Come scrivere una lettera di assenza

La vita non va sempre come previsto. E quando si verifica una grande interruzione, può diventare necessario sottrarre del tempo al lavoro. In questo caso, una lettera di aspettativa sarà una parte fondamentale del processo.

È importante capire quali sono le aspettative per questo tipo di lettera o e-mail, quindi esamineremo tutto ciò che devi sapere per gestire questa situazione con il minor stress possibile, incluso come scrivere una lettera di congedo professionale.

Che cos'è un congedo?

Un congedo si verifica quando qualcuno si allontana dal lavoro a causa di un grande evento della vita o di altre circostanze impreviste. Questo congedo può variare in durata, ma a seconda della natura dell'evento, potrebbe essere un periodo di tempo prolungato, come settimane o addirittura mesi. L'intesa è sempre che tornerai al tuo lavoro in una data futura.

I motivi per cui qualcuno potrebbe prendere un congedo includono (ma non sono limitati a):

• Adottare un bambino
• Dare alla luce un bambino
• Diventare custode di un membro della famiglia
• Affrontare una grave condizione di salute
• Lutto per la morte di un familiare stretto
• Andare in congedo militare
• Continuare la tua formazione
• Trasferimento in uno stato o paese diverso

Se il tuo congedo rientra nel Family and Medical Leave Act (FMLA), hai diritto a 12-26 settimane di congedo protetto e non retribuito durante un dato anno. I motivi non coperti per il congedo devono essere approvati a discrezione del datore di lavoro. In ogni caso, è importante fornire una richiesta scritta di congedo per avviare il processo.

Come scrivere una lettera di aspettativa

Quando scrivi una lettera di aspettativa, dovresti cercare di mantenere un tono professionale e mantenerlo conciso. Ciò significa iniziare con un saluto formale, passare alla tua richiesta e a tutti i dettagli che il tuo datore di lavoro dovrà sapere sul tuo congedo e terminare con la tua firma. Quando possibile, avvisa il tuo datore di lavoro prima di inviare una lettera formale di richiesta di congedo e fai del tuo meglio per concedere un po' di tempo prima dell'inizio del congedo. In questo modo, la tua azienda non verrà colta di sorpresa e avrà la possibilità di prepararsi.

Ecco quattro dettagli che dovrai includere:

1 Periodo di tempo:al tuo datore di lavoro dovrebbe essere data un'idea quanto più chiara possibile della quantità di tempo di assenza di cui hai bisogno, comprese le date di inizio e fine del congedo.

2 Motivo:non è necessario entrare troppo nei dettagli, ma il motivo generale della richiesta dovrebbe essere chiaro. Ad esempio, se hai a che fare con un grave problema di salute, non devi dire esattamente di cosa si tratta, ma dovresti dichiarare che hai sviluppato un problema di salute che ti renderà impossibile svolgere il tuo attuale lavoro doveri mentre sei in cura.

3 Informazioni di contatto:durante il tuo congedo, presumibilmente non vedrai il tuo manager né accederai a cose come la posta elettronica aziendale, quindi è importante fornire un modo affinché qualcuno possa contattarti in caso di necessità.

4 Un piano per assicurarti che il tuo team non rimanga indietro:anche se potrebbe non essere sempre possibile, se c'è tempo e spazio per farlo, fornisci un piano d'azione per i tuoi colleghi. Ciò garantirà che i dettagli importanti non passino inosservati (ad esempio il pagamento degli appaltatori) e che i progetti e le iniziative del team possano andare avanti.

Come sempre, assicurati di rileggere la tua lettera prima di premere Invia. E ricorda: non sei solo in questo: decine di milioni di lavoratori prendono un congedo dal lavoro ogni anno negli Stati Uniti. Quindi il tuo datore di lavoro probabilmente ha già trattato richieste di ferie in passato, e sicuramente lo farà di nuovo in futuro.

Esempio di lettera di assenza

Gentile [contatto delle risorse umane e/o titolo e cognome del tuo manager],

Scrivo per richiedere formalmente un congedo, con inizio il [data] e termine il [data], a causa di [motivo della richiesta]. [Se lo desideri, puoi includere qui ulteriori dettagli sul motivo o annotare gli allegati pertinenti, come una nota del medico.] Tornerò al lavoro il [data].

Sono felice di informare [i nomi dei colleghi] sui miei incarichi e progetti attuali per garantire un passaggio regolare durante il mio rimanente [inserire il periodo di tempo, ad esempiola settimana] in ufficio. Nel caso avessi bisogno di ulteriori informazioni mentre sono assente, posso essere contattato all'indirizzo [email] o telefonicamente al [numero di telefono].

Grazie per la comprensione; Non vedo l'ora di tornare.

Cordiali saluti, [Firma] [Il tuo nome]

Domande frequenti sulla lettera di congedo

Che cos'è un congedo?

Un congedo è il tempo sottratto al lavoro a causa di circostanze difficili o che alterano la vita e che richiedono la piena attenzione di una persona. A differenza delle dimissioni, un congedo implica un ritorno al lavoro in un secondo momento.

Quando è necessario prendere un congedo?

Esistono alcune situazioni comuni che potrebbero richiedere un congedo, come avere un figlio, sviluppare una malattia grave o diventare custode di un membro della famiglia.

Cosa dovrebbe includere una lettera di aspettativa?

Una lettera di aspettativa dovrebbe includere il motivo della richiesta e il tempo di cui avrai bisogno lontano dal lavoro, con la data in cui smetterai di lavorare e quando tornerai. Dovrebbe contenere anche le tue informazioni di contatto e, se possibile, un piano per mantenere la tua squadra in carreggiata senza di te.