il tuo QI

Secondo uno studio multitasking dell'Università di Londra, Ellin non ha torto sui suoi effetti sul cervello. Ha scoperto che i partecipanti che hanno svolto più attività mentre lavoravano su un compito cognitivo hanno sperimentato un calo del QI: il QI di alcuni partecipanti maschi è diminuito fino a quindici punti.

“Quando stai cercando di avere una conversazione coerente mentre costruisci un'e-mail, non funziona. Uno di questi soffre”, dice Ellin. "Il tuo cervello ha bisogno di piena potenza per entrambi e non può lavorare per entrambi i compiti con la stessa efficacia di uno."

2 Richiede un costo di commutazione

L'American Psychological Association afferma che il passaggio da un'attività all'altra comporta una perdita di produttività ed efficienza. Ciò è dovuto a quelli che vengono chiamati "costi di cambio". Ci vuole tempo al cervello per elaborare la fine di un'attività e cambiare marcia a un'altra attività. Il costo del passaggio potrebbe essere piccolo all'inizio, ma si aggiunge man mano che esegui il multitasking durante il giorno.

"Ci vogliono sessantaquattro secondi per recuperare il filo dei tuoi pensieri dopo essere stato interrotto da un'e-mail", afferma Ellin. "Moltiplicalo per cinquanta volte al giorno e sarai in eccesso di sprecare cinquanta minuti solo dall'arresto e dall'inizio di tutto il giorno."

3 Porta a una scarsa qualità del lavoro

Che tu sia stato allontanato dal tuo primo compito da un collega, da un messaggio di chat o da un compito inaspettato che è stato messo sulla tua scrivania, il multitasking non ti consente di dedicare il 100% della tua attenzione alla produzione di un risultato di alta qualità.

Quando il tuo cervello si sposta costantemente tra più di un'attività e spende un costo di elaborazione nel mezzo, è probabile che si verifichino errori.

Quando il multitasking potrebbe essere efficace

In determinate situazioni, potresti scoprire che il multitasking ti consente di ottenere i risultati desiderati, contemporaneamente. Potrebbe essere leggermente più efficace quando due semplici attività vengono eseguite contemporaneamente.

"Quando non usi la stessa parte del tuo cervello per entrambe le attività, funziona", afferma Ellin. "[Un] esempio è parlare con qualcuno al telefono mentre si cammina sul tapis roulant".

Tuttavia, il multitasking durante l'esecuzione di compiti cognitivi (cioè compiti che richiedono l'acquisizione, l'organizzazione e l'apprendimento di nuove informazioni) sul lavoro causerà problemi.

Strategie per la gestione di più attività

Se devi affrontare più attività e hai bisogno di un modo alternativo per affrontarle senza multitasking, ecco alcune idee di Ellin e di altri esperti di produttività:

• Scrivi una lista di cose da fare. Ogni elenco di cose da fare dovrebbe includere solo attività per quel giorno, non per l'immediato futuro.
• Tieni una breve lista. “ Metti solo 3-5 cose nella lista che intendi fare. Non voglio, non dovrebbe fare, ma intendo essere fatto. Qualsiasi cosa in più è un regalo", afferma Ellin.
• Identifica le attività ad alta priorità. Determina prima quali attività sono le più importanti o urgenti che richiedono la tua attenzione. Chiedi al tuo supervisore o manager le scadenze e discuti su quale attività vale la pena concentrarsi, se necessario.
• Blocco temporale. Pianifica blocchi di 90 minuti di sessioni di lavoro ininterrotte. "Non fare prigionieri: non rispondere al telefono, controllare la posta elettronica o Facebook, concentrati solo sull'unico progetto su cui stai lavorando".

Imposta una ricompensa. " Premiati per aver completato un compito, come una passeggiata di 30 minuti all'aperto, una tazza di caffè pomeridiano o una pausa di meditazione di 20 minuti", suggerisce Ellin.