Basta fare il check-in: 7 modi migliori per dare seguito all'e-mail

Pubblicato: 2018-07-17

Niente provoca un sospiro stanco del mondo da parte dei professionisti che lavorano come un'e-mail di "solo check-in". Sono la rovina della nostra esistenza nella casella di posta. Ecco alcuni modi per assicurarti che il tuo follow-up inciti all'azione, non all'apatia.

Qual è il problema con le e-mail di "solo check-in"?

In qualità di scrittore per un blog popolare (questo) e professionista di PR freelance, ricevo regolarmente e-mail di follow-up. Arrivano per motivi diversi, da fonti diverse, ma hanno tutti qualcosa in comune: la persona che li invia vuole qualcosa.

Il problema con il "solo check-in" è che è una cortina di fumo attraverso la quale tutti vediamo immediatamente. Un check-in è una richiesta indiretta di tempo o attenzione e ci ritroviamo a desiderare che il mittente sia arrivato dritto al punto.

Non sarebbe bello se ci fosse un'alternativa valida per tutti al "solo check-in?" Sfortunatamente, le variazioni su quella frase (come "Sto seguendo...") suscitano tutte la stessa risposta viscerale. Preferiamo un approccio più diretto.

Quando è il momento di dare seguito, non è una nuova frase di cui hai bisogno, ma una strategia completamente nuova. Ecco alcuni modi unici per eseguire il follow-up senza che il tuo contatto si disattivi.

Ecco un consiglio: Grammarly si basa su potenti algoritmi sviluppati dai principali linguisti del mondo e può salvarti da errori di ortografia, centinaia di tipi di errori grammaticali e di punteggiatura e parole scritte correttamente ma utilizzate nel contesto sbagliato. Per saperne di più

Richiesta di aggiornamenti di stato

A volte è necessario sapere dove si trova un progetto o un'attività. Sebbene questo sia un ottimo motivo per effettuare il check-in via e-mail, ci sono modi per evitare il linguaggio del "solo check-in" che tutti temiamo.

1 Chiedi.

Rilascia la chiusura del "check-in" e chiedi un aggiornamento educatamente e direttamente. Utilizza la richiesta di aggiornamento dello stato come invito all'azione e rendila sensibile al tempo in modo da avere maggiori probabilità di ricevere una risposta.

Mi piacerebbe sapere come stanno andando le cose con il brief di progettazione Great Big Infographic. Potresti darmi un rapido aggiornamento dello stato entro fine giornata?

2 Apri con il contesto.

Se sei preoccupato che un compito possa essere fallito, inizia con un piccolo contesto. Può essere utile spiegare perché il compito è importante anche per te.

Venerdì scorso abbiamo parlato di strategie di crescita a pranzo e hai condiviso alcune riflessioni. Ti sei offerto di mettere insieme un elenco di idee di progetto per un ulteriore brainstorming. Sono stato entusiasta di ricevere il tuo contributo. Hai avuto un momento per annotare quelle idee?

3 Invia un promemoria amichevole.

Le email si perdono nelle caselle di posta occupate. Succede. Il tuo contatto potrebbe apprezzare un promemoria che c'è ancora una catena di posta elettronica aperta che richiede attenzione.

Se la tua casella di posta è qualcosa come la mia, tende a diventare indisciplinata velocemente. Questo thread è stato sepolto? Volevo assicurarmi che le cose fossero ancora in corso. Fammi sapere se hai bisogno di aiuto.

Mantenere una connessione

Che tu stia facendo networking o perseguendo una vendita, quando vuoi rimanere nel radar del tuo contatto, inizia con uno di questi approcci. Se speri in un risultato specifico, concludi con un CTA che indichi il tuo contatto al passaggio successivo e richieda l'azione.

4 Offri qualcosa di valore.

Anche quando alla fine stai cercando di ottenere qualcosa, può essere utile fornire qualcosa di utile come introduzione.

Stai ancora cercando soluzioni per convertire i visitatori del sito web [azienda] in abbonati? Stamattina ho letto un ottimo articolo sul potere dell'uso dei quiz per facilitare i visitatori nella tua canalizzazione di vendita e ho pensato che avresti apprezzato un link.

Un plug-in per quiz come [la tua app] potrebbe essere la risposta al problema di conversione che hai menzionato. Hai qualche minuto martedì alle 2:30 orientali per parlarne?

5 Fare riferimento a un post del blog pubblicato da loro (o dalla loro azienda).

È probabile che tu, i tuoi contatti e lead di vendita abbiate degli interessi comuni. Quando un contatto o la sua azienda pubblica qualcosa di rilevante per te, è un motivo perfetto per effettuare il check-in.

Ieri ho letto il tuo post sul blog sulle strategie di imbuto e-mail. Mi è piaciuto quello che avevi da dire sulla creazione di fiducia con i nuovi iscritti. Questa è la filosofia di email marketing che abbracciamo anche da ABC Consultants.

Mi piacerebbe incontrarci per un caffè questa settimana per parlare della possibilità di lavorare insieme. Sei disponibile giovedì alle 10:30?"

6 Eliminare un nome.

Non fa mai male menzionare le connessioni che tu e il tuo contatto avete in comune purché siano rilevanti per la conversazione in corso.

Ieri ho pranzato con Kylie Larson e il tuo nome è saltato fuori. (Tutte buone cose!) Ha detto che il tuo team sta ancora cercando lo strumento di gestione dei progetti giusto. Mi chiedevo se [software] fosse ancora sul tuo radar.

Potrei configurarti con un account di prova gratuito. Quindi potremmo incontrarci per un video walk-through di 15 minuti in modo da poter vedere se [software] è la soluzione migliore per te. Devo farlo accadere?

7 Segnala un evento a cui stai partecipando nella loro zona.

Non c'è modo migliore per fare rete che andare agli eventi, quindi perché non invitare i tuoi contatti più preziosi a unirsi a te?

Stavo pianificando di partecipare al Great Big Event il fine settimana del 7 luglio e mi è venuto in mente che potresti essere interessato ad andare. Se decidi di iscriverti (o l'hai già fatto), fammelo sapere così possiamo incontrarci per un caffè o un pranzo. Spero di vedervi lì!